1.

Proses Bisnis Prokuremen

1.1 Tinjauan
Prokuremen adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan, dan
mendapatkan barang atau jasa. Barang atau jasa bisa diperoleh secara internal jika barang
dihasilkan oleh entitas lain dalam perusahaan. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen.
Sistem enterprise resource planning (ERP) mampu menyimpan dan memproses
sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis prokuremen.
Beberapa ERP menyediakan alat simulasi untuk membantu para manajer memutuskan
bagaimana menghindari terjadinya kekurangan bahan baku, tenaga kerja, atau fasilitas pabrik.
Setelah jadwal produksi induk selesai, data akan masuk ke modul MRP (material
requirements planning), yang menyediakan tiga bagian informasi: laporan pengecualian,
daftar kebutuhan bahan baku, dan permintaan persediaan. Laporan pengecualian
mengidentifikasi berbagai potensi situasi seperti pengiriman bahan baku yang terlambat,
hingga akan mengakibatkan penjadwalan ulang produksi. Daftar kebutuhan bahan baku
menunjukkan perincian pengiriman data pemasok, data perkiraan penerimaan produk serta
komponen yang dibutuhkan untuk pesanan terkait.
SAP R/3 mendukung prokuremen pada modul pengelolaan material. R/3 menyediakan
cara online, sistem integrasi total untuk pembuatan dan pertukaran dokumen yang diperlukan
dalam proses bisnis prokuremen. Dokumen pada R/3 adalah dokumen online, yang dibuat dan
diproses secara keseluruhan sebagai dokumen elektronik. Dokumen ini juga dapat dicetak dan
ditukarkan secara manual. Dokumen prokuremen yang tersedia pada R/3 terdiri atas:
Permintaan pembelian
Permintaan untuk quotation
Quotation
Pesanan pembelian
Perjanjian ringkas
Kontrak
Perjanjian penjadwalan
Pencatatan informasi pembelian
Dokumen-dokumen akan didiskusikan satu persatu ketika membahas proses
prokuremen selain dokumen tersebut, ada dokumen lain yang digunakan dalam verifikasi

1
faktur dan penerimaan barang, yang tidak digunakan setiap kali sebuah item dibeli. Semua
dokumen prokuremen ditentukan dengan tipe kode dokumen. Kode ini menentukan field yang
ditampilkan pada layar monitor dan mengendalikan kisaran nomor-nomor unik yang
ditentukan untuk dokumen tertentu. setiap dokumen memiliki tempat header dan tempat item
(rinci). R/3 dapat menyalin semua informasi yang relevan dari dokumen yang ada sehingga
proses pembuatan dokumen menjadi cepat dan kesalahan pun berkurang.

Berikut merupakan langkah-langkah umum dalam proses prokuremen:

1.2 Menentukan Kebutuhan
Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu
pada suatu waktu tertentu. permintaan pembelian dapat disiapkan secara manual. Dokumen
ini juga dapat dibuat secara otomatis oleh sistem MRP (materials requirements planning).
Sistem MRP dapat melakukan analisis secara canggih untuk menentukan kebutuhan
berdasarkan permintaan pelanggan untuk suatu item dan proses produksi perusahaan.
Permintaan pembelian mempunyai field input yang mengindikasikan bagaimana dokumen
tersebut dibuat, manual atau otomatis. Nomer penelusuran permintaan merupakan input ketika
sejumlah besar permintaan diterbitkan untuk kebutuhan yang sama. Nomer ini memungkinkan
dilakukannya monitoring terhadap sekelompok permintaan.
Setelah selesai, permintaan pembelian dilanjutkan secara elektronik ke supervisor untuk
disetujui. Persetujuan secara khusus meliputi penentuan bahwa permintaan pembelian dalam
batasan biaya. Profil pemakai dikelola dalam permintataan filter R/3 dan dikirim ke orang
yang tepat untuk disetujui. Permintaan pembelian merupakan langkah optional dalam
prokuremen di R/3.
1.3 Memilih Sumber Daya
Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber penyedia untuk
permintaan pembelian. R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk
menyediakan suatu item yang diminta. Jika kontrak ada R/3 memberikan jumlah yang
diminta. Jika tidak ada kontrak untuk suatu item, maka permintaan untuk dokumen quotation
disiapkan.
R/3 mendukung proses pemilihan dengan beberapa cara. R/3 memonitor perjanjian
ringkas yang ada dengan pemasok. Perjanjian ringkas merupakaan kontrak yang menentukan
perjanjian jangka panjang dengan pemasok. Jika perjanjian kuota untuk suatu item sudah

2
dikontrakan dengan pemasok, R/3 secara otomatis menentukan sumber persediaan untuk
permintaan pembelian dengan berdasarkan kuota yang didefinisikan dalam kontrak. R/3
mengelola pencatatan pemasok, validitas periode kontrak, dan jumlah kuota.
R/3 mengelola daftar sumber persediaan yang disetujui dan tidak disetujui. R/3 juga
dapat memilih pemasok yang akan dipanggil untuk penawaran permintaan, berdasarkan
rekomendasi data yang telah disimpan sebelumnya.
1.4 Permintaan untuk Quotation
Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untuk menghasilkan dokumen
permintaan untuk quotation (request for quotation). Permintaan untuk quotation dibuat
untuk item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item atau jasa yang penawarannya
diperlukan sebagai kebijakan perusahaan. Dokumen ini dikirim ke pemasok yang akan
dipakai untuk konfirmasi harga dan jangka waktu pembayaran untuk suplai produk atau jasa.
Permintaan untuk quotation mungkin juga dikirimkan dalam bentuk dokumen kertas, seperti
fax, atau secara elektronik seperti EDI (Electronic data interchange). Dokumen ini dapat
disiapkan secara manual, tetapi biasanya disiapkan dengan referensi permintaan pembelian.
Permintaan untuk quotation dan permintaan pembelian biasanya berisi data yang sama kecuali
untuk rekening tertentu yang diperlukan untuk permintaan pembelian. Permintaan untuk
quotation menentukan tanggal penutupan untuk aplikasi dan petunjuk pengajuan penawaran.
Hasil dari penerbitan permintaan untuk quotation adalah satu atau banyak dokumen
quotation yang akan dimasukan ke dalam R/3. Pemasok potensial memberi harga dan jangka
waktu yang dimasukkan dalam dokumen quotation. Dokumen quotation digunakan untuk
memilih pemasok.
1.5 Memilih Pemasok
R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat
dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan. R/3
akan mengirimkan surat penolakan ke pemasok untuk penawaran yang tidak diterima.
Evaluasi pemasok sering memerlukan seorang ahli atau pengalaman. R/3 menawarkan
fungsi evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisasi dalam proses bisnis
prokuremen. R/3 menilai pemasok dengan dasar nilai 100 yang ditentukan dengan kriteria
yang berbeda seperti catatan pengiriman dari pesanan sebelumnya, pelayanan, harga, kualitas,
dan lebih dari 99 kriteria yang dapat didefinisikan oleh pemakai. Juga ada lima subsistem

3
kriteria pendefinisian untuk setiap kriteria utama dan pemakai dapat mendefinisikan sampai
dengan 20 subkriteria. Pemakai juga dapat memberikan bobot untuk setiap kriteria. R/3 dapat
menampilkan analisis pemasok diurutkan total rangking atau diurutkan dan dirangking
dengan kriteria khusus. Quote dapat disimpan untuk referensi masa depan dalam catatan
informasi pembelian.

