STORE INFORMATION SYSTEM

A. DEFINISI
Program SIS SAT adalah aplikasi administrasi yang dipakai oleh toko-toko SAT, dalam
melakukan proses harian.
Secara garis, proses di toko dibagi dalam 3 bagian pelaksanaan yaitu:
1. Proses Buka Toko
Proses yg dilakukan pada saat kita akan memulai proses transaksi di toko. Proses ini akan
melakukan transaksi otomatis di toko, antara lain :
a. Ekstrak Data d. Cetak perubahan Master (Harga, Piano,
b. Update Data Tag, Cls_prod, PKM)
c. Stock awal e. Loader Master
2. Proses Administrasi
Proses transaksi administrasi yang dilakukan di toko berkaitan dengan inventory / stock
toko, proses administrasi di toko ini dibagi atas beberapa jenis antara lain:
a. Edit / koreksi PB d. Purchase Order (PO)
b. Receipt (LPB) e. Retur
c. Stock Opname f. Stock Toko = stock DC
3. Proses Tutup Toko
Proses yang digunakan untuk melakukan administrasi tutup harian di toko. Proses ini di
bagi atas beberapa jenis antara lain :
a. Clerek Kasir d. EOD
b. Cetak Setoran e. Cetak laporan setoran kasir
c. Kasir Proses f. Proses kirim data ke DC
B. PROSES BUKA TOKO
1. Terima Data
Proses penerimaan data perubahan yang dikirim oleh DC dan disimpan di komputer
toko.
Tahapan Terima Data :
a. Buka aplikasi lotus notes di komputer
b. Masukan user & password untuk aplikasi lotus notes
c. Lakukan conect data dengan ”Replikator"-“Start / Send & Receipt”
d. Aplikasi akan otomatis melakukan proses kirim & terima mail (surat)
 e. Mail / surat yang digunakan untuk pengiriman data dari DC mempunyai subject
“Data tanggal"
f. Buka surat yang berisikan pengiriman data
g. simpan attachment / file surat tersebut ke directory D:/POS_VB/TERIMA
2. Ekstrak data
Proses yang digunakan untuk melakukan penguraian data pengiriman dari DC
yang berbentuk compress file menjadi file ”ORA” yan merupakan replika data perubahan
untuk data toko. Data file yang di proses adalah file data XXXX.lzh.xx XX: Tanggal
Data : Bulan data. 4 digit terakhir merupakan tanggal dan bulan yang harus di simpan di
directory D: \ paS_VB_\terima, yang di kirim ole DC setiap harinya.
Pada proses ini akan dilakukan pencarian data untuk tanggal dan bulan yang
ditentukan. Bila tidak ditemukan maka system akan mencari file untuk data dua hari
sebelum proses dijalankan. Misalkan proses tanggal 9 September 2003, tapi data tanggal
tersebut tidak ditemukan. Maka system akan mencari file data tanggal 8 September 2003,
ini dilakukan secara otomatis oleh komputer. Bila data selang 1 hari tidak ada maka
program tidak akan bisa di buka dan toko harus melakukan proses terima data. Jika hal
itu terjadi maka toko harus melakukan cek mail di lotus notes untuk memastikan
peneriman data dari DC, Bila tidak ada maka harus minta ke DC untuk mengirim data
tanggal tersebut.
3. Update data
Pada proses update disini system akan melakukan update data di toko dengan replika
data Update dari DC. Data perubahan yang dikirim ke toko dari DC adalah :
a. Perubahan Master: Data perubahan masteryan dlkmm dari DC adalah : item baru
master, description, barcode, Ntam ah, Nkali Tag, class product, subdept, PKM,
MPKM, Tanggal tag D.
b. Perubahan Harga
1) Harga jual reguler adalah harga yang digunakan untuk penjualan di toko dimana
harga ini akan sama untuk semua toko
2) Harga jual promo adalah harga yang digunakan untuk penjualan di toko tapi
bersifat Promo, yang berlaku dalam periode tertentu dan toko tertentu.
3) Harga beli supplier adalah harga beli yang akan kita gunakan untuk pembelian
barang dari sup lier langsung (BKL). Settin har a BKL di lakukan Oleh DC, toko
hanya bisa me ihat dan menggunakan bl a a a perubahan tetap dari DC yang bisa
melakukan perubahan.
 c. Perubahan Data Merchandise, yang meliputi: perubahan divisi, departement, perubahan
subdepartement perubahan supplier
d. Perubahan Control Toko, yang meliputi: Perubahan nama toko Perubahan type toko.
Setelah proses tersebut selesai maka data di toko akan terupdate dengan replika data dari
DC. Program akan otomatis menampilkan list perubahan data.
e. Laporan Update Data, yang terdiri atas:
Data Master : perubahan data master pada tanggal tersebut akan ditampilkan secara
otomatis (jika ada). Bila terdapat perubahan data master maka data toko akan diupdate
dengan yang ada sesuai data dari DC, dan proses ini akan menampilkan price, perubahan
planogram, dan juga TAG tersebut akan ditampilkan.
f. Cetak Label Price :
Pada proses ini system akan mencetak label harga.
g. Loader
Proses pembuatan data harga jual yang digunakan untuk data penjualan transaksi kasir
sehari-hari. Data yang terbentuk dan proses loader ini sendiri berasal dari penggabungan
antar file data master dan file data price.
h. Stock Awal .
Dimana dilakukan pada awal persiapan untuk data administrasi di toko. Dalam Proses
stock awal dilakukan proses proses antara lain :
1) Setelah Menyimpan stock awal pagi hari
2) Menghapus PLU yg tgl. tag D > 90 hari
3) Menghapus data register yang umurnya lebih dari 3 bulan
4) Menghapus file transaksi yang umurnya lebih dari 3 bulan
5) Membackup penjualan bulanan pada awal bulan
semua proses buka toko tersebut selesai dilakukan oleh program, baru aplikasi toko dapat
dijalankan. Bila proses gagal, maka proses administrasi di toko tidak bisa dilakukan.

C. PROSES ADMINISTRASI & TUTUP TOKO

1. Master Table
Master Table berisikan data-data yang bersifat Read Only atau tidak dapat diubah
maupun di delete tapi hanya dilihat saja. Terbagi menjadi 4 jenis, yaitu Divisi,
Departemen, Sub Departemen, dan Category.
