SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

“Implementasi Sistem, Operasi, dan

Pengendalian”

Oleh :

Kelompok 10

Ni Made Dian Rosita 1306305162

Ibratul Ulfa 1306305166

Ni Putu Bella Novindra 1306305216

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2015/2016

1
1. IMPLEMENTASI SISTEM
1.1. Membuat Rencana dan Pengendalian untuk Implementasi

Manajemen proyek adalah konsep yang penting dalam implementasi sistem. Dalam
upaya mengelola implementasi proyek dengan baik, dibutuhjan rencana-rencana khusus yang
tersusun dengan baik untuk dikembangkan. Rencana-rencana tersebut harus menggabungkan
tiga komponen utama: (1) menguraikan proyek ke dalam berbagai tahapan, (2) anggaran
khusus yang dapat diaplikasikan di setiap tahap, (3) waktu pelaksanaan tertentu yang dapat
pula diaplikasikan di setiap tahapan proyek.

Gantt chart, yang menggambarkan secara grafis aktivitas-aktivitas utama pada

sebuah proyek implementasi sistem yang bersifat hipotesis. Diagram ini menunjukkan baik
waktu aktual maupun yang direncanakan untuk suatu aktivitas tertentu. Walaupun Giant chart
sangat bermanfaat, diagram ini masih sangat terbatas karena tidak mampu menunjukkan
hubungan antar berbagai aktivitas proyek. Diagram ini juga tidak mampu menunjukkan
aktivitas yang harus dilakukan.

Diagram jaringan, yang menggambarkan urutan aktivitas-aktivitas yang harus

dilakukan. Sebagai contoh, para karyawan harus dilatih terlebih dahulu sebelum perangkat
lunak dipilih untuk digunakan. Pendekatan diagram jaringan kerja dapat dikembangkan
dengan memasukkan waktu yang diharapkan untuk setiap aktivitas. Beberapa perkiraan
tersebut, dengan menggunakan program evaluation and review (PERT) dan critical path
method (CPM), akan dapat diketahui estimasi jalur kritis sebuh proyek. Jalur kritis adalah
rangkaian aktivitas yang penting/kritis dalam sebuah proyek, dan bila salah satu dari
aktivitas-aktivitas tersebut tertunda, maka seluruh proyek akan tertunda.

1.2. Melakukan Aktivitas Implementasi

Dalam menjalankan rencana implementasi, harus ada ukuran-ukuran tertentu untuk

meperlancar proses transisi dan memastikan bahwa karyawan memerima sistem tersebut.
Biasanya pihak manajemen dan tim desain akan membuat pengumuman resmi yang
berhubungan dengan eksekusi proyek.

Aspek penting lainnya dalam tahap eksekusi adalah pengorganisasian sebuah tim
khusus proyek. Idealnya, tim ini terdiri dari individu-individu yang juga berpartisipasi dalam
proses perumusan spesifikasi desain untuk implementasi.
2
1.2.1. Pelatihan Karyawan

Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengharuskan rekrutmen dan pelatihan

bagi karyawan baru. Sementara dikasus lainnya, para karyawn yang sudah ada pun harus
diajari bagaimana bekerja dengan format, laporan dan prosedur yang baru.

Perusahaan pada umumnya akan menjumpai sejumlah pilihan yang terkait dengan
penggunaan dan pelatihan karyawan. Sebagai contoh, pihak manajemen berada dalam kondisi
untuk memutuskan apakah perusahaan harus memekerjakan karyawan baru untuk suatu
posisi tertentu atau melatih kembali karyawan yang ada saat ini. Dalam banyak kasus
ditemukan bahwa lebih baik untuk melatih kembali karyawan yang ada saat ini. Ada beberapa
alasan yang mendukung hal tersebut :

 Biaya perekrutan yang terkait dengen memekerjakan karyawan baru dapat

mungkin dihindari.
 Para karyawan yang ada saat ini sudah terbiasa dan mengenali sistem operasi
perusahaan.
 Moral karyawan seringkali meningkat, khususnya dalam kasus terdapatnya
promosi posisi-posisi baru bagi karyawan yang ada saat ini.

