INTERNAL MEMO

NATIONAL OPERATION DIVISION

Ref.No. : 006/JNE/NOD/RGL/VIII/2021
Tanggal : 12 Agustus 2021
Kepada : Kepala Cabang Utama & Cabang
Head of Inbound Department Jakarta
Perihal : Ketentuan Penanganan Percepatan Kiriman Lazada
Lampiran : 1 (satu) berkas
Tembusan : Director, VPOPS, VPQAFM, VPBD, Reg. Manager, NSD, CSC, NOBD, PUD, WGD, EGD, CCC,
NIDD, NTF, QCE

Dengan Hormat,

Menindaklanjuti Internal Memo Direktur dengan nomor 002/IM-DIR/VIII/2021 perihal Percepatan Kiriman
Lazada tertanggal 03 Agustus 2021, bersama ini kami sampaikan ketentuan dan hal-hal lain yang akan
dilakukan penyesuaian baik di kota origin, kota transit hingga di kota destinasi akhir sebagai berikut:

FIRST MILE
1. Aktifitas pick up kiriman dilakukan menggunakan aplikasi pick up mile dengan target KPI pick up 90
menit dari kiriman siap dijemput atau waktu lain yang telah disepakati dengan pihak pengirim
2. Monitoring aktifitas pick up dilakukan oleh PIC Control Tower Pusat dan berkoordinasi dengan PIC
Control Tower Cabang untuk lokasi pick up dan proses yang ada di lokasi selain Jakarta
3. Target percepatan proses pra-posting dan outbound sebagai berikut:
3.1 Penyelesaian proses pra-posting : 2 jam setelah proses serah terima kiriman dari petugas
kurir pick up ke team pra-posting
3.2 Penyelesaian proses outbound : 2 jam setelah proses serah terima dari petugas pra-
Posting, petugas pick up, petugas agen antar (proses
outbound meliputi aktifitas receiving, sorting, bagging)
4. Untuk memudahkan identifikasi kiriman Lazada, konsolidasi kiriman akan menggunakan karung yang
berbeda (karung putih dengan logo JNE ful berwarna merah disalah satu sisi karung). Untuk
penulisan marking disisi karung yang masih polos (warna putih) menggunakan spidol warna MERAH.
Contoh gambar karung untuk kiriman yang dilakukan penggabungan menggunakan karung

5. Percepatan proses serah terima dari unit outbound ke unit pemberangkatan/transport dengan
target maksimal 30 menit dari proses manifest
INTERNAL MEMO
NATIONAL OPERATION DIVISION

MIDDLE MILE
1. Penyesuaian jadwal keberangkatan termasuk di dalamnya penambahan frekuensi keberangkatan
dan penggunaan jenis armada dari kota origin Jakarta, baik yang dikelola oleh kantor pusat maupun
cabang untuk tujuan Cabang di Regional Bodetabekcil, Regional Jawa Barat, Regional Jawa Tengan &
DIY, Regional JTBNN
2. Untuk pemberangkatan ke kota tujuan yang menggunakan moda transportasi udara akan dilakukan
penyesuaian dengan jadwal keberangkatan pesawat komersial tercepat yang tersedia termasuk
melakukan evaluasi untuk rute-rute yang menggunakan pesawat charter yang dimiliki JNE
3. Penyesuaian jadwal keberangkatan pada poin nomor 1 akan dikomunikasikan langsung oleh kota
origin dan/atau gateway kepada kota cabang destinasi
4. Penyediaan informasi pre-alert status pemberangkatan kiriman oleh kota origin dan/atau gateway
(outbound information report) disistem sebagai berikut:
4.1 Moda transportasi udara : 60 menit sebelum jadwal keberangkatan pesawat
4.2 Moda transportasi darat/laut : 10 menit setelah keberangkatan armada yang digunakan
atau setelah serah terima kepada pihak vendor
transportasi
5. Target penarikan barang incoming maksimal 90 menit dari barang tersedia di gudang incoming
sarana pengangkut hingga sampai di gudang kota destinasi baik melalui moda transportasi udara
maupun darat/laut dan pastikan armada pengangkut telah tersedia atau standby di lokasi sebelum
jadwal kedatangan barang

