DASAR-DASAR

PENGENDALIAN
PERSEDIAAN SUKU CADANG

UNTUK PERUSAHAAN PEMAKAI

ALAT-ALAT BERAT

APAKAH INVENTORY CONTROL ?

Inventory ?
Persediaan uang
yang ditanam / terikat

Inventory control
pada dasarnya
adalah :
Pengendalian
persediaan agar
didapatkan service
level yang tinggi
dengan biaya yang
wajar

?
?

?
?

- Apa yang dibeli?

- berapa jumlah yang akan
dibeli?
- kapan akan dibeli?
- kapan tidak beli?

Aktifitas untuk
mengatur Stock
agar mendapatkan
tingkat kepuasan
pelanggan/
pengguna yang
terbaik dengan
biaya yang
proporsional
Inventori terbaik
Tidak menyediakan
stock

FUNGSI PENGENDALIAN SUKU CADANG

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Pengendalian Availability
Pengendalian Inventory
Turn Over (ITO)
Pengendalian Lead Time
Pengendalian Ordering
Pengendalian Fisik Parts
Pengelolaan Dead Stock &
Non Moving Parts
Pengelolaan Sistem
Informasi Parts
Pengendalian kualitas parts

ANALISIS ABC
Fast moving rank A
Frekuensi pemakaian tinggi

Slow moving B
Frek. Pemakaian rendah

Non moving C

Tidak pernah dipakai

AM
T OUN

STOCK RANKING
Pengelompokan suku cadang
berdasarkan ranking pemakaian
di masa lalu
Pada prinsipnya sama dengan
analisis ABC
Memudahkan pada saat
pemilihan stock item

FORECAST DEMAND
Meramalkan pemakaian suku cadang di
masa depan berdasarkan data pemakaian di
masa lalu
Berdasarkan metode peramalan statistik
Moving average,
Eksponensial,
Dll.

Berdasarkan average pemakaian

DETERMINISTIC FORECAST
Meramalkan pemakaian suku cadang di masa
depan berdasarkan prediksi pemakaian pada
hour meter tertentu
Periodical replacement
Schedule penggantian filter
Schedule penggantian undercarriage / get

Schedule overhaul
Standard parts overhaul
Schedule overhaul

STOCK REPLENISHMENT
Penjadualan pemesanan suku cadang ke
distributor untuk mengganti stok yang
sudah terpakai
Menentukan lead time order (sesuai vendor)
Menentukan item yang akan diorder
Menghitung kuantitas yang akan diorder
Memproses order pada saat yang tepat sesuai lead time

LEADTIME (lampiran)
Analisa
Order

Placing
Order

Invoice
Supplier

OO = On Order

QA
Parts

OTW = On The Way

Receiving

OH = On Hand

Production
Total Perhitungan Lead Time

Perhitungan Lead Time diambil dari average Lead Time

produksi inventory sampai barang tersebut tercatat dalam
stock on-hand

MIN-MAX QUANTITY
Rumusan Maximum & Minimum

Max ( LT FO SS ) MT

Min ( LT SS ) MT
Max
Min
LT =
FO =
MT=
SS =

= Jumlah Quantity Maksimum

= Jumlah Quantity Minimum
Lead Time Standard (Bulan)
Frekuensi Order (Bulan)
Mortality (rata-rata pemakaian/bulan)
Safety stock (Bulan)

PENGENDALIAN GUDANG
Perencanaan lokasi penyimpanan :
tata letak, pencahayaan, ventilasi,
keamanan dan keselamatan
Cara peletakan dan penyusunan
barang. Misal : barang yang berat
jangan ditumpuk di atas barang yang
lebih ringan.
Maintenance kualitas dan kuantitas
barang secara periodik (house
cleaning, stock opname)
Tertib administrasi penerimaan,
penyimpanan dan pengeluaran
barang

