Project Time Management

Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Pertemuan
Pentingnya penjadwalan Proyek
Manajemen waktu proyek: proses yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian
proyek tepat waktu. Tujuh proses utama terlibat dalam manajemen waktu proyek:
1. Manajemen jadwal perencanaan: melibatkan penentuan kebijakan, prosedur dan
dokumentasi yang akan digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan dan
pengendalian jadwal proyek.
2. Mendefinisikan kegiatan melibatkan identifikasi kegiatan spesifik yang harus
dilakukan oleh anggota tim proyek dan pemangku kepentingan untuk menghasilkan
hasil proyek.
3. Mengurutkan kegiatan melibatkan pengidentifikasian dan pendokumentasian
hubungan antara kegiatan proyek.
4. Memperkirakan Sumber Daya Kegiatan melibatkan perkiraan berapa banyak sumber
daya - orang, peralatan dan bahan - yang harus digunakan tim proyek untuk
melakukan kegiatan proyek.
5. Memperkirakan durasi aktivitas melibatkan estimasi jumlah periode kerja yang
diperlukan untuk menyelesaikan aktivitas individu.
6. Mengembangkan jadwal melibatkan analisis urutan kegiatan, perkiraan sumber daya
kegiatan, dan perkiraan durasi kegiatan untuk membuat jadwal proyek.
7. Mengontrol jadwal melibatkan prakiraan jadwal informasi kinerja kerja, permintaan
perubahan, pembaruan rencana manajemen proyek, pembaruan dokumen proyek,
dan pembaruan aset proses organisasi.
Project time management
Planning schedule management
Rencana pengelolaan jadwal, seperti rencana pengelolaan ruang lingkup, dapat bersifat
informal dan luas atau formal dan terperinci, berdasarkan kebutuhan proyek. Secara
umum, rencana manajemen jadwal mencakup informasi berikut:
1. Pengembangan model jadwal proyek: banyak proyek menyertakan model jadwal,
yang berisi kegiatan proyek dengan perkiraan durasi, ketergantungan, dan informasi
perencanaan lainnya yang dapat digunakan untuk menghasilkan jadwal proyek.
2. Tingkat akurasi dan satuan ukuran: bagian ini membahas seberapa akurat perkiraan
jadwal seharusnya dan menentukan apakah waktu diukur dalam jam, hari, atau
satuan lain.
3. Batas kontrol: ambang batas varian, seperti 10% ditetapkan untuk memantau kinerja
jadwal.
4. Aturan pengukuran kinerja: anggota tim melacak persentase pekerjaan yang
diselesaikan, bagian ini menjelaskan cara menentukan persentase.
5. Format pelaporan: bagian ini menjelaskan format dan frekuensi laporan jadwal yang
diperlukan untuk proyek tersebut.
6. Deskripsi proses: rencana manajemen jadwal juga menjelaskan bagaimana semua
proses manajemen jadwal akan dilakukan.
Defining Activities
• Daftar kegiatan adalah tabulasi kegiatan yang akan dimasukkan ke
dalam jadwal proyek. Daftar tersebut harus mencakup nama
kegiatan, nomor atau pengenal kegiatan dan uraian singkat
kegiatan.
• Atribut aktivitas memberikan informasi terkait jadwal tentang setiap
aktivitas, seperti pendahulu, penerus, hubungan logis, prospek dan
keterlambatan, kebutuhan sumber daya, batasan, tanggal yang
diberlakukan, dan asumsi yang terkait dengan aktivitas.
• Tonggak sejarah (milestone) suatu proyek adalah peristiwa penting
yang biasanya tidak memiliki durasi. Seringkali dibutuhkan
beberapa aktivitas dan banyak pekerjaan untuk menyelesaikan
sebuah milestone, tetapi milestone itu sendiri adalah penanda untuk
membantu mengidentifikasi aktivitas yang diperlukan.
Sequencing Activities
Ketergantungan: ketergantungan atau hubungan berkaitan dengan
urutan kegiatan atau tugas proyek.
Ada tiga alasan dasar untuk mengidentifikasi ketergantungan di antara
aktivitas proyek:
1. Ketergantungan wajib: melekat pada sifat pekerjaan yang dilakukan
pada sebuah proyek(logika keras). Contoh pengujian kode tidak
dapat dilakukan sebelum kode dituliskan.
2. Dependensi Discretionary : ditentukan oleh tim proyek. Tim tidak
memulai desain rinci sistem informasi baru hingga pengguna
menandatangani semua pekerjaan analisis.
3. Ketergantungan eksternal: melibatkan hubungan antara proyek dan
kegiatan non-proyek. Misalnya, penginstalan OS baru dan perangkat
lunak lain mungkin bergantung pada pengiriman perangkat keras
baru dari pemasok eksternal.
Sequencing Activities
Arrow diagramming method(ADM) : Format diagram jaringan ini
menggunakan pendekatan activity on arrow (AOA). Dengan asumsi
bahwa terdapat daftar aktivitas proyek dan node awal dan akhirnya,
langkah-langkah membuat diagram jaringan AOA :
1. Temukan semua aktivitas yang dimulai pada node 1.
2. Lanjutkan menggambar diagram jaringan, bekerja dari kiri ke kanan.
Cari burst dan merge.
1. Burst terjadi ketika dua atau lebih aktivitas mengikuti satu node.
2. merge terjadi ketika dua atau lebih node mendahului satu node.
3. Lanjutkan menggambar diagram jaringan AOA sampai semua
aktivitas disertakan.
4. Sebagai aturan praktis, semua panah harus menghadap ke kanan,
dan tidak ada panah yang harus melewati diagram jaringan AOA.
Sequencing Activities
Task dependencies
Contoh
• Finish-to-start dependency: Anda tidak dapat
memberikan pelatihan kepada pengguna sampai
perangkat lunak atau sistem baru telah diinstal.
• Start-to-start dependency: Pada proyek TI, sekelompok
aktivitas mungkin dimulai secara bersamaan, seperti
banyak tugas yang terjadi saat sistem baru diterapkan.
• Finish-to-finish dependency: upaya pengendalian
kualitas tidak dapat diselesaikan sebelum produksi selesai,
meskipun kedua aktivitas tersebut dapat dilakukan secara
bersamaan
• Start-to-finish dependency : Meluncurkan sistem baru
dan mematikan sistem lama.
Estimating activity resources

