TUGAS Teknologi Informasi untuk Manajemen dan

Akuntansi
Internal Control : PT. Jaya Makmur Abadi

Disusun oleh:
KELOMPOK III

Budi Bowo Laksono

(1306357964)

Palti Ferdrico TH Siahaan

(1306421065)

Anto

(1306420560)

Rimar Raju Arisandana

(1306420636)
Lelo Habibi

(1206335205)

UNIVERSITAS INDONESIA
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI MAKSI
2014

STATEMENT OF AUTHORSHIP

Kami yang bertanda tangan di

bawah ini menyatakan bahwa
makalah/tugas terlampir adalah
murni hasil pekerjaan kami
sendiri. Tidak ada pekerjaan
orang lain yang kami gunakan
tanpa menyebutkan sumbernya.
Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk makalah/tugas pada
mata ajaran lain, kecuali kami menyatakan dengan jelas bahwa kami menggunakannya.
Kami memahami bahwa tugas yang kami kumpulkan ini dapat diperbanyak dan atau
dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.
Kelas
Mata Ajar
Hari, Tanggal
Nama Pengajar

:
:
:
:

3G/13-Sore
Teknologi Informasi untuk Manajemen dan Akuntansi
Senin, 12 Mei 2014
Rini Yulius, M.Ak

Nama Mahasiswa
Nomor Mahasiswa
Tandatangan

:
:
:

Budi Bowo Laksono

1306357964

Nama Mahasiswa
Nomor Mahasiswa
Tandatangan

:
:
:

Palti Ferdrico TH Siahaan

1306421065

Nama Mahasiswa
Nomor Mahasiswa
Tandatangan

:
:
:

Anto
1306420560

Nama Mahasiswa
Nomor Mahasiswa
Tandatangan

:
:
:

Rimar Raju Arisandana

1306420636

Nama Mahasiswa
Nomor Mahasiswa
Tandatangan

:
:
:

Lelo Habibi
1206335205

Internal Control
Kasus : PT Jaya Makmur Abadi
2 | TIMA Internal Control PT Jaya Makmur Abadi

Latar Belakang Perusahaan

PT Jaya Makmur Abadi adalah
perusahaan jasa bergerak dibidang
percetakan dalam pembuatan flyer,
poster, sticker, bantek dan lain-lain yang mempunyai klien seperti Commonwealth, Mitra Adi Perkasa,
Soho Grup, Multi Indo Citra, dan lain-lain.
Karyawan yang dipekerjakan oleh PT Jaya Makmur Abadi terdiri dari pekerja produksi, keamanan
gedung, dinas luar, resepsionis, desain, admin khusus bagian accounting, gudang, produksi, dan
pengadaan, serta supervisor, dan manajer. Selama ini perusahaan selalu melakukan proses produksi
dengan pembagian jam kerja pada pihak produksi menjadi dua shift yang berbeda dan tambahan jam
kerja. Bagian produksi sering melakukan rolling terhadap pekerjanya yang tidak didukung dengan
pelatihan. Pekerja yang di-rolling akan dilatih untuk menggunakan alat produksi atau melakukan
pekerjaannya hanya dalam waktu kurang dari satu hari.
Selama proses produksi berlangsung customer akan mengecek proses pesanan mereka dengan
menelepon ke perusahaan yang akan diterima oleh resepsionis. Resepsionis bertugas untuk mengalihkan
telepon dari para pelanggan ke setiap admin terkait atau sebaliknya apabila admin membutunkan untuk
berbicara kepada pelanggan terkait, seperti resepsionis akan mengalihkan jalur telepon pelanggan
kepada bagian desain apabila pelanggan terkait ingin berbicara terkait masalah desain, kepihak admin
produksi apabila ingin berbicara mengenai proses produksi yang dilakukan, dan kepada manajer
penjualan apabila pelanggan ingin berbicara mengenai negosiasi harga. Apabila terdapat pelanggan yang
ingin melakukan pemesanan via telepon maka akan secara langsung resepsionis mengalihkan telepon
pelanggan tersebut ke bagian admin penjualan. Admin penjualan akan menerima telepon dari pelanggan
terkait dan akan meminta kepada pelanggan untuk mengirimkan pesanan produk mereka via email untuk
dapat diproses lebih lanjut dan sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pemesanan.
Uraian Proses Bisnis
Pelanggan memberikan order pesanan via email, email akan diterima oleh admin penjualan. Admin
penjualan akan melihat apakah pesanan yang diperoleh sudah memenuhi minimum order pemesanan,
apabila belum memenuhi minimum order admin penjualan akan mengirimkan email notifikasi kepada
customer bahwa pesanan tersebut belum memenuhi minimum order. Jika pesanan yang dilakukan telah
memenuhi minimum order maka selanjutnya admin akan melihat data file account receivable. Apabila
plafon tagihan piutang pelanggan masih memenuhi kriteria untuk menerima order maka pesanan
pelanggan akan dilanjutkan ke tahap berikutnya yaitu proses negosiasi harga. Setelah terjadi kesepakatan
antara keduanya maka pesanan pelanggan tersebut akan diterima.
Setelah terjadi kesepakatan atas harga maka admin penjualan akan menotifikasi pihak pelanggan
untuk mengirimkan bukti berupa file purchase order. Purchase order yang dikirim oleh pelanggan akan
diterima dan diinput oleh pihak admin untuk mengupdate file sales order. Pada saat kesepakatan ini
terjadi maka manajer akan melakukan pengambilan keputusan apakah order tersebut akan diproduksi di
dalam perusahaan atau akan di subkontrakan. Keputusan akan melakukan subkontrak ini akan langsung
3 | TIMA Internal Control PT Jaya Makmur Abadi