SERVICE LEVEL
Pengukuran tingkat kepuasan user atas
ketersediaan suku cadang pada saat
diperlukan (availability)
Persentase demand suku cadang yang dapat di-supply
sesuai permintaan pada saat terjadi demand terhadap
demand total dalam sebulan
Misalnya dalam sebulan ada 80 permintaan suku cadang dari
bagian maintenance yang dapat di-supply pada hari yang sama dari
total 100 permintaan. Berarti service level-nya adalah 80 / 100 =
80%. (di periode yang sama)

AVAILABILITY (lampiran)

TS
%Avl
x100%
TD
%Avl = Persentase Availability
TS = Total Supply
TD = Total Demad

MONTH ON HAND atau

INVENTORY TURN OVER (lampiran)

AMOUNT INVENTORI
ITO
RM COST
ITO
= Perputaran Inventory (Bulan)
Amount Inventory
= Jumlah stock pada Akhir Bulan
RM Cost
= Pemakaian Part include consumable nya dalam
satu bulan

OPTIMALISASI STOCK
SERVICE LEVEL

PERPUTARAN STOCK
BALANCE

D
KEPUASAN PEMAKAI

A
T
A

BIAYA / COST

Management
PT United Tractors Tbk

Warehouse and Distribution

Fungsi Organisasi
Melakukan Proses penerimaan , penyimpanan , dan
Distribusi Spare parts ke seluruh cabang dan
customer .
Konsep dasar :
Mampu melayani customer secara cepat , tepat dan
terjamin dengan biaya terendah .

Definisi Warehouse & Storage

Warehouse :
Adalah sebuah bangunan yang didalamnya
terdapat barang/material yang tertata rapi
yang perlu dirancang dengan cermat dan
pemakaiannya harus seoptimal mungkin.
Storage :
Adalah tempat penyimpanan barang

Fungsi Warehouse

Fungsi warehouse adalah :

Sebagai pengaman asset atau stock
barang/material milik suatu
perusahaan agar terhindar dari
kemungkinan terjadinya kerusakan
akibat dua unsur, yaitu :
1. Destruktif :
seperti cuaca, suhu, benturan,
kebakaran
2. Kehilangan :
akibat disengaja ataupun kelalaian

Warehouse operation
Purchasing
Incoming

House Keeping

Outgoing
- Picking

Warehouse

- Receiving
- Quality
Assurance
- Binning

- Stock taking

- Packing

- Relocation

- QA
- Distribusi

Tujuan :
- Lead Time tercepat
- Discrepancy kecil >>> 0
- Man Power optimal

User
Customer

Sistem lokasi parts

Sistem penomoran lokasi
Tujuan : untuk mempermudah pengambilan parts dari lokasi,
mendistribusikan parts yang akan disimpan/dilokasikan dan
mempermudah dalam kontrol stock parts.
Objective :
- Lokasi parts tersistematis dan urut berdasarkan moving parts
- Semua parts punya lokasi yang jelas
- Mudah dalam penempatan dan pengambilan parts
Prosedur penomoran lokasi
Dalam penomoran lokasi parts, pada umumnya diberikan kode
huruf dan angka yang berurutan berdasarkan standard aturan
sistem yang ada.

Sistem pengelompokan lokasi

Sistem penomoran lokasi dapat dikelompokkan menjadi empat
group sbb :
Group I Baris rak di dalam area
Group IICode level di dalam gudang
Group III
Lajur/section dari rak
Goup IVNomor kotak di dalam tingkat rak
Nomor lokasi parts biasanya menggunakan kode huruf dan angka
yang berurutan, sbb :
- Alphabet : A, B, C, D, dst
- Angka
: 0 , 1 , 2 , 3, dst
Contoh :

Group I

Group II

Group III

Group IV

Contoh : 101A0103

1 2

Contoh

Small Parts Rack

Single Level

Two Level

Heavy Duty Parts Rack

Cara mengalokasikan
barang menggunakan pallet

House Keeping

House Keeping : segala aktivitas yang

ada di warehouse untuk menjaga parts
yang ada di dalam warehouse agar :
1. Selalu dalam kondisi siap pakai
2. Bisa mendukung operasional di
warehouse menjadi lebih efisien
House Keeping dibedakan menjadi :
1. Stock Taking
2. Relokasi

