Warehouse Management :

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Aktivitas Warehousing
5R
Inventory Management
Dead Stock Management
Stock Opname
Sistem Pengendalian Inventory/PO Management
Sistem FIFO

PERUNTUKAN GUDANG
UNTUK KEBUTUHAN PEMAKAIAN SENDIRI
UNTUK DISEWAKAN KEPADA PIHAK LAIN (LOGISTICS)
YANG AKAN DIBAHAS DISINI ADALAH GUDANG UNTUK PENGGUNAAN SENDIRI.
AKTIVITAS PERGUDANGAN

AKTIVITAS PERGUDANGAN

Penerimaan & Penanganan

Penyimpanan
Pengeluaran
Pengendalian / Pengontrolan
Perawatan ..

AKTIVITAS PERGUDANGAN (2)

1. PENERIMAAN & PENANGANAN

Pemeriksaan dokumen (PO, Surat Jalan dll)

Barang yang belum diperiksa disimpan di TRANSIT AREA
Pemeriksaan Mutu (quality Control)
100 % inspection
Sampling (metode sampling)
Pemeriksaan mutu boleh juga dilakukan di tempat supplier
Pemeriksaan quantity barang
Penyelesaian Administrasi
Proses Handling yang benar

INCOMING INSPECTION

100 % inspection biasanya dilakukan untuk :

Supplier baru
Material Pokok
Inkonsistensi quality dari supplier
Ada masalah baru yang timbul

Sampling Inspection dilakukan jika :

Ada konsistensi mutu material yang dikirim dari supplier

Tidak ada masalah yang serius dalam pengiriman material

Prosentase sampling ditentukan berdasarkan :

Konsistensi
Sistem dan prosedur internal supplier

Jika tidak ada masalah dari waktu ke waktu, prosentase sampling dari satu supplier secara
kontinyu akan turun
AKTIVITAS PERGUDANGAN (3)
2. PENYIMPANAN

Penentuan jumlah unit per kelompok

Untuk barang kecil dikelompokkan per bungkus dengan qty tertentu
Pemberian identitas barang
Penyimpanan di rak secara sistematis
Penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO
Pemeriksaan kembali untuk barang yang telah disimpan dalam masa tertentu. (Re
inspection)
Buatkan layout penyimpanan barang (Lay out Gudang)
Jika jenis barang banyak, dalam daftar inventory tuliskan lokasi penyimpanan barang

Klasifikasi penyimpanan dilakukan per kelompok besar, kemudian per kelompok kecil dst.
Penentuan lokasi berdasarkan kategori :
Lokasi Warehouse (jika lebih dari satu gudang)
Lokasi Rak (Lot)
Lokasi subrak
IDENTITAS BARANG BERISI INFORMASI TENTANG :

NAMA BARANG
KODE BARANG

SPESIFIKASI BARANG
UNIT
JUMLAH PENERIMAAN
TANGGAL TERIMA
NAMA SUPPLIER
CAP QC PASS
DLL (SESUAI KEBUTUHAN)

PENGELUARAN
ATURAN MAIN PENGELUARAN BARANG
Otorisasi (tanda tangan)
Data Pengeluaran lengkap (untuk keperluan apa)
Tata cara pengeluaran barang dari lokasi (pabrik)
Pemeriksaan barang keluar pabrik (satpam dll)
Pemeriksaan dokumen permintaan barang
Tanda tangan sesuai otorisasi
Data data lengkap
PENGENDALIAN / PENGONTROLAN
1. Internal (dilakukan sendiri)
2. External (pihak lain yang independen)
Stock opname
Partial
Total
Pemeriksaan bukti-bukti pengeluaran dan pemasukan yang sah
Administrasi inventory harus independen (tidak dibawah pengaruh kepala gudang).
Dead stock management
PERAWATAN
LAKUKAN PEMERIKSAAN MUTU BARANG JIKA MASA SIMPAN SUDAH MENCAPAI
WAKTU TERTENTU (Re QC)
TERAPKAN PRINSIP-PRINSIP 5 R
LANGKAH- LANGKAH 5 R
1. RINGKAS (SEIRI)
2. RAPI (SEITON)
3. RESIK (SEISO)

