BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem yang telah berjalan bertujuan untuk mengetahui bagaimana
proses yang telah digunakan pada PT. DIDU INDONESIA dan untuk mengetahui
masalah-masalah yang timbul serta kelemahan-kelemahan pada sistem yang telah
berjalan saat ini. Analisis sistem yang berjalan menguraikan secara sistematis
tentang aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sistem yang telah digunakan.

3.1.1 Gambaran Umum Sistem Yang Sudah Berjalan

Dari pengumpulan data dan penelitian yang telah penulis lakukan pada PT.
DIDU INDONESIA belum memiliki sistem informasi yang telah berjalan dari
mulai pencatatan kebutuhan, jumlah persediaan bahan yang ada, hingga proses
pembuatan laporan masih menggunakan sistem manual. Perhitungan secara
manual ini cukup memakan waktu dan ditemukan kesalahan dalam laporan
ataupun sering terjadi pembelian bahan baku yang tidak sesuai dengan yang
dibutuhkan. Sistem informasi untuk kebutuhan pembuatan rangka PT. DIDU
INDONESIA ini cukup memakan waktu sehingga sistem yang telah ada dinilai
kurang efektif dan kurang efisien serta dapat dibilang ini cukup memberikan
dampak negatif dalam hal kelambatan pengerjaan produk, pencatatan stok pipa dan
pembelian kebutuhan serta masih ada beberapa kekurangan-kekurangan lain akibat
human error atau kesalahan perhitungan.
Sistem perhitungan pipa rangka yang ada saat ini memiliki alur yang belum
efektif, karena belum memakai sistem informasi. Disini sistem perhitungan pipa
masing manual dimulai dari invoice yang berisi daftar produk yang harus
dikerjakan pihak pabrik diterima oleh factory admin, lalu factory admin
memberikan surat perintah kerja (SPK) pada Production Head, kemudian
production head menghitung jumlah kebutuhan untuk mengerjakan setiap barang
yang akan dikerjakan oleh staff yang ada. Setelah dihitung staff yang ada akan
melihat apakah stok bahan digudang mencukupi untuk mengerjakan produk yang
telah dipesan, jika bahan yang diperlukan ternyata kurang, maka pihak production
head akan melakukan pengajuan pembelian bahan kepada bagian purchasing, dan
staff purchasing akan menghubungi supplier untuk melakukan pembelian bahan
yang ada. Lalu supplier akan mengirimkan bahan yang telah dipesan langsung ke
gudang dan akan diterima langsung oleh admin gudang. Baru setelah itu staff yang
ada di bawah production head akan mengerjakan produk yang telah dipesan. Aliran
sistem perhitungan dan pencatatan kebutuhan pipa yang telah berjalan pada PT.
DIDU INDONESIA dilihat pada gambar 3.1

Gambar 3.1 Flowchart Sistem Berjalan

3.1.2 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Dari pengumpulan data penelitian yang telah dilakukan penulis pada PT.
DIDU INDONESIA, sistem yang telah berjalan memiliki kelemahan sebagai
berikut :
1. Dalam penyimpanan data setiap bahan material yang dibutuhkan untuk
membuat sebuah produk belum menggunakan sistem terkomputerisasi yaitu
 masih dengan mengarsipkan data-data penjualan ke dalam folder yang
disimpan pada lemari penyimpanan. Pencarian data kembali sulit dilakukan
karena harus mencari pada tumpukan arsip.
2. Dari segi waktu, sistem berjalan memakan waktu yang cukup lama untuk
menentukan banyaknya bahan material yang dibutuhkan untuk memenuhi
kebutuhan pada setiap SPK per minggu.
3. Rendahnya kapasitas produksi serta panjangnya waktu yang dibutuhkan dalam
pelaksanaan produksi menyebabkan perusahaan ditolak oleh projek-projek
tertentu yang membrikan jangka waktu pendek.
4. Rendahnya kepercayaan diri sales officer yang diakibatkan oleh kapasitas
produksi yang rendah, dan juga pengerjaan yang cukup lambat.
5. Proses penghitungan kebutuhan pipa hanya dapat dilakukan pada jam kerja
disaat staff bersangkutan berada di tempat.
6. Efisiensi pembelamkaam pipa seringkali terganggu karena salah membeli jenis
pipa dan ukurannya.
7. Tidak adanya catatan berapa banyak pipa yang terpakai pada bulan
sebelumnya, sehingga pihak gudang tidak dapat melakukan forecasting stok
pipa jenis apa saja yang harus ditambah pada bulan berikutnya.
Setelah melakukan analisis dan evaluasi terhadap sistem yang berjalan pada
PT. DIDU INDONESIA perlu dilakukan pengembangan terhadap sistem
informasi yang ada dengan diharapkan sistem yang baru dapat mempercepat
proses produksi dan juga menghasilkan informasi yang lebih cepat, tepat dan
akurat serta meningkatkan kelemahan-kelemahan yang ada sebelumnya.
3.1.2.1 Proses Bisnis Sistem Berjalan
Disini PT. Didu Indonesia memiliki 2 jenis proses bisnis yaitu proses bisnis
untuk pemesanan barang sesuai katalog dan proses bisnis untuk pemesanan barang
Custom atau model baru. Untuk proses bisnis pemesanan barang custom dapat
dilihat pada gambar dibawah.

