JOB DESCRIPTION ADMINISTRATION

General Operasional Gudang

1. Mengklasifikasikan barang masuk sesuai dengan jenisnya
2. Membandingkan data permintaan barang dengan jumlah stock fisik yang tersedia
3. Melakukan pengecekan Stock Barang di Gudang
- Memastikan Stock dalam keadaan aman (Tempat barang, packaging serta kualitas
barang)
- Mengecek jumlah quantity barang di Gudang dengan yang ada pada system
- Melakukan pengawasan terhadap masa kadaluarsa barang di Gudang
4. Mengecek barang retur dari dari outlet, dan memastikan barang yang dikirim dari
supplier dalam kondisi baik dan sesuai dengan surat jalan
5. Membuat surat jalan untuk kiriman barang ke outlet
6. Membantu pelaksanaan packing barang, dan melakukan double check. Memastikan
jumlah barang dan item barang sesuai dengan surat jalan.
7. Melakukan pengecekan sarana dan prasarana yang ada di Gudang
- Pengecekan mengenai fasilitas Gudang (Peralatan gudang, tempat rak
penyimpanan, freezer, chiller dan barang elektronik lainnya)
- Pemeriksaan checklist kendaraan mobil operasional yang dilakukan driver
(Memastikan kondisi mobil operasional dalam keadaan baik)
8. General cleaning untuk memastikan gudang setiap hari dalam keadaan bersih dan rapi
9. Mempersiapkan segala kebutuhan barang yang digunakan untuk kiriman serta
kegiatan operasional yang ada digudang, agar operasional serta pemeliharaan gudang
tetap terjaga dengan baik.
10. Membantu proses bongkar muat barang kiriman dari gudang Jakarta
Spesific Jobdesc

1. Memproses sales order dan melakukan pemotongan stock gudang untuk kiriman ke
outlet (Goods Delivery) membuat surat jalan
2. Melakukan penyimpanan arsip dokumen dengan baik (Hardcopy surat jalan,
pencatatan pengecekan stock untuk setiap minggunya, checklist kedaraan, checklist
kebersihan, catatan PR urgent, catatan barang masuk keluar dll)
3. Membuat invoice pesanan penjualan atau invoice maintenance untuk ditagihkan
kepada manajemen franchisee. (Follow up kepada manajemen franchisee untuk
pembayaran wajib disesuaikan dengan SOP yang berlaku)
4. Meng-emailkan softcopy pelunasan beserta faktur pajak setelah pihak franchisee telah
melakukan pembayaran
5. Koordinasi terkait operasional kiriman bahan baku dari gudang maupun dari supplier
dengan pihak Store Manager outlet (Menjadi narahubung jika terdapat retur barang)
6. Melakukan proses persiapan reccuring materials serta melakukan kiriman equipment
untuk opening outlet baru (opsional)
7. Melakukan pengecekan stock, dan Stock Opname setiap bulannya
8. Menjaga jumlah quantity stock supaya tetap aman dan tidak ada barang limit di
gudang (Selalu koordinasi dengan team purchasing admin)
9. Melakukan control terhadap pengeluaran uang kas untuk kegiatan operasional
perusahaan
10. Koordinasi dengan team gudang Jakarta terkait permintaan pengiriman bahan baku
dari gudang Jakarta. (menganalisa stock yang dibutuhkan)
11. Melakukan arsip report mengenai persentase penjualan dalam setiap bulannya
12. Report mengenai kegiatan operasional gudang melalui Meeting mingguan, Briefing
harian, Evaluasi harian dan Report mengenai general operasional di Onedrive dan
Asana