1.2.2. Mendapatkan dan Memasang Perlengkapan Komputer Baru

Untuk memasang suatu perlengkapan yang cukup mahal, pemanufaktur komputer

biasanya menyiapkan teknis dan personelnya untuk membantu instalasi sistem atau jaringan
komputer baru. Namun demikian, masih banyak masalah yang dapat ditemui. Pertama,
fasilitas pendukung yang memadai harus tersedia. Kebanyakan komputer-komputer besar
menuntut lingkungan yang terkontrol baik yang mampu menjaga kelembaban dan suhu dalam
ruangan tertentu. Instalasi ini menuntut pula ruangan dengan lantai khusus yang
memungkinkan jaringan besar kabel terpasang dengan baik dan teratur. Persyaratan lainnya
yang sering ditemui adalah ukuran keamanan khusus, seperti sistem pemadam kebakaran
khusus, sistem monitor video, atau kunci pintu khusus.

1.2.3. Rincian Desain Sistem

Selama tahap implemetasi, seringkali untuk melakukan beberapa kerja desain

tambahan. Mencakup beragam jenis formulir atau laporan. Dan juga bukanlah suatu hal yang

3
aneh bila dalam tahap implementasi muncul beberapa bagian rencana desain yang tidak
bekerja sebagaimana mestinya. Oleh karena itu, kerap kali perlu untuk melakukan
penyesuaian akhir pada rencana desain sistem.

Spesifikasi desain sebuah program komputer ditentukan oleh tim desain, bukan oleh
programer. Fungsi utama seorang programer adalah mengimplementasikan rencana yang
telah ditentukan, namun demikian sangatlah penting bagi seorang progremer untuk
bekerjasama dengan tim desain. Pada akhirnya program-program komputer haruslah diuji
dengan seksama sebelum dioperasikan. Cara paling baik untuk menguji program-program
komputer adalah dengan mengujinya dalam pemrosesan data. Uji data dapat dilakukan baik
pada data semu atau pada data rill.

Seluruh program komputer harus didokumentasikan dengan memadai, baik secara

internal maupun eksternal. Dokumentasi internal meliputi beragam jenis komentar (yang
terkait dengan program) yang menjelaskan berbagai macam segmen kode program dan
definisi beragam variabel program. Dokumentasi eksternal harus tertulis, baik dari sudut
pandang progremer maupun pengguna. Dokumentasi program harus pula meliputu bahasa
inggris terstruktur, flowchart logika program, definisi berbagai sub program, fungsi, dan
variabel-variabel program. Dokumen ini harus dapat digunakan oleh progremer yang berbeda
di tahun-tahun yang akan datang bilamana bermaksud untuk memodifikasi program tersebut.

Selain menguji program secara individu, penting juga untuk menguji program-
program terkait yang ada dalam satu kelompok. Sebagai contoh, sebuah sistem mungkin
memiliki empat program yang mengakses file data yang sama. Dalam kasus ini, empat
program tersebut harus diuji bersama-sama. Jenis pengujian ini akan mampu mengungkapkan
kesalahan integrasi yang ada. Jenis kesalahan ini dapat terjadi ketika suatu program membuat
kesalahan asumsi yang berkaitan dengan tugas yang dilakukan oleh program lian.

