APOL - sop.JPR-HSE.01 Komunikasi, Konsultasi, Motivasi & Partisipasi

PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk.
Komplek PLTU Tanjung Jati – B, Sekuping, Tubanan, Jepara

Phone : 08118175350, 08158165350, Email : branch_tjb@apol.co.id
PROSES : No. Dok. : APOL/SOP/JPR-HSE/01

Rev : 03
KOMUNIKASI, KONSULTASI, MOTIVASI, DAN PARTISIPASI Tgl Eff. : 01/09/2019
Hal : 1 dari 12
Proses Owner : Dept. SSHE
DISTRIBUSI :
All Dept.
Disiapkan oleh : Ditinjau oleh : Disetujui oleh
Maulida Efendi Dwi Yulianto Capt. Maisura Kasan Santosa Surjono Abdullah S.
SSHE Superintendent Jetty Manager Site Representative Branch Coordinator President Director
Hak Cipta Dokumen ini milik PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. (APOL) Cabang Jepara dan dilarang diperbanyak atau dilampirkan dalam bentuk
apapun, seluruh atau sebagian, untuk kepentingan diluar APOL Cabang Jepara tanpa izin tertulis dari APOL Cabang Jepara. Setiap perubahan (revisi) terhadap
dokumen ini harus melalui koordinasi Document Controller dan persetujuan Management PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. (APOL) Cabang Jepara.

Rev : 03
Hal : 2 dari 12
1. Tujuan
Proses ini bertujuan memberikan pedoman dalam penyebarluasan atau mengkomunikasikan informasi-informasi terkait lingkungan hidup, keselamatan dan
kesehatan kerja kepada pihak internal dan eksternal perusahaan secara efektif.
2. Ruang Lingkup
Proses ini berlaku untuk seluruh fasilitas operasi PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. (APOL) semua pihak yang bekerja di area tersebut. Hal-hal
yang diatur dalam prosedur ini adalah cara untuk menyebarluaskan informasi-informasi terkait dengan lingkungan, keselamatan dan kesehatan kerja (LK3)
kepada pihak internal maupun pihak eksternal.
3. Referensi/Rujukan
3.1 Undang-undang Nomor 1 Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja.
3.2 Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
3.3 Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2012 tentang Penerapan SMK3.
3.4 Klausul 8.1.4 ISO 45001: 2018.
3.5 Klausul 7.1 ISO 14001:2015.
3.6 Klausul 7.4 ISO 9001 : 2015

Rev : 03
Hal : 3 dari 12
4. Istilah/Definisi
4.1 Informasi LK3
Adalah informasi tentang Lingkungan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang meliputi :
4.1.1 Peraturan Perundangan LK3 Indonesia maupun Internasional.
4.1.2 Standar Nasional Indonesia dan Internasional.
4.1.3 Kebijakan LK3 PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. (APOL) .
4.1.4 Kondisi bahaya, laporan inspeksi, laporan & hasil investigasi kecelakaan kerja.
4.1.5 Prosedur dan instruksi kerja LK3.
4.1.6 Risalah rapat bulanan (khusus P2K3), pelatihan-pelatihan K3.
4.1.7 Tanda-tanda, peringatan bahaya dan atau tanda bahaya LK3 Lainnya.
4.1.8 Dan informasi lain terkait LK3.
4.2 Internal Perusahaan
Adalah semua karyawan yang terkait dengan operasional PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. (APOL) .
4.3 Eksternal Perusahaan
Adalah semua pihak-pihak yang terkait langsung maupun tidak langsung dengan operasi PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk. (APOL) ,
seperti rekan bisnis perusahaan, penyedia pasokan material/barang/jasa. Termasuk tamu yang akan berkunjung ke wilayah kerja PT. ARPENI
PRATAMA OCEAN LINE Tbk. (APOL) atau penyediaan informasi LK3 kepada instansi-instansi pemerintah yang terkait dan berwenang.