dilakukan tanpa harus menunggu

penandatanganan purchase order
oleh atasan. Purchase order yang
dikirimkan oleh pelanggan akan
ditandatangani setelah pengambilan
keputusan dilakukan.
Jika
proses
produksi
diputuskan untuk dilakukan di dalam perusahaan maka tahap selanjutnya adalah pengecekan desain
produk. Pelanggan akan mengirimkan soft copy berupa desain file yang akan dicetak oleh produsen via
email, yang kemudian akan dilakukan pencetakan blue print oleh pihak desain apabila desain yang
diberikan oleh pelanggan merupakan desain yang baru sehingga akan dilakukan pemberitahuan kepada
pihak produksi untuk menjalankan proses produksi. Sebelum bagian desain menyerahkan blue print
kepada pihak produksi maka bagian desain akan membuat proofing desain (contoh produk jadi) yang
akan dikirimkan kepada pelanggan untuk meminta persetujuan atas desain tersebut agar perusahaan
dapat segera melakukan produksi atas produk tersebut. Proofing dikirimkan bersamaan surat jalan dari
bagian desain yang akan dikembalikan ke perusahaan sebagai bukti bahwa pelanggan telah menerima
proofing desain produk tersebut. Selanjutnya proofing desain yang telah disetujui oleh pelanggan akan
dicetak blue print atau film atas desain tersebut. Blue print atau film yang telah jadi akan diserahkan
kepada pihak produksi.
Akan tetapi proses proofing tidak akan dilakukan apabila desain produk yang dikirimkan
pelanggan merupakan desain yang lama, maka pihak desain akan mengeluarkan cetakan blue print atau
film yang lama untuk menginfokan kepada bagian gudang barang jadi apakah produk atas desain
tersebut masih mempunyai cadangan persediaan barang jadi atas produksi terdahulu. Jika masih terdapat
persediaan barang jadi atas barang tersebut, maka akan dilakukan pengecekan atas kualitas barang
tersebut. Apabila barang tersebut masih memiliki kualitas yang baik dan kuantitas akan barang tersebut
telah memenuhi sales order maka barang jadi tersebut akan dikirimkan langsung kepada pelanggan
tetapi apabila tidak terdapat persediaan atau kuantitas akan persediaan tersebut tidak memenuhi
permintaan pada sales order maka pihak gudang akan memberitahukan kepada pihak produksi agar
produksi dapat dilakukan dan pihak desain akan memberikan cetakan blue print atau film atas desain
produk tersebut.
Selanjutnya pihak produksi akan melakukan pengecekan kesiapan input produksi dengan melihat
kepada data file penugasan tenaga kerja dan material. Setelah melihat ke dalam file tetapi belum tersedia
atau memenuhi kebutuhan produksi maka selanjutnya akan memasuki tahap pengadaan material yang
berupa bahan baku dan pemesanan mata pisau sesuai untuk pemesanan order yang dilakukan oleh siklus
pengeluaraan atau pengadaan dan pengadaan tenaga kerja melalui siklus SDM.
Setelah melakukan proses pengecekan kesiapan input produksi seperti bahan baku yang diperlukan
dan mata pisau khusus yang digunakan dalam proses produksi. Apabila seluruh input yang diperlukan
telah tersedia, maka input akan disetting atau diatur pada mesin seperti memasang mata pisau yang
sesuai dengan pesanan, pemasangan blue print pada mesin cetak, dan pemasukan bahan baku..