1.2.4. Dokumentasi Sistem Baru

Dokumentasi adalah salah satu bagian penting dalam implementasi sistem, namun hal
tersebut sering terlupakan. Salah satu alasaan keengganan untuk melakukan dokumentasi
yang baik adalah pada umumnya para programer sebelumnya telah menerima pendidikan dan
pelatihan bahasa pemrograman, ternyata mereka hanya sedikit atau bahkan tidak menerima
pelatihan dalam melakukan dokumentasi. Tentu saja banyak institusi yang mengajarkan
dengan baik keahlian mendokumentasi, namun kondisi sebaliknya juga sering dijumpai

4
 Pengembangan perangkat lunak komputer tanpa melakukan dokumentasi adalah
sesuatu hal yang sia-sia karena dokumentasi yang baik dapat memberikan beragam manfaat,
seperti (1) melatih karyawan baru, (2) menyediakan bagi para programer dan analisis
beragam informasi yang bermanfaat untuk evaluasi program dan memodifikasi aktivitas di
masa yang akan datang, (3) menyediakan bagi para auditor beragam informasi untuk
melakukan evaluasi pengendalian internal, dan (4) membantu memastikan bahwa spesifikasi
desain sistem telah terpenuhi

1.2.5. Konversi File

Masalah yang sering ditemui dalam implementasi sistem adalah konversi data. Dalam
banyak kasus, file-file yang disimpan secara manual harus harus dikonversi dalam format
komputer. Dan seringkali diperlukan untuk mengkonversi dari satu komputer ukuran sedang
ke komputer lainnya. Sebagai contoh, rencana desain mungkin membutuhkan konversi pita
file ke komputer ke dalam disket file.

Proses konversi dapat menjadi proses yang mahal dan memakan waktu, terutama
dalam kasus mengkonversi file ke dalam file komputer. Dalam kasus seperti ini, sering perlu
untuk menyaring data setelah memasukkan ke dalam komputer karena sering terjadi
kesalahan dalam proses input data.

1.2.6. Operasi Pengujian

Sebelum sebuah sistem betul-betul diimplementasikan, sistem tersebut harus telah diuji
secara cermat dan keseluruhan. Ada tiga pendekatan dasar yang bisa digunakan untuk
mrnguji akhir suatu sistem :

 Pendekatan Langsung, adalah proses perpindahan ke sistem yang baru dan

meninggalkan sistem yang lama pada suatu waktu tertentu yang disebut cutover point.
Walaupun relatif murah, pendekatan ini memiliki kelemahan yang mencolok yaitu
kemungkinan terjadinya masalah dalam sistem akibat adanya perbedaan dalam
operasi aktua perusahaan.
 Operasi Paralel, adalah proses pengoperasian sistem yang baru dan yang lama secara
simultan. Seluruh transaksi di proses di kedua sistem, kemudian hasil yang diperoleh
dari masing-masing sistem dibandingkan. Perbedaan hasil dari kedua sistem
mengindikasikan adanya masalah dalam sistem yang baru. Operasi paralel memiliki

5
 keunggulan sebagai pendekatan yang paling aman, namun ia sangat mahal dan
mungkin tidak efektif biaya di seluruh aplikasinya.
 Konversi Modular, adalah proses pengujian bertahap di setiap segmen dalam sistem
baru. Sebagai contoh, sistem akuntansi yang baru dibagi dalam beberapa modul,
seperti modul untuk piutang dagang, persediaan, dan jurnal umum. Dalam pendekatan
ini modul persediaan diimplementasikan terlebih dahulu. Setelah perusahaan merasa
puas dengan modul tersebut, modul lainnya menyusul untuk diimplementasikan.
Kekurangan utama proses konversi modular ini adalah lamanya waktu pengujian.

1.3. Mengevaluasi Sistem Baru

Sekali sebuah sistem baru diimplementasikan, bukan berarti segala sesuatunya telah
selesai, melainkan masih banyak pekerjaan yang harus dikerjakan. Proses tindaklanjut
diperlukan untuk memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuai yang direncanakan.
Banyak pendekatan yang bisa digunakan dalam proses tidak lanjut dan evaluasi, seperti
observasi, kuisioner, pengukuran kinerja, dan uji bidang. Singkatnya, dalam setiap
implementasi akan memunculkan beragam permasalahan dan oleh karena itu perlu tindak
lanjut yang memadai.

