2.

2 Manajamen Sistem Penyelenggaraan Makanan Instalasi Gizi Rumah Sakit

Manajemen sistem penyelenggaraan makanan instalasi gizi rumah sakit umum
daerah RSUD dr. Zainoel Abidin Kota Banda Aceh.
Analisa Sistem Penyelenggaraan Makanan
1. Perencanaan Kebutuhan Bahan Makanan
Perencanaan kebutuhan bahan makanan adalah serangkaian kegiatan
menetapkan macam, jumlah dan mutu bahan makanan yang diperlukan dalam
kurun waktu tertentu, dalam rangka mempersiapkan penyelenggaraan makanan
rumah sakit. Tujuannya yaitu tersedianya taksiran macam dan jumlah bahan
makanan dengan spesifikasi yang ditetapkan, dalam kurun waktu yang ditetapkan
untuk pasien rumah sakit.
Langkah – langkah perhitungan kebutuhan bahan makanan :
1. Menetapkan jumlah konsumen rata-rata yang dilayani
2. Hitung macam dan kebutuhan bahan makanan dalam 1 siklus menu
3. Tetapkan kurun waktu kebutuhan bahan makanan.
4. Hitung berapa siklus dalam 1 periode yang telah ditetapkan dengan
menggunakan kelender. Contoh bila menu yang digunakan adalah 10 hari,
maka dalam 1 bulan (30 hari) berlaku 3 siklus. Bila 1 bulan adalah 31 hari
maka berlaku 3 siklus ditambah 1 menu untuk tanggal 31.
5. Hitung kebutuhan macam dan jumlah bahan makanan untuk kurun waktu
yang ditetapkan.
6. Masukkan dalam formulir kebutuhan bahan makanan yang telah
dilengkapi dengan spesifikasinya. Rumus Kebutuhan Bahan Makanan
untuk 1 tahun :

2. Pengadaan Bahan Makanan

Kegiatan pengadaan bahan makanan meliputi penetapan spesifikasi bahan
makanan, perhitugan harga makanan, pemesanan dan pembelian bahan makanan
dan melakukan survey pasar.
a) Spesifikasi bahan makanan Spesifikasi bahan makanan adalah standar bahan
makanan yang ditetapkan oleh unit/Instalasi Gizi sesuai dengan ukuran,
bentuk, penampilan, dan kualitas bahan makanan.
 Tipe spesifikasi :
1) Spesifikasi Teknik Biasanya digunakan untuk bahan makanan yang dapat
diukur secara objektif dan diukur dengan menggunakan instrumen tertentu.
Secara khusus digunakan pada bahan makanan dengan tingkat kualitas
tertentu yang secara nasional sudah ada.

2) Spesifikasi Penampilan Dalam menetapkan spesifikasi bahan makanan

haruslah sederhana, lengkap dan jelas. Secara garis besar berisi :
a. Nama bahan makanan/produk
b. Ukuran / tipe unit / kontainer/kemasan
c. Tingkat kualitas
d. Umur bahan makanan
e. Warna bahan makanan
f. Identifikasi pabrik
g. Masa pakai bahan makanan / masa kadaluarsa
h. Data isi produk bila dalam suatu kemasan
i. Satuan bahan makanan yang dimaksud
j. Keterangan khusus lain bila diperlukan
Contoh : Spesifikasi ikan tongkol adalah tanpa tulang atau fillet, berat ½ kg/
potong, daging tidak berlendir, kenyal, bau segar tidak amis, dan tidak beku.

3) Spesifikasi Pabrik
Diaplikasikan pada kualitas barang yang telah dikeluarkan oleh
suatu pabrik dan telah diketahui oleh pembeli. Misalnya spesifikasi
untuk makanan kaleng.
b. Survey Pasar
Survey pasar adalah kegiatan untuk mencari informasi mengenai harga
bahan makanan yang ada dipasaran, sesuai dengan spesifikasi yang
dibutuhkan sebagai dasar perencanaan anggaran bahan makanan. Dari survey
tersebut akan diperoleh perkiraan harga bahan makanan yang meliputi harga
terendah, harga tertinggi, harga tertimbang dan harga perkiraan maksimal.
3. Pemesanan Bahan Makanan
Pemesanan bahan makanan adalah kegiatan penyusunan permintaan (order)
bahan makanan berdasarkan menu atau pedoman menu dan rata-rata jumlah
konsumen atau pasien yang dilayani. Tujuan dari kegiatan ini adalah tersedianya
daftar pesanan bahan makanan sesuai dengan standar atau spesifikasi yang
ditetapkan (Depkes, 2007). Pemesanan dapat dilakukan sesuai dengan kurun
waktu tertentu (harian, mingguan, atau bulanan).
Langkah-langkah pemesanan bahan makanan:
a. Pembuatan pesanan bahan makanan berdasarkan taksiran kebutuhan bahan
makanan
b. Menentukan frekuensi pemesanan bahan makanan segar dan kering
c. Mengajukan usulan ke pimpinan tentang kebutuhan bahan makanan
d. Menentukan proses pengadaan bahan makanan dengan metode penunjukan
langsung. Pengadaan lelang umum atau pembelian langsung

