PT.

PARAMA SURYA STEVEDORING

Komplek PLTU Tanjung Jati – B, Sekuping, Tubanan, Jepara
Phone/Fax : 08118175350, 08158165350, Email : branch_tjb@apol.co.id

PROSES : No. Dok. : PSS/SOP/JPR-PC/01

PROSES PENGADAAN (REIMBURSABLE) Rev : 03

Tgl Eff. : 01/09/2019
Hal : 1 dari 10

Proses Owner : Dept. Procurement

DISTRIBUSI :

All Dept.

Disiapkan oleh : Ditinjau oleh : Disetujui oleh

Septiar Adi Laksana Dwi Yulianto Capt. Maisura Kasan Santosa Ferdy Suwandi
Procurement Staff Jetty Manager Site Representative Branch Coordinator President Director

Hak Cipta Dokumen ini milik PT. PARAMA SURYA STEVEDORING (PSS) dan dilarang diperbanyak atau dilampirkan dalam bentuk apapun, seluruh atau
sebagian, untuk kepentingan diluar PSS tanpa izin tertulis dari PSS. Setiap perubahan (revisi) terhadap dokumen ini harus melalui koordinasi Document
Controller dan persetujuan Management PT. PARAMA SURYA STEVEDORING (PSS)
 PT. PARAMA SURYA STEVEDORING
Komplek PLTU Tanjung Jati – B, Sekuping, Tubanan, Jepara
Phone/Fax : 08118175350, 08158165350, Email : branch_tjb@apol.co.id

PROSES : No. Dok. : PSS/SOP/JPR-PC/01

PROSES PENGADAAN (REIMBURSABLE) Rev : 03

Tgl Eff. : 01/09/2019
Hal : 2 dari 10

1. Tujuan
Proses ini menguraikan pengadaan barang dan jasa di PLTU Tanjung Jati B, yang meliputi:
1.1 Ditentukan barang dan jasa yang diperlukan dan terjamin tersedia kualitas dan dapat dikirim ke gudang pada waktu yang tepat dan dengan biaya
serendah mungkin.
1.2 Proses yang transparan dan dapat diaudit.
1.3 Mengembangkan komprehensif prosedur pelaksanaan yang telah disetujui untuk Proses Pengadaan yang diperlukan.

2. Ruang Lingkup
Proses ini mencakup seluruh kegiatan mulai tahap persiapan, proses, atau pun penyelesaian dalam proses pengadaan reimbursable di dalam area PT.
PARAMA SURYA STEVEDORING (PSS) Cabang Jepara.

3. Referensi/Rujukan
3.1 Implementation Agreed Procedure (IAP).
3.2 HIRAC (Hazard Identification & Risk Assessment Control).
3.3 Klausul 8.1.4 ISO 45001: 2018.
3.4 Klausul 8.1 ISO 14001:2015.
3.5 Klausul 8.5.1 ISO 9001 : 2015.
3.6 Peraturan Pemerintah No. 50 Tahun 2012.
 PT. PARAMA SURYA STEVEDORING
Komplek PLTU Tanjung Jati – B, Sekuping, Tubanan, Jepara
Phone/Fax : 08118175350, 08158165350, Email : branch_tjb@apol.co.id

PROSES : No. Dok. : PSS/SOP/JPR-PC/01

PROSES PENGADAAN (REIMBURSABLE) Rev : 03

Tgl Eff. : 01/09/2019
Hal : 3 dari 10

4. Istilah/Definisi
4.1 Reimbursable
Adalah suatu proses pengadaan barang dan jasa dimana anggaran biayanya dari Annual Budget Operation Plan (ABOP) yang diajukan oleh PT.
PARAMA SURYA STEVEDORING (PSS) kepada PT. PLN (Persero) Pembangkitan Tanjung Jati B.
4.2 Annual Budget Operation Plan (ABOP)
Adalah anggaran biaya dalam setahun untuk pengadaan barang dan jasa di area PLTU Tanjung Jati B.

5. Proses

Supplier Input Process Output Customer

Mencari harga minimal dari 2 Penyedia

User/ PR & RFQ (Request For HPS (Harga Perkiraan Sendiri)
eksternal untuk membuat HPS (Harga Dept. Proc
Superintendent Quotation) dari User dan PR
Perkiraan Sendiri) dan membuat PR
Menyerahkan HPS dan PR kepada User
HPS (Harga Perkiraan Sendiri) Persetujuan harga dari
Dept. Proc untuk memverifikasi spesifikasi teknis User
dan PR User/Superintendent
dan harga perkiraan
Dept. Proc, Menyerahkan PR dan HPS kepada Jetty
Persetujuan harga dari Jetty Manager,
User/ Manager dan GM PT. PLN untuk di tanda PR yang sudah di tandatangani
User/Superintendent PT. PLN
Superintendent tangani
Menentukan proses pembelian melalui 4
Jetty Manager,
PR yang sudah di tandatangani kategori: 1. Direct Purchase 2. Direct Hasil proses tender Dept. Proc
PT. PLN
Appointment 3. Selected tender 4. Open
 PT. PARAMA SURYA STEVEDORING
Komplek PLTU Tanjung Jati – B, Sekuping, Tubanan, Jepara
Phone/Fax : 08118175350, 08158165350, Email : branch_tjb@apol.co.id