1.6 Menerbitkan Pesanan Pembelian

Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mengonfirmasi barang
yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan jangka waktu pembayaran. Pesanan
pembelian dapat dibuat dari awal atau dengan referensi dokumen yang ada. Pesanan
pembelian dapat dikirim dalam bentuk kertas, seperti fax, atau secara elektronik, seperti
dokumen EDI.
Merupakan hal yang biasa bagi perusahaan untu melakukan konfigurasi sistem untuk
menerbitkan pesanan pembelian secara otomatis untuk permintaan pembeliaan yang sesuai
dengan kriteria. Sebagai contoh, sistem menerbitkan pesanan pembelian secara otomatis
untuk permintaan pembeliaan yang tidak melebihi harga atau jumlah tertentu.
R/3 memproses beberapa tipe pesanan pembelian. Pesanan pembelian standar
diterbitkan untuk pesanan barang atau jasa. Pesanan pembelian subkontrak diterbitkan ketika
pemasok harus menerima suku cadang (seperti subrakitan) untuk memproduksi produk akhir
yang akan dikirim ke perusahaan. Pesanan pembelian subkontrak menentukan produk akhir
dan juga suku cadang yang harus diperoleh pemasok. Pesanan pembelian konsinyasi
diterbitkan untuk barang yang ditangani dalam konsinyasi. Pesanan pembelian pihak ketiga
diterbitkan ketiga barang atau jasa akan dikirimkan kepada pihak ketiga. Dan terakhir,
pesanan pembelian transportasi persediaan, diterbitkan untuk memulai perpindahan barang
antarpabrik di dalam perusahaan.
Perjanjian ringkas (outline agreement) merupakan perjanjian jangka panjang dengan
pemasok. Jangka waktu dan kondisi biasanya dinegosiasikan dan dikelola secara terpisah
untuk setiap pengelolaan pembelian. Perjanjian ringkas memeliki header dan item. Header
menentukan jangka waktu persyaratan seperti pada permintaan untuk quotation dan pesanan
pembelian. Perjanjian ringkas juga memerlukan spesifikasi periode waktu untuk persyaratan

4
yang diberlakukan. Ada dua tipe perjanjian ringkas: kontrak dan perjanjian penjadwalan
(scheduling agreement).
Kontrak adalah perjanjian ringkas dimana pemasok menyediakan material selama
periode waktu tertentu. Kontrak dapat berupa kontrak nilai atau kontrak kuantitas.
Kontrak nilai digunakan ketika nilai total untuk pengeluaran pesanan tidak melebihi
jumlah yang ditentukan. Kontrak kuantitas digunakan ketika kuantitas total yang
dipesan pada periode waktu sudah diketahui.
Perjanjian penjadwalan sama dengan kontrak, tetapi juga menentukan harga item.
Perjanjian penjadwalan mempunyai item baris. Penjadwalan pengiriman terus-
menerus dibuat untuk setiap perjanjian penjadwalan item baris, yakni dengan
membuat nomer penjadwalan waktu individual yang dikirimkan ke pemasok dalam
dokumen penerbitan perjanjian penjadwalan. Perjanjian penjadwalan mengurangi
kertas karena penjadwalan tunggal dapat menggantikan banyak pesanan pembelian
atau pesanan yang dikeluarkan.
Penggunaan R/3 juga dapat membantu menyiapkan kontrak dan atau perjanjian
penjadwalan pada waktu yang bersamaan di mana pesanan pembelian disiapkan. Karena
kontrak dibuat dengan R/3, maka kontrak dapat direferensikan oleh R/3 ketika pesanan
pembelian berikutnya dimasukkan. Pesanan pembelian yang disiapkan dengan dasar kontrak
yang ada atau perjanjian penjadwalan yang ada disebut release order. Pesanan pembelian
dapat diubah secara terkirim ke pemasok. R/3 menghasilkan dokumen perubahan yang
dikirimkan ke pemasok yang mengidentifikasikan perubahan pesanan. Ia juga dapat
membatalkan pesanan pembelian, menghapus item, atau memblokir pesanan pembelian untuk
mencegah penerimaan barang.
1.7 Penerimaan Barang
Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang disiapkan dalam
R/3. Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. Dokumen penerimaan barang
diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan, tanpa memerhatikan sumbernya. Jadi,
penerimaan barang disiapkan ketika suatu item dikirim dari sumber in-house dan ketika ada
transfer inventori yang memindahkan sebuah item dari satu lokasi ke lokasi lain.
Jika barang rusak dalam pengiriman, dapat dimasukkan sebagai retur atau tidak diterima
pada saat pengiriman. Jika pengiriman pemasok dibuat dalam suku cadang, maka beberapa

5
jurnal penerimaan barang harus dibuat. R/3 memonitor pengiriman dan pelaporan ketika
pesanan telah dipenuhi dan hampir selesai. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa
pembayaran untuk barang hanya terjadi jika barang telah diterima. Akan tetapi, kemampuan
ini dapat dikesampingkan, jika perlu. Sebagai contoh, kemampuan ini perlu jika pemasok
tidak memasukan pesanan secara lengkap, tetapi melakukan pengiriman secara parsial.
Dokumen penerimaan barang dapat disiapkan dengan tiga cara. Cara pertama: dengan
sistem manajemen persediaan ketika barang diserahkan ke penyimpan sementara. Setelah
barang ditransfer dan barang telah diperiksa dan dicatat, penerimaan barang telah selesai. Cara
lain, dokumen penerimaan barang dapat disiapkan dengan referensi pesanan pembelian. R/3
secara otomatis mengisikan dokumen penerimaan barang dengan menggunakan informasi
yang ada pada pesanan pembelian dan memperbarui pesanan pembelian untuk barang yang
diterima. Cara ketiga, barang yang diterima dapat diposting ke dalam inspeksi kualitas.
Barang tidak dapat digunakan selama dalam inspeksi dan verifikasi. Jika barang lolos, posting
transfer dimasukkan untuk memindahkannya dan inspeksi barang ke persediaan yang tersedia.
Setelah barang yang diterima diposting, R/3 membuat dokumen persediaan yang
mendokumentasikan dampak piutang dagang persediaan. Juga akan dibuat dokumen
akuntansi yang menunjukkan transaksi di buku besar.
1.8 Verifikasi Faktur
Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang dan
pesanan pembelian ke pembayaran. Proses bisnis ini dikenal dengan nama verifikasi faktur
memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi. R/3 memiliki komponen
verifikasi faktur. Komponen ini tidak bertanggung jawab terhadap pembayaran sesungguhnya
dari faktur. Verifikasi faktur menghubungkan manajemen material dengan prokuremen
dengan modul R/3 lainnya seperti akuntansi keuangan dan pengendalian.
Jika suatu faktur sudah diposting, R/3 melakukan tiga cara pencocokan untuk
membandingkan pesanan pembelian dengan barang yang diterima dan dengan faktur.
Pemeriksaan ini untuk memastikan tidak adanya pembebanan yang tidak konsisten dan yang
dikirimkan adalah jumlah yang benar. Sebagai hasil posting dari faktur, pesanan pembelian
diperbarui dan R/3 menghasilkan dokumen akuntansi untuk mengindikasikan transaksi buku
besar.
1.9 Pembayaran Kepada Pemasok

