TUGAS

PT Pasundan memproduksi suku cadang mobil untuk dijual kepada produsen mobil. Staf
Audit Intern PT Pasundan bertugas untuk mengkaji ulang sistem pengendalian intern atas
mesin dan peralatan dan menyusun rekomendasi untuk penyempurnaan sistem
pengendalian intern, apabila diperlukan.
Informasi yang diperoleh selama penugasan, sebagai berikut :
1. Permintaan untuk pembelian mesin dan peralatan biasanya diawali oleh pengawas
yang membutuhkan aktiva tersebut. Pengawas membicarakan akuisisi yang
diusulkan dengan Manajer Pabrik. Permintaan Pembelian diserahkan ke bagian
Pembelian bila Manajer Pabrik yakin bahwa permintaan itu layak dan bila masih
tersisa dana dalam anggaran pabrik.
2. Setelah menerima permintaan pembelian mesin atau peralatan, Manajer bagian
Pembelian melihat catatan untuk mencari Pemasok yang sesuai untuk dibuatkan
Pesanan Pembeliannya.
3. Ketika Mesin dan Peralatan tersebut diterima, barang langsung dikirim ke bagian
Pemakai untuk dipasang agar dapat segera dimanfaatkan
4. Akun Pengendali Aktiva Parik dan Peralatan didukung oleh skedul Lapsing. Skedul ini
digunakan untuk menghitung Penyusutan dengan cara : perhitungan semua aktiva
dengan jenis tertentu yang diakuisisi pada tahun yang sama dihitung menggunakan
dasar yang sama, metode yang sama dan masa/umur ekonomis yang sama. Sebagai
Contoh : Mesin dibeli pada awal tahun, pertengahan tahun atau akhir tahun,
disusutkan selama setahun penuh dan dianggap umur ekonomisnya 10 tahun,
menggunakan metode Straight Line/garis lurus.
5. Pada saat mesin atau peralatan dihentikan penggunaannya, Manajer Pabrik
memberikan Laporan kepada bagian akuntansi untuk dimasukkan dalam Catatan
Akuntansi.
6. Tidak ada rekonsiliasi antara Catatan Akuntansi dengan Hasil Pengujian Fisik Aktiva.

DIMINTA :
Identifikasi KELEMAHAN dari setiap poin diatas dan berikan REKOMENDASI untuk
memperbaikinya.
http://rofandiazhar.blogspot.com/2016/06/alur-pembelian-suatu-perusahaan.html
https://bq3monica.wordpress.com/category/flowchart-pembelian/
No. : A890/X/2020

Hal : Rekomendasi Internal Audit

Kepada Yth.
Direksi PT Pasundan
Bandung

Bersama ini kami sampai rekomendasi-rekomendasi atas aktivitas pemeriksaaan perusahaan

tahun 2021.
Selama melakukan pekerjaan internal audit, kami telah banyak menerima bantuan, dukungan
dan saling kerjasama yang baik dengan rekan-rekan perusahaan.
Oleh karena itu dengan hati yang tulus ikhlas, kami mengucapkan banyak terima kasih
semoga Tuhan Yang Maha Baik memberikan kebaikan-kebaikan.

Dan berikut ini kami sampaikan rekomendasi hasil pemeriksaan internal audit:

Kelemahan #1:
Bagian pengawasan tidak membuat form permintaan barang jika tidak membuat form
permintaan barang dapat menyebabkan tidak adanya dokumen yang disimpan ataupun
ketidak jelasan barang yang akan dibeli.

Kelemahan #2:
Tidak adanya SPPH dalam pembelian barang kepada pemasok, dengan tidak adanya SPPH
maka berakibatkan tidak jelasnya informasi yang akan disampaikan kepada pemasok. Tidak
ada SPH dari pemasok yang dikirmkan ke manajemen pembelian sehingga akan berakibat
ketidak jelasan dalam harga barang yang akan dibeli. Manajer pembelian tidak membuat SOP
sehingga akan berakibat dokumen yang tidak diarsipkan dan miss komunikasi dari setiap
bagian/divisi yang bersangkutan.

Kelemahan #3:
Tidak adanya dokumen yang diserahkan dalam Bagian Penerimaan yaitu SOP, Faktur, dan
SPB jika tidak adanya dokemun tersebut dapat menyebabkan ketidak jelasan dalam
pembelian barang dan bagian penerimaan tidak membuat LPB.
Kelemahan #6:
Tidak adanya catatan rekonsiliasi aset, selain itu pentingnya perusahaan melaksakan
rekonsiliasi agar tidak terjadinya kesalahan pencatatan nilai aset, kesalahan tersebut dapat
terjadi karena faktor kesalahan prosedur pembelian yang tidak mencatat aset tetap,
ketidaktelitian SDM, atau faktor lainnya. Maka itu, perusahaan perlu melakukan inventarisasi
fisik secara periodik pada saat pertama kali memperoleh aset tetap.

Rekomendasi #1:
Dalam bagian pengawasan, pengawasan terlebih dahulu membuat form permintaan barang
rangkap 2. Form pertama diserahkan kepada bagian pembelian dan sisanya diarsipkan, form
tersebut menjadi data dari setiap permintaan barang yang ingin dibeli.

Rekomendasi #2:
Bagian Manajer Pembelian terlebih dahulu harus membuat SPPH (Surat Permintaan
Penawaran Harga) dan surat tersebut dibuat 2 rangkap. Surat pertama dikirim ke pemasok
sisanya diarsipkan. Setelah surat dikirimkan kepada pemasok manajer pembelian menerima
SPH (Surat Penawaran Harga) supaya Manajer Pembelian mengetahui harga barang yang
akan dibeli.
Manajer pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) dan diarsipkan 3 rangkap yang
pertama dikirim ke bagian penerimaan, kedua dikirim kepada supplier, dan sisanya
diarsipkan.

Rekomendasi #3:
Bagian penerimaan menerima SOP, Faktur, dan SPB (Surat Pembelian Barang) dan
melakukan pengecekan pada barang yang dibeli baik dari segi kualitas maupun kuantitas.
Setelah barang diterima bagian penerimaan membuat laporan LPB (Laporan Penerimaan
Barang) rangkap 3 yang pertama diberikan ke bagian Gudang yang kedua dikirim ke bagian
akuntansi dan sisanya diarsipkan. Bagian penerimaan mengirimkan faktur ke bagian
akuntansi.

Rekomendasi #6:
Perusahaan harus melakukan rekonsiliasi pada setiap aset tetap yang dimiliki agar tidak
terjadinya kesalahan pencatatan dari setiap nilai asetnya. Dengan rekonsiliasi ini, laporan
yang tersaji sesuai dengan yang sebenarnya sehingga laporan keuangan tersebut dapat
digunakan oleh para pihak yang membutuhkan secara khusus penyesuaian aset tetap perlu
dilakukan selama diketahui ada ketidaksesuaian pencatatan aset tetap dan masih ada manfaat
dari aset yang dimiliki.