PS-SMT-01 - Prosedur Pengendalian Dokumen - New

SISTEM MANAJEMEN TERPUSAT
PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK WILAYAH NUSA TENGGARA BARAT

Jl. Langko No. 25 – 27 Ampenan, Mataram, Nusa Tenggara Barat 83114
Telp. : (0370) 643123 Fax. : (0370) 634401
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Level Dokumen : No. Dokumen : Tanggal Dokumen : Edisi / Revisi : Halaman :
II PS-SMT-01 25 Januari 2021 1/1 1-8
PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
DISAHKAN OLEH DISETUJUI OLEH DISUSUN OLEH

GENERAL MANAGER WAKIL MANAJEMEN SMT SEKRETARIS SMM
LASIRAN WARJITO FIRMAN SULISTIYAWAN

Telp. : (0370) 643123 Fax. : (0370) 634401

II PS-SMT-01 25 Januari 2021 1/1 2-8
1. TUJUAN
Prosedur ini dimaksudkan sebagai pedoman dokumentasi dan penyusunan dokumen SMT serta mekanisme
pengendalian dokumen SMT sehingga tertib dan teratur.
2. RUANG LINGKUP
2.1. Dokumentasi SMT PT PLN (Persero) Kantor Wilayah Nusa Tenggara Barat dapat diintegrasikan dengan
sistem manajemen lain dan disusun serta dipelihara dalam bentuk dokumen yang terdiri dari :
 Dokumen Level 1 (Manual SMT)
 Dokumen Level 2 (Prosedur)
 Dokumen Level 3 (Instruksi Kerja)
 Dokumen Level 4 (Formulir / Dokumen Pendukung)
2.2. Dokumentasi Sistem Manajemen PT PLN (Persero) Kantor Wilayah Nusa Tenggara Barat dipelihara dan
dikendalikan meliputi identifikasi atau penomoran, pendistribusian, revisi, pengesahan, penyimpanan dan
pemusnahan dokumen.
3. REFERENSI
3.1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2012 – Penerapan Sistem Manajemen
Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
3.2. SNI ISO 9001:2015 – Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan.
3.3. SNI ISO 14001:2015 – Sistem Manajemen Lingkungan – Persyaratan.
3.4. SNI ISO 45001:2018 – Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja – Persyaratan.
4. ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah dan definisi dalam prosedur ini sesuai dengan yang tercantum dalam referensi.
5. URAIAN PROSEDUR
5.1 Penyusunan dokumen
5.1.1 Dokumen dibuat sesuai hirarki penyusunan dokumen terdiri dari 4 level meliputi :
 Manual SMT (Dokumen Level 1) sebagai acuan Top Manajemen
 Prosedur SMT (Dokumen Level 2) sebagai acuan Senior Manajer, Manajer Sub Bidang,
Manajer Unit Pelaksana dan Manajer Bagian Unit Pelaksana
 Instruksi Kerja (Dokumen Level 3) sebagai acuan individual / pelaksana
 Formulir/Lampiran (Dokumen Level 4) sebagai media arsip / rekaman kegiatan penerapan
SMT.
Telp. : (0370) 643123 Fax. : (0370) 634401

II PS-SMT-01 25 Januari 2021 1/1 3-8
5.1.2 Format pembuatan dokumen SMT sebagai berikut :

 Format pembuatan Dokumen Manual SMT sebagai berikut :
- Lembar Judul dan Pengesahan
- Daftar Isi
- Ruang Lingkup
- Acuan Normatif
- Istilah dan Definisi
- Isi Manual SMT
 Format pembuatan Dokumen Prosedur sebagai berikut ::
- Lembar Judul dan Pengesahan
- Tujuan
- Ruang Lingkup
- Referensi
- Istilah dan Definisi
- Uraian Prosedur
- Dokumen Terkait
 Format pembuatan Dokumen Instruksi Kerja sebagai berikut :
- Alat
- Bahan
- Langkah Pelaksanaan
- Dokumen Terkait
 Item-item yang akan digunakan dalam penulisan dokumen SMT ini, adalah :
- Huruf yang dipakai adalah font dengan jenis Arial
- Jenis / style font adalah regular sedangkan untuk istilah-istilah asing dipakai style Italic /
miring.
- Ukuran font adalah 10 – 18 dominan 10
- Warna huruf yang dipakai dalam penulisan adalah hitam.
 Paragraf yang terbentuk adalah dengan menggunakan spasi sebesar 1,5 dan pengaturan
paragraf harus rata kiri dan kanan (justified).
 Margin atau batas penulisan yaitu:
- Margin kiri 3 cm
- Margin kanan 1,5 cm
- Margin bawah 2 cm
- Margin atas 3 cm
Telp. : (0370) 643123 Fax. : (0370) 634401