6
 Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat sesuai
dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian
atau record master pemasok. Pembayaran diproses melalui hutang dagang dalam akuntansi
keuangan.
1.10 Record Master
Record master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan struktur
organisasi dari proses bisnis perusahaan. Tujuan diidentifikasi dengan kode. Sistem kode
untuk objek menggabungkan field-field yang mengidentifikasi perusahan, pabrik, lokasi
penyimpanan, organisasi pembelian, dan grup pembelian.
Kode perusahaan mengidentifikasi unit akuntansi yang memiliki neraca saldo dan
laporan rugi laba. Perusahaan konsilidasi berisi beberapa perusahaan yang berbeda. Masing-
masing bertanggung jawab secara legal untuk membuat dan mengelola dokumen
akuntansinya sendiri untuk tujuan legal untuk membuat dan mengelola dokumen
akuntansinya sendiri untuk tujuan legal. Kode pabrik mengidentifikasikan lokasi yang
terpisah, misal pabrik atau gudang. Kode lokasi penyimpanan mengidentifikasi daerah dimana
barang disimpan. Kode organisasi pembelian mengidentifikasi tanggung jawab unit untuk
negoisasi pembelian untuk satu atau beberapa pabrik. Organisasi pembelian perusahaan dapat
berbentuk desentralisasi atau sentrelisasi. Dan terakhir, kode grup pembelian,
mengidentifikasi individu atau tim yang bertanggung jawab untuk pembelian material atau
kas material. Grup pembelian merupakan kontrak utama antara perusahaan dengan pemasok.
R/3 mengelola database terpusat. Record master dibuat untuk setiap objek. Setiap record
master dapat diakses oleh setiap modul dalam R/3, tetapi setiap modul hanya bisa melihat
daerah yang berbeda untuk setiap record master. Prokuremen mengakses record master
pemasok dan record master material.
Data master pemasok bisa dikelola dalam modul manajemen manaterial pada R/3.
Record master pemasok dikelola secara terpusat, tetapi diperbarui oleh pemakai pada banyak
departemen. Ada tiga kategori informasi dalam record master pemasok. Data umum berisi
nomor pemasok, nama alamat, nomor telepon, dan item yang sama. Data kode perusahaan
(juga disebut data akuntansi) didefinisikan padalevel kode perusahaan dan dihubungkan
dengan modul akuntansi keuangan dan buku besar dalam R/3. Data kode perusahaan
mendefinisikan perjanjian jangka waktu pembayaran nomor rekening rekonsialisasi buku

7
 pembantu. Setiap record master pemasok harus memiliki nomer rekening rekonsialisasi yang
menghubungkan pemasok ke buku pembantu hutang dagang. Akhirnya, data pembelian
menjelaskan kebutuhan pembelian dan didefinisikan pada level organisasi pembelian.
Record master material berisi informasi mengenai material yang diadakan, dihasilkan
atau dijual ke pelanggan. Record master material digunakan dan didistribusikan ke banyak
departemen. Komponen pengelolaan persediaan dari record R/3 adalah nilai dan kuantitas. Ini
memungkinkan R/3 untuk memasukkan dan memeriksa perpindahan barang, mengelola stok
persediaan, dan pengambilan fisik persediaan.

2. Pengendalian Siklus Transaksi pada Prokuremen

2.1 Permintaan (Penyimpanan)
Pemintaan untuk membeli diawali dari departemen pembelian. Permintaan pembelian
dimulai dari departemen penyimpanan. Permintaan pembelian juga dapat dimulai dari
departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui dalam departemen yang
membuatnya.

2.2 Pembelian

8
 Tanpa memerhatikan bagaimana atau di mana permintaan pembelian dimulai, fungsi
dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu dan
pengiriman. Bagaimana dapat dilakukan tergantung pada tingkat relatif sentralisasi dalam
fungsi pembelian di perusahaan. Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan
pembelian karena anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karena alasan
lainnya. Permintaan pembelian akan diubah atau dikembalikan ke departemen yang
membuatnya untuk dimodifikasi.
Bagian pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian
untuk suatu permintaan. Tembusan dikirimkan ke pemasok. Hutang dagang, departemen yang
membuat (gudang), dan departemen penerimaan, masing-masing memiliki akses ke pesanan
pembelian untuk memproses pesanan. Pemasok mengembalikan tembusan pesanan pembelian
ke pelanggan untuk mengakui penerimaan pesanan. Departemen yang membuat diberi tahu
bahwa pesanan pembelian telah dibuat dan pesanan diperiksa seperlunya untuk melakukan
verifikasi kelayakan kebutuhan yang diindetifikasi dalam permintaan pembelian.

9
2.3 Penerimaan
Fungsi penerimaan sebaiknya dipisahkan dari dan independen dari fungsi penyimpanan.
Bagian penerimaan memiliki akses ke pesanan pembelian dan mencocokkannya dengan
pengiriman dari pemasok. Pesanan pembelian memberikan otorisasi ke departemen
penerimaan untuk menerima pengiriman dari pemasok ketika barang telah dikirimkan.
Prosedur penerimaan harus punya peran independen untuk menghitung pengiriman dan atau
menyiapkan laporan penerimaan. Independen atau blind count pengiriman dilakukan dengan
tidak mengizinkan penghitung (counter) punya akses ke kuantitas yang ada pada pesanan
pembelian. Hal ini mengharuskan penghitung untuk menentukan jumlahnya dengan
menghitung, karena tidak mungkin hanya menyalin kuantitas dari pesanan pembelian.
Supervisor akan membandingkan kuantitas yang diterima berdasarkan penghitungan dengan
yang ada di pesanan pembelian dan kemudian menyiapkan laporan penerimaan untuk
kuantitas yang diterima. Tembusan laporan penerimaan disertakan pada tranfer pengiriman ke
penyimpanan.

10
2.4 Penyimpanan
Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian penerimaan
dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian melanjutkan ke hutang dagang.
Jika barang langsung dikirimkan ke departemen yang meminta dan bukan ke departemen
penyimpanan, supervisor departemen yang meminta mengakui penerimaan pada laporan
penjualan dan melanjutkan ke hutang dagang. Verifikasi independen penerimaan pembelian
adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen.

2.5 Hutang Dagang

Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke pemasok. Empat
dokumen-permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur-tersedia
untuk mendokumentasikan transaksi pembelian. Penggunaan sistem voucher untuk
mendukung pembayaran adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen. Sistem
voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan untuk memastikan bahwa semua dokumen
yang tepat telah dikumpulkan, diverifikan, dan diperiksa sebelum pembayaran faktur yang
sesungguhnya. Voucher yang telah disetujui dilanjutkan ke pengeluaran kas untuk