2. Master Inventory
Master Inventory berisikan tentang informasi identitas dari masing-masing PLU
bersifat history penjualannya. Terdiri dari 3 bagian, yaitu master barang, harga beli, dan
harga jual.
a. Master barang menampilkan informasi detail dari sebuah PLU.

129 - 01 - 01 - F- A- 04 - 1- 10 - 1- 010 -

No.Rak No. Shelving No.Lubang Miring Posisi pada Rak No.Urut Kiri-
kanan Depan-Belakang Atas-Bawah Mia. Display

b. Harga Beli adalah detail dari perhitungan harga yang dikenakan untuk PLU yang
dipilih.
c. Harga Jual adalah daftar harga jual untuk masing-masing konversi yang ada pada
tiap produk yang ada.
3. Maintenance
Maintenance adalah menu yang digunakan untuk pemeliharaan data-data yang ada pada
program SIS ini.
a. Master Customer adalah menu yang berisikan master data customer pemilik
kartu AKU.
b. Master Class adalah menu yang berisikan pembagian klasifikasi dari produk
untuk masing-masing kelas toko. Melalui menu ini, kita dapat mengetahui suatu
kategori produk dapat dijual pada tipe toko mana saja.
c. Master Tag adalah menu untuk menampilkan semua tag yang ada beserta aturan
main yang dikenakan pada toko dan DC. Tag merupakan pemberian klasifikasi
status produk yang didasarkan pada perilaku item terhadap penjualan, dan
mekanisme distribusi barang.
d. Master BTL akan menampilkan daftar item yang tidak dapat dijual pada toko
tersebut dikarenakan item tersebut memang tidak diperbolehkan untuk dijual
dilingkungan toko atau dapat juga dikarenakan item tersebut tidak laku dijual
pada daerah toko tersebut.
e. Master Customize akan menampilkan item-item Non Item Nasional yang boleh
dijual pada toko yang bersangkutan. Dibagi atas 2 menu, yaitu:
 1) Aktif di toko menampilkan daftar PLU customize yang aktif atau yang
dapat dijual pada toko yang bersangkutan.
2) Tidak Aktif di Toko menampilkan daftar PLU customize yang (sudah)
tidak aktif atau tidak dijual pada toko tersebut.
f. Master Proporsi merupakan data yang menampilkan proporsi yang dikenakan
masing-masing personil toko. Apabila hasil proses toko terdapat nilai selisih
antara stock yang ada pada komputer dengan stock fisik maka masing-masing
personil toko akan dikenakan tanggung jawab untuk mengganti NBH tersebut.
Proporsi tersebut tergantung pada beberapa kondisi :
- Jabatan, semakin tinggi jabatan pada toko maka semakin besar proporsi
NBH yang harus ditanggung.
- Jumlah hari kerja pada toko, apabila jumlah hari kerja karyawan yang masih
dalam masa percobaan tersebut masih kurang dari D.HK, maka karyawan
tersebut tidak akan dikenakan proporsi penggantian NBH.
g. Master Jenis SO merupakan menu yang menampilkan daftar jenis Stock
Opname (SO) yang dapat dilakukan oleh toko.
- SO adalah membandingkan stok barang fisik yang ada dengan data stok
barang yang ada pada komputer.
- SO Pra Go merupakan SO yang dilakukan oleh toko baru dan dilakukan
pada H-7.
- SO H+7 adalah SO yang dilakukan seminggu setelah GO.
- SO Reguler adalah SO yang dilakukan pada toko setelah masa GO selesai
(H+7) dan terdiri dari beberapa macam.
h. Master Karyawan ini menampilkan daftar nama-nama karyawan yang bertugas
pada toko tersebut. Nama-nama yang sudah terdaftar dapat dilakukan absen
harian melalui absensi toko. Langkah-langkah untuk mendaftar karyawan baru
ialah:
1) Masukkan NIK karyawan yang akan didaftarkan pada kolom NIK.
2) Kemudian ketikkan Nama karyawan yang telah dimasukkan.
3) Pada kolom jabatan, tekan F2 untuk menampilkan kode jabatan untuk
karyawan yang baru didaftarkan tersebut.
4) Setelah dipilih kode jabatan maka secara otomatis nama jabatan akan
ditampilkan.
 5) Pada kolom user IC dapat kita lihat kode user yang melakukan penambahan
karyawan.
6) Tekan tombol F9 untuk menyimpan data yang telah ditambahkan.
4. Proses Update Ulang
Menu ini berfungsi untuk melakukan update data ulang apabila data harian pagi
terlambat cuti terima oleh toko atau ada perubahan harga I master di tengah hari.
Setelah proses ini selesai maka akan di tampilkan pesan apabila user ingin mencetak
perubahan yang telah dilakukan. Untuk mencetak label price dengan kriteria tertentu
perhatikan data kolom berikut:
Nama Kolom Keterangan

Input rak planogram Bila check box ini di pilih maka akan dicetak
label price berdasarkan planogram / per rak
Input BarCode PLU / Item N Bila checkbox ini di pilih maka akan di cetak
label price untuk PLU / barcode yang di
INPUT saja
Tampilkan semua PLU Bila tombol ini di klik maka akan di
tampilkan semua PLU yang ada untuk di
cetak
Clear PLU Bila di klik maka daftar PLU yang telah ada
pada bagian bawah layar akan di hapus
Untuk melakukan cetak label Price PLU tertentu:
a. Pilih jenis input (input rak/Planograrn)
b. Jika memilih Input rak maka:
1) Ketikkan nornor rak yang ingin di cetak PLUnya, kemudian klik OK (enter)
2) Pada bagian bawah layar akan ditampilkan semua daftar PLU yang berada pada
nomor rak planogram yan di maksud
3) Klik cetak, untuk rnenceta label pricenya
c. Jika memilih input barcode PLU maka:
1) Masukkgn nornor PLU yang ada (jika lupa tekan F2 untuk melihat daftar PLU)
2) Kemudian klik OK (enter) maka pada bagian bawah Layar akan di tampilkan
PLU tersebut.
