STANDARD OPERATING PROCEDURE

STOCK OPNAME
Rev : 00
SOP NUMBER : 2.4.2.3 / INV – OPN /SOP
Effective Date : 10/01/2010

1. TUJUAN
1.1 Memberikan penjelasan tentang proses stock opname (perhitungan fisik barang) yang
harus dilaksanakan di kantor cabang PT Bina San Prima (PT BSP).
1.2 Menetapkan kebijakan dan standar kerja bagi pihak – pihak yang berkepentingan
sehubungan dengan stock opname, sehingga hasil perhitungan fisik yang diperoleh
bersifat benar dan akurat.

2. RUANG LINGKUP
Kegiatan stock opname (perhitungan fisik) atas produk PT BSP meliputi:
2.1 Perhitungan fisik barang yang tersimpan di gudang kantor cabang PT BSP.
2.2 Perhitungan fisik barang yang tersimpan di gudang depo PT BSP.
2.3 Perhitungan fisik barang atas pengembalian barang spreading/ kanvas [Lihat SOP
2.1.1.0/SLS-UMM/SOP mengenai Penjualan – Umum , SOP 2.1.2.0/SLS-KVS/SOP
mengenai Penjualan - Kanvas, dan SOP 2.1.3.0/SLS-MTR/SOP mengenai Penjualan
Motoris/ Spreading].

3. REFERENSI
3.1 SKKP No. 4.101 a/SK-LOG/C mengenai Stock Opname
3.2 SKKP No. 4.103 a/SK-LOG/PC mengenai Adjustment Stock

4. DEFINISI
4.1. Stock Opname
adalah pemeriksaan berkala sesuai dengan periode yang telah ditentukan terhadap
seluruh produk yang menjadi persediaan di gudang cabang PT BSP dengan
penghitungan secara fisik.
4.2. Spreading
adalah sistem penjualan yang dilakukan untuk outlet yang tidak dijangkau (dilayani)
oleh salesman reguler/ kanvas dimana spreader langsung membawa stok barang
untuk dijual langsung
4.3. Kanvas
adalah sistem penjualan yang dilakukan dengan cara melayani langsung order outlet
menggunakan stok yang ada di mobilnya.
4.4. Cycle Count
adalah metode stock opname dimana perhitungan fisik dilakukan setiap hari selama
satu minggu untuk seluruh produk yang ada di gudang cabang.
4.5. Hold
adalah status barang yang sedang mendapat pengawasan atau mengalami penarikan
produk dari lembaga/ institusi yang berwenang (misal: Balai POM, Principal, dan lain-
lain).
4.6. Closing Stock
adalah proses penghitungan stok akhir setelah seluruh transaksi selesai setiap harinya.
4.7. KKSO (Kertas Kerja Stock Opname)
adalah dokumen yang digunakan untuk melakukan stock opname.
4.8. BASB (Berita Acara Selisih Barang)
adalah dokumen yang mencatat ditemukannya selisih barang saat stock opname
dilakukan.

PT. Bina San Prima

System Development - 2010 Page 1 of 11
 STANDARD OPERATING PROCEDURE
STOCK OPNAME
Rev : 00
SOP NUMBER : 2.4.2.3 / INV – OPN /SOP
Effective Date : 10/01/2010

4.9. SPPSB (Surat Perintah Penyelesaian Selisih Barang)

adalah rekapan selisih barang hasil stock opname untuk diselesaikan dalam satu
periode yang telah ditentukan.