11
pembayaran. Beberapa karakteristik lainnya dari pengendalian yang patut diperhatikan
adalah:
Pembelian tidak mengendalikan barang sesungguhnya, juga tidak memiliki
pengendalian pada dokumentasi yang diperlukan untuk pembanyaran.
Penerimaan dipisah dari fungsi penjagaan (final custody) pengiriman, yakni
penyimpanan. Pengakuan dari penerimaan maupun penjagaan diperlukan sebelum
pembayaran diotorisasi.
Hutang dagang hanya menangani dokumen dan tidak dapat menerima barang dagangan
atau kas secara independen.
Permintaan pembelian diperiksa secara independen di luar pembelian. Ini sering
dilakukan oleh hutang dagang. Pemeriksaan ini memverifikasi beban akuntansi yang
tampak pada permintaan dan juga memastikan bahwa permintaan tidak dimulai dari
pembelian.
Faktur-faktur diberikan ke pembelian untuk diperiksa dan disetujui sebelumnya untuk
dikirimkan ke hutang dagang. Ini terutama penting jika pembelian memang merasa
perlu untuk mengevaluasikan faktur yang tepat.
Jangka waktu pembelian diperiksa ketepatannya oleh bagian di luar depertemen
pembelian. Pemeriksaan ini sering dilakukan oleh hutang dagang.
Pencatatan persediaan diperbaharui untuk menunjukkan penerimaan barang.
2.6 Integritas Proses Bisnis Prokuremen
Dokumentasi pembelian memastikan bahwa pengendalian individual diterima sesuai
harapan. Pesanan pembelian dan laporan penerimaan mengendalikan pembelian individual,
tetapi juga tidak mengendalikan langsung proses bisnis prokuremen. Pengendalian proses
bisnis prokuremen berpusat pada integritas hubungan pembeli-penjual. Suap, kickback dan
konflik kepentingan (seperti membeli dari saudara atau teman) adalah contoh hubungan antara
pembeli-pemasok yang tidak benar yang harus dihadapi pada proses bisnis prokuremen.
Hubungan pembeli-pemasok lebih merupakan persoalan kebijakan, bukan persoalan prosedur.
Banyak perusahaan menemukan bahwa sangat perlu untuk membuat kebijakan tertulis dan
manual prosedur untuk melindungi proses bisnis prokuremen. Kebijakan pembelian
diperlukan untuk mendapatkan penawaran yang kompetitif, yang biasanya diimplementasikan
dengan menggunakan permintaan dokumen quotation.

12
 Pembeli perlu mendapatkan penawaran yang kompetitif dengan meminta dokumen
quotation. Dokumen ini disimpan dan diperiksa oleh manajemen pembelian. Memilih suatu
penawaran dengan biaya termurah tidak selalu menjadi dasar penerimaan untuk memilih
pemasok. Metode untuk mengevaluasi dan memilih penawaran didasarkan pada atribut
pemasok, yang disebut perencanaan peringkat pemasok (vendor rating plan), yang dengan
mengevaluasi keputusan sebagai dasar pertimbangan oleh otoritas yang lebih tinggi.
Kebijakan untuk melakukan rotasi tanggung jawab seorang pembeli akan melemahkan
hubungan pembeli-pemasok, tetapi akan mengurangi kemungkinan spesialisasi pembeli.
Daftar pemasok yang disetujui (approved cendor list) disiapkan oleh fungsi yang independen,
yang digunakan untuk membatasi pilihan-pilihan pembeli pilihan-pilihan pembeli ke
pemasok, di mana pemasok telah diseleksi dan didapati bahwa mereka dapat dipercaya, bebas
dari masalah keuangan, dan bebas dari konflik kepentingan.
2.7 Pendekatan Peringkat Atribut untuk Memilih Pemasok
Pendekatan peringkat atribut (attribute rating) untuk memilih pemasok cocok jika
diperlukan pendapat dari beberapa evaluator yakni menggabungkan hasil evaluasi itu pada
waktu yang sama. Langkah yang diperlukan sebagai berikut:
Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukkan dalam evaluasi.
Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya dan
objektivitasnya.
Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada setiap atribut,
memberikan skor angka 1 sampai dengan 10 atau skala yang lain.
Menjumlahkan evaluasi individu dengan menghasilkan setiap peringkat angka atribut
dengan bobotnya, kemudian menjumlahkan semua evaluasi dengan menambahkan
semua skor bersama-sama.

3. Proses Bisnis Pengeluaran Kas

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran kas aktual
yang biasa digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran dibatasi pada
jumlah kecil yang diambil dan dipertanggungjawabkan sebagai dana imprest kas kecil.
Konsep dana Imprest tidak dibatasi untuk pengendalian kas kecil. Dana imprest penggajian
dan pembebanan imprest dan dana biaya adalah biasa pada perancangan sistem. Dana imprest

13
adalah dana yang dikelola pada jumlah yang telah ditentukan. Setiap waktu jumlah kas yang
dimiliki ditambah dokumen untuk pengeluaran-pengeluaran harus dengan jumlah yang telah
ditentukan. Secara periodik, dana imprest diisi; pengeluaran-pengeluaran yang telah di dokumen
diperiksa dan disetujui dan cek dikeluarkan untuk dana sejumlah tertentu agar jumlah dana sama
dengan jumlah dana yang telah ditentukan. Pemeriksaan terpisah imprest juga digunakan untuk
mengelola gaji dan kategori biaya lainnya, seperti pembiayaan dividen.
Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah penggunaan sistem voucher
untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan pengeluaran kas, dan
rekonsiliasi bank secara independen.

3.1 Hutang Dagang

Departemen hutang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung
pengeluaran kas. Seperti diilustrasikan pada gambar 8.2, dokumen-dokumen itu adalah
permintaan pembelian, pesanan pembeliab, laporan penerimaan, dan faktur pemasok.
Dokumen-dokumen ini diperiksa, dinyatakan lengkap, dan diproses untuk pembayaran pada
tanggal jatuh tempo faktur.
Hutang dagang merupakan awal proses pembayaran meliputi, menghitung jumlah yang
jatuh tempo, dikson (jika ada), dan item lainnya. Cek voucher disiapkan untuk setiap voucher.
Cek voucher diposting ke register voucher. Total posting ini disiapkan dan dilanjutkan
diposting di buku besar hutang dagang dan diringkas pada ayat jurnal. Pemrosesan voucher
mencakup pemrosesan distribusi biaya. Voucher dibebankan pada unit organisasional yang
diidentifikasikan dengan nomor rekening pada voucher. Cek dan voucher yang disetujui dan
dilanjutkan ke pengeluaran kas dan ayat jurnal ke buku besar.
3.2 Pengeluaran Kas
Cek voucher dan voucher diterima dari departemen hutang dagang. Setelah cek voucher
dan voucher diperiksa, ditandatangani dan dicap kemudian disimpan sesuai nomornya.
Selanjutnya cek dan voucher diposting ke register cek. Kontrol total dari jumlah yang telah
diposting disiapkan dan direkonsiliasi dengan voucher yang diterima dari hutang dagang. Cek
voucher langsung dilakukan pembayaran. Kontrol total dilanjutkan ke buku besar.
3.3 Buku Besar