Persyaratan pemesanan bahan makanan

Adapun persyaratan yang dibutuhkan untuk penatalaksanaan pemesanan bahan
makanan ini adalah:
a. Adanya kebijakan institusi tentang pengadaan bahan makanan
b. Adanya kebijakan antar institusi dengan rekanan atau pemasok
c. Adanya spesifikasi bahan makanan
d. Tersedia dana (Depkes, 2007).

Pemesanaan bahan makanan di RSUD dr. Zainoel Abidin menggunakan pihak

ketiga yaitu tander dalam hal ini siapa yang memenangkan tender merekalah yang
berhak mengantarkan bahan makanan dengan kontrak 3 bulan, dengan melakukan
survei pasar di tambah pajak dan provit rekanan. Pemesanan bahan makanan di
RSUD dr. Zainoel Abidin dilakukan setiap hari menggunakan sistem pre-order yaitu
mengorder bahan makanan ke rekanan sesuai dengan spesifikasi yang telah ada,
kemudian rekanan akan mengantar bahan makanan yang telah dipesan pada besok
harinya selanjutnya pihak penerimaan di instalasi gizinya memeriksa kembali bahan
 makanan yang telah di pesan sesuai dengan spesifikasi, apabila ada yang tidak sesuai
maka akan dikembalikan. Dan bahan makanan yang diterima sesuai dengan
spesifikasi akan digunakan untuk hari berikutnya.

4. Pembelian Bahan Makanan

1. Pengertian Pembelian Bahan Makanan
Pembelian bahan makanan merupakan serangkaian kegiatan
penyediaan macam, jumlah, spesifikasi bahan makanan untuk memenuhi
kebutuhan konsumen/pasien sesuai ketentuan/kebijakan yang berlaku.
Pembelian bahan makanan merupakan prosedur penting untuk memperoleh
bahan makanan, biasanya terkait dengan produk yang benar, jumlah yang
tepat, waktu yang tepat, dan harga yang benar (Depkes RI, 2013).
Pembelian bahan makanan intitusi tergantung pada peraturan isntitusi ,
kondisi institusi (ada tidaknya tempat penyimpanan), besar isntitusi dan
kemampuan sumber daya yang ada pada isntitusi tersebut. Selain itu faktor
banyak atau sedikitnya bahan makanan yang akan dibeli juga mempengaruhi
terhadap penetapan sistem pembelian bahan makanan.
Pada proses pembelian bahan makanan termaksud semua kegiatan
transaksi bahan makanan mentah sampai ke konsumen harus melalui semua
ketetapan yang berlaku. Pembelian bahan makanan merupakan prosedur
penting untuk memperoleh bahan makanan, biasanya terkait dengan produk
yang benar, jumlah yang tepat, waktu yang tepat, dan harga yang benar. Untuk
rumah sakit kelas pemerintah, berlaku ketentuan pemerintah yang mengatur
dan menetapkan bahwa pembelian bahan makanan dilakukansecara kontrak
berdasarkan pelelangan.

2) Prosedur Pembelian Bahan Makanan

Dalam suatu institusi diperlukan yang namanya prosedur pembelian
yaitu sebagai berikut :
 Tanda terima dan analisis Daftar Permintaan Pembelian.
 Pemilihan sumber persediaan yang potensial.
 Pengajuan Permintaan Penawaran Harga.
 Pemilihan Sumber yang Tepat.
  Penetapan Harga yang Tepat.
 Pengeluaran Pesanan Pembelian ( Purchase Order – PO ).
 Analisis Laporan Penerimaan dan Persetujuan Faktur Penjaja/Vendor bagi
pembayaran.

