KEGIATAN AKUNTANSI

Laporan keuangan umum termasuk neraca dan laporan laba rugi. Neraca
adalah ringkasan saldo akun seperti kas yang dimiliki; jumlah yang terhutang
kepada perusahaan oleh pelanggan; biaya persediaan bahan baku dan barang
jadi; nilai aset tetap seperti bangunan; jumlah terhutang kepada vendor, bank, dan
kreditur lainnya; dan jumlah yang telah diinvestasikan investor di perusahaan.
Neraca memberikan ikhtisar tentang kesehatan keuangan perusahaan.
Sedangkan laporan laba rugi (P&L), menunjukkan pendapatan dan pengeluaran
perusahaan serta laba atau rugi untuk jangka waktu tertentu (biasanya
seperempat atau satu tahun).
Akuntansi manajerial berkaitan dengan penentuan biaya dan profitabilitas
aktivitas perusahaan. Sementara informasi tingkat tinggi yang muncul dalam
neraca dan laporan laba rugi perusahaan menunjukkan apakah suatu perusahaan
menghasilkan keuntungan secara keseluruhan, tujuan akuntansi manajerial
adalah untuk memberi manajer informasi terperinci untuk membuat keputusan
yang tepat, membuat anggaran, menentukan profitabilitas perusahaan, produk
tertentu, wilayah penjualan, atau kampanye pemasaran, dan sebagainya.

Menggunakan ERP untuk Informasi Akuntansi

Perusahaan membangun sistem yang tidak terintegrasi ini terutama untuk

menangani kebutuhan masing-masing area fungsional, dan yang kedua untuk
menyediakan data ke akuntansi sehingga akuntansi dapat memelihara
pembukuan, yaitu memelihara catatan semua transaksi keuangan. Pembagian
data, tidak terjadi secara real time, sehingga data Akuntansi sering kedaluwarsa.
Data yang dibagikan bukan satu-satunya informasi yang diperlukan akuntansi
untuk menyiapkan laporan bagi manajemen, akuntan dan pegawai area fungsional
harus menghabiskan banyak waktu melakukan penelitian tambahan untuk
membuat laporan tersebut.

Dalam akuntansi, akun perusahaan disimpan dalam catatan yang disebut

buku besar. Dalam system SAP ERP, input ke buku besar terjadi bersamaan
dengan transaksi bisnis dalam modul tertentu. Banyak modul SAP ERP
menyebabkan data transaksi dimasukkan ke dalam buku besar, antara lain:
 1. Sales and Distribution (SD); mencatat penjualan dan kemudian membuat
entri piutang,
2. Management Material (MM); mengontrol pembelian dan mencatat
perubahan inventaris. Penerimaan barang dari pesanan pembelian
membuat entri hutang dalam buku besar,
3. Financial Accounting (FI); mengelola item piutang dan hutang dagang yang
masing-masing dibuat dalam modul SD dan MM.
4. Controlling (CO); melacak biaya yang terkait dengan memproduksi produk.
Untuk mendapatkan keuntungan.yang tepat tentang harga dan promosi
produk, serta investasi modal.
5. Human Resources (HR); mengelola perekrutan, kompensasi,
pemberhentian, dan pesangon karyawan, serta mengelola tunjangan dan
menghasilkan daftar gaji.
6. Asset Management (AS); mengelola pembelian aset tetap (pabrik dan
mesin) dan penyusutan terkait.

MASALAH PENGAMBILAN KEPUTUSAN OPERASIONAL: MANAJEMEN

KREDIT

Data akuntansi yang kedaluwarsa atau tidak akurat yang dihasilkan dari
sistem informasi yang tidak terintegrasi dapat menyebabkan masalah saat
perusahaan membuat keputusan operasional.

Manajemen Kredit Industri

Industri rutin menjual kepada pelanggan secara kredit; namun manajemen

keuangan yang baik mensyaratkan bahwa kredit yang diberikan kepada
pelanggan hanya sebesar itu. Pada titik tertentu, pelanggan harus melunasi
sebagian hutangnya untuk membenarkan kepercayaan yang telah ditunjukkan
penjual (sehingga penjual dapat mengubah piutang menjadi uang tunai).
Manajemen kredit memerlukan keseimbangan antara pemberian kredit yang
cukup untuk mendukung penjualan dan memastikan perusahaan tidak kehilangan
terlalu banyak uang dengan memberikan kredit kepada pelanggan yang akhirnya
gagal memenuhi kewajiban kredit mereka.