 3) Untuk melakukan input ulang PLU klik tombol Clear PLU untuk melakukan input
ulang PLU.
d. Klik tombol ceta untuk mencetak label price dari PLU yang telah di pilih.
5. Proses Loader Master
Menu ini berfungsi untuk melakukan pembuatan data master dan harga yang akan
digunakan untuk transaksi oleh kasir berdasarkan atas harga dan master terkini.
Pada saat tombol proses di klik maka akan dilakukan Loader. Ketika proses loader ini
dijalankan maka apabila terdapat PLU yang termasuk kedalam promosi maka akan
diambil harga termurah, untuk PLU yang tidak termasuk ke dalam promosi akan
diambil harga sesuai dengan index. Jika computer Server telah selesai melakukan
proses Loader ini maka, ada 2 hal yang harus dilakukan oleh kasir untuk mencopy file
hasil proses loader yaitu :
a. Jika belum masuk aplikasi kasir, maka file loader akan otomatis tercopy.
b. jika kasir dalam menu transaksi maka harus melakukan copy manual dengan
menekan F4
6. Proses Ulang
Menu proses ulang ini digunakan untuk proses penghitungan ulang semua transaksi
dalam suatu periode tertentu. Proses ulang di lakukan apabila:
a. Terjadi selisih qty / rupiah LPMP dengan register untuk semua transaksi
b. Terjadi perbedaan antar stock akhir kemarin dengan stock awal hari ini 3. Bila
kolom selisih di LPMP ada nilai, tidak sama dengan O ( nol ). Tanggal periode ini
ditentukan oleh user. Pengisian tanggal periode diatur oleh :
1) Jika terjadi selisih antara stock akhir kemarin dengan stock awal hari ini, maka
tan gal awal diisi dengan tanggal kemarin.
2) Jika terjadi perbedaan register dengan LPMP untuk hari ini, maka tanggal di
isi dengan Tanggal Hari ini.
7. Proses PB
Menu proses PB ini dipakai untuk memproses permintaan barang dari toko ke DC.
Syaratnya dalam proses PB toko sebagai berikut:
a. PB hanya bisa di proses 1 kali sehari
b. PB tidak bisa diproses setelah toko melakukan LPB dan PB yang kemarin.
c. Toko harus melakukan Proses retur terlebih dulu sebelum proses PB
d. Item yang masuk PB mempunyai syarat antara lain:
1) Item terdaftar di master product
 2) Tag selain D, G, S, A, K, E
3) Item yang termasuk item aktif dalam kelas produk toko
4) Item yang SOH < PKM
5) Qty PB komputer lebih besar dari minor
8. Koreksi / Cetak PB
Menu koreksi / cetak PB digunakan untuk melakukan edit atas qty PB khusus untuk
item buah.
Untuk dapat melakukan proses koreksi untuk PB buah, lakukan terlebih dahulu proses
PB. Item buah yang dapat dilakukan koreksi qty hanya item buah yang masuk ke dalam
jadwal PB buah pada hari itu (hari dimana dilakukan proses PB).
Adapun syarat-syarat dalam proses koreksi ini adalah: Qty PB + Stock OH <= 2x PKM
Nama kolom Keterangan

PLU Kode PLU dari Item buah yang akan

dilakukan koreksi PB
PB Awal Nilai PB awal untuk PLU tersebut
PB Baru Pada kolom ini masukkan nilai PK baru
untuk item buah dalam ukuran gram.
1 Kg = 1000 Gr
Total item Banyaknya item buah
Total Qty buah Total nilai yang dibuatkan PB untuk item
buah dalam ukuran Gram.
Total PB buah Total nilai rupiah dari item buah yang di
PB
Total PB Non Buah Total nilai PB non item buah
Total PB Total nilai PB (PB buah + PB Non item
buah)

Lakukan langkah berikut untuk melakukan koreksi PB buah:

a. Setelah masuk ke dalam menu SIS ini pilih menu Transaksi _ PB _ Koreksi/Cetak
PB.
PLU yang ditampilkan untuk koreksi PB ini hanya PLU Buah yang masuk ke dalam
Jadwal PB buah pada hari dilakukan proses PB.
 a. Pada kolom PB baru masukkan nilai Qty untuk item buah yang akan di buatkan
PB. Pengisian pada kolom ini dalam ukuran Gram (Gr)
b. Setelah selesai tekan tombol F9 pada keyboard untuk menyimpan koreksi PB yang
telah dibuat.
c. Apabila proses PB dan koreksi PB telah selesai toko harus mengirimkan file hasil
PB dengan nama File: Kd_toko+Tgl+Bln.UPB ke DC lewat E-mail. File * .UPB
tersebut telah berisi file *.RPB_dan *.PB. Setelah proses koreksi PB dilakukan
maka akan ditampilkan laporan data PB yang akan dikirim ke DC.
9. Edit PKM
Menu ini dugunakan untuk merubah nilai PKM dari suatu barang.
Edit PKM ini tidak dapat dilakukan oleh sembarang orang, karena secara otomatis setiap
salah satu pilihan di klik, secara otomatis sistem akan meminta kode employee yang
mempunyai hak untuk mengakses menu ini.
Setiap user, memiliki batasan dalam melakukan perubahan PKM yang ada di atas:
a. BM (branch manager) Bebas
b. AM (area manager) Maksimal 5 kali MPKM
c. AC (area wordianator} Maksimal 2 kali MPKM
Proses edit PKM mempunyai Alur sbb :
a. Cetak kertas kerja PKM Oleh staff Toko
b. Edit / Review PKM di kertas kerja PKM KT / ASS / MD
c. Usul ke AC/AM untuk perubahan PKM toko KT/ASS/MD
d. Edit PKM toko oleh AC/AM melalui SIS di toko atau OAS di DC
10. FPD (NBH)
Nilai Barang Hilang (NHB) hasil dari SO yan dilakukan oleh toko akan di tanggung
oleh karyawan dan perusahaan sesuai engan proporsi masung-masing.
Melalui menu ini dilakukan perhitungan nilai NBH yang dikenakan kepada masing-
masing karyawan toko.