Rev : 03
Hal : 4 dari 12
4.4 Konsultasi K3
Adalah usaha atau kegiatan untuk mendapatkan solusi dari masalah yang dihadapi dan peluang untuk perbaikan penerapan, pengembangan, dan
pemeliharaan Sistem Manajemen LK3.
5. Proses
5.1 Komunikasi Internal
Supplier Input Process Output Customer
Pedoman & prosedur Mengadakan sosialisasi informasi mengenai Daftar Hadir, Dokumen kegiatan
SSHE Dept. All Dept.
SMK3L pedoman & prosedur SMK3L SMK3L
Daftar Hadir, Dokumen Menyediakan & informasi peraturan
SSHE Dept. Peraturan Perundangan terkait All Dept.
kegiatan SMK3L perundangan LK3 kpd Superintendent
Jadwal Rapat bulanan Melaporkan hasil notulen rapat bulanan/rapat
Sekretaris P2K3 Notulen Rapat All Dept.
P2K3 khusus P2K3 kpd tiap Ka. Dept.
HIRAC masing-masing Menyediakan tanda peringatan LK3
All Dept. Poster, banner, sticker, label, dll. All Dept.
Dept. berdasarkan HIRAC kpd tiap Ka. Dept
Poster, banner, sticker, Menyebarluaskan informasi LK3 kepada Daftar penyebarluasan informasi
SSHE Dept. All Dept.
label, dll. seluruh karyawan LK3

Rev : 03
Hal : 5 dari 12
5.2 Komunikasi Eksternal
Supplier Input Process Output Customer
Informasi update peraturan Melakukan Update data peraturan

SSHE Dept. Update peraturan perundangan All Dept.
perundangan perundangan yang berlaku di indonesia
Persyaratan SMK3, PP No. Melaporkan kegiatan P2K3 ke Disnaker
Sekretaris P2K3 Dokumen kegiatan SMK3L Disnaker
50 tahun 2012 setiap 3 bulanan
Kontrak CSJMA dengan PT. Melaporkan kegiatan LK3 ke PT. PLN
SSHE Dept. Dokumen kegiatan SMK3L PT. PLN
PLN bulanan, 3 bulanan dan tahunan
Kontrak CSJMA dengan PT. Melaporkan kecelakaan kerja kepada
SSHE Dept. Laporan Kecelakaan Kerja PT. PLN
PLN PT. PLN (jika ada)
SSHE Dept. Melaporkan semua identifikasi bahaya, PT. PLN
Kontrak CSJMA dengan PT. Laporan identifikasi bahaya,
penilaian resiko & pengendalian kpd PT.
PLN penilaian resiko & pengendalian
PLN
SSHE Dept. Memberikan informasi mengenai Daftar hadir briefing LK3, Materi
Kontrak CSJMA dengan PT. Kontraktor,
Kebijakan LK3 APOL kpd kontraktor,
PLN Penyedia eksternal
Penyedia Ekstenal
5.3 Komunikasi
5.3.1 Komunikasi Internal
5.3.1.1 Karyawan PT. APOL mendapatkan informasi mengenai pedoman dan prosedur Sistem Manajemen Lingkungan, Keselamatan dan

Rev : 03
Hal : 6 dari 12
Kesehatan Kerja serta pelaksanaannya dikoordinasikan oleh HRD Dept.
5.3.1.2 Karyawan PT. APOL mendapatkan informasi mengenai kebijakan Lingkungan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja, hasil rapat
P2K3, artikel K3, perubahan prosedur/instruksi kerja, penyelesaian masalah/keluhan LK3, Program-program dan kinerja PT.
APOL. Informasi ini diberikan melalui pelatihan, penjelasan/breafing LK3 harian, mingguan maupun bulanan atau melalui papan
pengumuman yang pelaksanaannya dikoordinasikan oleh SSHE Dept.
5.3.1.3 SSHE Department menyediakan dan menginformasikan peraturan perundangan LK3 kepada tiap superintendent masing-masing
department.
5.3.1.4 SSHE Departement melaporkan hasil kegiatan inspeksi LK3, pemantauan lingkungan dan lingkungan kerja dan penyelidikan
kecelakaan sebagai salah satu bahan yang akan dibahas dalam rapat bulanan / rapat khusus P2K3, dan dibuatkan notulen r apat dan
disebarluaskan kepada tiap kepala department.
5.3.1.5 SSHE Departement menyediakan tanda-tanda peringatan LK3 (Poster, banner, sticker, label dll) dengan terlebih dahulu masing-
masing kepala departemen melampirkan hasil identifikasi bahaya dan penilaian resiko di departemennya.
5.3.1.6 SSHE Departement menyebarluaskan informasi yang berkaitan dengan LK3 dalam lingkup PT. APOL kepada semua karyawan.
Untuk memudahkan, maka dibuatkan daftar penyebarluasan informasi LK3.
5.3.2 Komunikasi Eksternal