Jika Akuntansi terus memperbarui pembukuan dan dapat memberikan

saldo piutang saat ini ke pemasaran dan penjualan bila diperlukan, maka batas
kredit dapat dikelola dengan baik. Pemasaran dan Penjualan dapat
membandingkan batas kredit pelanggan dengan jumlah saldo terutang yang
akurat (ditambah nilai pesanan) untuk mengambil keputusan. Namun, dalam
sistem yang tidak terintegrasi, Akuntansi mungkin tidak segera mencatat penjualan
dan/atau penerimaan pembayaran saat terjadi. Dalam hal ini, saldo piutang tidak
akan lancar.

Prosedur Manajemen Kredit Fitter

Pesanan baru yang masuk ke Fitter mengacu pada cetakan mingguan dari
saldo pelanggan saat ini dan batas kredit untuk melihat apakah kredit harus
diberikan. Dengan asumsi pesanan pelanggan tidak akan menimbulkan masalah
batas kredit, Ketika petugas penjualan memasukkan penjualan dalam sistem entri
pesanan penjualan, yang merupakan program komputer yang berdiri sendiri.

Keakuratan proses penyesuaian tergantung pada apakah gudang

mengirimkan perubahan pesanan ke bagian akuntansi secara tepat waktu. Data
penjualan ditransfer ke Akuntansi dengan mentransfer file pada akhir setiap hari.
Petugas akuntansi menggunakan data yang ditransfer dari sistem penjualan untuk
menyiapkan faktur pelanggan. Setelah membuat faktur, Akuntansi membuat entri
akuntansi pengakuan pendapatan standar: debit ke piutang dan kredit ke
penjualan untuk jumlah yang ditagih.

Akuntansi memproses pembayaran pelanggan. Petugas menerima dan

menangani cek secara manual. Mereka memasukkan data dalam program
akuntansi, meningkatkan saldo kas dan mengurangi saldo piutang untuk
memperbarui akun pelanggan.

Manajemen Kredit dalam SAP ERP

SAP ERP memungkinkan perusahaan untuk menetapkan batas kredit

untuk setiap pelanggan. Perusahaan dapat mengonfigurasi sejumlah opsi
pemeriksaan kredit dalam sistem SAP ERP. Jika pesanan yang disimpan melebihi
batas kredit pelanggan, sistem akan mengeluarkan peringatan yang menunjukkan
jumlah pesanan melebihi batas kredit. Pesanan dapat disimpan, tetapi akan
diblokir dari pemrosesan lebih lanjut hingga masalah kredit diselesaikan.

ANALISIS PROFITABILITAS PRODUK

 Manajer bisnis menggunakan data akuntansi untuk melakukan analisis
profitabilitas perusahaan dan produknya. Ketika data tidak akurat atau tidak
lengkap, analisisnya cacat. Ada tiga alasan utama untuk data yang tidak akurat
atau tidak lengkap: pencatatan yang tidak konsisten, sistem perhitungan biaya
persediaan yang tidak akurat, dan masalah konsolidasi data dari anak
perusahaan.

Penyimpanan Catatan yang Tidak Konsisten

Setiap divisi penjualan Fitter mengelola catatannya sendiri dan melacak

data penjualan secara berbeda. Sehingga ketika manajemen Fitter ingin
mengevaluasi efisiensi operasi Produksi yang menggunakan catatan kertas data
harus diambil dari catatan kertas dan dimasukkan ke dalam spreadsheet. Seperti
yang sering terjadi, catatan tersebut mungkin tidak akurat atau hilang, membuat
validitas laporan akhir dipertanyakan dan pembuatan laporan memakan waktu.