Nama kolom Keterangan

Toko Nama Toko

Jenis SO Jenis so yang akan di hitung proporsi
beban NBH yang harus dibayar oleh
karyawannya. Tekan tombol F2 untuk
menampilkan daftar jenis SO yang ada.
 Kolom NBH SAT menandakan
prosentasi dari nilai NBH yang
ditanggung oleh perusahaan
Periode SO Pada bagian ini masukkan tanggal
periode dimana SO dilakukan. Tekan
tombol F2 pada koiom ini maka akan
ditampilkan daftar tanggal SO yang
pemah dilakukan.
Pilih salah satu tanggal SO yang akan di
hitung proporsi NBH karyawannya
Baban NBH Nilai beban NBH yang harus ditanggung
oleh toko
Nilai Per hari Nilai beban NBH rata-rata per hari selama
periode SO yang telah dipilih
NIK/Tugas NIK dan Nama karyawan yang akan
dibebankan NBH toko
Kode Jabatan Kode Jabatan dari karyawan yang
bersangkutan. Tekan tombol F2 untuk
menampilkan daftar kode jabatan yang
ada.
Prosen Besarnya nilai prosentasi dari nilai NBH
toko yang harus ditanggung oleh
karyawan
HK = Hari kerja Merupakan jumlah hari keija karyawan
yang bersangkutan selama mana priode
SO yang telah dipilih pada kolom Periode
SO. Nilai pada kolom ini dapat dilalmkan
pembahan dengan syarat harus > dari HK
yang lama (tidak boleh lebih kecil)
Total Total = Prosen * HK Nilai yang di
tampilkan pada kolom total ini
merupakan total proporsi karyawan
 tersebut semala hari kerja (HK) Nilai
rupiah yang harus ditanggung oleh
kerja (HK)
Beban Personel Nilai rupiah yang harus ditanggung oleh
karyawan atas NBH toko
Tunai H.Personel = (Beban MBH Toko * Tom)
2 Total
Karyawan yang dibebankan MBH .
diwajibkan untuk membayar tunai
apabila nilai beban Personal dari
karyawan tersebut iebih kecil (<) dari
Nilai minimum pembayaran untuk
jabatan dari karyawan tersebut. Nilai
minimum pembayaran untuk proporsi
MBH sesuai dengan data yang terdapat
pada menu Master Proporsi
Potong gaji Apabila nilai MBH yang hama
ditanggung oleh karyawan tersebut >
Nilai minimum pembayaran yang telah
ditetapkan (lihat Master Proporsi) maka
karyawan tersebut dapat membayar MBH
yang ditanggungnya melalui penn'tpngan
gaji pada akhir bulan.
Lama Jumlah cicilan pembayaran. Jumlah acian
ini dibuat dengan mempertimbangkan
nilai minimal minimum pembayaran
Pot/Bulan Potongan per bulan untuk pembayaran
yang dipotong melalui gaji. Minimal nilai
potongan per bulan sesuai dengan Nilai
minimal minimum pembayaran (Lihat
Master Proporsi)
Tombol final Tombol ini digunakan untuk melakukan
finalisasi data proporsi pembayaian NBH
 yang ditanggung oleh kawawan. Apabila
tombol ini di klik maka data FPD yang
telah dibuat pada menu ini akan di buat
menjadi
Fixed (tidak dapat dilakukan perubahan
kembali) dan data akan di kirim ke DC
untuk selanjutnya di pmses oleh bagian
IC (Inventory Control) dan Payroll.
FDP Final FPD Final: Menampilkan laporan data
pembebanan NBH yang sudah diflnal
(fixed)
Rincian Tunai Mencetak laporan yang berisi daftar nama
karyawan dan total rupiah yang
dibebankan kepada karyawan. taporan ini
digunakan sebagai tanda persetujuan
user.
11. Jadwal PB Buah
Berfungsi untuk melakukan penjadwalan PB untuk produk buah dalam seminggu.
Untuk melakukan penjadwalan PB buah/ merubah PB buah yang telah acta lakukan
langkah berikut:
a. Pada sel/kotak hari dari PLU yang ingin dijadwalkan PB pada hari tersebut tekan
tombol ENTER
b. Setelah selesai penjadwalan, tekan tombol F9 untuk menyimpan perubahan yang
telah di lakukan.
c. Setelah selesai, klik tombol F8 untuk keluar dari menu
12. Proses Backup Sales Bulanan
Proses backup bulanan ini biasa jalankan setiap hari setelah proses EOD selesai
dilakukan.
Pada saat menu ini dipilih maka sistem akan melakukan proses backup bulanan. Setelah
proses ini dijalankan maka akan dihasilkan file backup database taka yang disimpan
pada D:\pos_vb dengan nama file tokomin1.mdb Untuk keesokkan harinya, saat
dilakukan proses backup embali, proses backup akan menghasilkan data backup dengan
nama yang sama yaitu toko min1.mdb sedangkan file tokomin1.mdb yang sebelumnya
 sudah terbentuk pada proses backup sebelumnya secara otomatis akan direname
menjadi toko min2.mdb demikian seterusnya sehingga pada toko terdapat 2 backup data
taka yaitu H-l dan H-2.
13. Status Toko
Menu ini berfungsi untuk menampilkan identitas toko yang bersangkutan.
Semua informasi toko yang terdapat pada Header akan dicetak pada struk toko ada
bagian atas struk, sedangkan informasi toko yang terdapat pada bagian footer akan
dicetak pada struk toko pada bagian bawah struk.
14. Transaksi
Transaksi yang terjadi antara toko dan DC terdiri dari beberapa menu sebagai berikut :
a. Purchase Order (PO)
Menu ini digunakan untuk membuat PO, yaitu faktur permintaan barang ke supplier
khusus untuk barang BKL (Barang Kirim Langsung) atau biasanya barang dengan
tag K.