4 | TIMA Internal Control PT Jaya Makmur Abadi

Setelah mesin siap digunakan

proses produksi akan dilakukan
dengan
melakukan
proses
pencetakan. Setelah barang setelah
dicetak dan kering, masuk ke proses
berikutnya
yaitu
pemotongan.
Pemotongan
dilakukan
sesuai
dengan model pesanan oleh
pelanggan. Selanjutnya, barang
tersebut akan memasuki proses pressing apabila pesanan pelanggan tersebut perlu dilakukan pressing
dengan melihat file sales order. Selanjutnya yang dilakukan adalah pembentukan cetakan sesuai
pesanan. Apabila seluruh proses tersebut telah dilakukan, maka proses selanjutnya adalah packaging
yang sesuai dengan file sales order. Setelah dipackaging, barang siap untuk dikirim bersama dengan
surat jalan yang dikhususkan kepada pelanggan.
Requirement:
1. Gambarkan DFD Level Konteks dan Level 0 untuk proses bisnis tersebut
2. Gambarkan flowchart untuk proses bisnis tersebut
3. Lakukan analisis pengendalian internal
Jika diperlukan, Saudara dapat menambahkan asumsi dalam memenuhi ketiga requirement tersebut
dengan catatan asumsi tersebut dinyatakan dalam lembar jawaban

5 | TIMA Internal Control PT Jaya Makmur Abadi

1. DFD Level
Konteks/Level 0

6 | TIMA Internal Control PT Jaya Makmur Abadi

7 | TIMA Internal Control PT Jaya Makmur Abadi

2. Flow Chart

8 | TIMA Internal Control PT Jaya Makmur Abadi

3. Analisis Pengendalian Internal

Menurut buku karangan Marshall B. Romney, Internal Control adalah proses yang
diimplementasikan oleh BOD, management, dan juga mereka yang bekerja dibawah supervisi
management yang tujuannya untuk memberikan jaminan bahwa tujuan-tujuan berikut telah
terpenuhi:

Menjamin keamanan dari asset perusahaan

Untuk menjaga record dalam menjamin keakuratan nilai dari asset perusahaan.
Menyediakan informasi yang akurat dan terpercaya
Memberikan jaminan bahwa perusahaan menyajikan laporan keuangannya sesuai dengan
standard yang berlaku
Menyediakan dan mencetuskan efesiensi dari proses operasional perusahaan.
Menjalankan kebijakan-kebijakan manajemen sesuai dengan ketentuan yang sudah
ditetapkan
Kepatuhan terhadap hukum yang berlaku.

Berikut adalah overview dari Karyawan di PT. Jaya Makmur Abadi serta informasi terkait.
9 | TIMA Internal Control PT Jaya Makmur Abadi