4. RAWAT (SEIKETSU)
5. RAJIN (SHITSUKE)
Tujuan Implementasi 5R
5R Sebagai dasar KAIZEN di tempat kerja atau GEMBA
. Kaizen di tempat kerja (GEMBA) harus diawali
dari 2R (RINGKAS(SEIRI) dan RAPI(SEITON))
2. Pembersihan (RESIK/SEISO) dapat menemukan keadaan Abnormalitas.
3. Kebersihan (RAWAT/SEIKETSU) dimulai dari Disiplin
(RAJIN/SHITSUKE)

INVENTORY MANAGEMENT
JENIS JENIS INVENTORY

1. INCOMING INVENTORY (BAHAN BAKU)

2. WORK IN PROCESS (WIP) INVENTORY
3. INVENTORY BARANG JADI (FINISHED GOODS
MENGAPA INVENTORY DIBUTUHKAN ??
FUNGSI-FUNGSI MASING-MASING INVENTORY (1)
INCOMING (RAW MATERIAL)
1.1 Mengatasi keterlambatan supply
1.2 Mendapatkan discount khusus untuk qty tertentu
1.3 Antisipasi kedepan (kerusuhan, pemogokan dll)
1.4 Jika ada kebijakan pemerintah yang bisa mengakibatkan kenaikan harga..
PROCESS (WIP)
2.1 Fleksibilitas produksi, terutama jika mesin breakdown
2.2 Stabilisasi tingkat output per proses jika ada variasi order
2.3 Meningkatkan utilisasi pabrik, proses dan tenaga kerja..
FINISHED GOODS
3.1 Meningkatkan fungsi customer service (barang diorder langsung ada)
3.2 Sebagai buffer stock jika ada masalah di proses produksi atau kesulitan bahan baku
(customer service)
Balancing Tools3.3 Mengatasi fluktuasi permintaan , khususnya untuk seasonal products
3.4 Mengantisipasi terjadinya masalah di pabrik atau di pemasok (pemogokan, dll)
MENGAPA INVENTORY PENTING ??

Nilainya sangat signifikan

Resiko (potensi) kerugian
Over stock
Kehabisan Stock
Peluang untuk cost saving
Law of tens

Karena nilainya sangat signifikan, maka perlu untuk :

Diketahui nilainya secara pasti
Dkendalikan jumlahnya
Dikendalikan pergerakannya
Cepat dideteksi jika terjadi inefisiensi
Dikendalikan penggunaannya..
DEAD STOCK MANAGEMENT

PENYEBAB TERJADINYA DEAD STOCK (1)

Perubahan disain atau komposisi atau spesifikasi tanpa disertai dengan perhitungan yang matang
atau tanpa koordinasi yang baik.
Kesalahan prediksi :
Product life time lebih pendek dari yang diperkirakan
Daya serap pasar tidak sebesar yang diperkirakan
Sistem pengendalian stock yang buruk. (Menurut data, stock sudah habis, ternyata kemudian
barang tersebut masih ditemukan)
Pada waktu mengorder barang tidak mengetahui posisi stock yang sebenarnya (Over Stock)
Rencana kerja terlalu sering berubah-ubah (terutama sales forecasting)
Kesalahan dalam pemesanan barang
Barang Kadaluwarsa karena :
1. Over Stock (terlalu lama disimpan, mutunya menurun)
2. Sistem FIFO tidak benar.
LANGKAH-LANGKAH PREVENTIVE
Data stock harus akurat
Penyusunan di rak teratur dan rapi
Hindari terjadinya penyebab yang sudah dibahas
STOCK OPNAME
Sering juga disebut Stock Take
Adalah salah satu cara untuk mengetahui stock yang ada dengan cara menghitung langsung fisik
barang yang ada
Biasanya dibandingkan juga dengan stock administrasi. Jika ada selisih biasanya dilakukan
penyesuaian (adjustment) antara stock fisik dan stock administrasi

JENIS STOCK OPNAME

STOCK OPNAME TOTAL
- Menghitung seluruh stock yang ada sekaligus.
STOCK OPNAME PARTIAL
- Menghitung sebagian stock yang ada secara bergiliran (Cycle Counting).
Mengapa Cycle Counting Dibutuhkan ?