Pada menu Purchase Order dibedakan menjadi 2 yakni PO Tambah dan Po Ed It.
a) PO Tambah
Digunakan untuk membuat PO baru. Adapun langkah langkahnya adalah sebagai
berikut:
a) Pilih menu tambah pada form purchasing
b) No faktur akan secara otomatis diberikan pada saat tombol tambah diklik.
c) Pada kolom supplier, masukkan kode supplier BKL atau tekan tombol F2
untuk menampilkan kode supplier.
d) Masukkan nomer referensi supplier sesuai dnegan No surat jalan supplier
e) Pada kolom PLU, masukkan kode PLU dengan tag K yang akan dibuatkan PO
f) Pada kolom qty, masukkan qty untuk PLU yang akan dibuatkan PO kemudian
tekan enter. Tekan F9 untuk menyimpan data PO. Tekan F8 untuk keluar dari
menu
g) Setelah disimpan maka akan tampil pesan untuk mencetak PO tersebut.
b) PO Ed It
Digunakan untuk melakukan perubahan terhadap PO yang sudah dibuat seperti
pengurangan atau penambahan jumlah item. Langkah langkahya adalah:
a) Masukkan No faktur yang akan diedit pada kolom faktur / tekan F2. Kemudian
klik OK.
 b) Setelah no faktur dipilih tekan tombol enter maka akan ditampilkan detail isi
PO yang dipilih.
c) Lakukan p_nambahan/penghapusan PLU atau perubahan QTy apabila
diperlukan. Tekan F9 untuk menyimpan.
PO tidak dapat dibuat dengan kondisi berikut:
1) PLU tidak ada dimaster
2) PLU yang dimiliki belum memiliki harga beli
3) Kode supplier tidak ada
Cara mengatasinya adalah :
1) Telp ke Adm.MD DC untuk memastikan apakah PLU tersebut sudah aktif atau
belum. Apabila belum aktif, maka faktur pengiriman dari supplier harus tolak.
2) Apabila PLU ternyata sudah aktif maka minta Edp DC support untuk
mengirimkan data oramas lewat pengiriman data pagi ke toko simpan ke
d:\SIS\teri ma
3) Lakukan ekstrak ulang data pagi
4) Lakukan loader ulang (ada di menu maintenance loader ulang), untuk update
data dari DC
5) PO yang telah dibuat masih dapat dilakukan perubahan apabila PO tersebut
belum direceipt
6) Untuk menghapus No faktur yang telah dibuat, pada layar PO yang aktif klik
tombol F5.
Hal yang harus diperhatikan saat transaksi Purchase Order :
 No Faktur harus Urut dengan faktur sebelumnya
L-H02-001
L : inisial BKL
H : inisial untuk Bulan faktur (A= jan, B= feb..)
02 : inisial untuk tahun faktur (‘002’ = 2002)
0001 : Nomor urut faktur
 Kode supplier harus sesuai kode yang benar
AZ01.U.001.1.A
AZ01 : kode DC induk dari toko
U : inisial huruf pertama dari nama supplier
001 : no urut supplier tersebut di data supplier DC
1 : kode divisi dari supplier
 A : kode cara bayar dari kita ke supplier tsb ( A= cash, B= kredit 1 minggu)
 PKP/NPKP (status pajak dari supplier pengirim) harus benar. Bila PKP pada
saat pengiriman di total faktur supplier aka nada nilai PPN. Bila NPKP tidak
ada PPN di faktur pengiriman supplier.
 PLU/QTY tidak boleh salah. (PLU: kode nama PLU yang akan disorder, QTY:
jumlah qty yang akan disorder).
 Referensi faktur harus diisi (surat jalan supplier).
b. Penerimaan Barang (LPB)
Menu ini digunakan untuk melakukan proses penerimaan /receipt sesuai dengan data
pemesanan. Proses ini akan mencocokkan antara data yang ada pada faktur supplier
dengan PO yang sudah dibuat (dengan catatan PO belum dilakukan proses receipt).
Langkah Langkah melakukan LPB sebagai berikut:
1) Pada kolom no faktur tekan F2 untuk menampilkan No faktur yang ingin
direceipt
2) Setelah No Faktur PO telah dipilih, tekan enter maka akan ditampilkan daftar
PLU dan nama supplier atas No fkatur yang akan di PB sesuai dnegan data PO
yang telah dibuat
3) Setelah detail data dari faktur telah dicocokkan dengan barang yang dikirim oleh
supplier, tekan F9 untuk menyimpan
4) Kemudian akan muncul pesan memasukkan total nilai faktur yang ada pada
faktur receipt supplier.
5) Apabila selisih antara nilai total faktur yang dimasukkan dengan nilai total
faktur tercatat dalam sistem > Rp 1000 maka data pada PB tidak bisa disimpan.
6) Apabila PO yang dibuat telah dilakukan receipt maka stock pada toko akan
bertambah
Khusus untuk LPB DC, sebelum melakukan receipt lakukan terlebih dahulu
download & update PO DC. Masalah yang sering terjadi saat proses PB :
1) QTY PO beda dengan faktur supplier
a) Untuk PO BKL jika QTY PO<>QTY faktur supplier, lakukan perubahan qty
terlebih dahulu melalui menu edit PO. Baru setelah itu lakukan receipt barang
pada menu PB
b) Untuk PB atas kiriman dari DC; apabila QTY PB > QTY kiriman DC, maka
lakukan receipt seperti biasa. Jika qty yang kurang tersebut lakukan retur
untuk barang yang kurang ke DC, maka lakukan receipt seperti biasa,
 sedangkan untuk kelebihan brang dikirim balik ke DC dengan terlebih dahulu
mencetak lembar SJI ( Surat Jalan Internal)
2) Harga beli berbeda antara toko dengan supplier
a) PPN, PPNBM tidka sama dengan faktur supplier
Lakukan cek data supplier untuk PKPnya jika ada kesalahan konfirmasi ke
MD DC untuk pengiriman data perbaikan
b) Total faktur tidak sama
 Lakukan crosscheck detail PLU untuk QTY da nettonya
 Lakukan update data harga beli dan sesuaikan dengan update harga beli
dari DC
 Lakukan edit QTY jika ada kesalahan qty
Ada hal yang perlu dicrosscheck pada menu PB yaitu :
1) Supplier yang tertera harus sesuai dengan surat jalan yang ada
2) PLU yang ada harus sesuai dengan PLU yang terdapat di PO
3) Nilai Quantity harus sesuai dengan faktur
4) Harga beli yang terdapat difaktur harus sama dengan nilai harga beli yang ada
di computer
5) Nominal total faktur penerimaan harus sama dnegan total faktur yang diterima
dari supplier.
c. Retur Pembelian
Menu ini digunakan untuk melakukan transaksi pengembalian (retur) barang dari
toko ke supplier atau ke DC. Menu retur pembelian dibagi menjadi dua bagian yakni
Form dan Fixed.
