Stock Opname

Nomor : SPO– SHG-FIN-010 Halaman : 1/5

Standar Prosedur Tanggal Berlaku : Revisi : Ditetapkan oleh:
Operasional 16 Agustus 2021 03

Nama Direktur
Direktur Rumah Sakit

Pengertian 1. HIS : Sistem informatika RS yang meliputi pencatatan

inventaris.
2. Stock opname : Pemeriksaan fisik obat, alkes dan Barang Medis
Habis Pakai (BMHP) yang dimiliki oleh RS.
3. Lembar hitung : Daftar obat, alkes dan BMHP beserta jumlah di
sistem yang digunakan dalam prosedur stock
opname.
4. Financial Controller : bertanggungjawab atas terselenggaranya proses

stock opname.
5. Penangung jawab stock : wakil dari Finance and Accounting
opname bertanggungjawab melakukan proses pemeriksaan
fisik, didampingi oleh satu wakil dari departemen
terkait untuk menghitung jumlah dari setiap
barang.
Tujuan 1. Pedoman sistematis untuk memastikan semua transaksi yang berhubungan
dengan pemeriksaan fisik persediaan dilakukan, dicatat dan dilaporkan sesuai
dengan ketentuan akuntansi umum, undang-udang, pajak serta selaras dengan
tujuan bisnis rumah sakit.
2. Prosedur ini juga memberikan pedoman bagi semua fungsi yang terkait dalam
melakukan pengawasan dan pengendalian atas pemeriksaan fisik persediaan
tersebut.
3. Prosedur pencatatan fisik juga memberikan gambaran jumlah selisih antara angka
laporan dan angka persediaan sebenarnya. Informasi yang diperoleh dari hasil
pemeriksaan fisik dapat digunakan untuk menganalisa tingkat efisiensi dalam
pengelolaan persediaan rumah sakit.
Kebijakan 1. KRS-SHG-FIN-001 Kebijakan Finance Accounting
dan Acuan
 Stock Opname

Nomor : SPO– SHG-FIN-010 Halaman : 2/5

Standar Prosedur Tanggal Berlaku : Revisi :
Operasional 16 Agustus 2021 03

Prosedur 1. Financial Controller bertanggungjawab atas terlaksananya prosedur stock

opname keseluruhan Sub Store dan Main Store minimal 1 (satu) kali dalam 1
(satu) semester.
2. Prosedur persiapan pra-stock opname:
a. Departemen Finance & Accounting melakukan koordinasi dengan departemen
terkait mengenai pelaksanaan stock opname, setelah itu dilakukan sosialisasi
mengenai jadwal, tempat, dan pembagian tugas kepada seluruh pihak terkait.
b. proses stock opname.
c. Departemen terkait merapihkan obat, alkes dan BMHP sesuai dengan
pemetaan (mapping) yang ada sebelum dimulainya prosedur stock opname.
d. Staf departemen terkait mencatat dan memisahkan obat, alkes dan BMHP
e. yang sudah kadaluarsa, akan kadaluarsa dalam 6 (enam) bulan atau tidak jelas
tanggal kadaluarsanya.
f. Staf departemen terkait menempelkan stiker “Use First” pada obat yang akan
kadaluarsa dalam waktu 6 (enam) bulan.
g. Departemen terkait memastikan seluruh mutasi obat, alkes dan BMHP sudah
di input ke dalam sistem sebelum dimulainya prosedur stock opname.
h. Departemen Finance & Accounting melakukan cut-off sistem sesaat sebelum
proses stock opname dilakukan dan dikomunikasikan dengan staf terkait.
Pemakaian obat, alkes dan BMHP yang terjadi setelah cut-off harus dicatat
pada lembar
i. tersendiri dan ditempelkan pada rak yang bersangkutan.
j. Departemen Finance & Accounting mencetak dan membagikan daftar obat,
alkes dan BMHP (lembar hitung) per rak kepada staf departemen terkait dan
staf Finance & Accounting yang bertanggungjawab atas pelaksanaan stock
opname di rak tersebut.
k. Penarikan data persediaan (nama lengkap, ID dan UoM obat, alkes, dan
BMHP) per rak dalam gudang dilakukan tepat setelah cut-off dilakukan.
3. Prosedur pelaksanaan stock opname:
 Stock Opname