Stock taking
Adalah aktivitas pencocokan jumlah fisik parts
di warehouse dengan jumlah parts yang ada di
sistem
Proses Stock Taking dibedakan menjadi 2 macam,
yaitu :
1. Schedule Stock Taking
2. Un-schedule Stock Taking
Pengertiannya sbb,
1. Schedule Stock Taking : proses stock taking
berdasarkan rank parts/calls pemakaian parts
dalam satu tahun

Stock Taking
Frekuensi Schedule Stock Taking sbb :
Calls 12~Up = ST dilakukan tiap bulan (F12)
Calls 5~11 = ST dilakukan 3 bulanan (F4)
Calls 2~4 = ST dilakukan 6 bulanan (F2)
Calls 0~1 = ST dilakukan 1 tahun sekali (F1)
2. Un-schedule Stock Taking adalah proses
stock taking yang dilakukan atas dasar
kebutuhan berdasarkan :
a. Lokasi Parts
b. Part Number

Tanda Peringatan

Keselamatan Kerja di Warehouse

Pada saat menjalankan forklift jangan

melihat kekiri dan kekanan

Jangan menjalankan forklift dengan

kecepatan tinggi baik pada saat membawa
bebanmaupun tidak
Pada saat membawa forklift jangan
mengijinkan orang lain untuk ikut serta naik

Jangan mencoba untuk membawa unit

didaerah yang berbahaya

Pada saat berbeda ditikungan harap pelan

dan bunyikan klakson

 Jika Menjalankan unit didaerah yang mudah

jatuh/rusak harap berjaga-jaga setiap saat

Jaga posisi fork pada saat menjalankan unit

dan hindari dari tabrakan
Jika beban yang diangkat lebih tinggi dari
pengelihatan kita harap unit dioperasikan
dalam keadaan mundur

Hindari beban yang berlebihan

Sebelum menjalankan forklift cek bahwa
semua pallet berada dalam keadaan aman
dan siap untuk diangkat

 Jika berada didaerah yang menanjak beban

harus dijaga

Selama membongkar dan memuat dicargo

kedalam container pastikan bahwa
jembatan yang digunakan tahan tehadap
beban dan forklift
Sebelum menjalankan unit dalam keadaan
mundur, pastikan tidak ada orang
dibelakang kita
Harus selalu diingat pada saat
memberhentikan forklift, fork harus
menempel ke lantai, matikan mesin dan
tarik rem tangannya

Pada saat menurunkan beban harus pelanpelan

 Tidak Diizinkan untuk naik diatas forklift

Jangan coba menggerakan tilt kearah

depan pada saat membawa beban

Jangan membawa orang lain di counter

weight jika beban yang dibawa lebih dari
yang diizinkan
Jangan biarkan orang lain berada dibawah
beban yang kita bawa

Jaga jarak dengan pinggir jalan untuk

menghindari terbailknya unit

 Jika membawa log harus hati-hati pada saat

memutar

Pastikan tingginya beban dengan ruang kerja

kita
Jangan memngoperasikan unit jika
tangan/sepatu basah dengan oli
Hindarkan menginjak rem secara mendadak
Jika berpapasan dengan unit lain, harap
menjaga jaraknya

SOP-LOG-001

FAO (Fuel And Oil)

Aktifitas
-Receiving
-Storage
- Refueling
-Stock Taking

NUTRISI MENTAL.....

QUOT TODAY....

Lakukan dengan sederhana, lalu temukan

kesempurnaan sambil melangkah
Ikhlas jalani hari ini, serahkan hal-hal yang
diluar kemampuanmu pada Tuhan, dan
yakinlah bahwa yang kamu dapatkan
adalah yang terbaik

TERIMA KASIH