PROSES : No. Dok. : PSS/SOP/JPR-PC/01

PROSES PENGADAAN (REIMBURSABLE) Rev : 03

Tgl Eff. : 01/09/2019
Hal : 4 dari 10

Penyedia eksternal/Vendor
Dept. Proc Hasil proses tender Evaluasi hasil penawaran Dept. Proc
pemenang lelang
Penyedia
Penyedia eksternal/Vendor
Dept. Proc Melakukan negosiasi harga Penawaran hasil negosiasi eksternal/
pemenang lelang
Vendor
User/
Menerbitkan PO (Purchase Order) untuk
PO (Purchase Order) yang di Superintendent,
Dept. Proc Penawaran hasil negosiasi di setujui oleh User, Jetty Manager, dan
setujui Jetty Manager,
PT. PLN
PT. PLN
PO dikirim ke Penyedia eksternal melalui Penyedia
PO (Purchase Order) yang di PO di tanda tangani oleh Penyedia
Dept. Proc e-mail untuk di tanda tangani sebagai eksternal/
setujui eksternal
persetujuan Vendor
Menerima barang sesuai dalam
Store Keeper,
PO di tanda tangani oleh persyaratan PO yang di periksa dan di
Dept. Proc Goods receipt/Reject User/
Penyedia eksternal/Vendor inspeksi oleh Store keeper dan masing-
Superintendent
masing User
Jika barang tidak sesuai dengan
Store Keeper, Penyedia
persyaratan PO, maka dikembalikan ke
User/ Reject Goods receipt eksternal/
Penyedia eksternal untuk ditukar sesuai
Superintendent Vendor
dengan spesifikasi yang benar
Store Keeper,
Penyedia
Tanda tangan Goods receipt oleh User, Goods receipt yang sudah ditanda User/
eksternal/ Goods Receipt
Store keeper, dan PT. PLN tangan Superintendent,
Vendor
PT. PLN
Goods receipt yang sudah Penagihan dibuat oleh Penyedia
Dept. Proc Proses pembayaran oleh PT. PLN PT. PLN
ditanda tangan eksternal/Vendor ke PT. PLN
 PT. PARAMA SURYA STEVEDORING
Komplek PLTU Tanjung Jati – B, Sekuping, Tubanan, Jepara
Phone/Fax : 08118175350, 08158165350, Email : branch_tjb@apol.co.id

PROSES : No. Dok. : PSS/SOP/JPR-PC/01

PROSES PENGADAAN (REIMBURSABLE) Rev : 03

Tgl Eff. : 01/09/2019
Hal : 5 dari 10

5.1 Purchase Requests

5.1.1 Staff Procurement mebuat dan memastikan persyaratan pembelian harus jelas tertulis dalam Purchase Request.
5.1.2 User dan Superintendent menentukan spesifikasi teknis dan harga perkiraan.
5.1.3 Staff Procurement memastikan bahwa Purchase Request ditanda tangani dan disetujui oleh Jetty Manager dan PT. PLN (Persero)
Pembangkitan Tanjung Jati B.

5.2 Request for Quotation

5.2.1 RFQ meliputi detail spesifikasi teknis, tanggal penerimaan barang, persyaratan Aspek K3, dan persyaratan lain yang diperlukan.
5.2.2 User dan Superintendent menentukan detail spesifikasi teknis pada RFQ.
5.2.3 Kategori dalam pembelian dapat didefisinikan dalam 4 kategori, yaitu:
 Direct Purchase
 Direct Appointment
 Selected Tender
 Open Tender

5.2.4 Staff Procurement mengirimkan RFQ:

5.2.4.1 Mengirimkan melalui media elektronik ke Penyedia eksternal yang telah disetujui (min. 3 Penyedia eksternal) untuk proses
Selected Tender.
 PT. PARAMA SURYA STEVEDORING
Komplek PLTU Tanjung Jati – B, Sekuping, Tubanan, Jepara
Phone/Fax : 08118175350, 08158165350, Email : branch_tjb@apol.co.id

PROSES : No. Dok. : PSS/SOP/JPR-PC/01

PROSES PENGADAAN (REIMBURSABLE) Rev : 03

Tgl Eff. : 01/09/2019
Hal : 6 dari 10

5.2.4.2 Mengirimkan melalui media elektronik hanya ke 1 Penyedia eksternal dengan menyertakan persyaratan teknis, untuk proses
Direct Appointment.
5.2.4.3 Mengirimkan melalui media elektronik hanya ke 1 Penyedia eksternal dan hanya dalam kondisi darurat, untuk proses Direct
Purchase.
5.2.4.4 Menerbitkan RFQ melalui surat kabar untuk open tender.
5.2.5 Untuk kondisi darurat, masing – masing User harus melaporkan secara lisan ke PLN dan diikuti dengan persetujuan tertulis.