5. KEBIJAKAN
5.1 Kegiatan Stock Opname (SO)Di Gudang Cabang
5.1.1 Personil kantor cabang yang diberi wewenang untuk melakukan perhitungan
fisik di gudang kantor cabang (pelaku SO) adalah:
a. Adm. Supervisor (sebagai penanggung jawab) dan staffnya (Accounting
Clerk)
b. Invoicing Supervisor (IS)
c. Branch Auditor (BA)
d. Dibantu personil gudang
e. Personil lain yang ditunjuk
5.1.2 Bentuk perhitungan fisik yang dilaksanakan di gudang kantor cabang PT BSP
adalah:
5.1.2.1 Stock Opname Mingguan/ Random Count
Aturan sistem stock opname mingguan adalah:
a. Dilakukan setiap minggu (pada sejumlah hari tertentu)
b. Dilakukan untuk semua principal PT BSP
Contoh:
Di cabang Bandung terdapat 8 principal (A, B, C, D, E, F, G, dan H),
maka dalam 1 hari dilakukan pemeriksaan antara 1 – 2 principal.
5.1.2.2 Cycle count
Aturan sistem Cycle Count adalah:
a. Dilakukan setiap Senin sampai dengan Jumat, kecuali hari kerja
pertama setiap bulan.
b. Memiliki jadwal SO untuk sejumlah item produk per hari dimana
jumlah item yang termasuk dalam cycle count per hari ditetapkan
berdasarkan total item produk per klasifikasi faktur dibagi dengan 5
hari. Perhitungan fisik mingguan ini dilakukan berulang di minggu
berikutnya dengan jadwal yang sama.
Contoh:
Keseluruhan produk di cabang X adalah 200 item yang terdiri dari
3 principal (principal X = 80 item, Y = 70 item, Z = 50 item). Cycle
Count per hari dilakukan atas:
Hari Senin: 40 item principal X
Hari Selasa: 40 item principal X
Hari Rabu: 40 item principal Y
Hari Kamis: 30 item principal Y dan 10 item principal Z
Hari Jumat: 40 item principal Z
Pelaksanaan cycle count untuk minggu berikutnya sama dengan
jadwal cycle count minggu sebelumnya.
5.1.3 Perhitungan fisik di gudang kantor cabang meliputi status barang:
a. Baik (gabungan dari status available, reserved dan delivered)
b. Semi Rusak (barang dengan kondisi rusak kemasan/ bungkus luar)
c. Rusak (barang reject)

PT. Bina San Prima

System Development - 2010 Page 2 of 11
 STANDARD OPERATING PROCEDURE
STOCK OPNAME
Rev : 00
SOP NUMBER : 2.4.2.3 / INV – OPN /SOP
Effective Date : 10/01/2010