Pertanyaan penting untuk dijawab ketika memperkirakan sumber daya kegiatan

meliputi:
1. Seberapa sulitkah kegiatan tertentu dalam proyek ini?
2. Apakah ada yang unik dalam pernyataan ruang lingkup proyek yang akan
memengaruhi sumber daya?
3. Bagaimana sejarah organisasi dalam melakukan aktivitas serupa? Apakah
organisasi pernah melakukan tugas serupa sebelumnya? Tingkat personel
apa yang melakukan pekerjaan itu?
4. Apakah organisasi memiliki orang, peralatan dan bahan yang mampu dan
tersedia untuk melakukan pekerjaan? Bisakah kebijakan organisasi
mempengaruhi ketersediaan sumber daya?
5. Apakah organisasi perlu memperoleh lebih banyak sumber daya untuk
menyelesaikan pekerjaan? Apakah masuk akal untuk melakukan outsourcing
beberapa pekerjaan? Akankah outsourcing menambah atau mengurangi
jumlah sumber daya yang dibutuhkan dan kapan mereka akan tersedia?
Estimating Activity Durations

• Durasi mencakup jumlah waktu aktual yang dikerjakan

pada aktivitas ditambah waktu yang telah berlalu.
• Upaya: yaitu jumlah hari kerja atau jam kerja yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas.
• Perkiraan tiga poin mencakup perkiraan optimis, paling
mungkin dan pesimis, seperti tiga minggu untuk skenario
optimis, empat minggu untuk skenario yang paling
mungkin dan lima minggu untuk skenario pesimis.
Developing the schedule

Pengembangan jadwal menggunakan hasil dari semua

proses manajemen waktu proyek sebelumnya untuk
menentukan tanggal mulai dan akhir proyek dan
aktivitasnya. Alat dan teknik membantu dalam
pengembangan jadwal:
1. Gantt Chart
2. Critical Path Method
4. Analisis PERT
Gantt Chart

Menampilkan informasi jadwal proyek dengan

mencantumkan aktivitas proyek dan tanggal mulai dan
selesai yang sesuai dalam bentuk kalender.
Critical Path Method

• Metode Jalur Kritis (CPM) juga disebut analisis jalur kritis adalah
teknik diagram jaringan yang digunakan untuk memprediksi total
durasi proyek.
• Jalur kritis untuk suatu proyek adalah rangkaian kegiatan yang
menentukan waktu paling awal untuk menyelesaikan proyek.
• Ini adalah jalur terpanjang melalui diagram jaringan dan memiliki
jumlah slack atau float paling sedikit. Slack atau float adalah jumlah
waktu suatu aktivitas mungkin tertunda tanpa menunda aktivitas
berikutnya atau tanggal penyelesaian proyek.
6.7e Calculating the Critical Path
Critical path analysis