Divisi perusahaan dapat mempertahankan data yang sama tentang suatu

fungsi, tetapi jika sistem masing-masing divisi dibuat pada waktu yang berbeda,
kemungkinan memiliki sistem file yang berbeda. Seringkali, untuk menjawab
pertanyaan tentang kinerja perusahaan secara keseluruhan, setidaknya satu set
data harus dimasukkan kembali ke dalam spreadsheet (atau program middleware
lainnya) untuk analisis gabungan. Meskipun ada kemungkinan mendapatkan
jawaban, namun membutuhkan waktu yang lebih banyak dengan sistem yang
tidak terintegrasi.

Dengan sistem ERP, upaya semacam ini diminimalkan atau dihilangkan

karena kedua divisi mencatat dan menyimpan data mereka dengan cara yang
sama, dalam database yang sama. Sebagai bagian dari proses konfigurasi sistem,
para manajer dari setiap divisi akan setuju tentang data yang dikumpulkan dan
disimpan. Kemudian, pertanyaan tentang kinerja perusahaan dapat dijawab dalam
beberapa menit oleh akuntan (atau manajer atau bagian penjualan).

Sistem Biaya Persediaan yang Tidak Akurat

Menghitung biaya persediaan dengan benar adalah salah satu tugas

akuntansi yang paling penting dan menantang di setiap perusahaan manufaktur.
Manajer perlu mengetahui berapa biaya untuk membuat produk individual,
sehingga mereka dapat mengidentifikasi produk mana yang menguntungkan dan
mana yang tidak.

Latar Belakang Akuntansi Biaya Persediaan

Biaya barang yang diproduksi memiliki tiga elemen:

1. Biaya bahan baku,

2. Biaya tenaga kerja yang dipekerjakan secara langsung dalam produksi
barang,
3. Biaya overhead (biaya tidak langsung) termasuk utilitas pabrik, tenaga
kerja pabrik umum, gaji manajer pabrik, penyimpanan, asuransi, dan biaya
terkait manufaktur lainnya.

Bahan dan tenaga kerja sering disebut biaya langsung karena jumlah
penyusunnya adalah masing-masing dalam produk jadi dapat diperkirakan dengan
cukup akurat. Di sisi lain, biaya overhead adalah biaya tidak langsung, yang sulit
dikaitkan dengan produk tertentu atau sekumpulan produk tertentu. Dengan kata
lain, hubungan sebab-akibat langsung antara biaya overhead dan membuat
produk tertentu sulit ditetapkan.

Namun demikian, biaya overhead merupakan bagian dari pembuatan

produk, sehingga perusahaan harus memiliki cara untuk mengalokasikan biaya
tidak langsung tersebut ke produk yang dibuatnya. Metode yang umum adalah
dengan menggunakan total jam mesin, dengan asumsi bahwa biaya overhead
dikeluarkan untuk menjalankan mesin yang menghasilkan produk. Dengan
pendekatan ini, biaya overhead untuk periode waktu tertentu dijumlahkan dan
kemudian dibagi dengan total jam mesin yang diharapkan untuk periode waktu
tersebut untuk mendapatkan tarif overhead per jam mesin. Nilai ini kemudian
digunakan untuk mengalokasikan biaya overhead ke produk.

ERP dan Akuntansi Biaya Persediaan

Perusahaan yang sistem akuntansi yang tidak terintegrasi jarang

menganalisis varian biaya karena kesulitan melakukannya. Akibatnya,
perusahaan ini seringkali tidak mengetahui biaya sebenarnya untuk memproduksi
satu unit produk. Jika Fitter memiliki sistem ERP, karyawan di seluruh perusahaan
akan mencatat biaya dalam database seluruh perusahaan. Metode untuk
mengalokasikan biaya ke produk dan untuk menghitung varian akan dibangun ke
dalam sistem saat dikonfigurasi. Dengan demikian, sistem dapat menghitung
varians secara otomatis saat dibutuhkan.

Konfigurasi sistem ERP memungkinkan analis melacak biaya

menggunakan banyak basis berdasarkan pekerjaan, menurut area kerja, atau
dengan kegiatan produksi. Ini berarti biaya per unit dapat dihitung dengan
menggunakan basis alokasi overhead yang berbeda, yang memungkinkan
seorang analis untuk bermain "bagaimana jika" dengan keputusan profitabilitas
produk. Dalam sistem yang tidak terintegrasi, melakukan pelacakan multifaset
seperti itu akan memakan waktu dan sulit.

