PT PLN (PERSERO) P3B No.

Dokumen RJTD/PSM/15-001
REGION JAWA TENGAH & DIY UJT SALATIGA
Jl. Diponegoro 149 Salatiga 50714 Berlaku Efektif

PROSEDUR
TATA LAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN
(SURAT MASUK)

Diberikan Kepada :
Edisi : 01
Revisi : 00

PENGESAHAN.
Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal
AM Sekretariat dan
Siti Aminah
Humas
Dibuat
JU. TU Sekretariat &
Kirnan Hidayatno
Humas
Asman Adm &
Diperiksa Maryanto
Keuangan
Disahkan Sri Wiratmo MANAGER UJT

DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

No. Jabatan No. No. Jabatan No.
Copy Copy
1 Manager. 6
2 ASSMAN. ADM & KEU 7
3 ASSMAN TEKNIK 8
4 PENGENDALI DOKUMEN 9
5 10
 PT PLN (PERSERO) P3B RJTD No. Dokumen RJTD/PSM/15-001
REGION JAWA TENGAH & DIY UJT SALATIGA
Jl. Diponegoro 149 Salatiga 50714
Berlaku Efektif

TATA LAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN (SURAT

MASUK)

ISI PROSEDUR
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat sebagai petunjuk untuk melaksanakan Tata Laksana Surat dan
Kearsipan (TLSK) agar ada keseragaman dalam pelaksanaan pendistribusian surat
masuk.

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini meliputi aktivitas untuk melaksanakan pendistribusian surat masuk di
lingkungan PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Tengah & DIY UJT Salatiga.

3. Referensi
1. Buku Konstitusi PT PLN ( Persero ) UBS P3B
2. Pedoman Mutu PT PLN ( Persero ) P3B RJTD
3. Prosedur Penulisan Prosedur Sistem Mutu Nomor : RJTD/PSM/02-001.
4. Prosedur Pengendalian Dokumen” Nomor RJTD/PSM/02-002.
5. Skpts Direksi PT PLN (Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Tata Laksana Surat dan Kearsipan (TLSK)

4. Definisi dan Istilah

- TLSK : Tata Laksana Surat dan Kearsipan

5. Informasi Umum
5.1. Prosedur ini diberlakukan untuk dokumen / atau catatan kualitas yang
didistribusikan dan menjadi tanggung jawab Bagian Pengendalian Dokumen
5.2. Penanggung Jawab pelaksanaan Prosedur ini adalah Wakil Manajemen
5.3. Prosedur ini diberlakukan sebagai pedoman pelaksanaan administrasi surat
menyurat ( pendistribusian surat masuk ), sehingga ada kesamaan masalah
Tata Laksana Surat dan Kearsipan.

6. Uraian Rincian Instruksi Kerja

Penanggung Formulir
No. Uraian Kegiatan Jawab yang
Digunakan.
1. Menerima surat dari Unit Lain/ Pihak AM. Sekreatariat
Ekstern & Humas
2. Menyeleksi surat sebelum membuka AM. Sekretariat
sampul, jika : & Humas
 Bukan untuk PLN UJT Salatiga, maka
surat dikirim ke tujuan dan selesai.
 Untuk PLN UJT Salatiga, maka surat
dicatat ke dalam agenda surat masuk
berdasarkan kode masalah serta

Edisi : 01 Revisi : 00 Halaman : 1 – 3

ISO 9001:2000 : ?
 PT PLN (PERSERO) P3B RJTD No. Dokumen RJTD/PSM/15-001
REGION JAWA TENGAH & DIY UJT SALATIGA
Jl. Diponegoro 149 Salatiga 50714
Berlaku Efektif

TATA LAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN (SURAT

MASUK)

menempelkan formulir pengendalian

surat.
3. Menyampaikan surat ke Manager, jika : AM. Sekretariat
 Sudah selesai, surat tersebut diarsip. & Humas
 Belum selesai ( perlu penyelesaian ),
maka surat tersebut diteruskan ke
Asisten Manager Teknik / Asisten
Manager Administrasi dan Keuangan,
sesuai disposisi Manager dan
dipantau oleh Sekretariat.
4. Surat ditindak lanjuti Asisten Manager Asisten Manager
terkait sesuai disposisi.
5. Surat kembali ke Sekretariat untuk AM. Sekretariat
dipantau dan diteruskan sesuai disposisi & Humas
Asisten Manager terkait.
6. Surat ditindak lanjuti oleh AM terkait, jika : AM. Terkait
 Sudah selesai, maka surat tersebut
kembali ke Sekretariat untuk diarsip
sesuai kode masalah.
 Belum selesai, maka diperlukan
tindak lanjut penyelesaiannya.

7. Pengecualian
- Tidak ada.

8. Rekaman Tercatat
Prosedur ini didokumentasikan dalam bentuk Hard Copy ( kertas ) dan soft copy
dengan nama file “RJTD_PSM_15_001.doc” serta pengendaliannya diatur dalam
Prosedur Pengendalian Dokumen Sistem Mutu PT PLN ( Persero ) RJTD No.
RJTD/PSM/02-002.

9. Dokumen Terkait
No. Nomor Dokumen Judul
1. RJTD/PDM/01-001 Pedoman Mutu
2. RJTD/PSM/02-001 Prosedur Pengendalian Dokumen
3. RJTD/PSM/02-002 Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu

10. Lampiran.
NOMOR
NO. NAMA LAMPIRAN
FORMULIR
1. Contoh Formulir pengendalian surat masuk

Edisi : 01 Revisi : 00 Halaman : 2 – 3

ISO 9001:2000 : ?
 PT PLN (PERSERO) P3B RJTD No. Dokumen RJTD/PSM/15-001
REGION JAWA TENGAH & DIY UJT SALATIGA
Jl. Diponegoro 149 Salatiga 50714
Berlaku Efektif

TATA LAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN (SURAT

MASUK)

2. Kode masalah TLSK.

3.

Edisi : 01 Revisi : 00 Halaman : 3 – 3

ISO 9001:2000 : ?