2. MERENCANAKAN DAN MENGORGANISASI PROYEK SISTEM

Secara operasional, teknik-teknik manajemen proyek adalah jantung siklus hidup

pengembangan sistem yang terkendali dengan baik. Istilah "proyek" merujuk pada aplikasi
tertentu yang telah disetujui untuk dikembangkan. Sekali persetujuan telah diperoleh,
manajemen proyek dimulai dan hal ini berarti segala sesuatu yang berhubungan dengan
analisis detail, desain, pemrograman, pengujian, implementasi, operasi dan perawatan proyek
juga dimulai.

2.1. Seleksi Proyek

Jika sumber daya sebuah organisasi terbatas, maka sumber daya pengembangan
proyek harus dialokasikan pada proyek-proyek yang mampu memberikan manfaat terbesar
bagi organisasi. Proyek-proyek yang berpotensi dapat langsung diajukan oleh departemen-

6
departemen yang membutuhkan atau oleh sistem informasi tertentu, fungsi perencanaan
perusahaan, atau sebagai respons atas permasalahan yang muncul, seperti perubahan dalam
persyaratan pelaporan yang ditetapkan pemerintah.

Proses seleksi proyek pada organisasi yang besar dapat sangat formal, dengan
dokumen proposal proyek yang menyajikan analis mendetail tentang perkiraan biaya dan
manfaat, baik yang bersifat finansial maupun nonfinansial. Perkiraan return on investment
(ROI) atau pengembalian atas investasi yang dilakukan sering merupakan kriteria pemilihan
yang penting dalam banyak kasus tertentu. Sekali sebuah proyek disetujui untuk
dikembangkan, sebuah tim proyek harus dibentuk untuk mulai bekerja.

2.2. Tim Proyek

Tenaga kerja adalah sumber daya dasar di setiap proyek sistem. Salah satu tugas
penting dalam proyek manajemen adalah menyusun dan membentuk sebuah tim proyek yang
sesuai. Untuk sebuah proyek aplikasi sistem, keberadaan para analis, para programer, dan
teknisi lainnya adalah penting, namun adanya perwakilan dari departemen-departemen
pengguna tempat aplikasi ini akan dikembangkan adalah sesuatu yang juga diperlukan.

2.2.1. Tanggung Jawab Pimpinan Proyek

Diagram organisasi tim proyek seperti yang tampak dalam Gambar 11.4 menunjukkan
bahwa pimpinan proyek memiliki tanggung jawab langsung pada komite pengarah dalam hal
kemajuan proyek dan penyelesaiannya. Dan komite pengarah atau unit organisasi digunakan
untuk menjamin keterlibatan yang tinggi dari pengguna dalam pengembangan yang
dikerjakan oleh departemen sistem informasi.

7
Gambar 11.4 Organisasi Tim Proyek.

Tanggung Jawab

Pimpinan Proyek

Perencanaan Penjadwalan Pengendalian

Memecah Alokasi Penjadwalan Pembagian Pelaporan Pelaporan

Proyek Sumber Aktivitas/Tugas Tugas Kemajuan Status
Daya dan
Waktu
Pengerjaan
Gambar 11.5 Tanggung Jawab Pimpinan Proyek

8
 Pimpinan proyek harus tetap menjaga kontak dengan manajer departemen pengguna
utama yang memiliki tanggung jawab untuk proyek tersebut. Manajer pengguna biasanya
adalah orang yang secara formal telah menyetujui proyek tersebut untuk dikerjakan sampai
selesai.