LAST MILE
1. Penyesuaian pola atau shift kerja team inbound di kota destinasi apabila didapat informasi terdapat
penyesuaian waktu kedatangan dan/atau peningkatan volume kiriman dari kota origin
2. Cabang utama/cabang wajib melakukan konfirmasi kedatangan barang melalui modul inbound
confirmation report yang tersedia di sistem maksimal 2 jam dari kedatangan barang
3. Kota destinasi wajib memastikan seluruh kiriman dilakukan proses inbound (bag, connote atau pra-
runsheet) di H+0 dari kedatangan kiriman
4. Penerusan kiriman transit sebagai berikut:
4.1 Zona A ke Zona B : H+0 dari kiriman tiba atau diinbound
4.2 Zona B ke zona C dan D : maksimal di H+1 dari kiriman tiba
4.3 Penyesuain jadwal termasuk penambahan frekuensi penerusan ke zona berikutnya apabila
terdapat peningkatan volume kiriman
5. Ketentuan pengantaran kiriman sebagai berikut:
5.1 Seluruh kiriman yang masuk/inbound di kota destinasi akhir maksimal jam 15:00 waktu
setempat (all zona) wajib dilakukan pengantaran kecuali untuk area tertentu yang tidak
memungkinkan untuk dilakukan pengantaran yang dapat dibuktikan namun tetap melakukan
komunikasi kepada penerima
5.2 Untuk kiriman di zona A, prioritas penanganan kiriman seperti kiriman YES
5.3 Kurir delivery menggunakan mobile device yang telah dilengkapi aplikasi mile dari Paket Id
6. Untuk kota destinasi akhir yang masih terkendala penyediaan dan penggunaan mobile device berikut
aplikasi last mile dan hal tsb dapat dibuktikan, maka menjadi tugas cabang di atasnya untuk
memastikan setiap kiriman yang telah sukses dibantu proses input POD disistem dihari yang sama
dengan waktu kiriman diterima untuk selanjutnya kondisi ini segera dilakukan evaluasi dan
perbaikan
7. Seluruh kiriman hasil pengantaran baik yang sukses dan tidak sukses wajib dilakukan pengambilan
foto dan diberikan status kiriman sesuai dengan ketentuan
INTERNAL MEMO
NATIONAL OPERATION DIVISION

8. Aktifitas monitoring kiriman menggunakan dashboard 117, 207 serta pre-alert yang dikirimkan oleh
pihak IT JNE pusat melalui email jam 09:00 wib dan pastikan tersedia PIC yang cukup untuk
melakukan aktifitas tersebut
9. Kiriman dengan status Undel akan dilakukan follow up dengan menghubungi penerima
menggunakan sms masking yang tersedia disistem dan juga aplikasi chat messenger
10. Untuk kiriman yang masih belum berhasil terkirim setelah proses follow up oleh pic undel di tiap
cabang utama/cabang, maka wajib diinformasikan ke pihak CCC JNE Pusat untuk didapat instruksi
lebih lanjut atau sesuai dengan ketentuan WI (work instruction) yang ada
11. Tidak diperkenankan meminta penerima untuk mengambil kiriman sendiri ke tempat/lokasi JNE
atau tempat lain dengan alasan apapun dan pihak JNE wajib melakukan pengantaran sampai ke
penerima
12. Memastikan setiap kiriman yang telah dilakukan proses runsheet dan memiliki status kiriman setiap
harinya diupdate di modul WUS
13. Harap pimpinan Cabang Utama/Cabang dan pimpinan Departemen melakukan pengawasan terkait
poin-poin yang telah tersebut di atas dan apabila ditemukan kelalaian, pelanggaran dan
penyalahgunaan atas ketentuan dan prosedur yang ada akan diberikan sanksi sesuai bobot
kesalahan yang akan diatur terpisah.

Demikian hal ini kami sampaikan agar segera dapat disosialisasikan keseluruh jaringan di bawah koordinasi
bapak/ibu. Untuk memudahkan sosialisasi, disediakan dalam bentuk table yang berisi poin-poin ketentuan.