d. Hold (produk-produk yang mendapat pengawasan khusus dari lembaga/

institusi yang berwenang sehingga penjualannya dihentikan).
5.1.4 Perhitungan fisik atas setiap produk principal diterapkan untuk:
a. Seluruh status barang (kecuali status barang bermasalah)
b. Seluruh nomor batch yang ada
c. Seluruh lokasi gudang kantor cabang (khusus untuk gudang depo
dibuatkan jadwal khusus).
Contoh:
Minggu ke-1 bulan Desember 2008 SO akan dilakukan terhadap produk
Beiersdorf (100 item). Adm. Supervisor akan mencetak Kertas Kerja Stock
Opname (KKSO) dan melakukan perhitungan fisik untuk setiap produk atas
principal Beiersdorf dari klasifikasi faktur BDF, dari semua status barang dan
semua nomor batch yang ada di semua lokasi gudang kantor cabang.
5.1.5 Saat perhitungan fisik dilakukan, semua transaksi kantor cabang (penjualan,
pembelian, dan lainnya) harus dihentikan untuk sementara.
5.1.6 Penerapan penyesuaian stok (stock adjustment) di PT BSP adalah jumlah
catatan stok akhir item tertentu dikoreksi (disesuaikan) dengan jumlah selisih
kurang atau lebih hasil stock opname.
5.1.7 Pihak yang memiliki wewenang untuk melakukan penyesuaian stok kantor
cabang karena selisih barang (stock adjustment) adalah Manager Logistik.
5.1.8 Pelaporan hasil SO ke kantor pusat dan penyesuaian stok di kantor cabang
(proses stock adjustment) oleh Staf Logistik harus diselesaikan pada hari yang
sama, paling lambat 1 hari setelah kegiatan SO (cycle count) selesai dilakukan
(paling lambat 1 hari sejak tanggal SO ).
5.1.9 Kantor cabang diwajibkan membuat Berita Acara Selisih Barang (BASB) sebagai
pertanggungjawaban atas selisih barang yang terjadi.
5.1.10 Untuk sistem stock opname mingguan:
a. Penelusuran selisih barang harus dilakukan pada minggu pelaksanaan SO
yang bersangkutan, maksimal sampai dengan hari Jumat.
b. Berita Acara Selisih Barang harus diselesaikan dan diterima oleh Logistik
paling lambat hari Sabtu untuk setiap minggu pelaksanaan SO.
5.1.11 Untuk sistem Cycle Count :
Penelusuran selisih barang di kantor cabang dan penyerahan Berita Acara
Selisih Barang ke Logistik paling lambat 1 hari setelah proses cycle count
selesai dilakukan (1 hari sejak tanggal cycle count).
5.1.12 Jika ada selisih kurang ditemukan (selisih lebih yang dihitung ternyata salah)
sejak masa pelaporan stock opname (Logistik sudah melakukan penyesuaian
stok) sampai dengan penyerahan BASB, maka kantor cabang harus melakukan
SO ulang atas item yang bersangkutan (menggunakan KKSO yang baru)
dengan mencantumkan nomor kertas kerja yang sebelumnya. Hasil dari SO
ulang tersebut digunakan untuk merevisi data BASB (merevisi jumlah unit pada
Surat Perintah Penyelesaian Selisih Barang dan Kartu Stok serta jumlah unit
dan rupiah pada Laporan Nilai Persediaan).
Contoh:
Pada tanggal 7 April 2008 Adm. Supervisor kantor cabang Bandung melakukan
SO produk Sanbe Ethical. Hasil SO item A yang dilaporkan pada tanggal 8 April
2008 adalah selisih kurang 5 unit dan Logistik langsung melakukan

PT. Bina San Prima

System Development - 2010 Page 3 of 11
 STANDARD OPERATING PROCEDURE
STOCK OPNAME
Rev : 00
SOP NUMBER : 2.4.2.3 / INV – OPN /SOP
Effective Date : 10/01/2010

penyesuaian stok per tanggal 8 April 2008 (BASB diserahkan paling lambat 11
April 2008). Per tanggal 9 April 2008 kantor cabang melaporkan 2 item A
ternyata ditemukan dikarenakan terselip (dipinjam oleh principal). Dalam hal
ini, kantor cabang harus melakukan SO ulang atas item A saja.
5.1.13 Pembebanan selisih barang direalisasikan dengan cara selisih kurang
dikompensasikan dengan selisih lebih untuk masing-masing item selama 3
bulan (per kuartal) yang tercatat pada Surat Perintah Penyelesaian Selisih
Barang (SPPSB). Kemudian Departemen Logistik akan memperhitungkan beban
selisih barang secara manual sebagai pemotong insentif atau gaji karyawan
yang bersangkutan.
5.1.14 Penyelesaian selisih barang berstatus rusak (reject/ bad stock) sama dengan
selisih barang baik (good stock). Selisih barang rusak karena kesalahan
personil cabang akan dibebankan sebagai pengurang insentif/ gaji karyawan
yang bersangkutan.