14
 Ayat jurnal diterima dari hutang dagang dan kontrol total dari pengeluaran kas
direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat jurnal dan kontrol total disimpan
menurut tanggal.
3.4 Audit Internal
Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama dengan laporan bank. Rekonsiliasi
bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pengeluaran kas.
3.5 Sistem Voucher
Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan. Pengendalian sesungguhnya
pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang menunjukkan seluruh
transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran. Otorisasi dapat dilakukan dengan
menandatangani formulir secara fisik pada paket voucher, menyiapkan suatu dokumen untuk
mengotorisasi entri pada register voucher, atau memasukkan data ke dalam komputer. Proses
pemeriksaan akhir ini menunjukkan bahwa prosedur telah diotorisasi selayaknya dan
dilengkapi sesuai dengan spesifikasi sistem. Ini adalah proses pemeriksaan, bukan
penandatanganan cek, yaitu pengendalian. Hal ini menjadi jelas dengan menggunakan
aplikasi komputer di mana cek ditandai cap tanda tangan dengan tingkat kecepatan sratus
cek per menit.
Sistem hutang dagang secara khusus mengelola buku pembantu dari rekening kreditur,
memposting faktur dan membayar setiap rekening kreditur. Hutang dagang pada umumnya
berkaitan dengan rekening perdagangan, di mana sistem voucher hutang dagang meliputi
semua sistem voucher hutang dagang, rekening individual untuk kreditur tidak perlu
disimpan. Sistem voucher mengelola register voucher atau alternatif lain, file paket voucher
dalam numerik atau urutan yang lain. Beberapa voucher berkaitan dengan kreditur yang sama,
tetapi tidak demikian dengan rekening tunggal dalam sistem hutang dagang. Jika informasi
untuk kreditur individual diperlukan, tembusan voucher dapat digunakan untuk menghasilkan
informasi. Banyak file voucher hutang dagang dikelola pada banyak sistem karena infomasi
hutang dagang penting untuk perencanaan keuangan jangka pendek.
Sistem voucher terpusat pada voucher. Voucher dapat terdiri dari berbagai bentuk, dari
formulit sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi voucher-check (Gambar 8.3). suatu
voucher menunjukkan nama, alamat pemasok, deksripsi faktur, total atau jumlah bersih jatuh
tempo, dan rekening yang akan dibebankan (distribusi). Pada aplikasi komputer, banyak

15
 dokumen dimasukkan dalam voucher dengan dikodekan dan diproses dengan komputer.
Sistem voucher diimplementasikan dengan cap pada faktur atau pesanan pembelian dengan
cap voucher dan pendokumentasian voucher pada dokumen aslinya. Capa voucher adalah
wilayah pada dokumen untuk otorisasi tanda tangan, nomer dokumen, tanggal, dan
sebagainya.
Formulir voucher sendiri tidak signifikan. Sistem voucher dapat dioperasikan tanpa
voucher yang dapat dibaca oleh manusia. Pada kasus ini, voucher adalah entri yang disetujui
di dalam register voucher, beberapa tipe dari file komputer. Referensi untuk dokumen,
bukannya dokumen itu sendiri, disediakan di dalam register dan entri voucher berada dalam
pengendalian numerik.
3.6 Posting Hutang Dagang
Pertanyaan dasar pada perancangan sistem voucher berkaitan dengan kapan faktur-
faktur diposting ke hutang voucher. Khususnya, kapan kewajiban dibukukan (tidak termasuk
periode akhir akrual) ? Setelah faktur disetujui untuk pembayaran, faktur akan disimpan
sampai tanggal jatuh tempo dan secara formal diposting pada saat itu; alternatif lain, akan
dibukukan pada saat disetujui (yang berbeda dengan tanggal jatuh tempo). Karena banyak
perusahaan berusaha membayar faktur-fakturnya pada tanggal jatuh tempoh untuk
memaksimalkan modal kerjanya, pertanyaan yang berkaitan adalah, apakah ada pencatatan
formal untuk jumlah yang dimiliki kreditur? Jika faktur dibukukan pada tanggal jatuh tempo,
tidak ada pencatatan formal dari faktur yang belum dibayar karena kewajiban akan segera
batal oleh pembayaran. Jika faktur dibukukan pada tanggal persetujuan, pencatatan formal
untuk kewajiban masih ada. Keuntungan cara ini adalah pada biaya : register voucher (atau
file voucher) sekarang harus dicari atau diurutkan menuru tanggal jatuh tempo untuk
memudahkan pembayaran. Secara khusus, register voucher digunakan untuk pengendalian
numerikal ketika faktur-faktur dibukukan pada saat disetujui.

Allied Service Inc Voucher Number

2368 N. Main St. 186549
Solon, Michigan 39843

16
 Ref.
Date No Amount Discount Balance Verification Line Memo
10-02-
XX 448963 125.00 125.00 186674.00
10-10-
XX 589341 75.50 200.50 186874.50
10-25-
XX 623892 345.50 6.91 539.09 187413.59

The ABC Company 1684 62 - 186

Some Place, SC 26923 132

Pay Date Check No. Pay Exactly

To the 10-25-XX 1684 $ 539.09
Order of Allied Service
Inc.

The First Bank

Someplace, SC
Authorized Signature

Menyiapkan voucher untuk faktur individual ketika beberapa faktur menunjuk pada
pemasok yang sama pada periode yang sama akan menghasilkan beberapa seri cek untuk
pemasok yang sama pada bulan yang sama. Cara ini tidak efisien. Oleh karena itu, banyak
perusahaan menggunakan built up voucher system. Buil up voucher system merupakan
akumulasi beberapa faktur dari pemasok yang sama dan membayarnya dengan cek tunggal.
Buil up voucher system sebenarnya adalah sistem hutang dagang. Setelah beberapa
faktur disetuju, faktur akan diurutkan dan diakumulasikan menurut pemasok atau nomer
voucher. Pembayaran akan dilakukan pada akhir bulan atau tanggal jatuh tempo. Prosedur

17
 buil up voucher yang baru saja dijelaskan adalah sistem akrual penuh: voucher hutang dagang
mengganti hutang dagang pada buku besar.
Ada tiga file yang diperlukan untuk mengelola informasi yang berguna : (1) file yang
disetujui, tetapi faktur belum dibayarkan, dengan akses ke tanggal jatuh tempo untuk
pembayaran, (2) file faktur yang telah dibayar, biasanya berdasarkan numerik, dan (3) file
pemasok yang menunjukkan baik jumlah yang terbayar maupun yang belum, yang diurut
kode pemasok. Pada sistem manual, file ini diperoleh dari salinan voucher yang disimpan.
Pada sistem komputer, file terpisah dikelola, atau pemrosesan database akan menghasilkan
hasil yang sama tanpa memiliki tiga file yang terpisah.
Konsep voucher akan membantu prosedur pengeluaran pada banyak organisasi ketika
pencatatan dasar diperlukan dan otorisasi yang mencukupi dan pengendalian pengeluaran
merupakan hal yang penting. Voucher yang sudah dibayar dapat disimpan urut numerikal
untuk memberikan dokumentasi untuk setiap jumlah yang sudah dibayar. Prosedur seperti itu
akan menyediakan pencatatan dokumentasi yang rapi dan baik dan menciptakan pengelolaan
kas yang baik.

4. Proses Bisnis Sumber Daya Manusia

Bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan
sistem informasi yang memproses informasi sumber daya manusia. Sistem sumber daya manusia
menyediakan alat untuk menyiapakan dan mengelola informasi yang relevan dengan struktur
organisasi. Daftar pekerjaan yang ada di dalam organisasi, daftar deskripsi pekerjaan dan daftar
kualifikasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan adalah contoh dari informasi sumber daya
manusia yang relevan dengan struktur organisasi. Sistem sumber daya manusia menyediakan alat
untuk memproses data karyawan, seperti alamat karyawan, penggajian, dan histori karyawan.
Bagian ini akan mengilustrasikan konsep proses bisnis sumber daya manusia dengan melihat
karekter dasar dari kompenen sumber daya manusia dari SAP R/3

4.1 Pemrosesan SDM pada SAP R/3

Modul sumber daya manusia pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani
tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi, pada lingkungan online. SAP
R/3 terdiri dari dua modul sumber daya manusia yaitu 1) Modul Administrasi (HR-PA), dan
2) Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD).