Gambar 3.2 Proses Bisnis Barang Custom

Dari gambar diatas dapat dilihat alur pemesanan barang custom, disini
customer dapat melakukan pemesanan langsung pada store melalui sales officer.
Disini customer dapat memberikan contoh berupa desain atau foto barang yang
ingin dibuat dan sales akan memberikan contoh desainyang ada pada admin store,
setelah mendapatkan desain admin store akan melakukan konsultasi pada terlebih
dahulu dengan divisi produksi, disini divisi produksi akan melakukan drawing
gambar teknis dari desain yang ada, serta menentukan harga barang dan waktu
pengerjaan. Setelah divisi produksi melakukan drawing, admin store akan
membuat penawaran dan sales akan menyampaikan penawaran tersebut pada
customer. Jika customer menerima penawaran dengan harga dan waktu yang telah
diberikan, maka customer dapat melakukan agreement dan melakukan
pembayaran untuk down payment (DP) lalu sales akan membuat sebuah invoice
dan tanda terima DP. Selanjutnya admin store akan membuat sebuah SPK sesuai
dengan quotation yang telah dibuat oleh sales dan pihak produksi akan
mengerjakan barang sesuai dengan SPK yang ada. Setelah barang selesai di
produksi, maka admin store akan membuat informasi soal pengiriman barang dan
sales akan menyampaikan informasi tersebut pada customer, disini customer
diharapkan untuk melakukan pelunasan untuk barang yang telah diproduksi
terlebih dahulu sebelum dikirim pada alamat customer atau alamat yang telah
disepakati sebelumnya. Setelah customer melakukan pelunasan admin store akan
melakukan verifikasi apakah pembayaran tersebut sudah masuk atau belum, jika
pembayaran telah masuk maka admin store akan meminta divisi produksi untuk
mengirimkan barang yang telah dipesan, setelah pihak produksi melakukan
packing dan pengiriman, sales akan memberikan informasi pada customer, bahwa
barang yang telah mereka pesan telah dikirim. Disini pihak customer tinggal
menunggu barang yang dipesan sampai pada alamat milik customer.
Selanjutnya adalah proses bisnis untuk barang katalog. Untuk barang katalog
sendiri hampir sama dengan proses bisnis sebelumnya namun disini terdapat
sedikit perbedaan karena barang yang dipesan sudah dalam perhitungan dan
gambar standar PT. DIDU INDONESIA.
 Dari gambar diatas dapat dilihat alur pemesanan barang katalog, disini bentuk
proses bisnis yang ada tidak berbeda jauh dari proses bisnis sebelumnya. Disini
proses bisnis tetep dimulai dari customer yang melakukan pemesanan langsung
pada store dan pihak store namun disini tidak akan dilakukan konsultasi pada pihak
produksi namun pihak sales akan langsung membuat quotation sesuai dengan
barang yang dipesan oleh customer. Jika pembayaran DP telah dilakukan maka
admin store akan membuat SPK sesuai dengan quotation yang telah dibuat oleh
sales, dan pihak produksi untuk melakukan produksi barang sesuai dengan SPK
yang telah dibuat oleh admin store. Setelah barang selesai dibuat maka pihak
produksi akan melakukan packing dan memberikan informasi kemana barang
tersebut harus dikirim, setelah itu sales akan memberikan informasi pada customer
bahwa produk yang telah dipesan oleh customer sudah dikirim oleh pihak gudang
dan customer akan diminta untuk melakukan pelunasan barang terlebih dahulu.
Jika customer telah melakukan pembayaran maka admin store akan melakukan
verifikasi pembayaran, jika pembayaran telah terverifikasi maka admin store akan
memberi tahu divisi produksi untuk mengirimkan barang, setelah itu sales akan
memberitahu customer bahwa barang yang telah dipesan telah dikirim pada alamat
customer, setelah itu pihak customer hanya tinggal menunggu produk yang akan
diterima.