5.2 Kegiatan Stock Opname Di Gudang Depo

5.2.1 Pelaksanaan perhitungan fisik barang ini hanya berlaku untuk stok yang ada di
gudang depo.
5.2.2 Personil kantor cabang (depo) yang diberi wewenang untuk melakukan
perhitungan fisik di gudang kantor cabang ataupun gudang depo adalah:
a. Adm. Supervisor (sebagai penanggung jawab) dan staf
b. Dibantu Adm. Depo (Kepala Depo)
5.2.3 Stock opname di gudang depo aktif dilakukan minimal 1 bulan sekali.
Catatan:
Untuk depo pasif plus, dilakukan SO intern depo dan SO biasa. SO yang
diadakan oleh intern depo dilakukan oleh Finance Officer Depo dan personil
gudang depo setiap minggu. Sedangkan, SO biasa dilakukan setiap 2 bulan
sekali bersama dengan audit dan Adm. Supervisor cabang.
5.2.4 Perhitungan fisik yang dilakukan meliputi status barang:
a. Baik (gabungan dari status available, reserved dan delivered)
b. Semi Rusak (barang dengan kondisi rusak kemasan/ bungkus luar)
c. Rusak (barang reject)
d. Hold (produk-produk yang mendapat pengawasan khusus dari Balai POM
sehingga penjualannya dihentikan).
5.2.5 Perhitungan fisik atas semua produk principal diterapkan untuk:
a. Seluruh status barang (kecuali status barang Bermasalah/ Pending)
b. Seluruh nomor batch yang ada di lokasi gudang depo.
5.2.6 Penerapan penyesuaian stok (stock adjustment) di PT BSP adalah jumlah
catatan stok akhir item tertentu dikoreksi (disesuaikan) dengan jumlah selisih
kurang atau lebih hasil SO.
5.2.7 Hasil perhitungan fisik yang berupa Kertas KKSO di gudang depo harus
diserahkan ke kantor cabang untuk diinput pada menu program komputer dan
selanjutnya dilaporkan ke Departemen Logistik.
5.2.8 Pihak yang memiliki wewenang untuk melakukan penyesuaian stok gudang
depo karena selisih barang (stock adjustment) adalah Manager Logistik.

PT. Bina San Prima

System Development - 2010 Page 4 of 11
 STANDARD OPERATING PROCEDURE
STOCK OPNAME
Rev : 00
SOP NUMBER : 2.4.2.3 / INV – OPN /SOP
Effective Date : 10/01/2010

5.2.9 KKSO yang berisi hasil perhitungan fisik barang yang ada di gudang depo
harus diserahkan ke kantor cabang paling lambat satu hari sejak tanggal
pelaksanaan SO.
5.2.10 Pelaporan hasil SO dari kantor cabang ke Departemen Logistik dan
penyesuaian stok kantor cabang (depo) oleh Staf Logistik harus diselesaikan
dalam 1 hari sejak kegiatan SO selesai dilakukan di kantor cabang (sejak
tanggal SO).
Catatan:
Kebijakan pelaporan SO, penyesuaian stock dan penyelesaian selisih barang di
gudang depo lainnya sama dengan kebijakan yang ada di gudang kantor
cabang [mengikuti point 4.1.8 - 4.1.11 mengenai pelaporan hasil SO dan
penyesuaian stok di gudang kantor cabang, point 4.1.13 – 4.1.14 mengenai
penyelesaian selisih barang di gudang kantor cabang]