Analisis Biaya Produk di SAP ERP

Keuntungan dari sistem informasi terintegrasi seperti SAP ERP adalah

tersedianya informasi yang tepat waktu dan akurat dalam sistem informasi. Bagian
kunci dari informasi untuk analisis biaya adalah biaya bahan langsung dan biaya
tenaga kerja langsung. Dalam SAP ERP, biaya material langsung ditentukan dari
bill of material (BOM) yang dikelola dalam modul Production Planning (PP). Biaya
tenaga kerja langsung ditentukan dari rute produk, yang mendokumentasikan
mesin dan pusat kerja yang digunakan dalam produksi suatu produk bersama
dengan waktu penyetelan peralatan, tingkat produksi, dan kebutuhan tenaga kerja.
BOM dan informasi perutean, digabungkan dengan data lain yang disimpan dalam
modul Perencanaan Produksi, memungkinkan Sistem SAP ERP untuk
menentukan jumlah bahan langsung dan tenaga kerja langsung yang digunakan
dalam suatu produk. Data produksi ini, digabungkan dengan informasi biaya
material yang disimpan dalam modul Akuntansi Keuangan, memberikan dasar
untuk analisis biaya produk.

Penetapan Biaya Berbasis Aktivitas dan ERP

Akuntansi biaya persediaan mengarah pada penetapan biaya berbasis

aktivitas. Dalam penetapan biaya berdasarkan aktivitas, biaya overhead
dibebankan ke produk berdasarkan aktivitas manufaktur yang menimbulkan biaya
tersebut. Akuntan mengidentifikasi aktivitas yang terkait dengan penambahan
biaya overhead, dengan mencatat biaya dan aktivitas tersebut. Kegiatan
dipandang sebagai penyebab (penggerak) dari biaya overhead. Dalam upaya
membebankan biaya lebih tepat ke masing-masing produk, perhitungan biaya
berdasarkan aktivitas berusaha untuk menghindari prosedur alokasi kasar.
Penetapan biaya berbasis aktivitas sering digunakan ketika persaingan ketat,
biaya overhead tinggi, dan produk beragam. Perusahaan yang menggunakan
penetapan biaya berbasis aktivitas dapat menentukan produk mana yang memiliki
margin keuntungan tertinggi, informasi yang sangat penting untuk membuat
keputusan strategis pada lini produk.

Memiliki sistem informasi yang terintegrasi memungkinkan perusahaan

untuk melakukan kedua jenis akuntansi dengan lebih mudah. Satu studi
perusahaan dengan dan tanpa ERP mengungkapkan bahwa: (1) perusahaan ERP
memiliki basis alokasi biaya hampir dua kali lebih banyak untuk digunakan dalam
pengambilan keputusan manajemen, dan (2) manajer perusahaan ERP menilai
sistem akuntansi biaya mereka jauh lebih tinggi. Perusahaan ERP juga lebih
percaya pada angka dari sistem akuntansi mereka.

Masalah Konsolidasi Data dari Anak Perusahaan

Beberapa perusahaan memiliki operasi khusus yang membuat penutupan

buku mereka pada akhir periode akuntansi menjadi tantangan. Perusahaan yang
memiliki anak perusahaan atau cabang menghadapi tantangan seperti itu, dan
sebagian besar perusahaan besar memiliki lebih dari satu badan hukum. Karena
tim eksekutif perusahaan harus memahami gambaran besar dalam hal operasi
secara keseluruhan dan profitabilitas, saldo akun untuk setiap entitas harus
disusun dan diteruskan ke kantor pusat sehingga laporan keuangan dan laporan
konsolidasi untuk perusahaan secara keseluruhan dapat dihasilkan.

