Asumsi e-commerce:

Shopee dan Tokopedia merupakan 2 perusahaan yang melebarkan sayapnya dibidang

e-commerce dan berbasis C2C (customer to customer) menyebabkan persaingan dipangsa
pasar ini semakin meluas khususnya di Indonesia. Dikarenakan tidak ada informasi yang
memadai mengenai proses pembelian dan pembayaran piutang antara supplier dan juga
perusahaan ini sendiri, maka kelompok kami membuat suatu asumsi pribadi yang dijadikan
landasan dalam membuat rancangan flowchart sesuai yang diminta dalam soal. Kedua e-
commerce ini membeli beberapa produk dari supplier untuk disimpan dalam warehouse
masing-masing perusahaan.
Dalam kasus ini, e-commerce membayar dengan menggunakan hutang yang akan
jatuh tempo dalam waktu 3 bulan dari waktu pembelian. Jika perusahaan membayar dengan
tenggat waktu maksimal 1 bulan (n/1) sesudah pembelian, maka perusahaan akan diberikan
purchase discount. Perusahaan mendapatkan purchase discount karena membayar sesuai
dengan tenggat waktu yang diberikan (1 bulan sesudah pembelian). Untuk membayar
hutangnya, perusahaan menerbitkan cek. Perusahaan hanya menyiapkan 2 cek yang aslinya
diberikan kepada supplier dan copy-an nya akan disimpan oleh Cash Dibursement
department. Selain itu, ternyata terdapat pengembalian barang kepada supplier dati
perusahaan yang bersangkutan karena tidak sesuai dengan pesanan yang dibuat. Tidak
terdapat vendor dalam kasus ini.
PEN JELASAN TTG PURCHASE SYSTEM:

Prosedur pembelian mencakup tugas-tugas yang terlibat dalam mengidentifikasi kebutuhan

persediaan, menempatkan pesanan, menerima persediaan, dan mengakui kewajiban.
Hubungan antara tugas-tugas ini disajikan dengan DFD pada Gambar 5-1. Secara umum,
prosedur ini berlaku untuk perusahaan manufaktur dan ritel. Perbedaan utama antara
kedua jenis bisnis ini terletak pada cara pembelian diotorisasi. Perusahaan manufaktur
membeli bahan mentah untuk produksi, dan keputusan pembelian mereka disahkan oleh
fungsi perencanaan dan pengendalian produksi. Prosedur ini dijelaskan dalam Bab 7.
Perusahaan dagang membeli barang jadi untuk dijual kembali. Fungsi pengendalian
persediaan menyediakan otorisasi pembelian untuk jenis perusahaan ini.

Perusahaan menghabiskan persediaan mereka dengan mentransfer bahan mentah ke dalam

proses produksi (siklus konversi) dan dengan menjual barang jadi kepada pelanggan (siklus
pendapatan. Ilustrasi kami mengasumsikan kasus terakhir, di mana pengendalian persediaan
memantau dan mencatat tingkat persediaan barang jadi. Ketika persediaan turun ke titik
pemesanan ulang yang telah ditentukan, permintaan pembelian disiapkan dan dikirim ke
fungsi persiapan pesanan pembelian untuk memulai proses pembelian Gambar 5-2
menyajikan contoh permintaan pembelian.

Meskipun prosedur akan bervariasi dari perusahaan ke perusahaan, biasanya permintaan

pembelian yang terpisah akan disiapkan untuk setiap item persediaan sebagai kebutuhan
diakui. Hal ini dapat mengakibatkan beberapa permintaan pembelian untuk vendor tertentu.
Permintaan pembelian ini perlu digabungkan menjadi satu pesanan pembelian (dibahas
selanjutnya), yang kemudian dikirim ke vendor. Dalam sistem jenis ini, setiap pesanan
pembelian akan diasosiasikan dengan satu atau lebih permintaan pembelian.

Fungsi mempersiapkan pesanan pembelian menerima permintaan pembelian, yang diurutkan

berdasarkan vendor jika perlu. Selanjutnya, pesanan pembelian (PO) disiapkan untuk setiap
vendor, seperti yang diilustrasikan pada Gambar 5-3. Salinan PO dikirim ke vendor. Selain
itu, salinan dikirim ke fungsi set up hutang usaha (AP) untuk pengarsipan sementara di file
tertunda AP, dan salinan buta dikirim ke fungsi penerimaan barang, di mana disimpan sampai
persediaan tiba. Salinan terakhir disimpan dalam file pesanan pembelian terbuka/tertutup.
Untuk membuat proses pembelian menjadi efisien, fungsi pengendalian persediaan akan
menyediakan banyak informasi pemesanan rutin yang dibutuhkan departemen pembelian
langsung dari persediaan dan file vendor yang valid. Informasi ini mencakup nama dan
alamat pemasok utama, jumlah pesanan ekonomis1 item, dan standar atau biaya unit yang
diharapkan dari item tersebut. Hal ini memungkinkan departemen pembelian untuk
mencurahkan upayanya untuk memenuhi kebutuhan persediaan yang langka, mahal,
atau tidak biasa. Untuk mendapatkan harga dan persyaratan terbaik untuk barang-barang
khusus, departemen pembelian mungkin perlu menyiapkan spesifikasi produk yang terperinci
dan meminta penawaran dari vendor pesaing.

