PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN

1. PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN

1.1 Tinjauan
Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi aktivitas permintaan informasi
(pilihan), pembuatan kontrak (pilihan), penerimaan pesanan, pengiriman, dan penagihan.
1.2 Permintaan informasi

Sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan
informasi mengenai produk harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman.
1.3 Pembuatan kontrak
Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan.
1.4 Memasukkan pesanan
Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Penerimaan
pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan barang.
1.5 Pengiriman
Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery.
1.6 Penagihan
Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan. ERP membuat
banyak salinan data yang digunakan untuk penagihan dari dokumen pesanan penjualan
pelanggan atau dokumen delivery pelanggan.
1.7 Ilustrasi ERP
Sistem ERP mampu menyiapkan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar
berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pelanggan.
1.8 Standar Pemrosesan Pesanan pada SAP R/3 : 1) Tinjauan; 2) Membuat Pesanan Penjualan
; 3) Fitur Database

2. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PEMROSESAN PESANAN

Pengendalian siklus transaksi didasarkan pada fungsi yang dipisah dalam suatu proses bisnis.
Fungsi-fungsi ini adalah input pesan, kredit, barang jadi, pengiriman, penagihan, piutang dagang,
dan buku besar.
2.1 Memasukkan Pesanan
1
 Fungsi memasukkan pesanan (order-entry) memulai proses pesanan pelanggan dengan
menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan merupakan dokumen internal yang
utama.
2.2 Kredit
Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasikan terlebih dahulu ke bagian
pengiriman barang.
2.3 Barang Jadi
Barang jadi diambil sesuai yang ada pada picking list. Picking list disiapkan dari dokumen
pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan yang telah
disetujui.
2.4 Pengiriman
Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada
pada picking list.
2.5 Penagihan
Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan menyiapkan faktur untuk
pesanan yang tampak pada daftar penagihan.
2.6 Piutang Dagang dan Buku Besar
Perbedaan antara penagihan dan piutang dagang penting untuk mempertahankan pemisahan
fungsi

3. PROSES BISNIS MANAJEMEN AKUN PELANGGAN

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang sampai
dengan pengumpulan pembayaran pada rekening.
Piutang dagang
Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang yaitu 1) pemrosesan open-item,
pencatatan terpisah untuk faktur dibayar dan 2) pemrosesan balance forward, pembayaran
pelanggan dibanding dengan saldo pelanggan.

4. PENGENDALIAN TRANSAKSI PADA PROSES BISNIS PIUTANG DAGANG

2
 Terdapat 7 pengendalian transaksi proses bisnis diantaranya :
a. Penerimaan Kas, slip pembayaran dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari
penerimaan kas.
b. Penagihan, faktur, memo kredit, dan penyesuaian faktur dirutekan ke piutang dagang
untuk diposting ke rekening pelanggan.
c. Piutang Dagang, pengelolaan pada buku pembantu piutang dagang.
d. Kredit, menyetujui retur dan potongan penjualan serta penyesuaian lainnya untuk
rekening pelanggan.
e. Buku Besar, mengelola rekening pengendali piutang daganng.
f. Retur dan Potongan Penjualan, memperhatikan segala jenis potongan dan besarnya
potongan yang akan diberikan dengan bernegosiasi dengan pelanggan.
g. Penghapusan Piutang Dagang, kegiatan menganalisis rekening yang telah jatuh tempo
sebelumnya.

5. PROSES BISNIS KAS YANG DITERIMA PADA REKENING

Proses bisnis kas yang diterima pada rekening (cash-received-on-account) digunakan ketika
pelanggan masih memiliki saldo.
Mailroom, sebuah jenis pembayaran yang diterima melalui pelanggan, dimana pembayaran
pertama kali akan diterima melalui mailroom.
Penerimaan Kas, cek diterima dari mailroom bersama dengan penerimaan kas dari
penjualan tunai dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran kemudian digunakan untuk
memposting jumlah pembayaran yang diterima dari mailroom ke jurnal penerimaan kas
(Krisnawati dkk, 2013)
Piutang Dagang, diposting ke rekening piutang dagang. Yang diposting buku besar adalah
totalnya. Kontrol total dicocokkan dengan daftar pembayaran. Tembusan kontrol total
dilanjutkan ke buku besar.
Buku Besar, jurnal dari penerimaan kas dan kontrol total diterima dari rekening piutang
dagang untuk dibandingkan, kemudian jumlahnya di-posting ke buku besar.
Bank, menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran. Tembusan slip
setoran yang telah divalidasi disimpan urut tanggal dan dikembalikan ke audit internal.
Audit Internal, menerima laporan bank secara periodik. Rekonsiliasi baik secara independen
merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis penerimaan kas.

3
 Sistem Pengumpulan Lock-Box
Jika suatu perusahaan tidak dapat mempengaruhi pelanggan untuk membayar piutang
dagangnya secara lebih cepat, ia menggunakan sistem lock-box deposit untuk mengurangi float
waktu antara penandatanganan pembayaran cek oleh pelanggan dan ketika perusahaan
menggunakan dana tersebut.

6. PROSES BISNIS PENJUALAN TUNAI

Perbedaan signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas yang diterima
pada rekening adalah tidak adanya pencatatan aset sebelumnya (saldo rekening pelanggan) pada
proses bisnis penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin
utama pada sistem pengendalian.
Sebagai contoh, menurut (Hamidah, 2012), dari penelitian yang pernah ditulis yang berjudul
Membangun Rancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Toko Sinar Buana Mebel Dengan
Metodologi Berorientasi Obyek. Dimana semua proses bisnis transaksi penjualan yang awalnya
dioperasikan secara manual, kemudian diubah dengan sistem yang sudah terkomputerisasi dapat
meningkatkan pelayanan dalam bertransaksi dan menghewat waktu, serta dapat meningkatkan
efisiensi kerja dan meminimalkan terjadinya kesalahan dalam pengolahan data dan pembuatan
laporan.
Teknik imprest digunakan untuk mengendalikan penerimaan kas dengan cara yang sama
(tetapi biasanya kurang akurat) yang digunakan dalam pengendalian pengeluaran kas kecil.

REFERENSI

Bodnar, George, William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9.Yogyakarta:
Penerbit Andi.

4
Hamidah, Membangun Rancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Toko Sinar Buana Mebel
Dengan Metodologi Berorientasi Obyek, in proc. KNS&I 2012, pp.66, November 17,
2012.

Haryani, Endang. 2009. Kajian Manajemen Proyek pada Implementasi System Application and
Product-Order to Cash PT. XYZ Semarang. Jurnal Teknilogi Informasi, Vol. 6, No. 1,
Februari: hal 45-49.

Susmiyanti, Mia. 2007. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara
Tunai Kaitannya Dengan Pengambilan Keputusan Manajemen Pembelian Pada Pt. Vigano
Ciptaperdana. Fakultas Ekonomi, Program Studi Akuntansi, Universitas Gunadarma.

Trisnawati dkk. 2013. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas
(Studi Pada Penjualan Speedy PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Kandatel Malang).
Jurnal Administrasi Bisnis. Vol. 1. No 1.