6. PROSEDUR KERJA
6.1 Prosedur Stock Opname Cabang
6.1.1 Prosedur Perhitungan Fisik, Pelaporan Hasil SO dan Penyesuaian Stok
di Gudang Kantor Cabang
NO . SIAPA APA KAPAN
1. Adm. a. Memastikan nomor SP dan nomor faktur terakhir yang Sebelum
Supervisor sudah dikerjakan kepada Invoicing Supervisor (IS) melakukan
dan memastikan nomor DO terakhir yang sudah stock opname
disiapkan kepada personil gudang. Hal ini bertujuan
supaya jumlah stock yang akan dihitung dalam proses
stock opname (SO) bisa dipisahkan dari stok yang
siap dikirim untuk memenuhi pesanan outlet.
b. Menentukan principal, klasifikasi faktur, gudang dan
status barang (available, defect, reject, hold) yang
akan dihitung fisiknya pada program BIS.
c. Mencetak Kertas Kerja Stock Opname (KKSO)
per status barang sebanyak 2 lembar program BIS.
d. Membagi KKSO kepada personil yang akan melakukan
SO.
2 Pelaku SO a. Melakukan perhitungan fisik barang per status
barang, gudang, per nomor batch (jika ada) dan
tanggal kadaluarsa seperti yang tercantum pada
kertas kerja.
b. Mencatat jumlah fisik barang yang dihitung pada
kertas kerja (kolom Hasil SO).
c. Melakukan closing stock (membandingkan) antara
hasil SO dan jumlah stok yang tercatat di kartu stok
gudang.
d. Merevisi kartu stok gudang (mencatat hasil SO pada
kartu stok gudang yang baru).
e. Memberikan konfirmasi kepada Warehouse Supervisor
jika ada closing stock yang tidak sesuai (jumlah stok
pada kartu stok gudang tidak sama dengan stok fisik).
PT. Bina San Prima
System Development - 2010 Page 5 of 11
 STANDARD OPERATING PROCEDURE
STOCK OPNAME
Rev : 00
SOP NUMBER : 2.4.2.3 / INV – OPN /SOP
Effective Date : 10/01/2010

f. Menandatangani KKSO.
g. Meminta Warehouse Supervisor dan Adm. Supervisor
untuk menandatangani kertas kerja sebagai tanda
persetujuan atas hasil SO yang dilaporkan.
h. Menyerahkan KKSO asli kepada Adm. Supervisor dan
memberikan KKSO (2) pada Warehouse Supervisor.
3 Warehouse a. Menerima KKSO (2) dan melakukan cek ulang atas
Supervisor item yang memiliki hasil closing stock yang tidak
sesuai dengan dengan kartu stok gudang (jika terjadi
selisih kurang/lebih, gudang wajib menelusuri
penyebab selisih yang terjadi).
b. Warehouse Supervisor menandatangani 2 lembar
KKSO.
c. Menyimpan KKSO (2) sebagai arsip.
4 Adm. a. Menandatangani KKSO (1-2) sebagai penanggung
Supervisor jawab stock opname.
b. Berdasarkan KKSO asli yang sudah ditandatangani,
melakukan input hasil stock opname per item barang
per nomor batch dan per status barang dan
keterangan selisih per item barang yang
bersangkutan (apakah hilang/ rusak karena personil
gudang) program BIS.
c. Melakukan proses validasi atas hasil stock opname
pada program BIS.
d. Mengarsip KKSO asli.
e. Mencetak Laporan Stock Opname (versi Logistik
dan Accounting) pada program BIS.
f. Menandatangani Laporan Stock Opname.
g. Meminta Invoicing Supervisor, Warehouse Supervisor
dan Chief of Branch (COB) untuk menandatangani
Laporan Stock Opname.
h. Mengirimkan Laporan Stock Opname ke Departemen
Logistik (via e-mail) dan Accounting (via ekspedisi).
5 Staf Logistik a. Menerima e-mail Laporan Stock Opname dari cabang.
b. Memeriksa dan menganalisa selisih barang yang ada
atas setiap cabang yang telah melakukan SO.
c. Melakukan penyesuaian stok pada program BIS dan
meminta persetujuan Manager Logistik.
d. Memberikan konfirmasi penyesuaian stok ke kantor
cabang yang bersangkutan melalui e-mail.
e. Menyimpan Laporan Stock Opname (e-mail) sebagai
arsip.
6 Staf Mengarsip Laporan SO
Accounting

PT. Bina San Prima

System Development - 2010 Page 6 of 11
 STANDARD OPERATING PROCEDURE
STOCK OPNAME
Rev : 00
SOP NUMBER : 2.4.2.3 / INV – OPN /SOP
Effective Date : 10/01/2010