Jabatan Pegawai

Role dan Informasi tambahan

Pekerja Produksi

Keamanan Gedung
Dinas Luar

Resepsionis

Desain

Pekerjaan Produksi dilakukan

didalam 2 shift dan terdapat
tambahan jam kerja
Pekerja sering dirolling tanpa
pelatihan yang memadai dan
hanya dilatih menggunakan alat
kurang dari waktu 1 hari.
Melakukan pengawasan terhadap inventory gudang
Melakukan pengirimkan Proofing bersamaan surat jalan
dari bagian desain yang akan dikembalikan ke perusahaan
sebagai bukti bahwa pelanggan telah menerima proofing
desain produk tersebut.
Mengalihkan setiap panggilan dari Customer ke admin
yang terkait
Benegosiasi dengan Customer terkait dengan masalah
desain
Melakukan pencetakan blue print desain yang diberikan
oleh pelanggan jika merupakan desain yang baru
sehingga akan dilakukan pemberitahuan kepada pihak
produksi untuk menjalankan proses produksi
Membuat proofing desain (contoh produk jadi) yang akan
dikirimkan kepada pelanggan untuk meminta persetujuan
atas desain tersebut agar perusahaan dapat segera
melakukan produksi atas produk tersebut. Proofing
dikirimkan bersamaan surat jalan dari bagian desain yang
akan dikembalikan ke perusahaan sebagai bukti bahwa
pelanggan telah menerima proofing desain produk
tersebut.
Proofing desain yang telah disetujui oleh pelanggan akan
dicetak blue print atau film atas desain tersebut. Blue
print atau film yang telah jadi akan diserahkan kepada
pihak produksi.
Proses proofing tidak akan dilakukan apabila desain
produk merupakan desain yang lama
Mengeluarkan blue print untuk menginfokan ke bagian
gudang barang jadi apakah produk tersebut masih
mempunyai cadangan persediaan barang jadi dari produk
terdahulu
Akan dilakukan pengecekan kualitas dari barang lama
tersebut.

Admin Accounting

Melakukan entry melalui software accounting terkait.

Memaintain jurnal dan ledger, file serta database.

Admin Gudang

Mengkonfirmasi kuota dari blue print dari desain yang

sudah lama, serta melakukan quality control dari barang

10 | TIMA Internal Control PT Jaya Makmur Abadi

lama tersebut.

Admin Produksi

Admin Penjualan

Apabila
persediaan
atau
kuantitas
akan
persediaan
tersebut
tidak
memenuhi
permintaan pada sales order
maka pihak gudang akan
memberitahukan kepada pihak
produksi agar produksi dapat
dilakukan dan pihak desain akan
memberikan cetakan blue print
atau film atas desain produk tersebut.
Bernegosiasi dengan Customer terkait dengan proses
produksi
Melakukan pengecekan kesiapan input produksi dengan
melihat kepada data file penugasan tenaga kerja dan
material. Setelah melihat ke dalam file tetapi belum
tersedia atau memenuhi kebutuhan produksi maka
selanjutnya akan memasuki tahap pengadaan material
yang berupa bahan baku dan pemesanan mata pisau
sesuai untuk pemesanan order yang dilakukan oleh siklus
pengeluaraan atau pengadaan dan pengadaan tenaga kerja
melalui siklus SDM.
Melakukan proses pengecekan kesiapan input produksi
seperti bahan baku yang diperlukan dan mata pisau
khusus yang digunakan dalam proses produksi. Apabila
seluruh input yang diperlukan telah tersedia, maka input
akan disetting atau diatur pada mesin seperti memasang
mata pisau yang sesuai dengan pesanan, pemasangan blue
print pada mesin cetak, dan pemasukan bahan baku..
Setelah mesin siap digunakan proses produksi akan
dilakukan dengan melakukan proses pencetakan. Setelah
barang setelah dicetak dan kering, masuk ke proses
berikutnya yaitu pemotongan. Pemotongan dilakukan
sesuai dengan model pesanan oleh pelanggan.
Selanjutnya, barang tersebut akan memasuki proses
pressing apabila pesanan pelanggan tersebut perlu
dilakukan pressing dengan melihat file sales order.
Selanjutnya yang dilakukan adalah pembentukan cetakan
sesuai pesanan. Apabila seluruh proses tersebut telah
dilakukan, maka proses selanjutnya adalah packaging
yang sesuai dengan file sales order. Setelah dipackaging,
barang siap untuk dikirim bersama dengan surat jalan
yang dikhususkan kepada pelanggan
Bernegosiasi dengan Customer terkait dengan harga
Menerima telepon dari Customer dan meminta kepada
customer untuk mengirimkan pesanan Produk melalui
Email untuk kemudian akan diproses lebih lanjut dan
membuat Sales Order
Mengecek apakah pemesanan sudah memenuhi Kuota
penjualan untuk minimum order, jika belum, maka admin

