PROSEDUR MK3LJudul :PENGENDALIAN

REKAMAN No. Dokumen:P – MK3L – 02 Revisi :

00Tanggal : 01-04-14Hal: 3 - 4
PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
TERMINAL PETIKEMAS SEMARANG

Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Disiapkan Oleh : Pengendali Dokumen

Diperiksa Oleh : Management Representative

Disahkan Oleh : General Manager

COPY NOMOR :
STATUS DOKUMEN : TERKENDALI

Dokumen ini tidak boleh dicopy/diperbanyak tanpa ijin tertulis dari PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Terminal Petikemas Semarang
 PROSEDUR MK3LJudul :PENGENDALIAN
REKAMAN No. Dokumen:P – MK3L – 02 Revisi :
00Tanggal : 01-04-14Hal: 3 - 4
PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
TERMINAL PETIKEMAS SEMARANG

1. TUJUAN
Bagian ini menjelaskan tentang tata cara pengendalian Rekaman Sistem Manajemen MK3L
sebagai bukti penerapan Sistem Manajemen Mutu, K3 dan Lingkungan.

2. RUANG LINGKUP
2.1. Identifikasi Rekaman Sistem Manajemen MK3L.
2.2. Penyimpanan Rekaman Sistem Manajemen MK3L
2.3. Pencarian Kembali Rekaman Sistem Manajemen MK3L.
2.4. Waktu Penyimpanan Rekaman Sistem Manajemen MK3L.
2.5. Pemusnahan Rekaman Sistem Manajemen MK3L.

3. DEFINISI
3.1. Rekaman Sistem Manajemen MK3L adalah laporan hasil operasional yang dituangkan ke
dalam formulir-formulir yang telah diisi dan disimpan sebagai arsip.
3.2. Daftar Rekaman Sistem Manajemen MK3L adalah daftar semua Rekaman yang
merupakan bukti penerapan Sistem Manajemen MK3L.

4. REFERENSI
4.1. Standar Internasional ISO 9001 : 2008 tentang Sistem Manajemen Mutu klausul 4.2.4;
4.2. Standar Internasional ISO 14001:2004 tentang Sistem Manajemen Lingkungan klausul
4.5.4;
4.3. Peraturan Pemerintah No. 50 tahun 2012 tentang Penerapan Sistem Manajemen
Keselamatan dan Kesehatan Kerja;
4.4. Pedoman MK3L;
4.5. Keputusan Direksi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia III Nomor: KEP. 47/RP.1.03/P.III-
2001 tanggal 29 Juni 2001 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Terminal
Petikemas Semarang;
4.6. Peraturan Direksi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia III Nomor : KEP.35.1/TR.0101/P.III-
2007 tanggal 26 Januari 2007 tentang Sistem Administrasi Perkantoran PT. (Persero)
Pelabuhan Indonesia III.

Dokumen ini tidak boleh dicopy/diperbanyak tanpa ijin tertulis dari PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Terminal Petikemas Semarang
 PROSEDUR MK3LJudul :PENGENDALIAN
REKAMAN No. Dokumen:P – MK3L – 02 Revisi :
00Tanggal : 01-04-14Hal: 3 - 4
PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
TERMINAL PETIKEMAS SEMARANG

5. RINCIAN PROSEDUR
5.1. Identifikasi Rekaman Sistem Manajemen MK3L
5.1.1. Staf dari masing-masing Dinas / Divisi mengidentifikasi semua Rekaman yang
akan disimpan di bagiannya.
5.1.2. Staf masing-masing Dinas / Divisi melaporkan daftar Rekaman yang ada di
bagiannya.
5.1.3. Wakil Manajemen mencatat semua Rekaman yang beredar dalam Daftar
Rekaman Sistem Manajemen MK3L.
5.1.4. Penyimpanan Rekaman Sistem Manajemen MK3L dikelompokan berdasarkan
kriteria dan metode tertentu.

5.2. Penyimpanan Rekaman Sistem Manajemen MK3L.

Rekaman Sistem Manajemen MK3L disimpan oleh masing-masing staf dari Dinas / Divisi
terkait. Untuk rekaman yang bersifat rahasia (dokumen kepegawaian, surat teguran, dan
lain-lain) disimpan oleh Dinas terkait di dalam lemari khusus dengan akses terbatas.

5.3. Pencarian Kembali Rekaman Sistem Manajemen MK3L

5.3.1. Rekaman disimpan di tempat yang aman dan sewaktu-waktu mudah untuk
ditemukan kembali.
5.3.2. Rekaman disimpan dalam media tertentu dan dikelompokan agar memudahkan
untuk pencarian kembali.

5.4. Waktu Penyimpanan Rekaman Sistem Manajemen MK3L

Lamanya penyimpanan Rekaman disesuaikan dengan waktu simpan arsip yang
ditetapkan oleh perusahaan dan dicatat dalam Daftar Rekaman yang berada di Wakil
Manajemen.

5.5. Pemusnahan Rekaman Sistem Manajemen MK3L.

Jika diperlukan penanggung jawab rekaman pada tiap Divisi dapat melakukan
pemusnahan terhadap rekaman yang telah melewati batas masa simpan (retensi),
dengan persetujuan Manager.

6. REKAMAN SISTEM MANAJEMEN MK3L

Daftar Rekaman Sistem Manajemen MK3L

Dokumen ini tidak boleh dicopy/diperbanyak tanpa ijin tertulis dari PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Terminal Petikemas Semarang
 PROSEDUR MK3LJudul :PENGENDALIAN
REKAMAN No. Dokumen:P – MK3L – 02 Revisi :
00Tanggal : 01-04-14Hal: 3 - 4
PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
TERMINAL PETIKEMAS SEMARANG

7. KRITERIA KEBERHASILAN
7.1. Semua Rekaman Sistem Manajemen MK3L dapat dikendalikan dan disimpan dalam
tempat yang aman
7.2. Rekaman Sistem Manajemen MK3L yang kadaluarsa dimusnahkan sesuai dengan lama
waktu penyimpanan yang sudah ditetapkan.

8. REKAMAN PERUBAHAN
Belum ada

Dokumen ini tidak boleh dicopy/diperbanyak tanpa ijin tertulis dari PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)
Terminal Petikemas Semarang