6.1.2 Prosedur Penyerahan Berita Acara Selisih Barang (BASB)

NO . SIAPA APA KAPAN
1 Adm. a. Bersama personil gudang, melakukan tindak lanjut Setelah SO,
Supervisor atas selisih barang yang terjadi. paling lambat
b. Menentukan pihak yang bertanggung jawab atas hari Sabtu
selisih barang pada program BIS. pada minggu
c. Mencetak dokumen Berita Acara Selisih Barang pelaksanaan
(BASB) dan menandatangani dokumen BASB SO (1 hari
d. Meminta pelaku SO, Warehouse Supervisor, Chief of setelah cycle
Branch (COB) untuk menandatangani BASB. count)
e. Mengirimkan BASB ke Departemen Logistik melalui e-
mail.
f. Mengarsip data BASB.
g. Jika selisih barang sudah dilaporkan oleh cabang Sebelum
(Departemen Logistik sudah melakukan penyesuaian BASB
stok) dan ternyata selisih barang kurang/ lebih untuk diserahkan ke
item tertentu tenyata ditemukan/tidak rusak/ terselip/ logistik
dipinjam oleh principal/ salah hitung, maka Adm.
Supervisor wajib:
a. Memberikan konfirmasi ke Departemen Logistik
atas koreksi selisih barang yang ada.
b. Melakukan SO ulang atas item yang bersangkutan.
2 Staf Logistik a. Menerima dokumen BASB melalui e-mail.
b. Memeriksa dan meminta persetujuan (tanda tangan)
atas BASB kepada Logistic Manager dan Operation &
Brand Director melalui program BIS.
c. Menyimpan dokumen BASB untuk sementara

6.1.3 Prosedur Penyelesaian Selisih Barang di Gudang Kantor Cabang

NO . SIAPA APA KAPAN
1 Logistic a. Memeriksa selisih barang yang terjadi pada program Per kuartal
Manager BIS.
b. Mencetak dokumen Surat Perintah Penyelesaian
Selisih Barang (SPPSB) sebanyak 2 lembar dari
program BIS.
c. Menetapkan pembebanan selisih barang ke personil
cabang yang bersangkutan.
d. Logistic Manager memberikan persetujuan SPPSB.
e. Meminta persetujuan (tanda tangan) atas dokumen
SPPSB kepada Operation Director.
Catatan:
Jika tidak disetujui, maka penetapan pembebanan
selisih barang harus dievaluasi ulang.
f. Melakukan input jumlah rupiah beban yang harus
ditanggung oleh pihak yang bersangkutan pada
program BIS dan pada dokumen SPPSB

PT. Bina San Prima

System Development - 2010 Page 7 of 11
 STANDARD OPERATING PROCEDURE
STOCK OPNAME
Rev : 00
SOP NUMBER : 2.4.2.3 / INV – OPN /SOP
Effective Date : 10/01/2010

2 Finance & a. Menerima dan menandatangani SPPSB dan

Accounting melakukan proses validasi pada program BIS.
Director b. Menyimpan SPPSB (2) dan menyerahkan kembali
SPPSB (1) kepada Staf Logistik (audit function).
3 Staf Logistik a. Menyimpan SPPSB (1) dan mengirimkan ke cabang
via e-mail.
b. Memperhitungkan beban selisih barang yang tercatat
pada SPPSB untuk dikurangkan pada:
• Nilai insentif pihak yang bersangkutan
• Biaya yang akan dibayarkan kepada ekspedisi luar
(jika barang yang dikirim rusak di jalan).

Catatan:
1) Beban selisih barang yang ditanggung oleh personil kantor cabang dapat memotong insentif
(gaji) personil yang bersangkutan atau personil yang bersangkutan diharuskan membayar
tunai atas beban selisih barang (dianggap sebagai pendapatan lain-lain).
2) Perhitungan insentif personil kantor cabang akan diperiksa oleh Budget and Cost Control
Department (BCCD).
3) Setelah diperiksa BCCD, Departemen Logistik akan membuat Persetujuan Pengeluaran Dana
untuk insentif personil kantor cabang setelah dikurangi beban selisih barang.