2.2.2. Ketidakpastian Proyek

Permasalahan utama yang dihadapi oleh setiap tim proyek adalah ketidakpastian yang
berkaitan dengan aplikasi sebuah proyek. Untuk ini para teknisi harus bekerja sama dengan
pengguna untuk menentukan kebutuhan data sistem. Para pengguna seringkali tidak
menyadari bahwa permasalahan yang muncul akan memicu sebuah proyek baru lagi, dan
pada kenyataannya para pengguna sering tidak mengetahui data apa saja yang mereka
gunakan berkaitan dengan tanggung jawab pengambilan keputusan.

2.3. Menguraikan Proyek Menjadi Tugas dan Tahapan

Untuk merencanakan dan mengendalikan sebuah proyek dengan efektif, dibutuhkan

uraian (breakdown) tugas-tugas yang ada ke dalam sebuah daftar rincian tugas dan tahapan.
Makin tinggi tingkat penguraian ini ke dalam tugas dan tahapan tertentu, makin tinggi pula
kepastian sehingga kebutuhan setiap tugas atau tahapan makin dapat diprediksi. Gambar 11.6
mengilustrasikan konsep penguraian sebuah proyek menjadi serangkaian tahapan dan tugas-
tugas dan penggunaan diagram hierarkhis (HIPO chart) untuk mendokumentasikan rencana
tersebut.

9
Gambar 11.6 Menguraikan Sebuah Proyek ke Dalam Tahapan dan Tugas.

2.4. Estimasi Waktu

Mengestimasi dengan akurat waktu penyelesaian sebuah sistem merupakan suatu hal
yang sulit karena adanya ketidakpastian dalam pengembangan sistem. Estimasi yang buruk
terhadap waktu penyelesaian tugas akan membatasi efektivitas teknik-teknik manajemen
proyek yang digunakan. Akurasi estimasi waktu penyelesaian proyek sebagian tergantung
pada pengalaman manajemen proyek terdahulu dalam sebuah organisasi. Pengalaman proyek
terdahulu akan meningkatkan kemampuan dan keahlian mengestimasi waktu tiap-tiap
personel untuk proyek-proyek baru berikutnya.

2.4.1. Teknik-Teknik Pengukuran Kerja

Pendekatan paling modal untuk mengestimasi adalah menebak, yang berarti tidak ada
penghitungan resmi yang digunakan. "Tebakan estimasi" didasarkan pada pengalaman
terdahulu dalam proyek atau tugas yang sejenis. Pendekatan-pendekatan lainnya yang bisa
digunakan untuk mengestimasi biasanya berdasarkan pada konsep pengukuran kerja, seperti
dijelaskan pada Bab 2. Pengukuran kerja meliputi empat langkah dasar, yaitu:

 Identifikasi tugas yang akan diestimasi

 Untuk tiap tugas, diestimasi total ukuran atau volume tugasnya dengan tepat dan sesuai
kebutuhan.
 Mengonversi ukuran atau volume estimasi ke dalam waktu estimasi dengan
mengalikannya (ukuran atau volume estimasi tadi) dengan standar atau tingkat estimasi
pemrosesan.
 Menyesuaikan tingkat estimasi pemrosesan dengan memasukkan pertimbangan-
pertimbangan tertentu seperti waktu menganggur (idle time), kompleksitas tugas, atau
tingkat kecanggihan tugas.

2.4.2. Akurasi Estimasi

Literatur atau buku-buku tentang manajemen proyek merupakan sumber untuk

mendapatkan teknik-teknik estimasi seperti juga bila ingin mendapatkan rincian estimasi
waktu atau tingkat pemrosesan untuk berbagai tugas proyek. Dan tidak ada standar umum
yang dapat digunakan karena tidak ada kesepakatan umum dalam tahapan-tahapan dan tugas-

10
tugas standar proyek.Estimasi yang dibuat pada tahap-tahap awal sebuah proyek biasanya
dapat diperkirakan sedikit tidak akurat, walaupun estimasi tersebut telah dipersiapkan dengan
baik. Untuk alasan inilah "guesstimate" seringkali digunakan pada tahap-tahap awal sebuah
proyek daripada penghitungan yang mendetail. Sumber daya-sumber daya proyek pun
cenderung menipis seiring meningkatnya tingkat penyelesaian proyek. Oleh karena itu,
pengendalian terhadap biaya proyek pada tahap-tahap awal siklus hidup pengembangan
sistem merupakan hal yang penting.