Masalah dapat timbul karena berbagai masalah, antara lain sebagai

berikut:

1. Translasi Mata Uang; proses konversi saldo akun yang dinyatakan dalam
satu mata uang menjadi saldo yang dinyatakan dalam mata uang lain.
Faktor yang menyulitkan adalah nilai tukar berfluktuasi setiap hari; namun,
sistem ERP dapat dikonfigurasi untuk mengakses nilai tukar harian.
2. Transaksi Antar Perusahaan; transaksi yang terjadi antara perusahaan
induk dan cabang, harus dihilangkan dari pembukuan induk perusahaan
 karena transaksi tersebut bukan perpindahan dana masuk atau keluar dari
perusahaan.

PELAPORAN MANAJEMEN DENGAN SISTEM ERP

Tanpa sistem ERP, pekerjaan melacak semua data yang diperlukan untuk
laporan keuangan merupakan pekerjaan yang sangat besar. Dengan sistem ERP,
tersedia informasi sejumlah besar untuk pelaporan; namun, seringkali bertahun-
tahun setelah penerapan ERP barulah perusahaan mengetahui laporan mana
yang paling penting untuk pengambilan keputusan.

Beberapa alat pelaporan dan analisis manajemen tersedia dengan sistem

ERP;

1. Aliran Data dalam Sistem ERP; semua transaksi di area fungsional

perusahaan disimpan dalam database terpusat,
2. Alur Dokumen untuk Layanan Pelanggan; transaksi mendapatkan nomor
dokumen unik yang memungkinkan akses cepat ke data. Nomor dokumen
untuk transaksi terkait dikaitkan dengan basis data,
3. Alat Pelaporan dan Analisis Manajemen Bawaan Catatan akuntansi;
keuntungan menggunakan database adalah karyawan akuntansi dapat
meminta catatan untuk menghasilkan laporan standar serta menjawab
pertanyaan ad hoc. Pertanyaan ad hoc adalah pertanyaan yang spontan.

KERUNTUHAN ENRON

Enron dimulai sebagai perusahaan pipa minyak di Houston pada tahun

1985. Dengan deregulasi pasar tenaga listrik, mulai pertengahan 1990-an, Enron
mulai bekerja sebagai energi perantara perdagangan listrik dan komoditas lainnya.
Sebagai pialang, Enron mengadakan kontrak terpisah dengan penjual dan pembeli
energi. Bisnis Enron berkembang dari waktu ke waktu, meluas ke praktik yang
memungkinkan pelanggan mengasuransikan diri mereka terhadap berbagai faktor
risiko.

Untuk mengelola risiko dalam kontrak ini, Enron mempekerjakan tim yang
terdiri dari orang Ph.D. dalam matematika, fisika, dan ekonomi. Manajemen risiko
menyeimbangkan peluang yang ditawarkan oleh bisnis terhadap risiko yang
melekat dalam mengambil bisnis itu. Sementara beberapa kemitraan didirikan
secara sah, diciptakan hanya untuk menutupi utang, yang memungkinkan manajer
Enron mengalihkan utang dari pembukuan.

Kemitraan yang direkayasa Fastow menjadi bahan diskusi jauh sebelum

kebangkrutan Enron. Pada tanggal 1 Juni 1999, artikel di majalah CFO, Ronald
Fink mencatat bahwa Dewan Standar Akuntansi Keuangan melihat perubahan
peraturan yang akan mempengaruhi perusahaan yang menggunakan Teknik
pembiayaan kreatif, seperti yang digunakan oleh Enron. Selama bertahun-tahun,
laporan keuangan Enron telah diaudit oleh Arthur Andersen, sebuah kantor
akuntan ternama. Sebagai auditor Enron, Andersen mengeluarkan laporan
tahunan yang membuktikan validitas laporan keuangan Enron; itu seharusnya
berfungsi sebagai pengamat dan reporter yang tidak memihak dan tidak dapat
disuap. Siaran pers Enron tanggal 16 Oktober 2001 mencirikan banyak
pembebanan terhadap pendapatan untuk kuartal ketiga sebagai "tidak berulang",
meskipun Andersen telah menetapkan bahwa Enron tidak memiliki dasar untuk
menyimpulkan bahwa pembebanan tersebut sebenarnya tidak berulang.
Andersen menyarankan Enron untuk tidak menggunakan istilah tersebut dan
mendokumentasikan keberatannya secara internal jika terjadi litigasi, tetapi firma
tersebut tidak melaporkan keberatannya atau mengambil langkah lain untuk
mengoreksi pernyataan publik tersebut. Pada 7 Maret 2002, Arthur Andersen
didakwa menghalangi proses peradilan hingga pemusnahan dokumen.

