STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PT. MAJU EXPRESS INDONESIA

OPERASIONAL DEPO

A. TUJUAN

Memberikan arahan dan pedoman mengenai kegiatan operasional Depo Realme & Infinix.

B. RUANG LINGKUP

Ketentuan ini mencakup prosedur kegiatan operasional untuk semua tim gudang depo.

C. KEBIJAKAN
1. PENERIMAAN BARANG PO REALME
1.1 PO REALME
Admin berkewajiban melakukan kontrol terhadap PO yang sudah terinput dalam
sistem. Admin wajib memastikan bahwa PO tersebut diterima dalam jangka waktu
yang seharusnya. Misalnya, rata-rata PO diterima adalah 3 hari setelah PO dibuat
(terinput dalam sistem). Jika setelah 3 hari PO tersebut masih belum diterima, maka
admin perlu menanyakan kepada pihak ekspedisi GMI mengenai status PO tersebut.

1.2 PENGECEKAN FISIK BARANG

Barang yang diterima dari ekspedisi wajib dicek kondisi fisiknya. Admin
berkewajiban memastikan kondisi kardus tersegel dan quantity satuan sesuai dengan
PO dan DO dengan cara menimbang dan atau membongkar kardus tersebut.

1.3 PENGINPUTAN SISTEM

Barang yang diterima dari ekspedisi setelah dicek, admin depo wajib input dalam
sistem dihari yang sama. Jika ada kendala untuk cek & input dihari yang sama, maka
admin wajib melapor kepada team pusat dan memberikan penjelasan mengenai
kendala yang dihadapi. Batas waktu penundaan pengecekan barang datang &
penginputan barang dalam sistem adalah H+1 hari kerja.

PT. Maju Express Indonesia | 1

 Semua transaksi penerimaan barang wajib diinput dalam sistem ditanggal yang sama.
Tidak diizinkan menginput tanggal mundur / maju dalam sistem tanpa persetujuan
dari tim pusat (Inventory Control).
Dalam penginputan di sistem, admin depo wajib melampirkan no resi dan no DO pada
additional information transaksi Goods Receipt tersebut. (Lampiran info di additional
information bisa berubah sesuai dengan ketentuan dari tim pusat). Pada dokumen
tersebut, harus dilampirkan nama (sesuai KTP) dan tandatangan.

1.4 PELAPORAN BARANG DATANG

Barang datang wajib dilaporkan secara langsung dalam group whatsapp penerimaan
barang.

1.5 BARANG RUSAK/ PENYOK

Barang yang ditemukan rusak/penyok wajib diclaim ke ekspedisi (prosedur claim &
batas waktu claim disesuaikan dengan ekspedisi terkait). Admin wajib membuat
laporan detail dan menindaklanjuti perihal barang claim hingga selesai.

1.6 FIFO
Penyusunan barang harus mempermudah proses keluar-masuk barang untuk
menerapkan metode FIFO (dijelaskan dalam SOP FIFO).

1.7 PENYIMPANAN BARANG

Barang yang diterima dari ekspedisi wajib langsung diletakan di dalam gudang
penyimpanan Maju Express tanpa terkecuali.

PT. Maju Express Indonesia | 2

2. PENERIMAAN BARANG TRANSFER REQUEST INFINIX
2.1. TRANSFER REQUEST INFINIX
Admin berkewajiban melakukan kontrol terhadap barang transfer request dari pusat
yang sudah terinput dalam sistem. Admin wajib memastikan bahwa pengiriman
barang tersebut diterima dalam jangka waktu yang seharusnya. Misalnya, rata-rata
pengiriman diterima adalah 3 hari setelah transfer request dibuat (terinput dalam
sistem). Jika setelah 3 hari pengiriman barang tersebut masih belum diterima, maka
admin perlu menanyakan kepada pihak ekspedisi kantor pusat mengenai status
pengiriman barang tersebut.

2.2. PENGECEKAN FISIK BARANG

Barang yang diterima dari ekspedisi wajib dicek kondisi fisiknya. Admin
berkewajiban memastikan kondisi kardus tersegel dan quantity satuan sesuai dengan
Transfer Request dengan cara menimbang dan atau membongkar kardus tersebut.

2.3. PENGINPUTAN SISTEM

Barang yang diterima dari ekspedisi setelah dicek, admin depo wajib input dalam
sistem dihari yang sama. Jika ada kendala untuk cek & input dihari yang sama, maka
admin wajib melapor kepada team pusat dan memberikan penjelasan mengenai
kendala yang dihadapi. Batas waktu penundaan pengecekan barang datang &
penginputan barang dalam sistem adalah H+1 hari kerja.
Semua transaksi penerimaan barang wajib diinput dalam sistem ditanggal yang sama.
Tidak diizinkan menginput tanggal mundur / maju dalam sistem tanpa persetujuan
dari tim pusat (Inventory Control).
Admin depo wajib melakukan scan IMEI untuk barang masuk dan membuat rekapan.
Rekapannya terdiri dari “TYPE (sesuai nama di sistem) – WARNA – IMEI”. Batas
waktu penundaan pengiriman rekapan ke tim inventory control adalah H+1 hari kerja.

