Komentar / saran thd.

Temuan IAF di PMKS Sosa:

1. Poin B1
Mengenai stock opname: kedepan agar dicantumkan berapa banyak sampling item stock yang
Dicek, total Rp yang dicek dan Rp item yang selisih (tujuan: untuk tahu berapa % selisih / tingkat
permasalahannya)
2. Poin B3
Mengenai Dead Stock: kedepan agar dicantumkan juga berapa banyak item dead /slow moving nya.
Agar ditambah analisa penyebab dead stock nya? (apakah karena lebih order atau unit asset telah
dijual, dll).
Ditambah juga keterangan kondisi fisik barang dead stock (ada expired/rusak, dll).
Bagaimana penanganan pihak unit terhadap dead stock (apakah fisik disimpan dan dikontrol baik,
susunan rapi, apakah ada coba ditawarkan ke pihak unit kerja lain atau dititip jual via Rison Mobil,
dll)
3. Koperasi:
 Digali/dianalisa lebih jauh lagi kenapa barang bisa sampai expired (apakah tidak control masa
expired saat terima fisik barang, barang tidak laku tapi tetap dibeli (tidak sesuai kebutuhan
pelanggan?)
 Perlu Temuan lebih variatif lagi misal: cek bagaimana pihak koperasi control dana kas koperasi
(iuran wajib, pembayaran atas tagihan biaya belanja stock, dll);
 Bagaimana system belanja koperasi karyawan di sana (limit berdasarkan HK, dll)
 Lakukan stock opname fisik
 dll
4. Poin D2:
 Sudah cukup bagus ada data pendukung % hari operasi, stand by dan kerusakan kerusakan.
tetapi perlu digali lagi kenapa banyak stand by (cross check dengan jumlah penerimaan tbs,
aktivitas dispatch komoditi, dll sesuai aktivitas alat berat/kendaraan selama ini seperti apa?)
 Apabila % unit rusak tinggi  agar di-Cross check dengan program preventive maintenance di
bengkel selama ini bagaimana, jenis kerusakan unit seperti apa? Kenapa lama perbaikan nya, dll.
5. Poin D3:
 Konsumsi solar alat berat tinggi…
 Perlu ditambah analisa penyebab kenapa konsumsi tinggi misal: apakah ada salah catat HM,
konsumsi solar, dll
 Perlu cek flowmeter saat pengeluaran solar dari tangki telah akurat (lakukan kalibrasi
flowmeter)
 Perlu cek activity alat berat selama ini bagaimana (apakah memang kurang kegiatan sehingga
HM kecil)
 Perlu cek
6. Poin D4, D5:
Cantumkan Berapa banyak data yang disampling?
Cantumkan berapa % atau banyak data yang ketidaksesuaian
7. Poin D6:
Perlu lampiran data pendukung detail….
Di komentar penyebab dari pihak auditee ada disebutkan alat berat ada 2 unit dan pengaturan jam
kerja operator dibagi 2 shift dan 1 unit untuk dispatch….
Apakah dengan fakta yang disebutkan dengan auditee di atas menyebabkan temuan IAF dapat
dengan mudah disanggah oleh auditee.
 Saran: kedepan agar setiap temuan dikonfirmasi terlebih dahulu dengan pihak auditee terlebih
dahulu sebelum dituangkan dalam report IAF sehingga tidak terkesan auditor tidak mencari tahu
kondisi fakta sebenarnya di lapangan seperti apa?
8. Poin E1:
Lampirkan data pendukung “perbandingan pencatatan jumlah truk di masing-masing pos (security,
timbangan dan sortasi. (cantumkan juga plat polisi kendaraan yang kurang catat)
9. Poin E2:
Perlu data pendukung per supplier tbs kontrak yakni:
Berapa banyak truk per supplier yang masuk ≤ 18.00 wib dan berapa truk yang masuk > 18.00 WIB
sehingga dapat diketahui % truk yang masuk >18.00 WIB dan siapa2 saja supplier yang punya
masalah di atas?
Bagaimana supervise di bagian sortasi untuk penerimaan TBS > 18.00 WIB (sebutkan kelemahan2
nya apa2 aja?
10. Poin F1:
Perlu data pendukung detail jam operasional genset dan di-Cross check dengan data operasional
boiler, stasiun press, dll;
11. Poin F2:
Untuk pengecekan perihal P2K3 (fisik hydrant, APAR, dll) agar dikoordinasi dengan pihak IAE agar
tidak terjadi dualisme temuan antar team IA

Saran umum untuk penulisan standard temuan IAF, berisi poin-poin sbb.:
1. Berapa % banyak sampling data yang dicek;
2. Berapa % temuan ketidaksesuaian dari data yang dicek di atas;
3. Cut off periode data yang disampling check;
4. Lampiran data pendukung untuk poin 1 & 2 di atas;
5. Analisa detail: penyebab poin 1,2,3 di atas;
6. Saran IAF untuk tindakan perbaikan/pencegahan untuk poin 1,2,3,4 di atas

Contoh:
Sampling check kelengkapan dokumen 25 orang karyawan SKU per tgl. 13 Septembe 2017; masih
ditemukan 10 orang karyawan SKUB/SKUH yang dokumen masih tidak lengkap diarsip seperti: Form
Data Karyawan G2, SK Pengangkatan SKU, PKWT, Kartu Keluarga, pasphoto, surat lamaran kerja+ijazah
seperti tampak berikut:

Analisa Penyebab hal di atas:

 Pengarsipan database karyawan belum rapi;
 Karyawan berasal dari luar kota sehingga pengurusan KK, KTP, dll masih terkendala (harus
pulang kampung terlebih dahulu untuk pengurusannya;
Saran IAF:
Sebaiknya segera dilengkapi dokumen yang masih kurang dan diarsip baik untuk mempermudah
pencarian bila diperlukan sewaktu-waktu untuk keperluan HRD/Tax, finance/accounting.