6.2 Prosedur Kerja Stock Opname di Gudang Depo

6.2.1 Prosedur Perhitungan Fisik, Pelaporan Hasil SO dan Penyesuaian Stok
di Gudang Depo
NO . SIAPA APA KAPAN
1. Adm. a. Memastikan nomor SP dan nomor faktur terakhir yang Sebelum
Supervisor sudah dikerjakan kepada fakturis depo dan melakukan SO
memastikan nomor DO terakhir yang sudah disiapkan
kepada personil gudang depo. Hal ini bertujuan
supaya jumlah stok yang akan dihitung dalam proses
SO bisa dipisahkan dari stok yang siap dikirim untuk
memenuhi pesanan outlet.
b. Menentukan principal, klasifikasi faktur, gudang depo
dan status barang (available, defect, reject) yang
akan dihitung fisiknya pada program BIS.
c. Mencetak Kertas Kerja Stock Opname (KKSO)
sebanyak 2 lembar.
d. Membawa KKSO (1-2) dan berkunjung ke gudang
depo.
e. Melakukan perhitungan fisik barang per status
barang, gudang, per nomor batch (jika ada) dan
tanggal kadaluarsa seperti yang tercantum pada
kertas kerja.
f. Mencatat jumlah fisik barang yang dihitung pada
kertas kerja (kolom Hasil SO).
g. Melakukan closing stock (membandingkan) antara
hasil SO dan jumlah stock yang tercatat di kartu
PT. Bina San Prima
System Development - 2010 Page 8 of 11
 STANDARD OPERATING PROCEDURE
STOCK OPNAME
Rev : 00
SOP NUMBER : 2.4.2.3 / INV – OPN /SOP
Effective Date : 10/01/2010

gudang.
h. Merevisi kartu stok gudang (mencatat hasil SO pada
kartu stok gudang yang baru).
i. Memberikan konfirmasi kepada Asisten Gudang Depo
jika ada closing stock yang tidak sesuai (jumlah stok
pada kartu stok gudang tidak sama dengan stok fisik).
j. Menandatangani KKSO.
k. Meminta Asisten Gudang Depo untuk
menandatangani 2 lembar kertas kerja sebagai tanda
persetujuan atas hasil perhitungan fisik yang
dilaporkan.
l. Menyerahkan KKSO (2) kepada Kepala Depo dan
membawa kembali kertas kerja asli ke kantor cabang.
2 Asisten a. Menandatangani 2 lembar KKSO.
Gudang b. Meminta Kepala Depo untuk menandatangani KKSO.
Depo c. Melakukan cek ulang atas item yang mana hasil
closing stock tidak sesuai dengan dengan kartu stok
gudang (jika terjadi selisih kurang/ lebih, gudang
wajib menelusuri penyebab selisih yang terjadi).
d. Menyimpan KKSO (2) sebagai arsip.
3 Adm. a. Berdasarkan kertas kerja yang sudah ditandatangani,
Supervisor melakukan input hasil SO per item barang per nomor
batch dan keterangan selisih per item barang yang
bersangkutan (apakah hilang/ rusak karena personil
gudang) pada program BIS.
b. Melakukan proses validasi atas hasil SO pada program
BIS.
c. Mengarsip KKSO asli.
d. Mencetak Laporan Stock Opname (versi Logistik
dan versi Accounting) dari program BIS.
e. Meminta Invoicing Supervisor dan COB untuk
menandatangani Laporan Stock Opname .
f. Mengirimkan Laporan Stock Opname ke Departemen
Logistik (via e-mail) dan Accounting (via ekspedisi).
4 Staf Logistik a. Menerima e-mail Laporan Stock Opname dari cabang.
b. Memeriksa dan menganalisa selisih barang yang
terjadi di cabang melalui program BIS.
c. Melakukan penyesuaian stok pada program BIS dan
meminta persetujuan Manager Logistik.
d. Memberikan konfirmasi penyesuaian stok ke kantor
cabang yang bersangkutan melalui email / telepon.
e. Menyimpan Laporan Stock Opname (e-mail) sebagai
arsip.
5 Staf Menerima Laporan SO dari cabang dan diarsip.
Accounting

