SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI

Tugas Kelompok
Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi

Disusun Oleh :
 Ade Mulyani (1616220099)
 Amalia Nurfitrianti (1616220097)
 Heni Oktaviani (1616220133)
 Neneng Hasanah (1616220063)

DOSEN : M. IMAM SUSWANDOYO, M.AK.

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PUTRA PERDANA INDONESIA
Jl.Citra Raya Utama Barat no.29 Griya Harsa II Citra Raya, Cikupa Tangerang
 Telp. 021 5963015, 021 70247554
Definisi Siklus Pembelian
Siklus pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai
maupun kredit dalam suatu organisasi. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian berarti suatu sistem
pembelian atau suatu sistem transaksi untuk mendapatkan barang-barang baik secara kredit
maupun secara tunai di dalam suatu organisasi / perusahaan yang merupakan kombinasi dari
orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan
untuk mendapatkan jalur komunikasi yang penting, memberi sinyal kepada management dan
menyediakan suatu dasar informasi pembelian untuk pengambilan keputusan yang cerdik.

Dalam pembahasan kali ini, siklus pembelian terdiri atas :

1. Pembelian Tunai berdasarkan penawaran supplier
2. Pembelian Tunai berdasarkan inisiatif perusahaan
3. Pembelian kredit berdasarkan penawaran supplier
4. Pembelian kredit berdasarkaninisiatif perusahaan

Prosedur yang diterapkan untuk kegiatan pembelian di dalam sebuah perusahaan berbeda
antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain tergantung dari jenis perusahaan serta volume
kegiatan pembelian. Misalnya dalam toko eceran kecil, mungkin pemilik toko tersebut yang
mengerjakan seluruh kegiatan pembelian. Tetapi untuk perusahaan besar, semua prosedur yang
berhubungan dengan pesanan pembelian dipisatkan pada satu atau beberapa bagian yang khusus
menangani masalah ini. Misalnya bagian pembelian yang bertugas menyimpan catalog dan data
lain mengenai kualitas, harga barang, perkembangan harga dan informasi-informasi lain yang
akan menambah efisiensi kerja di bagian pembelian.

Untuk mencegah terjadinya salah pengertian, semua pesanan untuk pembelian barang
dagangan, peralatan, perlengkapan, serta aktiva-aktiva lainnya, maka pesanan tersebut sebaik-
baiknya dilakukan secara tertulis sebagai bukti. Sebuah pesanan mungkin ditulis dalam formulir
khusus yang telah disediakan dan dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan :
• Keaslian sebagai tanda bukti pemesanan
• Tembusan dari surat pesanan tersebut ditahan sebagai bukti telah melakukan pemesanan

Yang paling penting tercantum di dalam faktur antara lain:

• Nama dan alamat, baik penjual maupun pembeli
• Tanggal terjadinya transaksi
• Syarat-syarat pembayaran
• Cara pengiriman dan keterangan lainnya mengenai harga dan jumlah barang.
Berbagai aktivitas terkait dalam sistem pemrosesan pembelian :
• Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan
kembali melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan
langsung ke pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses manufaktur
(aktivitas siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian
dan utang usaha.
• Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih pemsaik, dan membuat
pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirim ke pemasok dan proses utang usaha.
• Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok.
Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau
gudang.
• Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.
• Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsiliasinya
dengan informasi lain yang dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan catatan kewajiban
membayar di masa mendatang tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok.
Biasanya, pembayaran akan dilakukan paling tidak hanya terakhir yang disyaratkan untuk
mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan diskon yang ditawarkan.
• Buku besar menerimas informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam
kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini
direkonsiliasi akurasinya dan dicatat kea kun utang usaha serta akun pengendali
persddiaan.

Dokumen, Laporan dan Catatan Akuntansi yang diusulkan :

Dokumen yang dibuat dalam sistem pembelian dan persediaan terkomputerisasi terdiri dari :
1. Surat Permintaan Pembelian (SPP)
2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
3. Purchase Order (PO)
4. Bukti Perubahan Pemesanan (BPP)
5. Bukti Barang Masuk (BBM)
6. Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB)
7. Bukti Barang Keluar (BBK)
8. Surat Retur Pembelian (SRP)
9. Bukti Pembayaran (BP)
10. Bukti Penyesuaian Perhitungan Fisik (BPPF)
Dokumen-dokumen pendukung dari luar dalam sistem pembelian dan persediaan terkomputerisasi
terdiri dari:
1. Faktur Pemasok
2. Bukti Pengiriman Pemasok (Surat Jalan)
3. Bukti pengeluaran kas (Bukti Transfer, Cek, dsb)

Keterangan Siklus Pembelian Tunai:

• Bagian Gudang
Bagian Gudang mengecek apakah diperlukan persediaan atau tidak. Jika bagian gudang
memerlukan barang untuk persediaan, bagian gudang membuat Laporan Permintaan Barang
(LPB) kepada Bagian Pembelian. Setelah diproses, Gudang akan menerima LPB beserta Barang
dari Bagian Penerimaan.

• Bagian Pembelian
Dari LPB yang diserahkan oleh Bagian Gudang, Bagian Pembelian meminta daftar harga ke
Pemasok dengan membuat Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim ke Pemasok.
Nantinya dari daftar harga, Bagian Pembelian membuat Surat Pesanan Pembelian Barang (SPPB)
yang diberikan ke Pemasok.

• Bagian Pemasok
Dari Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim dari Bagian Pembelian, Pemasok segera
membuat daftar harga yang diperlukan dan dikirim ke Bagian Pembelian. Lalu Pemasok
menerima SPPB yang langsung diproses oleh Pemasok dengan mengirimkan Barang yang telah
dipesan beserta Nota Pembelian (lembar pertama sebagai arsip) ke Bagian Penerimaan.

• Bagian Penerimaan
Barang dan Nota Pembelian yang dikirim oleh Pemasok dicek dahulu, lalu Bagian Penerimaan
membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) yang dirangkap 2, lembar pertama diberikan ke
Bagian Keuangan sedangkan lembar kedua beserta barang diberikan ke Bagian Gudang.
 • Bagian Keuangan
LPB tersebut oleh Bagian Keuangan dibuat Kwitansi sebagai Bukti Pembayaran yang di rangkap
2. Satu untuk Slip disimpan Bagian Keuangan sebagai dasar pembuatan Laporan Pembelian
Barang rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip dan lembar kedua diberikan ke Pimpinan.
Sedangkan Kwitansi satunya diberikan ke Pemasok beserta uang.

• Pimpinan
Menerima Laporan Pembelian Barang dari Bagian Keuangan, lalu dijadikan arsip.