PT. Maju Express Indonesia | 3

2.4. PELAPORAN BARANG DATANG
Barang datang wajib dilaporkan secara langsung dalam group whatsapp penerimaan
barang.

2.5. BARANG RUSAK/ PENYOK

Barang yang ditemukan rusak/penyok wajib diclaim ke ekspedisi (prosedur claim &
batas waktu claim disesuaikan dengan ekspedisi terkait). Admin wajib membuat
laporan detail dan menindaklanjuti perihal barang claim hingga selesai.

2.6. FIFO
Penyusunan barang harus mempermudah proses keluar-masuk barang untuk
menerapkan metode FIFO (dijelaskan dalam SOP FIFO).

2.7. PENYIMPANAN BARANG

Barang yang diterima dari ekspedisi wajib langsung diletakan di dalam gudang
penyimpanan Maju Express tanpa terkecuali.

3. PENGIRIMAN BARANG
3.1 OTORISASI PENGIRIMAN
Pengiriman barang dilakukan setelah mendapatkan otorisasi dari divisi finance pusat.

3.2 BERAT BARANG

Barang yang dikirim wajib ditimbang oleh admin depo agar perhitungan biaya
ekspedisi sesuai dengan berat sebenarnya.

3.3 ALAMAT DAN NAMA CUSTOMER DALAM PENGIRIMAN

Barang dikirim kepada customer sesuai dengan nama dan alamat pengiriman di
sistem, tidak diperbolehkan untuk mengganti.

PT. Maju Express Indonesia | 4

3.4 PERUBAHAN ALAMAT
Jika ada perubahan alamat maka admin depo wajib melaporkan ke tim pusat terlebih
dahulu. Barang bisa dikirimkan setelah data dalam sistem sudah di update oleh tim
pusat. Persetujuan pergantian Alamat dikonfirmasi oleh tim Telemarketing.

3.5 BATAS WAKTU PENGIRIMAN

Dana yang diterima diatas jam closing akan dikirimkan H+1. Jam closing setiap
daerah menyesuaikan sesuai ketentuan tim pusat. Dana yang diterima sebelum jam
closing & sudah dikonfirmasi oleh team finance pusat wajib dikirimkan dihari yang
sama.

3.6 PACKING BARANG

Barang yang dikirim wajib di packing dengan aman dan rapi sesuai dengan ketentuan
yaitu menggunakan kardus atau bubble wrap.

3.7 PENGIRIM BARANG

Barang pesanan akan dikirimkan oleh ekspedisi dan kurir internal PT. Maju Express
Indonesia. Sales DILARANG mengantar barang ke customer. Untuk ekspedisi setiap
depo terlampir pada lampiran 1.

3.8 SALES PICK UP

• Dalam kondisi tertentu sales diperbolehkan pick up dengan syarat harus ada
approval dari ASM dan atas informasi sebelumnya ke tim Inventory Control.
• Barang yang diantar oleh sales harus diminta kembali bukti penyerahan ke
customer.

3.9 CUSTOMER PICK UP

• Customer pick up harus konfirmasi terlebih dahulu ke admin depo pada saat
mengirim PO, serta melampirkan KTP yang akan pick up.

PT. Maju Express Indonesia | 5

 • Ketika pick up wajib melampirkan tanda tangan, stampel toko (jika ada), nama
jelas sesuai KTP yang di lampirkan, tanggal dan jam saat pick up, nomor
kendaraan.
• Admin wajib foto orang yang pick up beserta ktp dan barangnya. File foto di
upload di google drive sesuai depo masing-masing.
3.10 MENGELUARKAN BARANG SECARA MANUAL
Admin depo TIDAK DIIZINKAN mengeluarkan barang secara manual tanpa
sepengetahuan tim pusat.

3.11 DOKUMEN SERAH TERIMA BARANG

Setiap barang yang keluar dari Gudang harus memiliki dokumen tertulis, seperti SJ.
SJ wajib ditandatangan lengkap serta melampirkan nama jelas sesuai KTP oleh pihak
yang bersangkutan dan wajib menuliskan waktu serah terima barang.

3.12 ARSIP DOKUMEN

Semua dokumen seperti Surat jalan dan Resi wajib di arsip di depo masing-masing.

3.13 GUDANG OPNAME/ KONSINYASI

Untuk keperluan program team sales (peminjaman barang untuk acara gathering dan
sebagainya), admin depo dapat memproses barang tersebut di Gudang opname /
konsinyasi, bedasarkan persetujuan dari divisi sales pusat dan menginfokan ke tim
Inventory Control.

3.14 INPUT PENJUALAN

Semua transaksi penjualan barang wajib diinput dalam sistem ditanggal yang sama.
Tidak diizinkan menginput tanggal mundur / maju dalam sistem tanpa persetujuan
dari tim pusat (Inventory Control).