PT. Bina San Prima

System Development - 2010 Page 9 of 11
 STANDARD OPERATING PROCEDURE
STOCK OPNAME
Rev : 00
SOP NUMBER : 2.4.2.3 / INV – OPN /SOP
Effective Date : 10/01/2010

6.2.2 Prosedur Penyerahan Berita Acara Selisih Barang di Gudang Depo

Prosedur di gudang depo sama dengan prosedur yang ada di gudang kantor
cabang. (Lihat point 6.1.2 Prosedur Penyerahan Berita Acara Selisih Barang)
6.2.3 Prosedur Penyelesaian Selisih Barang di Gudang Depo
Prosedur di gudang depo sama dengan penyelesaian selisih barang di gudang
kantor cabang. (Lihat point 6.1.3 Prosedur Penyelesaian Selisih Berita Acara
Selisih Barang)

7. DOKUMEN & LAPORAN

Kode Dokumen/
No. Nama Dokumen Jenis Keterangan
Laporan
1. Kertas Kerja Stock
Dokumen KJBDG/200804/00001 Computerized
opname (KKSO)
2. Laporan Stock opname
(Laporan SO) Versi Laporan Computerized
Logistik
3. Laporan Stock opname
(Laporan SO) Versi Laporan Computerized
Accounting
4. Berita Acara Selisih Barang
Dokumen Computerized
(BASB)
5. Surat Perintah
Penyelesaian Selisih Dokumen Computerized
Barang (SPPSB)
6. Laporan Stok Lain-lain Laporan Computerized

8. LAMPIRAN
8.1 Master Data
8.2 Jurnal
8.3 Flowchart

PT. Bina San Prima

System Development - 2010 Page 10 of 11
 STANDARD OPERATING PROCEDURE
STOCK OPNAME
Rev : 00
SOP NUMBER : 2.4.2.3 / INV – OPN /SOP
Effective Date : 10/01/2010

LAMPIRAN
8.1 Master Data
8.1.1 Master Barang: Barang
Berisi data-data barang yang menjadi persediaan di gudang kantor cabang.
8.1.2 Master Principal: Principal
Berisi data-data principal yang bekerjasama dengan PT BSP
8.1.3 Master Cabang: Gudang
Berisi data-data gudang yang dimiliki oleh kantor cabang
8.1.4 Master Cabang: Depo
Berisi data gudang depo yang dimiliki oleh kantor cabang

8.2 Jurnal
Penyesuaian selisih barang (Stock Adjustment) akan memberikan pengaruh dalam
pencatatan persediaan PT BSP sebagai berikut:
a. Selisih Kurang
Dr. Cost of Good Sold – Cabang
Cr. Inventory - Cabang
b. Selisih Lebih
Dr. Inventory – Cabang
Cr. Cost of Good Sold – Cabang
c. Penggantian uang atas selisih oleh personil Gudang
Dr. Cash - Cabang
Cr. Pendapatan Lain-lain - Cabang

8.3 Flowchart
8.3.1 Prosedur Stock Opname di Gudang Cabang
8.3.2 Prosedur Penyerahan Berita Acara Selisih Barang
8.3.3 Prosedur Penyelesaian Selisih Barang di Gudang Kantor Cabang
8.3.4 Prosedur Stock Opname di Gudang Depo
8.3.5 Prosedur Penyerahan Berita Acara Selisih Barang di Gudang Depo
8.3.6 Prosedur Penyelesaian Selisih Barang di Gudang Depo

PT. Bina San Prima

System Development - 2010 Page 11 of 11