• Beberapa orang berpikir jalur kritis mencakup kegiatan yang paling kritis,
tetapi ini hanya berkaitan dengan dimensi waktu suatu proyek. Fakta
bahwa namanya menyertakan kata kritis tidak berarti bahwa itu mencakup
semua aktivitas kritis.
• Sebuah teknik yang dapat membantu manajer proyek membuat trade-off
jadwal adalah menentukan kelonggaran bebas dan kelonggaran total untuk
setiap kegiatan proyek.
• Free slack atau free float adalah jumlah waktu suatu aktivitas dapat
ditunda tanpa menunda tanggal mulai awal dari aktivitas yang segera
menyusul.
• Tanggal mulai awal adalah waktu sedini mungkin untuk memulai aktivitas
berdasarkan logika jaringan project.
Critical path analysis
• Total slack atau total float adalah jumlah waktu suatu kegiatan dapat ditunda
dari awal mulanya tanpa menunda tanggal penyelesaian proyek yang
direncanakan.
• Manajer proyek menghitung free slack dan total slack dengan melakukan
gerakan maju dan mundur melalui diagram jaringan.
• Forward pass menentukan tanggal mulai dan selesai lebih awal untuk setiap
aktivitas.
• Tanggal early finish adalah waktu sedini mungkin yang dapat diselesaikan
suatu aktivitas berdasarkan logika jaringan project.
• Sebuah jalur mundur melalui diagram jaringan menentukan tanggal mulai
terlambat dan akhir akhir untuk setiap aktivitas dengan cara yang sama.
• Tanggal mulai adalah kemungkinan waktu terakhir suatu aktivitas dapat
dimulai tanpa menunda tanggal penyelesaian proyek.
• Tanggal selesai terlambat adalah kemungkinan waktu terakhir suatu kegiatan
dapat diselesaikan tanpa menunda tanggal penyelesaian proyek.
diagram jaringan
Perhitungan maju

Contoh aktivitas D berdurasi 4 hari, apabila dikerjakan mulai hari ke-1 semestinya akan berakhir pada
hari ke-5. Akan tetapi aktivitas D baru dianggap berakhir pada hari ke-7. Hal ini disebabkan karena, jika
D berakhir pada hari ke-5, aktivitas berikutnya yaitu aktivitas H tetap saja tidak dapat dimulai karena
harus menunggu aktivitas E. Sebab pekerjaan H harus menunggu D dan E selesai semuanya. Ini artinya
bahwa D mempunyai kelonggaran waktu (free float) selama 2 hari hingga aktivitas E selesai agar
aktivitas H tidak terganggu. Demikian juga pada node 6.
Perhitungan Mundur (Backward)

Perhatikan bahwa node 3 dan node 1 merupakan merger node. Sehingga pada node 3, waktu paling
lambat selesainya E dan F (late finish) harus bersamaan. Akibatnya aktivitas F mempunyai waktu
kelonggaran (free float). Demikian juga pada node 1, aktivitas A, B dan C harus selesai secara
bersamaan. Sehingga aktivitas A dan C mempunyai waktu kelonggaran (free float).
Critical path
Critical path
Menghitung Total Float, Free Float dan Jalur Kritis

Untuk masing-masing aktivitas :

Total Float = Late Finish – Early Start – Durasi
Free Float = Early Finish – Early Start – Durasi
Jalur Kritis adalah jalur yang melewati aktivitas dimana Total Float = Free Float = 0,
artinya jalur dimana setiap aktivitas tidak memiliki waktu kelonggaran, baik total float maupun free float.
Jalur kritis = B – E – H – J atau 1 – 3 – 5 – 6 – 8 dengan umur proyek selama 16 hari.
PR
Hitung butuh berapa hari untuk aktivitas proyek dibawah ini?
Tentukan free float, total float dan critical path dari tabel proyek
dibawah ini ! (chapter 6)

Kode Aktivitas Pendahulu Waktu (Hari)

A Mengumpulkan kebutuhan sistem - 12
B Menentukan perangkat keras A 8
C Menentukan perangkat lunak A 4
D Memilih pengembang aplikasi A 3
E Mempersiapkan data center B 12
F Pembuatan sistem C 18
G Melakukan test terhadap sistem C 5
H Melakukan perbaikan terhadap sistem D,G 8
I Membuat panduan manual E,F 4
J Mengadakan training user I,H 6
Reference

Information Technology Project Management, Kathy Schwalbe,(2018), (8th

edition), Cengage Learning