5.3.2.1 Personil SSHE Department menghubungi instansi-instansi terkait (Misalnya, Disnaker Prop/Kab, Depkes, dan sebagainya) untuk

Rev : 03
Hal : 7 dari 12
mendapatkan informasi terkini mengenai peraturan peraturan perundangan yang berlaku di Indonesia.
5.3.2.2 SSHE Departement melaporkan hasil kegiatan P2K3 kepada Disnaker Setempat, dimana laporannya disiapkan oleh sekretaris
P2K3 dan ditandatangani oleh Ketua P2K3 dan sekretaris P2K3.
5.3.2.3 SSHE Departement melaporkan semua kegiatan yang terkait dengan LK3 kepada PLN dalam bentuk laporan bulanan, 3 bulanan,
dan tahunan.
5.3.2.4 SSHE Departement melaporkan kecelakaan kerja dan hasil penyelidikannya kepada PT. PLN (Persero) Pembangkitan Tanjung Jati
B Jepara dan tembusannya ke Disnaker setempat (jika ada).
5.3.2.5 SSHE Departement melaporkan semua identifikasi bahaya, penilaian resiko dan pengendalian yang telah dilakukan kepada PT.
PLN (Persero) Pembangkitan Tanjung Jati B Jepara.
5.3.2.6 Procurement Department memberikan informasi mengenai kebijakan LK3 PT. APOL kepada kontraktor yang akan memasok
barang/jasa atau melakukan kegiatan diwilayah kerja PT. APOL dan SSHE Departement memberikan briefing LK3 kepada
kontraktor yang akan melakukan kegiatan di Wilayah kerja PT. APOL.
5.3.3 Alat dan media komunikasi

SSHE Departement menggunakan alat dan media komunikasi berupa dan tidak terbatas hanya pada alat dan media sebagai berikut :
5.3.3.1 Electronic mail (email)

Rev : 03
Hal : 8 dari 12
5.3.3.2 Meeting
5.3.3.3 Briefing
5.3.3.4 One to One personal contact
5.3.3.5 Papan pengumuman

5.3.3.6 Pelatihan atau kursus
5.3.3.7 APOL Bulletin
5.3.3.8 Banner, Poster
5.3.3.9 Distribusi Dokumen (prosedur)
5.3.3.10 Telepon, Facsimili, Internet
5.4 Konsultasi LK3
SSHE Departement memberikan konsultasi di internal PT. APOL dengan melibatkan baik karyawan maupun pihak eksternal seperti Lembaga
Swadaya Masyarakat (LSM), Pemerintah, konsultan LK3, dll.
Beberapa contoh konsultasi adalah sebagai berikut :
5.4.1 Konsultasi dengan perwakilan karyawan dalam pembuatan kebijakan LK3.
5.4.2 Konsultasi dengan karyawan yang ahli maupun dengan pihak Disnaker dan BLH untuk pemenuhan terhadap peraturan perundangan dan
persyaratan lainnya.
5.4.3 Konsultasi baik dengan lembaga penelitian maupun perusahaan yang sudah berpengalaman dalam bidang pencegahan pencemaran