1) FORM
Untuk membuat form baru untuk retur supplier, pembuatan retur ini belum
mengurangi stock On hand dari persediaan toko. Langkah langkah membuat
form :
a) Tentukan retur barang yang akan dilakukan apabila BKL maka klik tombol
BKL atau retur atas kiriman barang dari DC  klik tombol DC.
b) Masukkan kode supplier
c) Setelah nama supplier DC dipilih, tekan tombol enter
d) Pada kolom keterangan pilih salah satu keterangan atas retur barnag yang
dilakukan
 e) Tekan enter maka secara otomatis akan menuju kolom PLU. Kemudian
masukkan PLU barang yang akan diretur atau scan barcode dan tekan F9
untuk menampilkan daftar PLU yang ada
f) Tekan Enter maka akan menuju kolom qty. masukkan nilai Qty kemudian
tekan enter.
g) Setelah semua item yang diretur dimasukkan tekan F9 untuk menyimpan
form
h) Tekan F8 untuk keluar
2) FIXED
Menu yang digunakan untuk fiksasi barang yang diretur setelah data yang
dimauskkan pada menu form sudah benar. Berikut langkah langkahnya :
a) Tekan tombol fixed pada menu pilihan
b) Masukkan no faktur pada kolom faktur
c) Jika data sudah benar tekan F9 untuk menyimpan namun sebelumnya cek
no faktur form dengan faktur yang akan di fixed, cek supplier total qty.
d. Surat Jalan Internal
Menu ini berfungsi untuk membuat surat jalan yang bersifat internal. Surat ini
dikeluarkan apabila terjadi kesalahan pengiriman barnag dari DC ke tok (tidak sesuai
PB). Menu SJI terbagi menjadi 2 bagian yaitu :
1) FORM
Menu Form digunakan untuk membuat draft S:JZ yang baru. Data yang
dimasukkan pada draft SJI ini masih bisa dilakukan perubahan. Berikut adalah
langkah langkah membuat SJI:
a) Pada layar pilihan klik tombol form
b) Pada bagian faktur DC ketikkan faktur yang diterima dari DC atas
pengiriman barang yang dilakukan oleh DC tersebut.
c) Secara otomatis akan ditampilkan no faktur SJI
d) Pada bagian PLU masukkan kode PLU yang akan diretur atau tekan F2
untuk melihat daftar PLU yang ada
e) Pada kolom Qty, masukkan qty yang akan dibuatkan SJI kemudian tekan
enter
f) Setelah semua No PLU yang akan dilakukan retur telah dimasukkan tekan
F9 untuk menyimpan data yang telah dimasukkan.
 2) FIXED
Menu ini digunakan untuk menjadikan draft SJI yang sudah pernah dibuat
menjadi fixed atau tidak bisa dilakukan perubahan lagi. Langkah langkah
melakukan Fixed SJI :
a) Pada layar pilihan tekan tombol fixed
b) Pada kolom faktur SJI masukkan no SJI yang akan dibuat menjadi fixed
atau tekan F2 untuk melihat daftar SJI
c) Setelah dimasukkan no SJI, tekan enter
d) Jika data sudah benar maka tekan F9 untuk menyimpan kemudian akan
muncul pilihan untuk cetak klik tombol yes.
e. Take Over
Menu ini digunakan untuk melakukan take over, yaitu perubahan yang dilakukan
terhadap status maupun kode branch dari toko tersebut.
Ganti Kode Toko
Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan kode toko. Perubahan kode toko
disebabkan karena :
1) Perubahan status toko dari franschise ke regular
2) Perubahan status toko dari regular ke IO (Independent Operator)
3) Adanya pemindahan toko ke wilayah lain.
Sebelum proses ganti kode toko dilakukan, terlebih dahulu harus dilakukan EOD
khusus untuk take over pada toko tersebut pada menu Utility > EOD > EOD Take
Over. Pada menu ini user hanya perlu input kode toko dan DC yang baru.
15. Report
Menu ini berfungsi untuk menampilkan report dari transaksi transaksi yang dilakukan
pada aplikasi SIS :
a. Report Toko
Menu report toko ini dibagi dalam beberapa kategori. Tidak semua user memiliki
hak untuk melihat report ini. Oleh karena itu untuk dapat melihat report toko, user
akan diminta memasukkan user dan password kembali.
1) Inventory
a) Stock Out harian
Laporan ini Menampilkan data stockout (banyaknya sub dept yang jumlah
itemnya <=0) untuk departemen tertentu dalam 1 hari (tanggal sekarang). Data
 yang ditampilkan bukanlah merupakan stock toko real time karena data yang
ditampilkan berdasarkan proses EOD dari H-1.
b) Perkembangan stock out (ISO)
Berisi laporan stockout (yang nilai stock dikomputernya <=0) dalam suatu
periode tertentu untuk subdept/tag tertentu
c) Perubahan tag/ class product
Berisi laporan mengenai perubahan tag yang telah dilakukan dalam suatu
kurun waktu periode tertentu
d) Posisi mutasi persediaan
Laporan yang berisikan posisi mutasi produk dalam suatu kurun waktu tertentu
e) Posisi mutasi selisih
Berisi laporan daftar produk yang mengalami selisih pada saat stock opname
baik itu selisih plus atau minus.