3.1.3 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan

Dari permasalahan yang ada pada sistem yang berjalan lebih maka
diperlukan suatu sistem baru yang dikembangkan dengan teknologi informasi yang
lebih baik sehingga dapat memudahkan proses pengolahan data dan penelusuran
informasi serta bertujuan untuk menutupi kelemahan-kelemahan yang ada pada
sistem yang lama. Tujuan dari perancangan sistem secara umum adalah untuk
membuat proses pembuatan produk lebih efektif serta efisien.
Sistem yang ditawarkan adalah sebuah sistem berbasis website yang
ditujukan untuk mempermudah pekerjaan dari admin factory dan production head
dalam hal pengerjaan rangka produk. Dengan sistem ini diharapkan pengerjaan
rangka yang ada pada perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien. Karena bagian
production head tidak perlu lagi melakukan perhitungan kebutuhan pipa rangka
secara manual lagi, serta dapat melakukan forecasting untuk menghitung perkiraan
kebutuhan pipa pada bulan selanjutnya, untuk menghindari stok yang menumpuk
maupun kekurangan stok.
Admin Factory juga dapat memasukan list bahan apa saja yang dibutuhkan
untuk membuat masing masing produk. Ini akan memudahkan sistem penghitung
kebutuhan rangka, karena akan langsung menghitung secara otomatis total
kebutuhan yang harus disiapkan untuk mengerjakan masing masing SPK.
Peranan sistem ini bagi petinggi perusahaan adalah dapat melihat secara
langsung semua produk yang dibuat dalam bulan sebelumnya serta total kebutuhan
pipa yang digunakan dalam bulan tersebut. Jadi ini akan membuat perusahaan
lebih mudah dalam melakukan pengecekan stok dan melakukan perkiraan bahan
apa saja yang harus disiapkan pada bulan berikutnya.
Uraian sistem informasi yang ideal untuk membantu perhitungan
kebutuhan rangka yang sesuai dengan sistem yang diusulkan dapat diuraikan
dengan Langkah-langkah berikut:
1. Setelah order masuk dari sales, admin store akan langsung membuat sebuah
SPK berdasarkan dengan Quotation yang telah dibuat oleh sales officer
sebelumnya.
2. Admin store akan melakukan check ulang SPK apakah sudah barang yang telah
dimasukan telah sesuai dengan barang yang ada pada quotation yang ada.
3. SPK yang telah dibuat dapat dilihat oleh Admin Produksi secara real-time, dan
admin produksi disini akan langsung memecah SPK untuk dikerjakan oleh sub
divisi yang ada bagian produksi untuk mengerjakan produk yang telah dipesan.
4. Jika telah selesai dikerjakan, sub divisi akan mulai mengerjakan produk sesuai
dengan SPK yang telah diterima

Gambar 3.2 Usulan Aliran Sistem

3.2 Analisis Kebutuhan Pengguna
Sistem ini memiliki 3 pengguna utama, masing-masing pengguna akan
memiliki hak akses yang berbeda-beda. Ketiga pengguna tersebut adalah :

1) Admin Factory
Pada sistem ini admin factory dapat melakukan pembuatan SPK (Surat
Perintah Kerja) yang nantinya akan diberikan pada production head dan
akan dikerjakan oleh staff yang ada di pabrik. Lalu admin factory juga
dapat memasukan daftar produk baru kedalam database dengan tipe pipa
apa saja yang akan digunakan dalam satu buah rangka yang akan dibuat
serta ukurannya.

2) Production Head
Pada sistem ini production head dapat melihat SPK apa yang diberikan
oleh admin factory, disini production head akan memilih SPK mana yang
akan dikerjakan terlebih dahulu berdasarkan bahan yang ada. Jika ternyata
stok bahan yang diperlukan kurang dari jumlah yang dibutuhkan maka
pihak production head akan langsung menghubungi bagian gudang dan
bagian accounting untuk melakukan pemesanan pada supplier.

3) Super Admin
Super admin dalam sistem ini bekerja sebagai administrator sistem,
dimana ia dapat menambah, melihat, menghapus dan mengedit data
rangka serta data SPK yang ada. Super admin juga bertugas sebagai role
manager dan user management. Ia dapat membuat dan menghapus data
user yang ada.
1.3 Use Case Diagram

Gambar 3.3 Use case diagram

Sistem ini memiliki 3 pengguna utama, masing-masing pengguna akan

memiliki use case diagram yang berbeda.