CARA MELAKUKAN CYCLE COUNTING

Kelompokkan semua jenis barang ke dalam kategori, misalnya :
Fast Moving Stock = A
Slow Moving Stock = B
Very Slow Moving / Dead Stock = C
Tentukan Cycle Time untuk masing-masing kategori, misalnya :
Kategori A = 20 Hari Kerja, B = 30 Hari Kerja dst
Hitung Jumlah Item Yang harus dicocokkan setiap harinya
Buat Daftar jenis barang Per kategori
Buat schedule stock opname per hari Sehingga seluruh Jenis Barang Yang masuk kategori tsb
selesai dihitung dalam 1 siklus
Setiap Jenis Barang sekurang-kurangnya setahun sekali dihitung
Buat Laporan Hasil cycle counting, dan lakukan adjustment berdasarkan prosedur yang sudah
ditentukan.
Hati-Hati Dalam melakukan justifikasi selisih stock.
RESIDUAL BALANCE COUNTING
Cara ini efektif jika digunakan sistem on line stock
Setiap kali pengambilan atau penempatan barang, crew menghitung sisa stock yang ada di rak.
Hasil penghitungan ini dilaporkan ke sistem (Komputer)
Jika ada selisih / perbedaan, maka segera diambil tindakan lebih lanjut
MANFAAT STOCK OPNAME (TOTAL / PARTIAL) :
Memberikan gambaran tentang apa yang sebenarnya terjadi di gudang , kadang-kadang hal yang
tidak terduga bisa terjadi, misalnya kebocoran internal dll
Data ini bisa digunakan oleh pihak accounting untuk meningkatkan akurasi laporan keuangannya
Bisa digunakan untuk melakukan trace back (penelusuran) terhadap penyebab terjadinya
variance.
Bisa digunakan sebagai salah satu bahan performance appraisal dari staf gudang (misalnya
penilai di akhir tahun).
MASALAH YANG SERING TERJADI
Barang rusak dalam penyimpanan
Rusak dalam handling
Salah menyimpan barang
Gangguan lain Misalnya : Tikus, Rayap, Kecoa dll
Banjir
SELISIH STOCK (Fisik Vs Administrasi)
Stock tidak mencukupi
TIP TIP UNTUK STOCK OPNAME
Pada waktu pelaksanaan stock opname, tidak boleh ada barang keluar atau masuk (Freezing)
Penghitungan harus dilakukan oleh pihak independen (pihak yang tidak berkaitan dengan barang

yang akan dihitung)

Jika diperlukan akurasi yang tinggi, sebaiknya satu jenis barang dihitung oleh dua orang /
kelompok yang berbeda dalam waktu yang tidak bersamaan
LANGKAH-LANGKAH YANG PERLU DILAKUKAN
Sebelum Stock Opname :
- Rapikan semua barang yang ada digudang
- Semua barang sudah dalam kemasan yang benar
- Buat tabel jenis barang yang perlu dihitung
- Tentukan siapa saja yang bertanggung jawab menghitung masing-masing jenis barang tersebut.
Jika perlu buatlah kepanitiaan untuk tujuan stock opname ini
Pada Saat Stock Opname :
- Lakukan penghitungan sampai tuntas
- Jika hasil penghitungan berbeda diantara dua kelompok, lakukan penghitungan bersama-sama.
- Pastikan semua barang sudah dihitung dan hasil penghitungan sudah benar
Setelah Stock Opname :
- Buat Laporan hasil stock opname
- Hitung penyimpangan (variance) masing-masing barang (fisik Vs administrasi)
PASCA PELAPORAN VARIANCE :
- Pelajari item barang yang selisih. Jika jumlah item barang Banyak, lihat barang-barang dengan
selisih terbesar.
- Beri perhatian khusus dan selidiki penyebab selisih tersebut dan ambil langkah-langkah
perbaikan.
- Bandingkan dengan hasil stock opname sebelumnya, apakah barang ini bermasalah terus. Jika
Ya, cari solusinya segera, a.l.
- Buat tugas pengontrolan khusus untuk barang-barang tersebut (Misalnya dikontrol setiap hari).
- Simpan di tempat khusus yang hanya bisa diakses oleh orang tertentu.
- Masukkan hasil variance ini sebagai salah satu point penilaian karyawan (Performance
Appraisal).
JENIS ALAT KONTROL STOCK
STOCK CARD (KARTU STOCK)
KOMPUTER (PROGRAM INVENTORY)

KARTU STOCK (1)

- Setiap Barang Mempunyai satu kartu stock
- Setiap pemasukan dan pengeluaran barang yang sama dicatat pada kartu yang sama