3) Prinsip Dalam Pembelian Bahan Makanan

Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2009) prinsip adalah hal pokok
yang dijadikan pedoman dalam melakukan sesuatu, oleh karena itu, yang
dimaksud dengan prinsip-prinsip pembelian adalah hal-hal pokok dalam
pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pedoman atau acuan.
Fungsi pembelian diadakan untuk melayani atau menunjang organisasi lain
tersebut.
a. The Right Price
The right price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam
mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi
pembelian dilakukan.
b. The Right Quantity
Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang
benarbenar diperlukan oleh suatu institusi pada saat tertentu.
c. The Right Time
The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap
kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah
diperhitungkan karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya
perawatan barang tersebut.
d. The Right Place
The right place mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli
dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh
pembeli.
e. The Right Quality
The right quality adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu
institusi sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling
menguntungkan institusi.
 4) Metode Pembelian Bahan Makanan
a) Pembelian langsung kepasar (the open market of buying)
b) Pelelangan (the formal competitive of bid)
c) Pembelian musyawarah (the negotiated of buying)
d) Pembelian yang akan dating (future contract)
e) Pembelian tanpa tanda tangan (unsigned contracts action) yang terbagi
atas :
a Firm at the opening price (FAOP) dimana pembeli memesan bahan
makanan pada saat dibutuhkan, harga disesuaikan pada transaksi
berlangsung.
b Subject approval of price (SOAP) dimana pembeli memesan bahan
makanan pada saat dibutuhkan, harga sesuai dengan yang
ditetapkan terdahulu.

4. Sistem Penerimaan Bahan Makanan

1) Pengertian Penerimaan Bahan Makanan
Penerimaan bahan makanan adalah rangkaian kegiatan meneliti,
memeriksa, mencatat dan melaporkan bahan makanan yang telah ditetapkan
dalam surat kontrak (Surat Perjanjian Jual Beli). Penerimaan bahan Makanan
ini merupakan kelanjutan dari proses pembelian bahan makanan. Pelaksanaan
penerimaan bahan makanan tergantung pada besar kecilnya lembaga. Makin
kecil sebuah lembaga institusi, maka fungsi unit peneriman makin mudah dan
sederhana, sedangkan semakin besar sebuah lembaga maka fungsi unit
penerimaan semakin kompleks. Oleh karena itu fungsi unit penerimaan dapat
digunakan sebagai salah satu pengawasann yang kegiatannya dilakukan pada
awal pelaksanaan kegiatan penyelenggraan makanan di suatu lembaga
tersebut.
2) Tujuan Penerimaan Bahan Makanan
Tujuan dari penerimaan bahan makanan adalah tersedianya bahan
makanan untuk disalurkan sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan, aman
untuk digunakan, bahan tahan lama dan siap dipakai sesuai dengan
permintaan.
Prinsip yang perlu diperhatikan dalam Penerimaan Bahan Makanan :
 - Jumlah bahan makanan yang diterima harus sesuai dengan jumlah bahan
makanan yang ditulis dalam faktur pembelian dan sama jumlahnya dengan
daftar permintaan institusi.
- Mutu bahan makanan yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi bahan
makanan yang diminta pada saat kontrak penerimaan bahan makanan.
- Penerimaan bahan makanan merupakan suatu kegiatan yang meliputi
memeriksa,meneliti, mencatat dan melaporkan macam, kualitas dan
jumlah bahan maknan yang sesuai dengan pesanan.serta spesifikasi yang
telah ditetapkan dalam perjanjian jual beli.
- Harga bahan makanan yang tercantum dalam faktur pembelian harus sama
dengan harga bahan makanan yang tercantum dalam penawaran bahan
makanan.
Untuk dapat melaksanakan penerimaan bahan makanan dengan baik maka ada 2
persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu :
- Tersedianya rincian pesanan bahan makanan harian berupa macam dan
jumlah bahan makanan yang akan diterima.
- Tersedianya spesifikasi bahan makanan yang telah ditetapkan dan
disepakati bersama.