18
 Modul administrasi personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail
karyawan, data gaji, dan data kinerja karyawan. Model perencanaan dan pengembangan
personel (HR-PD) menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur
organisasi. Struktur organisasi diwakili dengan hierarki administrasi dimana setiap unit pada
perusahaan melapor ke unit organisasi pusat. Tipe hubungan hierarki ini dikenal dengan nama
orang tua-anak (parent-child) atau hubungan subordinasi-orang tua (parent-subordinate
relationship). Suatu unit dapat berupa suatu cabang, departemen, tim proyek, dan sebagainya.
Setiap unit dilakukan oleh manajer, dan setiap unit dialokasikan posisinya ke karyawan
individual yang ditugaskan. Fungsi lain pada HR-PD meliputi tempat kerja dan deskripsi
pekerjaan, informasi perencanaan karier, dan perencanaan shift.
Komponen manajemen waktu merupakan yang terpenting dan sering digunakan pada
modul sumber daya manusia. Modul ini melakukan pencatatan waktu dan evaluasi waktu
untuk mencatat ketidakhadiran karyawan dan informasi kehadiran. Modul ini biasanya
diimplementasikan pada perusahaan manufaktur atau jasa dimana karyawan bekerja dengan
shift dan memonitor kehadiran adalah operasi manajemen yang kritis. Komponen ini dapat
diimplementasikan dengan menggunakan pencatatan waktu positif atau negatif. Pencatatan
waktu negatif tidak begitu kompleks karena hanya pengecualian saja yang perlu dicatat. Pada
pencatatan waktu positif, semua informasi kehadiran dan ketidakhadiran harus dimasukan.
Cara ini memerlukan suatu sistem, misal kartu pencatatan atu kartu elektronik, untuk
mencatat informasi yang diperlukan.
Komponen penggajian dapat menghitung pembayaran berdasarkan informasi akumulasi
kehadiran pada komponen waktu atau berdasarkan jumlah yang tetap per periode
pembayaran. Pengurangan untuk pajak, pembayaran medis, dan sebagainya dibuat
berdasarkan variasi tipe penggajian yang telah didefinisikan sebelumnya. Penggunaan tipe
data yang telah didefinisikan atau cetak biru merupakan karakteristik penting dari sistem ERP
seperti SAP R/3
Komponen biaya perjalanan dari HR-PA digunakan untuk memproses biaya karyawan
di bank. Data biaya dimasukkan dan diotorisasi dan membayar jumlah yang benar ke rekening
karyawan di bank. Modul ini juga mendukung proses rekrutmen. Modul dapat melacak
pekerjaan yang kosong dan calon pelamar yang dipertimbangkan untuk mengisi tempat yang
kosong itu. Beberapa posisi yang ditandai kosong dalam modul HR-PA dapat diakses secara

19
otomatis dalam komponen rekrutmen pada HR-PA. Modul ini dapat mencatat detail pelamar
dan kemajuan yang telah dibuat dengan memproses lamarannya. Modul ini dapat
menghubungkan pelamar dengan sumber yang menyebabkan mereka melamar, seperti iklan
di surat kabar. Hal ini memungkinkan manajer sumber daya manusia mengevaluasi efisiensi
dari metode rekrutmen yang berbeda.
4.2 Struktur Data SDM
Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data
sumber daya manusia terdiri dari tiga elemen :
4.2.1 Data Master
Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit
organisasi, profil Kerjaan, karyawan, dan pelatihan. Pada banyak proses bisnis, data pada
record master sering direferensikan, tetapi jarang diganti. Bagaimanapun, record master
sumber daya manusia menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi. Sebagai
contoh, perubahan master data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang
terjadi. Seperti contoh yang diilustrasikan, sistem inforrnasi sumber daya manusia
difokuskan pada pengelolaan record data dan bukan pada proses transaksi.
4.2.2 Organisasi Data
Data diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan event
personel. Infotype adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data yang
dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan. Dalam istilah database, infotype adalah
suatu segmen. Data personel karyawan data pembayaran karyawan, data persetujuan
karyawan, dan jadwal kerja merupakan infotype yang umum dalam sumber daya manusia.
Infotype yang baru atau yang disesuaikan dengan kebutuhan dapat didefinisikan
seperlunya. SAP R/3 menawarkan sejumlah infotype yang khusus untuk sistem pajak atau
sistem tunjangan dari berbagai negara. Cetak biru infotype ini dimasukkan dalam
implementasi sumber daya manusia, jika diperlukan.
Infotype akan berubah terus dan biasanya penting untuk tetap menggunakan versi
lama sebagai cara untuk melacak perubahan pada pengelolaan sumber daya manusia dan
pencatatan personel. Validitas data ditentukan untuk setiap infotype agar infotype tetap
unik dan untuk mencegah penulisan ulang ketika infotype diperbarui. Field data
ditambahkan ke infotype untuk mengindikasi periode tanggal awal dan akhir sebagai

20
pertimbangan validasi infotype. Oleh karena itu, beberapa Infotype untuk objek yang sama,
ada pada saat bersamaan, tetapi hanya ada satu yang valid. Infotype yang dibatasi adalah
infotype yang melakukan validitas pada tanggal akhir.
Sistem mempunyai fungsi untuk membuat dan memanipulasi infotype dan juga
menampilkannya. Fungsi create akan menambah satu infotype baru yang kosong dengan
default tanggal validitas dari tanggal mulai sampai dengan tanggal akhir suatu periode.
Dalam istilah R/3, akhir periode adalah 31/12/9999. Jika infotype yang ada sudah tersedia
ketika sebuah infotype akan dibuat, maka ia akan dibatasi secara otomatis. Fungsi
menyalin, menghapus dan mendaftar dapat didukung.
Event personel adalah sebuah grup infotype. Event dibuat untuk menyederhanakan
entri transaksi sumber daya manusia. Event personel secara khusus dirancang untuk
digunakan di dalam perusahaan dan mudah untuk disesuaikan dalam R/3. Sebagai contoh,
event memperoleh tenaga kerja dicatat sebagai transaksi dengan memasukkan semua
infotype yang diperlukan untuk membuat karyawan yang baru. Layar input dirancang
untuk menampilkan dan menunggu masukan untuk infotype. Event perubahan pekerjaan
dimasukkan dalam layar yang menampilkan semua yang diperlukan infotype untuk
mengubah pekerjaan karyawan dalam organisasi. Sebagai contoh, entri untuk karyawan
yang menikah akan memerlukan lebih banyak informasi. Sistem juga menghitung tanggal
berakhirnya periode percobaan karyawan baru. Sistem juga dapat membuat posisi kosong
jika karyawan yang ada dalam posisi itu dipindahkan atau keluar dari organisasi..