Rev : 03
Hal : 9 dari 12
lingkungan.
5.4.4 Konsultasi dengan pihak Konsultan eskternal untuk usaha-usaha peningkatan perilaku dan kinerja karyawan terkait dengan LK3.
5.4.5 Komunikasi dan konsultasi tersebut untuk meningkatkan motivasi dan kesadaran karyawan maupun pihak ketiga yang berada di area operasi
PT. APOL dalam menerapkan, mengembangkan, dan memelihara sistem manajemen K3.
5.5 Partisipasi LK3

5.5.1 PT. APOL berpartisipasi kepada masyarakat sekitar PLTU Tanjung Jati B dalam bentuk Corporate Social Responsibility (CSR).
5.5.2 Karyawan PT. APOL berpartisipasi dalam mengidentifikasi HIRAC di lingkungan kerja.
6. Dokumen Terkait
6.1 Formulir Lembar Distribusi Informasi LK3.
7. Lampiran
7.1 Lampiran 1 - Diagram Alur Komunikasi, Konsultasi, Motivasi, dan Partisipasi.
7.2 Lampiran 2 - Riwayat Revisi SOP.

Rev : 03
Hal : 10 dari 12
Lampiran 1 - Diagram Alur Komunikasi, Konsultasi, Motivasi, dan Partisipasi

Komunikasi Internal

Rev : 03
Hal : 11 dari 12
Komunikasi Eksternal

Rev : 03
Hal : 12 dari 12
Lampiran 2 - Riwayat Revisi SOP
No. No. Revisi Tanggal Riwayat Revisi
1 01 01/03/2018 Perubahan nama pada kolom tanda tangan

Perubahan pada point 5 “Proses”
Perubahan klausul ISO 9001 & 14001
2 02 17/01/2019 Perubahan logo perusahaan
Penggantian PIC pada kolom “disiapkan oleh”
Penambahan kolom validasi dokumen pada kolom “ditinjau oleh’ ditambah kolom “Jetty Manager”
3 03 01/09/2019 Perubahan approval di kolom tanda tangan “Branch Coordinator”

APOL - sop.JPR-HSE.01 Komunikasi, Konsultasi, Motivasi & Partisipasi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

APOL - sop.JPR-HSE.01 Komunikasi, Konsultasi, Motivasi & Partisipasi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PT. ARPENI PRATAMA OCEAN LINE Tbk.

Komplek PLTU Tanjung Jati – B, Sekuping, Tubanan, Jepara

PROSES : No. Dok. : APOL/SOP/JPR-HSE/01

Proses Owner : Dept. SSHE

Disiapkan oleh : Ditinjau oleh : Disetujui oleh

PROSES : No. Dok. : APOL/SOP/JPR-HSE/01

PROSES : No. Dok. : APOL/SOP/JPR-HSE/01

PROSES : No. Dok. : APOL/SOP/JPR-HSE/01

5.1 Komunikasi Internal

Supplier Input Process Output Customer

PROSES : No. Dok. : APOL/SOP/JPR-HSE/01

5.2 Komunikasi Eksternal

Supplier Input Process Output Customer

Informasi update peraturan Melakukan Update data peraturan

PROSES : No. Dok. : APOL/SOP/JPR-HSE/01

Kesehatan Kerja serta pelaksanaannya dikoordinasikan oleh HRD Dept.

5.3.2 Komunikasi Eksternal

PROSES : No. Dok. : APOL/SOP/JPR-HSE/01

5.3.3 Alat dan media komunikasi

PROSES : No. Dok. : APOL/SOP/JPR-HSE/01

5.3.3.5 Papan pengumuman

PROSES : No. Dok. : APOL/SOP/JPR-HSE/01

5.5 Partisipasi LK3

PROSES : No. Dok. : APOL/SOP/JPR-HSE/01

Lampiran 1 - Diagram Alur Komunikasi, Konsultasi, Motivasi, dan Partisipasi

PROSES : No. Dok. : APOL/SOP/JPR-HSE/01

PROSES : No. Dok. : APOL/SOP/JPR-HSE/01

Lampiran 2 - Riwayat Revisi SOP

No. No. Revisi Tanggal Riwayat Revisi

1 01 01/03/2018 Perubahan nama pada kolom tanda tangan

Anda mungkin juga menyukai