KELEMAHAN :
- Resiko salah besar (salah pencatatan, penjumlahan dll)
- Pengontrolannya sulit (sulit diperiksa bukti transaksi)
- Pengolahan data tidak tersedia
- Data mudah dirubah oleh orang lain, karena tersimpan di tempat yang umum (Iseng atau
mempunyai tujuan tertentu)
KELEBIHAN :
- Posisi stock dengan mudah bisa diketahui oleh petugas gudang
- Tidak membutuhkan teknologi yang tinggi
- Biaya Investasi rendah
- Tidak membutuhkan manpower skill yang tinggi
PROGRAM KOMPUTER
Ciri Ciri :
Ada operator yang bertanggung jawab melakukan data entry.
Operator melakukan data entry berdasarkan bukti-bukti transaksi yang sah. Bisa juga dengan
menggunakan bar code.
Data disimpan di PC (lokal) atau server
Biasanya sistem multi user, bisa digunakan oleh banyak orang.
KEUNTUNGAN :
Faktor Human error lebih kecil
Mudah dilakukan trace back
Lebih cepat
Datanya mudah diolah lebih lanjut
Sharing data dengan divisi lain sangat mudah (Purchasing, PPIC dll)
KELEMAHAN :

- Perlu Investasi (Soft Ware dan Hard Ware)

- Man Power Requirement lebih tinggi
- Membutuhkan waktu yang lebih lama untuk menguasai sistemnya. (Masa Adaptasi lebih lama)
- Jika ada masalah, sulit dikompromikan (tidak fleksibel)-> GIGO
- Kadang-kadang ada masalah yang tidak terdeteksi.
INGAT
Sistem apapun yang digunakan, harus :
1. Menjawab posisi stock setiap saat
2. Memungkinkan Trace Back lebih mudah
3. Human Error bisa ditekan sekecil Mungkin

4. Bisa Menekan variance (selisih) stock fisik vs administrasi.

WASPADAI JIKA STOCK ANDA SELISIH TERUS MENERUS
SISTEM PENGENDALIAN STOCK DENGAN PO MANAGEMENT SYSTEM

Adding Safety Stock

The Replenishment Cycle

Overview of Forecasting Factors

Masalah masalah PO Management

- Rumus PO masih salah

- Data Stock tidak akurat
- Rencana Jual tidak akurat
- Skill estimasi jual (BM) kurang akurat
- Pasar yg unpredictable
- Gudang perlu pembenahan
- Principal
- Stock terbatas
- Minimal order
J- adwal pengiriman tdk tepat
STOCK DEPO
Gudang Baik
Gudang BS
Mobil Box
Saldo Awal & Saldo Akhir
Cut Off ??
Stock Opname Harian
Forecasting
Rencana Jual P-1
Rencana Jual P-2
Angka Bantu
Target
Rata-rata Jual per Pekan (4 pekan terakhir)
Situasional
Program Marketing
Program Kompetitor
Peak Season
Liburan Sekolah (tergantung jenis industri/bisnis)
Force Majeur
Realisasi PO
Barang Dalam Perjalanan
Jadwal Tiba
Service Level Principal
Lead Time

PARETO SYSTEM
RULE 20/80
20% DARI JENIS BARANG DI INVENTORY
AKAN BERNILAI 80% DARI TOTAL ARV
(ARV = ANNUAL REQUIREMENT VALUE)
Dengan Mengontrol ini, akan memberikan
Hasil Yang Sangat Besar Buat Perusahaa
UTILISASI GUDANG
Utilisasi Ruangan akan meningkatkan daya tampung gudang tetapi di lain pihak akan
meningkatkan kompleksitas pengambilan barang (Cost per M2 rendah tetapi Picking Cost
Meningkat)
Menambah luas gudang akan menurunkan kompleksitas pengambilan barang, tetapi di sisi lain
jarak antar barang menjadi lebih jauh dan meningkatkan cost per M2
Dibutuhkan optimalisasi antara parameter :
luas ruangan
Picking system
Handling System
Information System
SISTEM FIFO
FIFO = FIRST IN FIRST OUT
Ada 2 jenis sistem FIFO :
FIFO Fisik :
Barang secara fisik disusun berdasarkan prinsip FIFO
FIFO Administrasi :

