ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Catalan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang akan mengakibatkan
pada hilangnya penjualan atau menyimpan persediaan herleih yang dapat meningkatkan baya (ancaman
5) Unnik mengurangi risiko pada masalah ini, metode persediaan perpetual seharusnya digunakan untuk
memastikan bahwa informaat mengena stok persediaan selalu terbaru (pengendalian 5.1). Meskipun
demikian, kesalahan entri data dapat menyebabkan catatan persediaan perpetual yang tidak akurat
karena pengetik ahli juga membuat kekeliruan. Oleh karena itu, diperlukan penggunaan teknologi
informa (pengendalian 5.2) untuk mengeliminasi kebutuhan bagi entri data manual agar dapat
meningkatkan ketepatan pencatatan persediaan perpetual.

Pemberian kode batang adalah salah satu opsi, tetapi ini bukan yang paling ampuh. Kesalahan masih
dapat terjadi jika pegawai berupaya untuk menghemat waktu dengan memindai satu barang dan
kemudian memasukkan kuantitas secara manual. Sebagai contoh, sebuah toko grosir memesan 12 jenis
dari soda merek pribadi, petugas penerimaan mungkin memindai hanya satu kaleng dan kemudian
memasukkan jumlah yang dibeli secara manual. Oleh karena semua rasa pada harga yang sama, jumlah
dari pembelian dihitung dengan benar. Meskipun demikian, catatan persediaan perpetual akan menjadi
salah, karena hitungan pasti dari rasa yang dibeli tidak dicatat dengan benar.

Melekatkan label RFID ke masing-masing produk dapat mengeliminasi masalah yang baru saja
didiskusikan karena pembaca secara otomatis mencatat setiap barang Teknologi RFID juga lebih efisien
daripada kode batang karena tidak perlu bagi manusia untuk menyelaraskan kode batang pada produk
dengan pembaca Meskipun demikian, teknologi RFID lebih mahal dibandingkan kode batang dan tidak
dapat digunakan untuk setiap jenis produk.

Penting juga untuk menghitung persediaan di tangan secara periodik dan menyelidika setiap
ketidaksesuaian antara hitungan tersebut dan catatan persediaan perpetual (pengendalian 5.3 dalam
Tabel 13-2). Satu satu perhitungan persediaan fisik tahunan umumnya tidak akan cukup untuk
memelihara catatan persediaan secara akurat, terutama bagi sistem MRP dan JIT. Sebaliknya, analisis
biaya ABC seharusnya digunakan untuk mengklasifikasikan barang berdasarkan kepentingannya: Barang
yang paling penting (barang A) seharusnya dihitung paling sering, dan barang yang kurang penting
(barang C) dapat dihitung tidak sering lika perhitungan interim tersebut dapat mengungkapkan
diskrepansi yang signifikan dengan catatan persediaan, perhitungan komprehensif atas seluruh
persediaan harus segera dilakukan. Pendekatan ini mungkin telah memperingatkan manajemen di
pabrik Wichita AOE dalam kasus perkenalan bab mengenai kekurangan komponen kunci dengan lebih
dini untuk menghindan penundaan produksi.

Ancaman lainnya adalah pembelian barang yang saat ini tidak diperlukan. Catatan persediaan perpetual
yang akurat (pengendalian 6.1) memastikan validitas permintaan pembelian yang dihasilkan sistem
pengendalian persediaan secara otomatis. Para penyelia perlu meninjau dan menyetujui permintaan
pembelian (pengendalian 6 2) yang dimulai dari masing-masing pegawai Sebuah masalah terkait adalah
berbagai pembelian barang yang sama oleh subunit yang berbeda dan perusahaan Akibatnya,
perusahaan mungkin menyimpan penediaan yang lebih besar dibandingkan dengan persediaan yang
diinginkan dan mungkin akan gagal dalam memanfaatkan diskon volume yang tersedia Sebuah fungsi
pembelian tenentralisasi (pengendalian 6.3) menanggulangi ancaman semacam ini.

PROSES Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok :

1. Harga
2. Kualitas bahan baku
3. Keandalan dalam pengiriman

EDI, vendor-managed inventory, pelelangan terbalik, dan audit pre-award adalah teknik-teknik untuk
mengurangi biaya terkait pembelian bahan baku dan persediaan barang jadi. Perkembangan TI baru
dapat juga mengubah bagaimana perusahaan menghitung persediaannya. Secara tradisional, sebagian
besar perusahaan telah menggunakan LIFO,

Laporan penerimaan (receiving report) niendokumentasikan detail detail mengenai p setiap pengiriman,
termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok Jan nomor pesanan pembelian. Untuk setiap barang yang
diterima, ia menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan kuantitas (pumlah) Laporan
penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi orang yang menerima dan menginspeksi barang
serta untuk penjelasan mengenai kualitas harang yang diterima.

Tiga pengecualian yang mungkin terhadap proses ini adalah (1) menerima kuantitas barang yang
berbeda dari jumlah yang dipesan, (2) menerima barang rusak, atau (3) menerima barang berkualitas
inferior yang gagal inspeksi. Dalam seluruh tiga kasus tersebut, departemen pembelian harus mengatasi
situasi dengan pemasok. Biasanya pemasok akan memberi pembeli izin untuk mengoreksi faktur bagi
semua ketidaksesuaian (diskrepansi) dalam kuantitas Dalam kasus barang rusak atau berkualitas buruk,
sebuah dokumen yang disebut memo debit disiapkan setelah pemasok setuju mengambil kembali
barang atau memberikan pengurangan harga. Memo debit (debit memo) mencatat penyesuaian yang
diminta. Satu salinan memo debit dikirimkan ke pesnasok yang berikutnya membuat dan
mengembalikan sebual memo kredit dalam pengakuan. Departemen utang diberitahu dan
menyesuaikan saldo rekening terutang kepada pemasok tersebut. Sebuah salinan memo debit
menyertai barang ke departemen pengiriman untuk mengotorisasi returnya ke pemasok

Menghitung dan mencatat pengiriman persediaan adalah sebuah tugas intensif tenaga kerja. Salah satu
cara bagi perusahaan seperti AOE untuk meningkatkan efisiensi dari proses ini adalah menisyaratkan
pemasok untuk menempelkan kode batang atau label RFID ke produk-produknya. Pendekatan tersebut
meringkas perhitungan barang diterima tetapi tidak mengeliminasi kebutuhan untuk menginspeksi
kualitas.