Nomor : SPO– SHG-FIN-010 Halaman : 3/5

Standar Prosedur Tanggal Berlaku : Revisi :
Operasional 16 Agustus 2021 03

Staf Finance & Accounting menunjuk perwakilan dari Finance & Accounting dan
perwakilan dari staf ruangan untuk setiap gudang yang akan dilaksanankan
perhitungan fisik sebelum memulai stock opname.
4. List to Floor Approach:
a. Tim Finance & Accounting akan memulai membacakan nama dan Unit of
Measure (UoM) barang menurut daftar obat, alkes dan BMHP rak gudang.
b. Staf departemen terkait melakukan hitung fisik, mencatat jumlah fisik pada
kartu stok (apabila ada, di kolom “Deskripsi”, ditulis sebagai “SO”) dan
menginformasikan hasil perhitungan fisik kepada tim Finance & Accounting
(Nama lengkap dan jumlah dibacakan).
c. Staf Finance & Accounting menyebutkan ulang nama dan jumlah yang
didengar. Jika ada kesalahan, staf departemen terkait akan memberi tahu dan
mengoreksi staf Finance & Accounting. Staf Finance & Accounting
mencantumkan jumlah fisik pada lembar hitung.
5. Floor to List Approach:
a. Staf departemen terkait melakukan hitung fisik, mencatat jumlah fisik pada
kartu stok (apabila ada, di kolom “Deskripsi”, ditulis sebagai “SO”) dan
menginformasikan hasil perhitungan fisik kepada tim Finance & Accounting
(Nama lengkap dan jumlah dibacakan).
b. Staf Finance & Accounting menyebutkan ulang nama dan jumlah yang
didengar. Jika ada kesalahan, staf departemen terkait akan memberi tahu dan
mengoreksi staf FAA. Staf Finance & Accounting menulis jumlah fisik pada
lembar hitung.
6. Prosedur pelaksanaan stock opname (cont.):
a. Staf Finance & Accounting dan departemen terkait menandatangani lembar
hitung, lalu diberikan kepada staf Finance & Accounting yang
bertanggungjawab memasukkan hasil ke dalam HIS.
b. Staf Finance & Accounting tersebut mencetak lembar hitung kedua untuk
barang yang terdapat selisih.
 Stock Opname

Nomor : SPO– SHG-FIN-010 Halaman : 4/5

Standar Prosedur Tanggal Berlaku : Revisi :
Operasional 16 Agustus 2021 03

c. Staf departemen terkait dan Finance & Accounting melakukan hitung kedua
(second count) untuk barang-barang yang ditemukan selisih.
d. Apabila selisih masih ditemukan setelah hitung kedua, staf diarahkan untuk
menemukan barang-barang yang hilang atau lebih. Penjelasan harus diberikan
sebelum adjustment dilakukan.
7. Prosedur pasca-stock opname:
a. Adjustment dilakukan pada sistem dan disesuaikan dengan jumlah fisik yang
telah dihitung pada saat stock opname (jika dibutuhkan dan harus dengan
persetujuan dari Financial Controller dan Hospital Director unit masing-
masing RS).
b. Tim Finance & Accounting melakukan penarikan hasil adjustment stock
opname yang telah dilakukan pada sistem lalu mendistribusikan laporan hasil
dan evaluasi mengenai stock opname kepada seluruh pihak terkait.
c. Financial Controller menyiapkan laporan berita acara yang mencakup jumlah
adjustment yang dilakukan per gudang dan evaluasi atas prosedur stock
opname yang dijalani serta rangkuman action plan untuk melakukan
d. penelusuran terkait hasil stock opname tersebut.
e. Departemen Finance & Accounting dan departemen terkait masing-masing
membuat action plan untuk meminimalisasi terjadinya selisih dikemudian
hari.
f. Staf Finance & Accounting melakukan pencatatan selisih stock opname ke
dalam pembukuan.
Regulasi/ No Dokumen Judul Dokumen
Formulir/ SPO-SHG-FIN-012 SPO Permintaan Obat dan Alkes dari Perawat ke Substore
Uraian
Tugas lain
Terkait
Unit / Staf 1. Finance Accounting
Terkait 2. Head of Department terkait
 Stock Opname

Nomor : SPO– SHG-FIN-010 Halaman : 5/5

Standar Prosedur Tanggal Berlaku : Revisi :
Operasional 16 Agustus 2021 03

3. Staf Finance & Accounting yang bertanggung jawab pada saat proses
4. Staf ruangan terkait yang memiliki barang / substore
Fasilitas & 1. Lembatr hitung
Peralatan 2. Formulir berita acara
3. Appendix 4.4.2 STO Checklist
4. Appendix 4.4.3 - Persediaan dalam pengawasan
Tabel No. Revisi No. Revisi
Rangkuman Revisi
Rangkuman Baru Lama
Revisi
03 02 Penambahan tabel regulasi terkait dan tabel fasilitas dan
peralatan serta memindahkan isinya kedalam tabel terkait.
02 01 Perubahan format dokumen dan perubahan nomor
dokumen dari PP-SHG-FIN-010 menjadi SPO-SHG-010
01 00 Perunbahan nomor dokumen dari PP-SHACC-010
menjadi PP-SHG-FIN-010
00 - Dokumen baru yang berasal dari PP-SHACC-010 menjadi
dokumen SHG standar