4.2.3 Objek SDM

Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf sebagai
identifikasi. Kode untuk objek karyawan adalah P. Setiap karyawan juga punya nomer
personel unik untuk mengidentifikasi dirinya melalui sistem informasi. Kode untuk objek
pekerjaan adalah C. Suatu pekerjaan merupakan deskripsi yang umum. Suatu pekerjaan
tidak identik dengan posisi sesungguhnya dalam organisasi sumber daya manusia. Kode
untuk objek kualifikasi adalah Q. Kualifikasi adalah keahlian yang diperlukan untuk
suatu pekerjaan, seperti tingkat pendidikan, pengalaman kerja atau kenampuan. Kode
untuk unit organisasi adalah O. Suatu unit organisasi adalah wilayah atau bagian dari
organisasi, seperti departemen akuntansi. Kode untuk objek posisi adalah S. Suatu posisi
adalah pekerjaan yang diberikan dalam suatu unit organisasi. Setiap unit organisasi terdiri

21
 dari satu atau lebih posisi. Setiap posisi memiliki pekerjaan tertentu dan memiliki satu atau
lebih kualifikasi jika ini diperlukan untuk mendefinisikan pekerjaan lebih lanjut. Kode
untuk objek pusat biaya adalah K. Data pusat biaya digunakan untuk mendapatkan dan
menentukan biaya sumber daya manusia yang terjadi. Sebagai contoh, biaya yang sering
dibebankan ke pusat biaya.
Berikut ini merupakan ilustrasi penggunaan objek sumber daya manusia. Unit
organisasi departemen pemasaran memiliki lima posisi. Setiap posisi punya deskripsi
pekerjaan. Posisi-posisinya terdiri dari satu posisi manajer, satu posisi supervisor, dan tiga
posisi penjual. Sebagai tambahan posisi manajer dikualifikasikan dengan kualifikasi
memiliki kemampuan berbahasa Jepang departemen pemasaran sering melakukan
koresponden dengan kantor cabang orang Jepang.

5. Pengendalian Siklus Transaksi pada Proses Penggajian

Gelinas (2008) menyatakan bahwa proses penggajian merupakan suatu struktur yang
berinteraksi untuk menciptakan arus informasi untuk mendukung rutinitas pekerjaan dari
departemen penggajian, karena proses penggajian berfungsi untuk menjaga catatan yang berisi
data untuk pajak, gaji dan tunjangan, pelaporan kehadiran, ketepatan waktu, dan membayar
karyawan untuk pekerjaan yang dilakukan.
Proses penggajian sangat kompleks. Pada perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur
yang paling kompleks dalam operasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak untuk gaji;
regulasi dan tarif berubah secara konstan, sebagai dampaknya sistem penggajian sering
memerlukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi
hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai.
Pada hukum mana pun, kelalaian tidak dapat diampuni. Adalah tanggung jawab analis sistem
untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.
Karakteristik utama dari ilustrasi flowchart dokumen proses penggajian adalah pemisahan
fungsi-fungsi berikut ini:
5.1 Personel
Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam
penggajian perusahaan, melalui spesifikasi tarif pembayaran dan megotorisasi semua
potongan dari pembayaran. Semua perubahan seperti penambahan atau penghapusan

22
karyawan, perubahan tarif pembayaran atau perubahan level potongan dari pembayaran, harus
diotorisasi oleh personel kantor. Fungsi personel berbeda dengan pencatat waktu dan fungsi
penyiapan gaji.

5.2 Pencatat Waktu

Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan
kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets). Pada perusahaan pemanufakturan,
karyawan yang bekerja dengan ukuran jam (hourly employee), dicatat kehadirannya
berdasarkan jam yang digunakan untuk bekerja. Pada akhir periode pembayaran, kartu
pencatat waktu (atau laporan kehadiran) akan menunjukkan jumlah waktu yang dipakai
karyawan untuk bekerja dan waktu di mana ia berharap menerima gaji.
Pencatat waktu bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat
waktu alau laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan
ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi. Laporan ringkasan waktu kerja
menunjukkan pekerjaan karyawan yang diberikan dalam produksi, dan kemudian melanjutkan
kartu pencatat waktu ke departemen penggajian.
Karyawan yang digaji bulanan (salaried employee) tidak menggunakan dasar jam
seperti halnya karyawan yang bekerja dengan ukuran jam. Jika tidak ada keburuhan akuntansi
akan pencatat ini, maka diperlukan persetujuan dari supervisor untuk memulai proses
penggajian. Jika karyawan digaji bulanan, diperlukan laporan kehadiran..
5.3 Penggajian
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan
menyiapkan penggajian. Perhatikan bahwa penyiapan gaji independen dari penyiapan data
input yang digunakan sebagai dasar membayar laporan kehadiran dan data personel. Data
personel diterima dari kantor personel. Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu.
Register penggajian menunjukkan perhitungan pembayaran bersih (pembayaran kotor
dikurangi dengan potongan-potongan dari pembayaran) slip gaji dikirimkan ke pengeluaran
kas untuk ditandatangani, ditinjau, dan didislribusikan. Tembusan register penggajian
dikirimkan ke hutang dagang untuk memulai pencatatan suatu voucher penggajian. Beberapa
karakteritisk lain untuk diperhatikan adalah:

23
 1) Penggunaan rekening penggajian imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk
memudahkan rekonsiliasi.
2) Rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajian
3) Penggunaan master pembayaran independen. Orang yang mendistribusikan
pembayaran independen dari personel, pencatat waktu, dan yang menyiapkan gaji.
Personel kantor, departemen pencatat waktu atau departemen penggajian tidak
mempunyai akses ke slip gaji yang dikeluarkan.
5.4 Persyaratan Pemrosesan Penggajian
Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar karyawan, seperti
nama, alamat besar gaji, dan potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji. Register atau
jurnal penggajian harus dikelola untuk mendokumentasikan gaji sesungguhnya. File-file yang
diperlukan untuk laporan pemerintah, tabel pajak yang digunakan dalam pemrosesan, pensiun,
perencanaan turra jangan kesehatan dan perencanaan yang sejenis merupakan contoh
informasi yang diperlukan untuk mendukung prosedur penggajian.
Social Security dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa pajak berdasarkan
penggajian. Federal Insurance Contribution Act (F.l.C.A) menetapkan bahwa karyawan akan
memperoleh kontribusi dana yang sama untuk usia tua, keselamatan, cacat, dan tunjangan
asuransi rumah sakit untul seliap individu dan keluarganya. Kontribusi didasarkan pada tarif
pajak yang dibebankan pada gaji kotornya. Perusahaan melakukan potongan untuk pajak
F.l.C.A dari setiap gaji karyawan setiap periodenya. Perusahaan akan mencocokkan
potongan-potongan tersebut dan membayarkannya ke pemerintah.
Federal Social Security Act dan Federal Unemployment Tax Act menyediakan
perencanaan asursi untuk pengangguran. Perusahaan dengan karyawan yang dilindungi,
dipekerjakan dalam set 20 minggu selama tahun kalender. Pembayaran ke pemerintah federal
dilakukan secara kuartalan. Tunjangan pengangguran disediakan oleh sistem yang dibuat oleh
negara bagian masmg-masing. Pendapatan dari pemerintah federal di bawah undang-undang
digunakan untuk menutup biaya admmistrasi negara bagian dan perencanaan pengangguran
federal, sama juga untuk menyedia tambahan tunjangan bagi pengangguran.
Kompensasi pengangguran tidak sama untuk semua negara bagian [Amerka Seriakat],
tetapi semua negara bagian berpartisipasi dalam program asuransi pengangguran negara
bagian federal. Aturan federal ini diterapkan untuk semua perusahaan untuk satu atau lebih