Sebagian besar perusahaan menghadapi jeda waktu (kadang-kadang signifikan) antara

menempatkan pesanan dan menerima persediaan. Selama waktu ini, salinan PO berada di
file sementara di berbagai departemen. Perhatikan bahwa belum ada peristiwa ekonomi yang
terjadi. Pada titik ini, perusahaan tidak menerima persediaan dan tidak menimbulkan
kewajiban keuangan. Oleh karena itu, tidak ada dasar untuk membuat entri formal ke dalam
catatan akuntansi apa pun. Namun, perusahaan sering membuat entri memo dari penerimaan
persediaan yang tertunda dan kewajiban terkait.

Peristiwa berikutnya dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan persediaan. Barang yang
datang dari vendor direkonsiliasi dengan blind copy PO. Salinan buta, diilustrasikan pada
Gambar 5-4, tidak berisi informasi kuantitas atau harga tentang produk yang diterima. Tujuan
dari blind copy adalah untuk memaksa petugas penerima untuk menghitung dan memeriksa
persediaan sebelum menyelesaikan laporan penerimaan. Kadang-kadang, dok penerima
sangat sibuk dan staf penerima berada di bawah tekanan untuk menurunkan truk pengiriman
dan menandatangani bill of lading sehingga pengemudi truk dapat melanjutkan
perjalanannya. Jika petugas penerima hanya diberikan informasi kuantitas, mereka mungkin
tergoda untuk menerima pengiriman berdasarkan informasi ini saja, daripada memverifikasi
kuantitas dan kondisi barang. Pengiriman yang pendek atau mengandung barang yang rusak
atau tidak benar harus dideteksi sebelum perusahaan menerima dan menempatkan barang
dalam persediaan. Salinan buta adalah perangkat penting dalam mengurangi eksposur ini.

Setelah penghitungan fisik dan pemeriksaan selesai, petugas penerima menyiapkan laporan
penerimaan yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan. Gambar 5-5 berisi contoh
laporan penerimaan. Satu salinan laporan penerimaan menyertai persediaan fisik ke gudang
bahan baku atau gudang barang jadi untuk disimpan. Salinan lain diajukan dalam file PO
buka/tutup untuk menutup PO. Salinan ketiga dari laporan penerimaan dikirim ke departemen
AP, di mana itu diajukan dalam file AP yang tertunda. Salinan keempat dari laporan
penerimaan dikirim ke kontrol inventaris untuk memperbarui catatan inventaris. Akhirnya,
salinan laporan penerimaan ditempatkan di file laporan penerimaan.
SISTEM MANUAL
Tujuan dari bagian ini adalah untuk mendukung perlakuan konseptual dari sistem yang
disajikan pada bagian sebelumnya. Ini akan membantu Anda membayangkan hubungan
antara unit organisasi, pemisahan tugas, dan arus informasi yang penting untuk operasi dan
pengendalian internal yang efektif. Selain itu, kami akan menyoroti inefisiensi yang melekat
pada sistem manual, yang memunculkan peningkatan teknologi dan teknik yang digunakan
oleh sistem modern. Pembahasan berikut didasarkan pada Gambar 5-12, yang menyajikan
diagram alur sistem pembelian manual.

Purchase Departmnent
Departemen pembelian menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan vendor,
dan menyiapkan PO multi bagian untuk setiap vendor. Dua salinan PO dikirim ke vendor.
Satu salinan PO dikirim ke pengendalian persediaan, di mana petugas mengarsipkannya
dengan permintaan pembelian terbuka. Satu salinan PO dikirim ke AP untuk diarsipkan
dalam file AP yang tertunda. Satu salinan (salinan buta) dikirim ke departemen penerima, di
mana disimpan sampai persediaan tiba. Petugas mengarsipkan salinan terakhir bersama
dengan permintaan pembelian dalam file PO terbuka.

Inventory Control & Receiving

Ketika persediaan turun ke titik pemesanan ulang yang telah ditentukan, petugas menyiapkan
permintaan pembelian. Satu salinan permintaan dikirim ke departemen pembelian, dan satu
salinan ditempatkan di file permintaan pembelian terbuka. Perhatikan bahwa untuk
memberikan kontrol otorisasi yang tepat, departemen pengendalian persediaan dipisahkan
dari departemen pembelian, yang melaksanakan transaksi.

Barang yang datang dari vendor direkonsiliasi dengan blind copy PO. Setelah penghitungan
fisik dan pemeriksaan selesai, petugas penerima menyiapkan laporan penerimaan multi
bagian yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan. Satu salinan laporan penerimaan
menyertai persediaan fisik ke gudang. Salinan lain dikirim ke departemen pembelian, di mana
petugas pembelian mencocokkannya dengan PO terbuka. Petugas menutup PO yang dibuka
dengan mengajukan permintaan pembelian, PO, dan laporan penerimaan dalam file PO yang
ditutup.
Salinan ketiga dari laporan penerimaan akan tetap disimpan di pengendalian persediaan di
mana (dengan asumsi sistem biaya standar) buku besar pembantu persediaan diperbarui.
Salinan keempat dari laporan penerimaan dikirim ke departemen AP, di mana itu diajukan
dalam file AP pending file. Salinan akhir dari laporan penerimaan diajukan di departemen
penerimaan.

AP Department
Ketika invoice tiba, petugas AP merekonsiliasi informasi keuangan dengan dokumen dalam
AP pending file, mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, dan mempostingnya ke akun
pemasok di AP subsidiary ledger. Setelah mencatat kewajiban, petugas AP mentransfer
dokumen sumber (PO, RR, invoice, dan cash disbursement) ke voucher pay or open AP file.

General Ledger Department

Departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen AP dan ringkasan akun
dari pengendalian persediaan. Petugas buku besar merekonsiliasi ini dan posting ke
persediaan dan akun kontrol AP.

Sehingga, itulah proses dari manual purchase system e-commerce menurut asumsi kelompok
kami.