f) Posisi mutasi per tanggal
Berisi laporan mutasi produk dalam suatu toko yang dilaporkan per tanggal
g) Posisi mutasi per PLU
Laporan yang menampilkan laporan qty mutasi produk, hanya saja
ditampilkan per PLU dalam satu kurun waktu tertentu
h) Posisi Mutasi all per dept
Laporan ini menampilkan rekap data qty atas mutasi produk pada masing
masing departemennya
i) LPMP Rupiah per dept
Laporan ini menyajikan data posisi mutasi produk pada masing masing
departemen dalam rupiah
j) Posisi Mutasi All
Laporan ini menyajikan laporan posisi mutasi suatu product untuk semua PLU
yang ada
k) Perubahan harga jual naik
Menampilkan laporan kenaikan harga produk beserta tanggal perubahannya
l) Perubahan harga jual turun
Menampilkan laporan penurunan harga produk beserta tanggal perubahannya
m) List Harga Jual
Laporan harga jual produk yang dapat ditampilkan untuk rak tertentu atau
seluruhnya
n) Daftar PLU yang tidak terjual
Laporan mengenai produk produk yang tidak terjual dalam suatu kurun waktu
tertentu
o) Barang yang tidak main di toko
Menampilkan laporan barang yang tidak aktif lagi maksudnya item item ini
sudah berubah class/tagnya sehinnga tidak bisa dijual ditoko tersebut
p) Barang discontinue
Menampilkan laporan daftar PLU yang mempunyai status Discontinue (tidak
aktif) kalau stocknya habis terjual, tidak perlu dipesan kembali (tag D)
q) Daftar PLU yang tidak dijual
Menampilkan laporan daftar barang yang tidak dijual ditoko. Barang tidak
dijual ditoko apabila average PLU =0, PLU berstatus tag D (Discontinue),
PLU memiliki class produk yang tidak main di toko tersebut, atau juga bila
harga jual PLU= 0
r) Penjualan item harian toko
Laporan ini menyajikan daftar penjualan transaksi yang terjadi hari ini (atau
pada tanggal tertentu) yang dikelompokkan persub departemen di sebuah toko.
s) Perkembangan Persediaan
Laporan ini menyajikan laporan tentang persediaan stock dalam suatu periode
yang dirinci per tanggal.
t) Data persediaan dan penjualan
Menampilkan laporan saldo untuk stock masing masing PLU
u) Perkembangan Penjualan
Berisi laporan penjualan dan perhitungan laba sebelum di potong pajak
v) Penjualan per kasir
Laporan ini berisi informasi mengenai banyaknya transaksi untuk masing
masing kasir yang melayani transaksi pada tanggal tertentu
w) Setoran per kasir
Laporan ini berisi kalkulasi transaksi yang dilakukan beserta total cash yang
harus disetor ke keuangan
x) Jumlah No Bon per kasir
Laporan ini berisi nomor nomor bon yang eprnah dikeluarkan beserta detail
transaksinya.
16. PKM
a. Kertas kerja PKM
Kertas kerja PKM berisi data sales PLU dan data-data yang diperlukan untuk
menentukan PKM tiap PLU
b. DSI (Daily Sales Inventory)
Pada kertas kerja PKM, maka Toko akan mengetahui Daily Sales Inventory
hariannya. Laporan ini berisikan perkembangan sales dari hari ke hari dalam suatu
periode.
c. Daftar Rupiah PKM
Laporan lain yang termasuk ke dalam PKM adalah Daftar Rupiah PKM. Laporan
Daftar Rupiah PKM berisikan PKM untuk masing-masing subdept dalam jumlah
rupiah. Seperti pada contohnya, pada satu laporan sub departemen 111
mempunyai saldo stock dalam rupiah sebesar Rp. 7.845.131. Banyaknya stock
PKM minimal sebsar 2.980 item dan PKM 3.354 item.
d. PKM Toko
Laporan selanjutnya yang termasuk dalam PKM adalah PKM Toko. Laporan
PKM Toko berisikan laporan PKM untuk masing-masing sub dept. Contohnya
adalah sub dept 22, PLU 888 tag O penujualan bula ini sebanyak 57 item,
penjualan sebulan yang lalu 31 item. Rata-rata penjualan dalam tiap transaksi = O.
Minimal order (minor) = 30, batas stock minimum (MPKM) = 60. Batas stock
maksimum (PKM) = 60. Stock out (Stock kosong) dalams ebulan ini tidak ada (0)
demikian juga dengan 1 dan
2 bulan sebelumnya.
e. PKM di bawah MPKM
PKM di bawah MPKM berisi laporan PLU-PLU yang stock minimumnya
(MPKM) maksimum (PKM)
f. PKM Toko = 0
Laporan ini berisi PLU-PLU yang stock maksimum PKM nya = 0
g. PKM di bawah minor
Berisi daftar PLU yang nilai PKM nya berada di bawah nilai Minor (Minimal
Order)
17. Perform
a. Planogram
Laporan planogram berisi planogram untuk masing-masing rak. Sebagai contoh
suatu laporan memperlihatkan PLU 270 berada pada rak 117 shelve 01 dengan
konfigurasi penempatan pada rak : kiri-kanan = 1, atas-bawah = 1, dan depan
belakang = 10.
b. Register Dokumen Taka (LPB)
Berisi laporan daftar LPB/Faktur yang pernah diterima/dibuat dalam kurun waktu
tertentu. Sebagai contoh suatu laporan, pada tanggal 01-10-2003 pernah
diteria/dibuat LPB dengan nomor J03-000001, nomor faktur T-J03-0060 senilai
Rp. 153.120. Banyaknya ite yang tertulis difaktur sebanyak 2 buah dengan total
jumlah kuantitas sebenyak 96
c. Detail Dokumen Toko (LPB)
Laporan ini hampir sama dengan laporan di atas, hanya saja disajikan secara lebih
detail untuk tiap PLU yang terdaftar secara per-PLU dan per No faktur
d. Faktur Dokumen Toko (LPB)
Faktur Dokumen toko merupakan cetak ulang faktur/dokumen faktur LPB yang
ada di toko
e. Registrasi Dokumen Toko (Koreksi)
Laporan ini berisikan daftar dokumen koreksi toko yang kena koreksi minus dan
plus. Seperti contohnya pada tanggal 03-10-2003 dilakukan koreksi terhadap
dokuen dengan nomor register K-J03-0001. Dilakukan peyesuaian persediaan
(koreksi plus – MPP) sebanyak 6 dengan nilai Rp. 9881. Banyaknya barang hilang
(Nota barang hilang – NBH) sebanyak 6 dalam rupiah sebesar Rp. 9.881, koreksi
dilakukan secara otomatis dari system.
f. Registrasi Koreksi Detail
Laporan ini berisikan sarana seperti Registrasi Dokuen Toko, hanya pada laporan
ini penyajiannya lebih detail
g. Registrasi Dokumen Toko (NR)
Berisi daftar dokumen retur beserta nilainya yang pernah diterima/dibuat
h. Detail Dokumen Toko (NR)
Berisi daftar dokumen retur beserta nilainya yang pernah diterima dan dibuat
secara lebih detail
i. Faktur dokumen toko (NR)
 Berfungsi untuk mencetak ulang faktur dokumen toko
j. Sarana promosi
Laporan ini menampilkan data-data yang berhubungan dengan sarana promosi
toko. Pada saat laporan ini dipilih, makan akan menampilkan pilihan laporan
rekap sarana promosi, detail sarana promosi, sewa tenant.