Kebijakan dan ketentuan ini berlaku khusus untuk penanganan kiriman Lazada.

Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam pembuatan kebijakan ini akan dilakukan perubahan
sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Jon Tri kusnanto
Head of National Operation Division
INTERNAL MEMO
NATIONAL OPERATION DIVISION

TABEL
First Mile
NO. DESKRIPSI KPI KETERANGAN
1. Pick Up kiriman dari seller 90 menit dari kiriman siap dijemput Pick up menggunakan mobile
device yang telah dilengkapi
dengan aplikasi pick up mile
2. Proses Pra-posting kiriman 2 jam setelah proses serah terima
dari petugas kurir pick up ke
petugas pra-posting
3. Proses Outbound 2 jam setelah proses serah terima Proses outbound meliputi
dari petugas pra-posting, petugas receiving, sorting, bagging
pick up, petugas agen antar (manifesting)
4. Serah terima dari unit 30 menit dari proses manifest
outbound ke unit
pemberangkatan/transport

Middle Mile
NO. DESKRIPSI
1. Pemberangkatan barang
via moda transportasi darat/
laut
2. Pemberangkatan barang via
moda transportasi udara
3. Penyediaan pre-alert
Informasi keberangkatan via
moda transportasi udara
4. Penyediaan pre-alert
Informasi keberangkatan via
moda transportasi
darat/laut
5. Penarikan kedatangan
barang di kota destinasi
KPI
H+0 atau maksimal 6 jam dari
kiriman diserahterima kepada unit
transport
Maksimal H+1 dengan
menggunakan jadwal tercepat
yang tersedia
60 menit sebelum jadwal
keberangkatan pesawat
10 menit setelah keberangkatan
armada yang digunakan atau
setelah serah terima kepada pihak
vendor transportasi
90 menit dari barang tersedia di
gudang incoming sarana
pengangkut hingga tiba di gudang
kota destinasi
KETERANGAN
Penyesuaian dengan jadwal
pemberangkatan yang tersedia
atau dilakukan penambahan
frekuensi pemberangkatan
Modul Outbound Information
Report
Modul Outbound Information
Report
Armada pengangkut sudah
tersedia atau standby sebelum
jadwal kedatangan barang
INTERNAL MEMO
NATIONAL OPERATION DIVISION

Last Mile
NO. DESKRIPSI KPI KETERANGAN
1. Konfirmasi kedatangan atau 2 jam dari kedatangan barang
kesesuaian barang melalui
modul Inbound
Confirmatin Report
2. Proses inbound H+0 dari kedatangan kiriman Inbound bag, connote atau pra-
runsheet
3. Penerusan kiriman dari zona H+0 dari kiriman tiba atau
A ke zona B diinbound
4. Penerusan kiriman dari zona Maksimal di H+1 dari kiriman tibaKecuali tujuan yang memiliki
B ke zona C dan D jadwal keberangkatan dari
sarana pengangkut yang
berjadwal
5. Pengantaran kiriman Inbound maksimal jam 15:00 Dikecualikan area tertentu
waktu setempat wajib dilakukan yang tidak memungkinkan
pengantaran khususnya di zona A namun tetap dilakukan
komunikasi kepada penerima
6. Input status kiriman H+0 dari runsheet Delivery menggunakan mobile
device yang telah dilengkapi
dengan aplikasi last mile
kecuali area yang masih
terkendala jaringan dan dapat
dibuktikan
7. Kelengkapan status kiriman Input nama, tanda tangan
penerima dan wajib melakukan
pengambilan foto serta
memberikan status sesuai dengan
ketentuan
8. Monitoring status kiriman Harian menggunakan dashboard Menyediakan PIC monitoring
117 dan/atau 207 khusus yang cukup sesuai
kebutuhan
9. Kiriman status tidak sukses PIC undel melakukan follow up ke Hasil follow up yang belum
terkirim atau undel penerima maksimal H+1 dari berhasil, wajib diinformasikan
status kiriman dinyatakan undel kepada CCC JNE Pusat atau
sesuai dengan ketentuan work
instruction yang ada