IMPLIKASI UU SARBANES-OXLEY UNTUK SISTEM ERP

Undang-Undang Sarbanes-Oxley memiliki konsekuensi yang signifikan

untuk desain sistem informasi perusahaan publik. Untuk memenuhi persyaratan
laporan pengendalian internal, perusahaan pertama-tama harus
mendokumentasikan pengendalian yang ada dan kemudian memverifikasi bahwa
pengendalian tersebut tidak mengalami kesalahan atau manipulasi.

Sistem informasi terintegrasi menyediakan alat untuk menerapkan

pengendalian internal, selama sistem dikonfigurasi dan dikelola dengan benar.
Namun, bahkan pengesahan Sarbanes-Oxley Act dan ketersediaan teknologi ERP
yang canggih tidak dapat mencegah jenis penipuan yang berbahaya dan
sistematis yang terlibat dalam skandal Enron. Sistem ERP bergantung pada
database pusat dengan informasi yang akurat. Sistem ERP membuat sulit untuk
menyembunyikan transaksi curang, dan mungkin masalah Enron akan lebih jelas
bagi pemangku kepentingan perusahaan seandainya perusahaan menerapkan
sistem ERP. Tetapi tidak mungkin sistem ERP atau Sarbanes-Oxley Act dapat
mencegah semua penipuan.

Beberapa cara yang dapat dilakukan oleh SAP ERP dan sistem ERP
lainnya mencegah penipuan dan penyalahgunaan perusahaan;

1. Pengarsipan; tidak hanya memerlukan pengarsipan sebelum data dapat

dihapus, tetapi juga melacak kapan data dibuat atau diubah,
2. Otorisasi Pengguna; memastikan bahwa karyawan hanya dapat
melakukan transaksi yang diperlukan untuk pekerjaan mereka,
3. Kelompok Toleransi; menetapkan batasan ukuran transaksi yang dapat
diproses oleh karyawan,
4. Transparansi Keuangan; kemampuan untuk menelusuri laporan untuk
sampai ke
dokumen sumber (transaksi) yang digunakan untuk membuat laporan,

TREN PELAPORAN KEUANGAN—XBRL

Extensible Business Reporting Language (XBRL) adalah bahasa berbasis

standar untuk komunikasi elektronik data bisnis dan keuangan. XBRL adalah
bagian dari Extensible Markup Language (XML), bahasa pemrograman baru di
Internet. XML menggunakan tag yang menentukan data yang terkandung di
dalamnya. Mirip dengan tipe data yang ditugaskan ke catatan dalam database, tag
XML menerapkan arti khusus pada data di dalam halaman Web. Data yang
dikodekan XML dapat langsung masuk dari halaman Web ke database tanpa
harus melewati middleware atau, lebih buruk lagi, dimasukkan kembali ke dalam
sistem. Ini mengurangi kemungkinan kesalahan. Sebagai perbandingan, sebagian
besar halaman Internet saat ini ditulis dalam Hypertext Markup Language (HTML).
HTML hanya menentukan tampilan data (dengan menetapkan gaya teks,
pewarnaan, penempatan grafik, dan sebagainya) saat dilihat melalui browser. XML
mengubah data tersebut menjadi informasi yang memiliki arti dan kegunaan. Untuk
pelaporan keuangan, XBRL menyediakan penanda pengenal yang dapat dibaca
komputer untuk setiap item data keuangan. Misalnya, "laba bersih perusahaan"
memiliki tag XBRL uniknya sendiri.
 Sistem ERP dapat menerima data dalam format XML dan XBRL. Misalnya,
Bisnis SAP Alat Objects XBRL Publishing memungkinkan pengguna untuk
menghindari tag yang rumit dan cukup menggunakan sistem seret dan lepas untuk
mengkategorikan data keuangan.