1. Narasi Use Case Admin factory

Nama Use case Keterangan
Add Product menambah data produk
Edit Product merubah data produk
Delete Product menghapus data produk
Add SPK menambah data SPK
Edit SPK merubah data SPK
Delete SPK menghapus data SPK
Lihat detail SPK melihat detail dari SPK
Edit SPK Status merubah status pengerjaan dari SPK

2. Narasi Use Case Super Admin

Nama Use case Keterangan
Add Product menambah data produk
Edit Product merubah data produk
Delete Product menghapus data produk
Add User menambah akun user
Edit User merubah data akun user
Delete User menghapus data user

3. Narasi Use Case Production Head

Nama Use case Keterangan
Edit SPK Status merubah status pengerjaan dari SPK
Lihat detail SPK melihat detail dari satu SPK

3.4 Perancangan Flowchart Sistem

Flowchart merupakan gambar yang memperlihatkan urutan atau hubungan
antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan bentuk simbol.
Setiap simbol menggambarkan proses tertentu dan hubungan antar proses
digambarkan dengan garis penghubung. Perancangan flowchart yaitu
merancangan procedural yang akan diimplementtasikan ke dalam sistem. Dengan
adanya perancangan flowchart, urutan proses pembuatan sistem informasi menjadi
lebih efektif. Serta jika terjadi adanya penambahan proses maka dapat dilakukan
lebih mudah. Berikut merupakan perancangan flowchart pada sistem informasi PT.
DIDU INDONESIA.
3.4.1 Flowchart Login
Flowchart login merupakan prosedur yang terjadi ketika user mengakses
aplikasi. Flowchart login dapat dilihat pada gambar 3.3 dibawah ini

Gambar 3.4 Flowchart Login

3.4.2 Flowchart Menu Product
Flowchart menu produk admin merupakan prosedur yang akan terjadi
ketika admin masuk ke halaman menu produk. Disini admin dapat menambahkan,
mengubah atau menghapus produk yang ada. Flowchart menu produk dapat dilihat
pada gambar 3.4 di bawah ini.

Gambar 3.5 Flowchart Menu Product

3.4.3 Flowchart Surat Perintah Kerja (SPK)
Flowchart menu produk admin merupakan prosedur yang akan terjadi
ketika admin masuk ke halaman menu SPK. Disini admin dapat membuat SPK
yang baru, mengedit atau menghapus SPK yang sudah ada. Flowchart menu
produk dapat dilihat pada gambar 3.5 di bawah ini.

Gambar 3.6 Flowchart Menu SPK

3.4.3 Flowchart User List
Flowchart menu User list hanya tersedia untuk role super admin, prosedur
yang akan terjadi ketika admin masuk ke halaman menu user list adalah admin
dapat membuat akun untuk user yang baru, mengedit data user atau menghapus
data user yang ada. Flowchart menu user list dapat dilihat pada gambar 3.6 di
bawah ini.

Gambar 3.7 Flowchart Menu User

3.5 Perancangan Database Sistem
Dari analisis sistem yang telah berjalan bertujuan maka penulis melakukan
perancangan database untuk sistem informasi PT. DIDU INDONESIA.
1. Tabel User
Nama Field Data Keterangan
Type
Id Int(10) Primary Key untuk tabel user
Email Var(191) Field untuk email user
Role Var(16) Field untuk menentukan role user
Nama Var(191) Field untuk nama user
Password Var(191) Field untuk password user
isSuperAdmin Int(8) Hak akses khusus admin

2. Tabel Produk
Nama Field Data Keterangan
Type
Id Int(10) Primary Key
Nama produk Var(191) Field untuk email user
Category_id int(10) Field untuk menentukan role user
panjang char(8) Field untuk nama user
lebar char(8) Field untuk password user
tinggi char(8) Hak akses khusus admin

3. Tabel Material Produk

Nama Field Data Type Keterangan
Id Int(10) Primary Key
Product_id int(10) Field untuk primary key produk
Code_pipa var(32) Code pipa untuk produk yang
bersangkuan
Ukuran_pipa var(16) Ukuran pipa untuk produk yang
 bersangkuan
tebal var(16) Tebal pipa untuk produk yang
bersangkuan
needs float Jumlah kebutuhan per satu barang

4. Tabel SPK
Nama Field Data Type Keterangan
Id Int(10) Primary Key
user_id int(10) Field untuk penanggung jawab spk
group_id var(32) Field untuk group staff yang mengerjakan
spk
status var(16) Field untuk menandakan status
pengerjakan dari satu spk

5. Tabel SPK Detail

Nama Field Data Keterangan
Type
Id Int(10) Primary Key
spk_id int(10) Primary key dari tabel SPK
Product_id var(32) Primary key dari tabel produk
Material_id var(16) Primary key dari tabel material produk
Total_needs var(16) Jumlah kebutuhan dalam satu jenis barang
dalam sebuah SPK