PT. Maju Express Indonesia | 6

4. STOCK OPNAME
Stock Opname adalah pengecekan stock secara live yang dilakukan oleh admin depo
dengan team pusat. Tujuan dari stock opname adalah memastikan bahwa jumlah barang
secara fisik sesuai dengan jumlah barang secara sistem.
• Stock opname dilakukan minimal 4 kali dalam setahun untuk setiap depo.
• Stock opname dilakukan dihari kerja, setelah closing penjualan dihari tersebut.
• Stock opname dilakukan dengan cara: admin scan imei fisik seluruh satuan barang
yang ada di depo kedalam sistem. Tidak diperbolehkan scan dus besar.
• Admin depo wajib melakukan random sampling (fisik dan dokumen) pada saat
stock opname sesuai dengan instruksi tim pusat. Random sampling dilakukan
secara live video.
• Admin depo wajib menginformasikan jika ada barang yang tidak diinput di sistem
agar tim pusat dapat melakukan pengecekan pada saat stock opname.

5. PENGECEKAN FISIK STOK DAILY

Check fisik stock daily bertujuan untuk memastikan bahwa jumlah barang secara fisik
sesuai dengan jumlah barang secara sistem. Ini dilakukan setiap hari setelah jam closing
depo.
• Admin depo wajib check fisik stock setiap hari setelah jam closing. Disesuaikan
data stock di sistem dengan stock fisik di depo. Jika ada selisih, admin depo wajib
melaporkan ke tim inventory control hari H pengecheckan.
• Admin depo dan semua tim gudang depo wajib melampirkan tanda tangan dan
nama (sesuai KTP) pada check fisik stock daily.
• Setelah pengecekan fisik sesuai, admin depo wajib mengirimkan bukti check fisik
stock daily ke tim inventory control.
• Jika pengecekan fisik tidak sesuai atau ditemukan kasus kasus tertentu (Misalnya,
ASM atau tim lainnya mengambil barang dari Gudang), admin wajib melapor ke
tim Inventory Control.

PT. Maju Express Indonesia | 7

 • Admin depo wajib menginformasikan total stock ke ASM. Ini bertujuan agar ASM
dapat membagikan stock alokasi ke team sales.

6. KETENTUAN RETUR GOOD STOCK

Jika ada kasus yang mengakibatkan stock fisik keluar – masuk depo (sudah diterima
ekspedisi / customer lalu dikembalikan ke Maju Express) maka admin depo wajib
melaporkan ke team pusat. Penyelesaian kasus ini baru bisa dilaksanakan setelah
konfirmasi dari 3 team yaitu team sales, team finance dan team inventory control.
Barang dapat diretur maksimal 3 hari kerja setelah diterima.
• Customer megirimkan imei serta video fisik barang yang akan di retur ke admin
depo untuk dilakukan pengecekan.
• Customer mengirimkan barang yg akan diretur ke depo.
• Setelah barang sampai, admin wajib mengecek Kembali kondisi fisik barang,
segel, serta imei yang di retur.

7. KETENTUAN RETUR BAD STOCK

• Customer wajib ke customer service terlebih dahulu untuk pengecekan barang dan
penerbitan DOA CERTIFICATE.
• Customer/ service center menghubungi distributor yang menjual barang tersebut.
• Customer mengirimkan barang badstock dan DOA CERTIFICATE ke depo untuk
di proses retur.

8. PINDAH GUDANG
• Jika depo akan melakukan pindah gudang, ASM & admin depo wajib melaporkan
ke tim pusat paling lambat 1 bulan sebelum tanggal pindahan.
• Semua tim yang terkait wajib bekerja sama untuk terlaksananya proses pindah
gudang dengan baik dan benar.
• ASM & admin depo wajib menginformasikan kepada pihak ekspedisi jika ada
barang yang masih dalam perjalanan ke Alamat gudang yang sebelumnya dan
memastikan barang sampai ke gudang yang baru.

PT. Maju Express Indonesia | 8

 9. KEAMANAN DAN KEBERSIHAN GUDANG
• Dilarang merokok / vape di ruang penyimpanan barang.
• Dilarang makan dan minum di ruang penyimpanan barang.
• Dilarang meletakan barang yang mudah terbakar di sekitar saklar listrik.
• Memastikan saklar listrik dalam kondisi mati setelah selesai kegiatan operasional.
• Wajib membersihkan gudang setiap pagi hari sebelum memulai operasional.
• Orang yang tidak berkepentingan dilarang masuk kedalam gudang. Hanya admin
yang mendapatkan izin akses kedalam gudang.
• Semua barang wajib disimpan di dalam gudang.
• Wajib mengunci pintu gudang setelah closing setiap hari dan melaporkan ke tim
Inventory Control.

PT. MAJU EXPRESS INDONESIA

Chirestine Elson
General Manager

PT. Maju Express Indonesia | 9