5.3 Quotation Evaluation

5.3.1 Untuk proses Selected Tender dan Open Tender, Quotation Evaluation akan dilakukan oleh Procurement Commitee, Procurement Commitee
menyiapkan ringkasan evaluasi dan melaporkannya kepada Jetty Manager untuk persetujuan.
5.3.2 Untuk kondisi Direct Purchase, Quotation Evaluation akan dilakukan oleh Procurement bekerjasama dengan User dan Superintendent.
5.3.3 Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dipersiapkan untuk pagu harga sebagai referensi dari harga penawaran.
5.3.4 Tergantung dari jenis pembelian, Penawaran akan dievaluasi dengan memilih salah satu dari dua system;
 Sistem Skoring
 Sistem Harga Terendah (Pertama evaluasi teknis, kemudian komersial)

5.4 Purchase Order atau Contract

 PT. PARAMA SURYA STEVEDORING
Komplek PLTU Tanjung Jati – B, Sekuping, Tubanan, Jepara
Phone/Fax : 08118175350, 08158165350, Email : branch_tjb@apol.co.id

PROSES : No. Dok. : PSS/SOP/JPR-PC/01

PROSES PENGADAAN (REIMBURSABLE) Rev : 03

Tgl Eff. : 01/09/2019
Hal : 7 dari 10

5.4.1 Setelah selesai melakukan evaluasi penawaran, Procurement akan menerbitkan Purchase Order untuk disetujui.
5.4.2 Untuk persetujuan barang Reimbursable ditetapkan dalam Schedule 22.

5.4.3 Purchase Order yang telah ditanda tangani dan disetujui akan dikirim ke Penyedia eksternal terpilih.
5.4.4 Penyedia eksternal akan mengembalikan salinan Purchase Order ke Procurement untuk memverifikasi bahwa syarat dan ketentuan dalam
Purchase Order telah disepakati oleh kedua belah pihak.
5.4.5 Jika diperlukan kunjungan lokasi akan diatur untuk Penyedia eksternal sebelum pengajuan penawaran.
5.4.6 Purchase Order ditanda tangani dan disetujui oleh Jetty Manager dan PT. PLN (Persero) Pembangkitan Tanjung Jati B.

6. Dokumen Terkait
6.1 Implementation Agreed Procedure (IAP).
6.2 Schedule 22

7. Lampiran
7.1 Lampiran 1 - Diagram Alur Proses Pengadaan (Reimbursable)
7.2 Lampiran 2 - Riwayat Revisi SOP.
 PT. PARAMA SURYA STEVEDORING
Komplek PLTU Tanjung Jati – B, Sekuping, Tubanan, Jepara
Phone/Fax : 08118175350, 08158165350, Email : branch_tjb@apol.co.id

PROSES : No. Dok. : PSS/SOP/JPR-PC/01

PROSES PENGADAAN (REIMBURSABLE) Rev : 03

Tgl Eff. : 01/09/2019
Hal : 8 dari 10
 PT. PARAMA SURYA STEVEDORING
Komplek PLTU Tanjung Jati – B, Sekuping, Tubanan, Jepara
Phone/Fax : 08118175350, 08158165350, Email : branch_tjb@apol.co.id

PROSES : No. Dok. : PSS/SOP/JPR-PC/01

PROSES PENGADAAN (REIMBURSABLE) Rev : 03

Tgl Eff. : 01/09/2019
Hal : 9 dari 10

Lampiran 1 - Diagram Alur Proses Pengadaan (Reimbursable)

 PT. PARAMA SURYA STEVEDORING
Komplek PLTU Tanjung Jati – B, Sekuping, Tubanan, Jepara
Phone/Fax : 08118175350, 08158165350, Email : branch_tjb@apol.co.id

PROSES : No. Dok. : PSS/SOP/JPR-PC/01

PROSES PENGADAAN (REIMBURSABLE) Rev : 03

Tgl Eff. : 01/09/2019
Hal : 10 dari 10

Lampiran 2 - Riwayat Revisi SOP

No. No. Revisi Tanggal Riwayat Revisi

1 01 01/03/2018 Perubahan nama pada kolom tanda tangan

Perubahan pada point 5 “Proses”
Perubahan klausul ISO 9001 & 14001
2 02 17/01/2019 Perubahan logo perusahaan
Penambahan kolom validasi dokumen pada kolom “ditinjau oleh’ ditambah kolom “Jetty Manager”
3 03 01/09/2019 Perubahan approval di kolom tanda tangan “Branch Coordinator”
Perubahan pada referensi dari OHSAS 18001:2007 menjadi ISO 45001:2018