II PS-SMT-01 25 Januari 2021 1/1 4-8
 Ukuran kertas yang digunakan adalah A4 dengan panjang 297 mm dan lebar 210 mm.
 Pemberian identitas dokumen sebagai berikut :
- Label Watermark Dokumen Master :
- Label Watermark Dokumen Dokumen Tidak Terkendali :
- Label Cap/Stempel Dokumen Kadaluarsa :
DOKUMEN SMT – PLN UIW NTB
KADALUARSA
PLN
5.2 Mekanisme penomoran dokumen SMT :
Pemberian nomor dokumen pada Manual Sistem Manajemen Terpusat, Prosedur, Instruksi Kerja,
Formulir/Lampiran diatur sebagai berikut:
5.2.1 Manual Sistem Manajemen Terpusat

MT-SMT-XX
MT = Manual Terpusat
SMT = Sistem Manajemen Terpusat
XX = Nomor Urut
5.2.2 Prosedur Terintegrasi / Terpusat

PS-SMT-XX
PS = Prosedur
XX = Nomor Urut Prosedur
Telp. : (0370) 643123 Fax. : (0370) 634401

II PS-SMT-01 25 Januari 2021 1/1 5-8
5.2.3 Prosedur Proses Bisnis / Prosedur Mutu / Prosedur K3L

PS-SMT-XXX-YY
PS = Prosedur
XXX = Kode Huruf Bidang / Bagian :
SDM : Bidang / Bagian SDM & Umum
REN : Bidang / Bagian Perencanaan,
KIT : Bidang / Bagian Pembangkitan
TND : Bidang / Bagian Transmisi dan Distribusi,
AGA : Bidang / Bagian Niaga & Pelayanan Pelanggan
KEU : Bidang / Bagian Keuangan,
DAN : Bidang / Bagian Pengadaan,
K3L : Bidang / Bagian Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan
KAM : Bidang / Bagian Keamanan / Pengamanan
YY = Nomor Urut Prosedur
5.2.4 Intruksi Kerja Terintegrasi / Terpusat

IK-SMT-XX-YY
IK = Intruksi Kerja
YY = Nomor Urut Intruksi Kerja
5.2.5 Intruksi Kerja Proses Bisnis / Prosedur Mutu / Prosedur K3L

IK-SMT-XXX-YY-ZZ
IK = Intruksi Kerja
XXX = Kode Huruf Bidang / Bagian
ZZ = Nomor Urut Intruksi Kerja
5.2.6 Formulir Terintegrasi / Terpusat

FM-SMT-XX-YY
FM = Formulir
Telp. : (0370) 643123 Fax. : (0370) 634401

II PS-SMT-01 25 Januari 2021 1/1 6-8

ZZ = Nomor Urut Formulir
5.2.7 Formulir Proses Bisnis / Prosedur Mutu / Prosedur K3L

FM-SMT-XXX-YY-ZZ
FM = Formulir
XXX = Kode Huruf Bidang/Bagian
5.2.8 Lampiran Terintegrasi / Terpusat

LM-SMT-XX-YY
LM = Lampiran
5.2.9 Lampiran Proses Bisnis / Prosedur Mutu / Prosedur K3L

LM-SMT-XXX-YY-ZZ
LM = Lampiran
XXX = Kode Huruf Bidang/Bagian
5.3 Distribusi Dokumen

5.3.1 Wakil Manajemen SMT / Sekretaris bertanggungjawab untuk mendistribusikan Dokumen SMT
sesuai dengan daftar distribusi dokumen sesuai Formulir Daftar Distribusi Dokumen FM-SMT-01-
01.
5.3.2 Wakil Manajemen SMT / Sekretaris bertanggungjawab menyimpan Dokumen Master dan
dikendalikan menggunakan tanda watermark “MASTER”.
5.3.3 Seluruh dokumen yang didistribusikan merupakan dokumen tidak terkendali dan dikendalikan
dengan menggunakan tanda watermark “DOKUMEN TIDAK TERKENDALI”, kecuali dokumen
formulir.
Telp. : (0370) 643123 Fax. : (0370) 634401

II PS-SMT-01 25 Januari 2021 1/1 7-8
5.3.4 Seluruh dokumen salinan yang diminta pihak lain dimana diluar pengendalian Wakil Manajemen
SMT ditandai dengan menggunakan watermark “DOKUMEN TIDAK TERKENDALI”, kecuali
dokumen formulir.
5.3.5 Seluruh dokumen salinan dan master yang sudah tidak berlaku lagi atau disimpan untuk
kepentingan tertentu dikendalikan dengan menggunakan tanda cap “KADALUARSA”.
5.3.6 Seluruh dokumen yang di upload dalam Aplikasi SMT PLN NTB MANAGEMENT SYSTEM
merupakan dokumen tidak terkendali dan sebagai media sosialisasi / informasi / distribusi untuk
seluruh Manajemen dan Pegawai PT PLN (Persero) Unit Induk Wilayah NTB.
5.3.7 Setiap Manajemen dan Pegawai PT PLN (Persero) Unit Induk Wilayah NTB mempunyai akses
untuk mendapatkan / menggunakan dokumen SMT yang relevan dalam mengimplementasikan
SMT melalui Aplikasi SMT PLN NTB MANAGEMENT SYSTEM di dashboard PLN NTB dengan
alamat : http://10.33.1.77/plnntbms/login.
5.3.8 Username dan Password untuk Login di Aplikasi SMT PLN NTB MANAGEMENT SYSTEM hanya
diberikan kepada Manajemen dan Pegawai PT PLN (Persero) Unit Induk Wilayah NTB.
5.3.9 Pihak lain diluar Manajemen dan Pegawai PT PLN (Persero) Unit Induk Wilayah NTB tidak
diberikan akses kecuali ada permintaan khusus atas persetujuan Top Manajemen atau Wakil
Manajemen SMT.
5.4 Revisi Dokumen atau Dokumen Baru