24
karyawan. Pembayar pajak biasanya diperlukan pada atau sebelum tanggal akhir bulan
mengikuti setiap kuartal kalender. Banyak negara bagian memiliki perencanaan tarif manfaat
yang mengizinkan pengurangan dalam tarif pajak untuk perusahaan yang membuat pencatatan
yang tetap.
Pajak penghasilan federal untuk upah individual dikumpulkan dalam periode di mana
upah dibayarkan. Dengan sistem bayar saat pulang perusahaan perlu menahan bagian dari
laba karyawannya. Jumlah yang ditahan tergantung pada jumlah laba dan jumlah pembebasan
yang disetujui oleh karyawan. Sertifikat ini tetap pembebasan jumlah yang ditahan harus
disiapkan untuk setiap karyawan. Sertifikat akan menyatakan jumlah pembebasan yang
menjadi hak karyawan. Sertifikat tetap untuk perusahaan, yang menghitung jumlah pajak
yang ditahan. Regulasi yang sekarang mengunakan sistem bertingkat untuk tunjangan pajak
yang ditahan sehingga jumlahnya diperkirakan sama dengan tarif yang digunakan dalam
penghitungan kewajiban pajak individual pada akhir tahun.
Perusahaan melaksanakan bisnis antar negara bagian yang diperlukan oleh Federal Fair
Labor ndard Act (yang juga dikenal dengan Wages and Hours Law), untuk membayar
kelebihan jam kerja an tarif minimum satu atau satu setengah dari tarif reguler untuk jam
kerja yang melebihi 40 jam dalam seminggu. Banyak perusahaan juga membayar kelebihan
jam untuk jam kerja malam dan untuk bekerja pada hari Minggu atau hari libur.
Perusahaan harus memerhatikan polongan pajak yang dikenakan pada semua karyawan.
Perbedaan tampak antara karyawan dengan kontraktor independen. Akuntan publik, arsitek,
pengacara dan orang lain yang memberikan jasa ke suatu perusahaan dengan fee, tetapi tidak
dikendalikan atau diatur oleh klien, adalah bukan karyawan. Mereka adalah kontraktor
independen dan jumlah yang dibayarkan kepada mereka tidak dikenai pajak.
Pada akhir setiap kuartal, perusahaan perlu menyimpan pengembalian kuartalan dari
Form 941 atau 9841A dan membayar saldo pajak yang belum didepositkan. Jika pajak telah
didepositkan semuanya, tambahan 10 hari masih diperbolehkan. Pengembalian ini digunakan
untuk menutup laba yang ditahan dan pajak F.I.C.A untuk semua karyawan.
Pada atau sebelum tanggal 31 Januari, setiap perusahaan perlu memberikan ke setiap
karyawan form W-2 Wage and Tax Statement yangg telah lengkap. Perusahaan perlu
melanjutkan tembusan formulir W-2 dengan Form W-3 pada atau sebelum 28 Pebruari ke
pemerintah. Demikian juga pada atau sebelum 31 Januari perusahaan harus menyimpan Form

25
940 (Employer's Annual Federal Unemployment Tax Return).Informasi dasar mengenai apa
yang diperlukan oleh pemerintah USA mengenai penggajian ada pada publikasi Circular E
Employers Tax Guide yang ada pada Department of Treasury Internal Revenue Service.
Publikasi ini berisi semua informasi terakhir mengenai undang-undang terbaru dan informasi
rinci yang diperlukan oleh perusahaan.
Publikasi ini juga menjelaskan bagaimana mengisi semua forrnulir dan laporan yang
diperlukan, bagaimana menghitung pajak dan bagaimana dan kapan melakukan deposit dan
pembayaran, dan juga disediakan tabel pajak. Suatu perusahaan yang tidak memiliki publikasi
tersebut atau akses ke informasi tersebut, cepat atau lambat akan membuat kesalahan pada
prosedur penggajian dan akan dikenai biaya penalti.

Tanggal Kejadian

31 Januari Form 32 (Wage and Tax Statement) diberikan ke karyawan

31 Januari Form 941 (Employers Quartely Federal Tax Return)

dibayarkan untuk kuartalan pada awal tahun kalender.

31 Januari Form W-3 (Transmittal of Wage and Tax Statements)

dibayar dengan Copy A untuk setiap Form W-2; Form 1096
(Transmittal) untuk setiap 1099-Misc.

28 Pebruari Form W-3 (Transmittal of Wage and Tax Statements)

dibayar dengan Copy A untuk setiap Form W-2; From 1096
(Transmittal) untuk setaip 1099-Misc.

28 Pebruari Salinan Form 1096 dibayar degnan State Copy dari Form
1099-Misc

15 Maret File form 1120 atau 1120-S (Federal Corporate Income Tax
Retum untuk tahun kalender).

30 April Form 941 dibayar kuartal pertama

31 Juli Form 941 dibayar kuartal kedua

26
 31 Oktober Form 941 dibayar kuartal ketiga

KESIMPULAN

Prokuremen adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan, dan
mendapatkan barang atau jasa. Proses bisnis prokuremen meliputi: Menentukan Kebutuhan,
Memilih Sumber Daya, Permintaan untuk Quotation, Memilih Pemasok, Menerbitkan Pesanan
Pembelian, Penerimaan Barang, Verifikasi Faktur, Pembayaran Kepada Pemasok, dan Record
Master. Sistem ERP memiliki kemampuan memproses dan menyimpan sejumlah besar informasi

27
yang berkaitan dengan proses bisnis pengeluaran, juga penyimpanan dan pemrosesan data dalam
proses bisnis prokuremen dengan SAP R/3.
Pengendalian Siklus Transaksi pada Prokuremen meliputi pemisahan fungsi-fungsi yaitu:
Permintaan (Penyimpanan), Pembelian, Penerimaan, Penyimpanan, Hutang Dagang, dan Buku
Besar. Pendekatan Peringkat Atribut untuk Memilih Pemasok merupakan faktor penting dalam
sistem aplikasi pembelian secara keseluruhan.
Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek seperti halnya pengeluaran
kas actual. Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah penggunaan sistem
voucher untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan pengeluaran
kas, dan rekonsiliasi bank secara independen.
Proses Bisnis Sumber Daya Manusia berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan sistem
informasi yang memproses informasi sumber daya manusia. Sistem sumber daya manusia
menyediakan alat untuk memulai dan memproses informasi mengenai struktur organisasi, data
karyawan, seperti alamat karyawan, penggajian, dan histori karyawan. Pengendalian siklus
transaksi pada proses bisnis pengeluaran meliputi: personel, pencatat waktu, akuntansi
penggajian dan buku besar.

28
 DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H., Hopwood, William S.,2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9.
Yogyakarta: Andi.

Manik, Tumpal. 2014. Diktat Kuliah Sistem Informasi Akuntasi. Tanjung Pinang, Kepulauan
Riau: Universitas Maritim Raja Ali Haji.

Susanto, Ridlo Dwi. 2012. Rancangan Manufacturing Information System Untuk Mengurangi
Bullwhip Effect Pada Supply Chain Management PT. Nippon Indosari Corpindo Tbk.
Surabaya: Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Airlangga

______. 2014. siadyahdanayusetia.blogspot.com. Diakses pada tanggal 28 Oktober 2017

29