2.5. Akuntansi Proyek

Pengendalian atau pengawasan proyek ditetapkan dengan menentukan serangkaian tujuan

yang dapat diukur untuk setiap tahap dan tugas dalam keseluruhan proyek, membandingkan
laporan kinerja aktual dengan tujuan-tujuan tersebut, dan mengevaluasi setiap penyimpangan
signifikan yang terjadi terhadap rencana proyek yang telah disusun.

 Operasi Sistem
 Tingkat Rincian

3. PENGENDALIAN TERHADAP SUMBER DAYA SISTEM INFORMASI

NONFINANSIAL

Sejumlah factor yang terkait dengan sistem informasi merupakan hal penting bagi
manajemen dari sisi pengawasan namun, tidak dapat diukur dalam satuan moneter (rupiah
atau dollar). Hal ini termasuk di dalamnya ukuran-ukuran kinerja untuk perangkat keras,
perangkat lunak dan personel.

Pengukuran kinerja perangkat keras mencakup pemanfaatan sistem, waktu penuh

pengolahan dalam sistem, dan daya tanggap sistem. Statistik pemanfaatan sangatlah penting,
karena dapat mengindikasikan adanya leher botol ataupun kebutuhan perluasan sistem.
Downtime merupakan persentase waktu dimana mesin tidak tersedia untuk digunakan.
Sederhananya downtime adalah laporan total jumlah jam kerja mesin tidak bekerja dalam
suatu bulan. Dan rata-rata waktu antara kegagalan dan rata-rata waktu untuk memperbaiki
sistem juga termasuk dalam laporan tersebut.

11
 Faktor non kuantitatif utama lainnya yang penting dalam pengendalian adalah kinerja
perangkat lunak. Pendekatan paling baik untuk mengevaluasi kinerja perangkat lunak adalah
melakukan survey terhadap pengguna, dengan mengajukan sejumlah pertanyaan yang
berkaitan dengan kemudahan penggunaan, fungsionalitas, dan kemudahan pengguna untuk
mengakses sistem.

Terakhir adalah penting untuk melakukan pengendalian yang terkait dengan para
personel. Hal ini berarti laporan harus dibuat untuk beragam factor. Sebagai contoh, para
programmer dapat dievaluasi berdasarkan kualitas dokumentasi tertulis dan jumlah baris
program yang dapat ditulis per harinya.

3.1. Auditing Sistem Informasi

Banyak perusahaan yang menggunakan baik internal auditor atau eksternal auditor
untuk mengaudit atau memeriksa sistem informasi. Fokus petugas audit haruslah pada sistem
informasi itu sendiri dan validitas serta akurasi data yang diproses dalam sistem. Minat
akuntan dalam proses audit sistem informasi ini cenderung berfokus pada pengendalian
internal. Pendekatan umum yang banyak diikuti para auditor adalah pertama-tama berusaha
mendapatkan deskripsi rinci sistem pengendalian internal, biasanya dengan menggunakan
kuesinoner pengendalian internal.

3.2. Memelihara dan Memodifikasi Sistem

Dalam keseluruhan sistem operasional, membuat perubahan adalah sesuatu yang diperlukan.
Salah satu alasan melakukan perubahan adalah tidak mungkin untuk dapat memperkirakan
semua kontigensi selama tahap desaign. Kondisi lingkungan dan informasi pun
membutuhkan perubahan. Penting untuk seluruh modifikasi yang dilakukan terhadap
perangkat lunak sistem dan skema data untuk senantiasa dikaji ulang secara formal dan
disetujiu terlebih dahulu.

12