Revisi dokumen atau usulan dokumen baru SMT sebagaimana diuraikan dalam Instruksi Kerja Revisi
Dokumen atau Usulan Dokumen Baru IK-SMT-01-01
5.5 Penyimpanan dan Pemusnahan Dokumen

5.5.1 Wakil Manajemen / Sekretaris memelihara dan menyimpan dokumen SMT.
5.5.2 Wakil Manajemen / Sekretaris menyusun daftar seluruh dokumen SMT beserta statusnya untuk
mencegah penggunaan dokumen usang sesuai dengan formulir Daftar Dokumen SMT FM-SMT-
01-03.
5.5.3 Wakil Manajemen / Sekretaris menyusun daftar rekaman dengan menggunakan Formulir Daftar
Rekaman SMT FM-SMT-02-01.
5.5.4 Wakil Manajemen / Sekretaris menyusun daftar dokumen eksternal dengan menggunakan
Formulir Daftar Dokumen Eksternal FM-SMT-01-04.
5.5.5 Dokumen “KADALUARSA” disimpan selama 3 tahun oleh Wakil Manajemen / Sekretaris.
5.5.6 Dokumen SMT harus mudah diakses, mudah dibaca, diperiksa secara berkala dan disimpan untuk
jangka waktu tertentu.
Telp. : (0370) 643123 Fax. : (0370) 634401

II PS-SMT-01 25 Januari 2021 1/1 8-8
5.5.7 Dokumen kadaluarsa yang sudah tidak digunakan segera dimusnahkan dari semua tempat dan
dilokasi penggunaannya oleh Wakil Manajemen / Pengendali Dokumen, dengan menggunakan
formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen FM-SMT-01-05.
6. DOKUMEN TERKAIT
6.1. IK-SMT-01-01_Instruksi Kerja Revisi Dokumen atau Usulan Dokumen Baru
6.2. LM-SMT-01-01_Lampiran Form Prosedur
6.3. LM-SMT-01-02_Lampiran Form Instruksi Kerja
6.4. LM-SMT-01-03_Lampiran Form Formulir
6.5. LM-SMT-01-04_Lampiran Form Lampiran
6.6. FM-SMT-01-01_Formulir Daftar Distribusi Dokumen
6.7. FM-SMT-01-02_Formulir Usulan Revisi Dokumen / Dokumen Baru
6.8. FM-SMT-01-03_Formulir Daftar Dokumen SMT
6.9. FM-SMT-01-04_Formulir Daftar Dokumen Eksternal
6.10. FM-SMT-01-05_Berita Acara Pemusnahan Dokumen SMT

PS-SMT-01 - Prosedur Pengendalian Dokumen - New

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

PS-SMT-01 - Prosedur Pengendalian Dokumen - New

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SISTEM MANAJEMEN TERPUSAT

PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK WILAYAH NUSA TENGGARA BARAT

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

DISAHKAN OLEH DISETUJUI OLEH DISUSUN OLEH

LASIRAN WARJITO FIRMAN SULISTIYAWAN

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

4. ISTILAH DAN DEFINISI

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

5.1.2 Format pembuatan dokumen SMT sebagai berikut :

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

- Label Watermark Dokumen Dokumen Tidak Terkendali :

- Label Cap/Stempel Dokumen Kadaluarsa :

DOKUMEN SMT – PLN UIW NTB

5.2.1 Manual Sistem Manajemen Terpusat

5.2.2 Prosedur Terintegrasi / Terpusat

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

5.2.3 Prosedur Proses Bisnis / Prosedur Mutu / Prosedur K3L

5.2.4 Intruksi Kerja Terintegrasi / Terpusat

5.2.5 Intruksi Kerja Proses Bisnis / Prosedur Mutu / Prosedur K3L

5.2.6 Formulir Terintegrasi / Terpusat

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

XX = Nomor Urut Prosedur

5.2.7 Formulir Proses Bisnis / Prosedur Mutu / Prosedur K3L

5.2.8 Lampiran Terintegrasi / Terpusat

5.2.9 Lampiran Proses Bisnis / Prosedur Mutu / Prosedur K3L

5.3 Distribusi Dokumen

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

5.4 Revisi Dokumen atau Dokumen Baru

5.5 Penyimpanan dan Pemusnahan Dokumen

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Anda mungkin juga menyukai