Dari laporan-laporan di atas, setiap toko dapat mencetak laporan-laporan tersebut
a. Mencetak Laporan Toko memiliki tiga langkah-langkah yang sesuai dengan
system yang ada di komputer.
b. Cetak Ulang, menu cetak ulang ini digunakan untuk mencetak ulang laporan-
laporan yang ada dalam menu-menu pada aplikasi SIS. Berikut akan dijekaskan
contoh cetak ulang untuk update master produk dan struk kasir, sedangkan untnuk
memahami lebih jelas menu cetak ulang lainnya
c. Label Price, menu ini untuk mencetak label harga apa bila ada perubahan harga
maka akan ditampilkan pesa berikut:
d. Adjust SO, menu ini digunakan untuk ulang laporan adjust SO yang pernah
diakukan
Penjualan Kasir Sementara, laporan ini biasa diperlukan sebagai bahan acuan bagi
personil toko dalam melakukan SO pagi. Laporan ini aka menampilkan daftar
transaksi sementara yang telah dilakukan pada toko pada tanggal yang sedang
berjalan hari itu tanpa perlu melakukan EOD terlebih dahulu.
18. Utility
Menu utility ini digunakan untuk me-maintaince data yang ada pada program SIS,
menu ini terbagi menjadi beberapa sub menu, yaitu :
a. Employee
Menu ini digunakan untuk mengatur pemiliharaan atas data-data pengguna
aplikasi SIS data toko yang bersangkutan.
b. Supplier
Menu ini digunakan untuk melihat detail informasi dari suppier BKL&DC yang
bisa digunakan untuk transaksi di toko.
c. Download PO
Menu ini digunakan untuk melakukan extract emmbuka file data kiriman PO dari
DC.
d. Update PO
 Pada saat menu update PO ini dipilih maka system akan melakukan update data
PO ke dalam data PO Toko.
e. Clerek (clerek setoran/cetak ulang)
 Clerek Setoran digunakan untuk memasukkan setoran atas transaksi kasir
pada akhir shift-nya pada hari berjalan.
 Cetak Ulang digunakan untuk mencetak ulang Clerek kasir yang telah
dilakukan pada menu Clerek Setoran.
f. EOD (EOD harian/EOD take over)
EOD berfungsi untuk merekap seluruh penjualan kasir yang terjadi mulai dari
buka toko sampai tutup toko, melakukan proses ulang untuk H-3 dari tanggal
proses EOD, dan sebagai closing proses harian. Setelah dilakukan EOD kasir
tidak dapat melakukan transaksi.
 EOD harian digunakan untuk melakukan penutupan transaksitoko untuk
hari tersebut.
 EOD Take over digunakan untuk melakukan EOD pada toko yang akan
dilakukan Take Over (Pemindahan status toko
g. Kirim Data (DC/IC)
Menu kirim data ini dilakukan jika data sudah selesai diproses dan sudah
melakukan transaksi EOD dan data yang dikirim sesuai dengan tanggal terjadinya
transaksi.
h. Refresh Database
Menu ini berfungsi untuk mengupdate data apabila ada perubahan pada database
i. Kompres Database
Menu ini berfungsi untuk melakukan kompres (pengecilan ukuran file) atas
database yang ada pada aplikasi SIS.
j. Backup Database
Menu ini digunakan untuk melakukan rekap atas seluruh database sebelum
dilakukan proses update data, hal ii dilakukan untuk mencegah apabila terjadi lost
data, setelah proses update dilakukan.
k. Query generator
Query generator berfungsi untuk masuk ke dalam database dan tidak semua
orangg dapat masuk ke menu ini.
l. Information
 Berisikan informasi mengenai lokasi database SIS berada beserta serial number
dari aplikasi Toko tersebut.
m. Ganti User
Berfungsi untuk mengganti user aktif
n. Keluar
Untuk keluar dari system SIS
19. Maintenance inventory
Pelaksanaan meintenence inventory selalu dilakukan rutin setiap hari setelah proses
EOD dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Pencetakan redister dilakukan untuk transaksi H dan H-1 dari tangga cetak.
b. Pencetakan register dicetak dalam 1 lembar kertas dengan model:
1) Sisi satu untuk LPMP
2) Sisi dua untuk register LPB, return,sales, dan koreksi
Detail pelaksanaan Maintenance Inventory:
1) Cetak Register
a) Register LPMP perdepartemen (Menu Report No.06)
b) Register perkembangan penjualan (Menu Report No. 22)
c) Register penerimaan barang (Menu report No. 36)
d) Register koreksi (Menu Report No.39)
e) Register return (Menu Report No.41)
2) Cetak Register dengan Faktur Asli
a) Cocokan total Qty, item,rupiah register dengan faktur hari sebelumnya,
proses pencocokan dilakukan di semua transaksi.
3) Register Check dengan LPMP
a) Cocokan Stock Awal pada LPMP dengan Stock Akhir LPMP
b) Cocokan total QTY register penerimaan barang dengan receipt di LPMP
c) Cocokan total QTY register return dengan kom retur di LPMP
d) Cocokan total QTY perkembangan penjualan dengan kolom sales di
LPMP
e) Cocokan total QTY register koreksi dengan kolom koreksi di LPMP
4) Pembenaran
a) QTY Register beda dengan QTY faktur asli
b) Proses ulang
c) Jurun data e DC untuk data malam sebelumnya