11 | TIMA Internal Control PT Jaya Makmur Abadi

Admin Procurement

Supervisor

Manager

akan
mengirimkan
email
notifikasi
Melihat data piutang pegawai,
apabila
masih
banyak
outstanding piutang, pembelian
akan ditolak, namun apabila
piutang dari Customer masih
memenuhi
criteria,
maka
pesanan
pelanggan
akan
dilanjutkan ketahap negosiasi harga.
Meminta pelanggan untuk mengirimkan Purchase Order
untuk diterima dan diinput oleh admin untuk mengupdate
sales order.
Melakukan pembelian material bahan sesuai dengan
Procurement Cycle
Mengawasi setiap komponen didalam Business Cycle
tersebut
Manager akan mempertimbangkan Sales Order akan
diproduksi oleh Perusahaan atau di subkontrakkan.
Keputusan untuk melakukan subkontrak tersebut akan
langsung
dilakukan
tanpa
harus
menunggu
penandatangan purchase order oleh Atasan, Purchase
order yang dikirimkan oleh pelanggan akan
ditandatangani setelah pengambilan keputusan dilakukan.

Berikut adalah internal control dan isu-isu yang dapat timbul terkait dengan Business Process
didalam Proses Produksi PT. Jaya Makmur Abadi (beberapa resiko adalah asumsi yang dapat
timbul.)
Jabatan
Pekerja Produksi

Resiko yang dapat timbul

Dinas luar

Ketidak
cakapan
didalam
pengoperasian alat produksi
Rolling yang terlalu sering dilakukan
dapat memperbesar risiko salah
produksi
Penambahan jam kerja dapat
memperbesar risiko akibat ketidak
cakapan penggunaan mesin produksi
Kemungkinan untuk proofing design
yang tertukar antar customer didalam
pengiriman

Control

Melakukan training yang lebih lama

agar pekerja produksi mempunyai
kecakapan yang memadai dalam
mengoperasikan alat produksi

Informasi Customer yang jelas didalam

proofing design

12 | TIMA Internal Control PT Jaya Makmur Abadi

Admin Produksi

Inefesiensi
yang
terjadi
apabila

Admin Gudang

Admin Produksi

Proofing design berkali-kali dibuat

dikarenakan preferensi customer
yang terlalu kompleks
Ketidak tauan didalam Cost yang
akan timbul didalam 1 desain yang
dibuat sehingga akan menimbulkan
pricing yang salah oleh Admin
Penjualan
Tidak adanya record yang baik
mengenai arsip design yang sudah
dibuat.
Tidak dilakukannya stock opname
terhadap
desain-desain
lama
sehingga
admin
gudang
mengeluarkan permintaan produksi
barang lama yang seharusnya sudah
memenuhi kuantitas
Tidak adanya control terhadap
mesin-mesin produksi seperti mesin
pemotongan dan mesin cetak dapat
beresiko mesin produksi yang rusak
tidak dapat terdeteksi
Terjadi kesalahan pencetakan yang
tidak sesuai dengan sales order akibat
human error
Kesalahan informasi mengenai cost
yang timbul didalam produksi suatu
desain
Kesalahan pembelian material

Proses negosiasi desain yang

mendetil
Koordinasi yang baik dengan
Admin Produki dan Admin
Penjualan
Pengarsipan design yang lebih
baik

Dilakukan stock opname

desain-desain lama

Melakukan control terhadap alat-alat

produksi
Melakukan control terhadap pekerja
produksi
Koordinasi dengan admin penjualan

Admin
Procurement
Admin Penjualan

Kesalahan didalam data piutang

pegawai akibat tidak diupdatenya
data piutang pegawai

Manager

Keputusan mengenai pengadaan

Subkontrak
rentan
terjadi
miskoordinasi dengan atasan

terhadap

Koordinasi yang baik dengan Admin

Produksi
Diperlukan SDM lain yang beperan
didalam memaintain data piutang
pegawai seperti bagian Collection /
CRO
Koordinasi yang lebih baik dengan
atasan

13 | TIMA Internal Control PT Jaya Makmur Abadi

14 | TIMA Internal Control PT Jaya Makmur Abadi