Barang secara administrasi disusun berdasarkan urutan masuk dan keluarnya. Biasanya
tujuannya untuk mendapatkan harga perolehan masing-masing barang.
CARA MENERAPKAN SISTEM FIFO secara fisik
- TEMPAT PEMASUKAN DI SISI YANG BERBEDA DENGAN TEMPAT PENGAMBILAN
UNTUK SATU JENIS BARANG ATAU KELOMPOK BARANG
- PEMASUKAN BARANG DI BELAKANG, PENGAMBILAN DI DEPAN
DISUSUN SECARA TERATUR
JENIS BARANG TERTENTU ADA YANG SANGAT SENSITIF TERHADAP FIFO, DAN
ADA YANG KURANG SENSITIF. PENENTUAN SISTEM FIFO YANG AKAN
DIGUNAKAN SANGAT TERGANTUNG DARI JENIS BARANG YANG
BERSANGKUTAN.
SISTEM FIFO FISIK ADA 2 MACAM :
- BERDASARKAN URUTAN MASUK
- BERDASARKAN EXPIRY DATE (FEFO)

Trik Melakukan Stock Opname..

Posted on Mei 30, 2009 by Radian Blogging Team
Selama Anda menjalankan bisnis dagang Anda, pasti ada satu atau dua barang yang
perhitungannya tidak sama antara yang tertulis di buku (komputer) dengan kenyataan yang ada
sebenarnya (di gudang). Barang tersebut bisa berlebih atau yang lebih banyak adalah berkurang.
Berkurangnya barang bisa disebabkan banyak hal, bisa karena barang tersebut hilang, rusak atau
karena sebab lain, jika barang Anda berlebih dari yang tertulis di buku, biasanya disebabkan oleh
kesalahan perhitungan pada saat menghitung jumlah sebelumnya.
Karena itu perlu diadakan stock opname atau proses perhitungan ulang. Umumnya stock opname
dilakukan berbeda-beda waktunya, ada yang harian, mingguan, bulanan dan tahunan, tergantung
besar kecilnya perusahaan dan banyaknya varian stock. Tapi yang pasti dilakukan adalah stock
opname mingguan dan bulanan serta tahunan.
Perlu diperhatikan bahwa, saat proses perhitungan Ulang (Stock Opname) dilakukan, semua
transaksi yang berhubungan dengan keluar masuknya barang, harus di hentikan (Penjualan,
Pembelian, Costing dan Assembling). Karena jika transaksi tersebut masih dilakukan, kita tidak
akan pernah bisa mengetahui jumlah barang yang sebenarnya pada saat Cut Off perhitungan.
Keadaan seperti itu menyebabkan kita harus melakukan Stock Opname secepat mungkin, karena
kita tidak mungkin menghentikan aktifitas dagang terlalu lama.
Sebelum melakukan stock opname, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah cetak daftar
persediaan barang dari program akuntansi yang anda gunakan. Karena daftar itulah yang akan
kita pakai sebagai panduan dalam menghitung stock. Kemudian baru lakukan penghitungan
secara manual pada gudang Anda.
Setelah data stock opname manual diperoleh, maka langkah selanjutnya adalah melakukan stock
opname pada data persediaan yang ada di komputer. Caranya adalah sebagai berikut, pertama
buka menu Persediaan dan pilih Stock Opname. Kemudian ikuti langkah-langkahnya sesuai
dengan petunjuk yang ditampilkan pada program akuntansi.

Jangan lupa untuk mencetak hasil dari stock opname yang anda lakukan, baik itu laporan
selisihnya maupun setelah dilakukan penyesuaian jumlah persediaan (jika ada selisih).
Dengan menggunakan program akuntansi, maka pada saat terjadi selisih secara otomatis akan
dilakukan penyesuaian, dimana selisih kurang akan dialokasikan ke perkiraan Biaya
kerusakan/hilang dan selisih lebih, dimasukkan dalam perkiraan Pendapatan lain-lain

Jika anda telah sampai pada tahap stock opname terakhir dan menekan tombol proses, maka
stock opname di komputer telah selesai dilakukan, maka secara otomatis Quantity komputer
telah disamakan dengan Quantity manual, serta membuat jurnal kehilangan ataupun kelebihan
pun.
Semoga postingan kali ini bisa memberi gambaran pada pengusaha bahwa proses stock opname
tidak sulit dilakukan, terlebih jika kita menggunakan program akuntansi yang dirancang user
friendly. Seperti program Armadillo 2009 yang saya gunakan pada postingan ini.. selamat
mencoba:)