3) Cara penerimaan bahan makanan

Penerimaan bahan makanan menggunakan 2 cara, yaitu
a. Secara Buta (Blind Receiving)
Pada cara ini petugas penerima tidak menerima faktur pembelian dari
pihak penjual. Penerima hanya menerima bahan makanan dan langsung
mengecek jumlahnya kemudian mencatat pada buku atau formulir pemesanan
yang tersedia. Faktur pengiriman bahan makanan diberikan kepada bagian
pembayaran. Pada metode ini tidak ada pengecekan mengenai spesifikasi
bahan makanan yang diterima, bahkan hal yang sering terjadi yaitu tidak
adanya pengecekan terhadap jumlah bahan makanan, dan bahan makanan
langsung digunakan. Metode Buta (Blind receiving) biasanya sering
digunakan pada institusi penyelenggaraan makanan yang memiliki tenaga
kerja dengan jumlah terbatas serta kemampuan dalam pengelolaan tidak secara
professional seperti panti social, pondok pesantren dan sejenisnya.
 b. Secara konvensional (conventional receiving)
Petugas penerima bahan makanan menerima faktur pembelian sesuai
dengan spesifikasinya. Sehingga bila jumlah dan mutu tidak sesuai dengan
spesifikasi, petugas penerima berhak mengembalikannya. Prosedur
pengembalian bahan makanan sebaiknya disertai dengan petugas pengiriman
bahan makanan yang juga mengakui adanya ketidakcocokan pesanan dengan
pengiriman, yang ditandai dengan membubuhkan tanda tangan dilembar
pengembalian bahan makanan tersebut. Metode ini banyak digunakan pada
institusi penyelenggaraan makanan yang dikelola secara baik dan anggaran
dalam penyelenggaraan jelas serta sistem pembelian menggunakan pelanggan
atau pihak ketiga.

4. Syarat Letak Ruang Penerimaan Bahan Makanan

Syarat ruang penerimaan bahan makanan sebaiknya memenuhi unsur berikut :
1. Dapat dicapai oleh kendaraan pengantar bahan makanan.
2. Dekat dengan ruang penyimpanan bahan makanan.
3. Ruangan cukup luas untuk memeriksa bahan makanan dan dilengkapi
dengan timbangan, alat pengangkut bahan makanan, meja kerja dan
beberapa peralatan untuk menempatkan bahan makanan yang diterima
sesuai kebutuhan.
4. Bersih dan aman dari hewan pengganggu (lalat dan serangga).
5. Permukaan lantai mudah dibersihkan serta tidak licin.

Sistem penerimaan bahan makanan di dapur intsalasi gizi RSUD dr.

Zainoel Abidin merupakan sistem penerimaaan konvensional dimana petugas
penerimaan bahan makanan melakukan pengecekan terhadap bahan yang
datang sesuai dengan spesifikasi dan jumlah bahan yang ditentukan/yang
dipesan yang tertera di dalam formulir permintaan bahan makanan. Apabila
terdapat penyimpangan pada bahan makanan yang datang, maka pihak
penerima berhak mengajukan permintaan ganti rugi kepada rekanan untuk
diganti dengan bahan baru yang sesuai spesifikasi dan jumlah pemesanan.
Penggantian ini dapat dilakukan pada hari itu juga atau akan ditambahkan
pada formulir permintaan bahan makanan selanjutnya.
 Setiap penerimaan bahan makanan, petugas mencatat evaluasi untuk
rekanan tentang bahan makanan yang kurang atau kelebihan. Sehingga
evaluasi tersebut dapat dijadikan catatan untuk kedua pihak agar tidak ada
yang terlupakan. Bahan makanan yang datang dilakukan pemeriksaan ulang
untuk memastikan kesesuaian dengan spesifikasi. Kemudian Barang yang
sesuai akan ditimbang kemudian diberi label tanggal masuk serta expired
kemudian disimpan diruang peyimpanan, sedangkan untuk bahan yang akan
diolah pada hari tersebut akan segera disalurkan kepada petugas persiapan.
Setiap bahan makanan yang diterima diisi pada formulir penerimaan.
Ruang penerimaan mudah dicapai oleh kendaraan pengantar bahan
makanan serta dekat dengan ruangan penyimpanan. Ruangan juga dilengkapi
dengan timbangan yang besar, meja kerja serta alat-alat untuk mengangkut
bahan makanan tersebut. Ruangan bersih serta aman dari hewan pengganggu.
Permukaan lantai tidak licin dan juga mudah dibersihkan.