SISTEM MANAJEMEN TERPUSAT

PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK WILAYAH NUSA TENGGARA BARAT

Jl. Langko No. 25 – 27 Ampenan, Mataram, Nusa Tenggara Barat 83114
Telp. : (0370) 643123 Fax. : (0370) 634401

PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

Level Dokumen : No. Dokumen : Tanggal Dokumen : Edisi / Revisi : Halaman :
II PS-SMT-02 25 Januari 2021 1/1 1-3

PROSEDUR
PENGENDALIAN REKAMAN

DISAHKAN OLEH DISETUJUI OLEH DISUSUN OLEH

GENERAL MANAGER WAKIL MANAJEMEN SMT SEKRETARIS SMM

LASIRAN WARJITO FIRMAN SULISTIYAWAN

 SISTEM MANAJEMEN TERPUSAT
PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK WILAYAH NUSA TENGGARA BARAT
Jl. Langko No. 25 – 27 Ampenan, Mataram, Nusa Tenggara Barat 83114
Telp. : (0370) 643123 Fax. : (0370) 634401

PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

Level Dokumen : No. Dokumen : Tanggal Dokumen : Edisi / Revisi : Halaman :
II PS-SMT-02 25 Januari 2021 1/1 2-3

1. TUJUAN
Prosedur ini menjelaskan mengenai tata cara pengendalian rekaman yang terkait dengan Sistem Manajemen
Terpusat dan dimaksudkan untuk memastikan bahwa rekaman dapat dikendalikan dan diidentifikasi dengan
baik, memudahkan penelusuran, pengambilan data serta menjaga agar rekaman tetap terpelihara selama waktu
tertentu.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi perencanaan, pengaturan dan pengendalian, penyimpanan, pemindahan, serta
pelaporannya dan mencakup pemeliharaan seluruh rekaman yang terkait dengan Sistem Manajemen
Terpusat (Mutu, K3, Lingkungan) serta penentuan lokasi dan jangka waktu penyimpanan.

3. REFERENSI
3.1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2012 – Penerapan Sistem Manajemen
Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
3.2. SNI ISO 9001:2015 – Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan.
3.3. SNI ISO 14001:2015 – Sistem Manajemen Lingkungan – Persyaratan.
3.4. ISO 45001:2018 – Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja – Persyaratan.
3.5. Keputusan Direksi PT. PLN (Persero) Nomor : 0520.K/DIR/2014 tentang Tata Laksana Surat dan
Kearsipan.

4. ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah dan definisi dalam prosedur ini sesuai dengan yang tercantum dalam referensi.

5. URAIAN PROSEDUR
General Manager
Pejabat/Asman/Su
/ Senior Manager Manager Sub
No. Uraian Kegiatan pervisor Sub
/ Pejabat / Bidang / Bagian
Bidang / Bagian
Manager Unit
Rekaman diidentifikasi oleh
masing masing bidang / unit yang
akan disimpan ditempat kerja di 1
1 subbidang/bagiannya didalam
Daftar Rekaman sesuai Formulir
Daftar Rekaman SMT (FM-SMT-
02-01)
 SISTEM MANAJEMEN TERPUSAT
PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK WILAYAH NUSA TENGGARA BARAT
Jl. Langko No. 25 – 27 Ampenan, Mataram, Nusa Tenggara Barat 83114
Telp. : (0370) 643123 Fax. : (0370) 634401

PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

Level Dokumen : No. Dokumen : Tanggal Dokumen : Edisi / Revisi : Halaman :
II PS-SMT-02 25 Januari 2021 1/1 3-3

Tidak
Rekaman dikelompokkan
sebelum disimpan agar
2
memudahkan dalam pengambilan
2 2
/ pencarian dan penelusuran
Setuju

Rekaman disimpan di dalam

ordner atau sejenisnya sesuai
kode masing-masing identifikasi,
sehingga memudahkan dalam
pengambilan/ pencarian dan
3
penelusuran rekaman dalam 3
lokasi dan jangka waktu
penyimpanan dan ditempatkan di
dalam lemari arsip yang telah
ditentukan
Rekaman yang bersifat rahasia /
tidak boleh diketahui orang lain
harus dijaga kerahasiaannya dan 4 4
4 disimpan didalam lemari khusus.
Permintaan rekaman rahasia
sesuai dengan ketentuan yang
berlaku di Bidang SDM & Umum

Masa penyimpanan rekaman

5 sesuai dengan Jadwal Retensi 5
Arsip (JRA) pada TNDK.
5

Pemusnahan terhadap
Rekaman yang ditetapkan
6 harus memperhatikan nilai guna
6
arsip dan dilakukan pengusulan
ke PLN Pusat.
Rekaman yang tidak memilki
nilai guna dapat langsung 7
7
dimusnahkan

Rekaman yang sudah tidak

berlaku namun memiliki nilai 8
8
guna ditandai dengan
“KADALUARSA ”.

6. DOKUMEN TERKAIT
6.1. Buku Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT. PLN (Persero)
6.2. FM-SMT-02-01_Formulir Daftar Rekaman SMT
6.3. Rekaman atau arsip lainnya yang bersifat biasa dan rahasia