MATA KULIAH

ICT
Project Management

Manajemen Waktu Proyek

1
 Tujuan Pembelajaran
• Memahami pentingnya jadwal proyek dan
manajemen waktu proyek yg baik
• Menentukan aktivitas sebagai dasar membuat jadwal
proyek
• Menjelaskan bgmn manajer proyek menggunakan
diagram jaringan dan ketergantungan utk
menentukan urutan aktivitas
• Memahami hubungan antara estimasi sumber daya
dan jadwal proyek
• Menjelaskan bgmn bbrp tools dan teknik dpt
membantu manajer proyek utk melakukan estimasi
durasi aktivitas
2
 Tujuan Pembelajaran (Lanj.)
• Menggunakan Gantt Chart utk merencanakan dan
melacak informasi jadwal, menemukan jalur kritis
proyek, dan menjelaskan bgmn critical chain
scheduling dan PERT (Program Evaluation and
Review Technique) mempengaruhi pembuatan
jadwal
• Menjelaskan bgmn sofware manajemen proyek dpt
membantu dlm manajemen waktu proyek
• Kenyataan dan issu terkait dgn pengendalian dan
manajemen perubahan pd jadwal proyek
3
 Pentingnya Jadwal Proyek
• Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan
hasil tepat pada waktunya adl tantangan yg plg besar
• Isu mengenai jadwal mrpk sebab utama terjadinya
konflik dlm proyek, khususnya pd paruh kedua
jalannya proyek
• Waktu mrpk besaran yg plg tidak fleksibel; waktu
akan berlalu apapun yg terjadi pada proyek

4
Intensitas Konflik Selama Jalannya Proyek

5
 Konflik Jadwal
• Penyebab konflik:
– Individual work style
– Perbedaan budaya
• Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pd perilaku
individu terhadap struktur dan tengat (deadline)
• Bbrp individu memilih utk mengikuti jadwal dan
memenuhi tengat sementara bbrp individu yg lain
tidak
• Perbedaan budaya bahkan utk negara yang sama
akan mempunyai perilaku yg berbeda terhadap
jadwal
6
 Proses Manajemen Waktu Proyek
• Definisi aktivitas: identifikasi aktivitas khusus yg hrs dilakukan
oleh anggota tim proyek dan stakeholder utk menghasilkan
deliverables
• Pengurutan aktivitas (activity sequencing): identifikasi dan
dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyek
• Estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas
• Estimasi durasi aktivitas
• Pembuatan jadwal: analisis urutan aktivitas, analisis estimasi
sumberdaya utk setiap aktivitas, dan analisis durasi aktivitas
utk membuat jadwal proyek
• Pengendalian jadwal: pengendalian dan pengaturan
perubahan jadwal proyek
7
 Definisi Aktivitas
• Aktivitas atau tugas adl elemen pekerjaan yg biasanya
ditemukan pd WBS yg membutuhkan durasi, biaya, dan
sumberdaya
• Jadwal proyek mjd dokumen mendasar yg mengawali proyek
– Project charter mencakup tanggal mulai dan berakhirnya proyek, juga
mengenai informasi anggaran
– Pernyataan lingkup dan WBS membantu bgmn proyek akan
dilaksanakan
• Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yg lbh rinci
dan penjelasan yg mendukung pengertian ttg bgmn pekerjaan
akan dilakukan, shg dpt dibuat estimasi biaya dan durasi
pekerjaan yg realistis

8
 Daftar Aktivitas dan Atributnya
• Daftar aktivitas adl tabulasi aktivitas yg akan dimasukkan ke
jadwal proyek. Daftar ini hrs mencakup:
– Nama aktivitas
– Nomor atau identitas aktivitas
– Deskripsi singkat ttg aktivitas

• Atribut aktivitas menyediakan informasi yg lbh byk ttg setiap

aktivitas, misalnya ttg aktivitas sebelumnya, aktivitas
sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumberdaya, hambatan-
hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitas

9
 Milestone
• Milestone adl kejadian penting yang biasanya tdk mpy durasi
• Seringkali dibutuhkan bbrp aktivitas dan byk pekerjaan utk
menyelesaikan sebuah milestone
• Milestone mrpk tool yg sangat berguna utk membuat tujuan
jadwal dan memantau perkembangan (progress)
• Misalnya:
– Penyelesaian penandatanganan dokumen-dokumen penting
oleh customer
– Penyelesaian produk-produk spesifik

10
 Pengurutan Aktivitas
• Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yg
harus dikerjakan dan menentukan
ketergantungannya satu dgn yg lain
• Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait
dgn pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyek
• Hrs ditentukan ketergantungan antar aktivitas utk
kepentingan critical path analysis

11
 Tiga Tipe Ketergantungan
• Ketergantungan mandatori: sejalan dgn sifat
pekerjaan yg akan dilakukan dlm proyek; sering
disebut jg hard logic
• Ketergantungan diskresionari: ditentukan oleh tim
proyek; sering disebut soft logic dan hrs digunakan
dgn hati-hati krn kemungkinan akan membatasi
pilihan penjadwalan yg sesudahnya
• Ketergantungan eksternal: mencakup hubungan
antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyek

12
 Diagram Jaringan
• Diagran jaringan mrpk teknik yg digunakan utk
memperlihatkan pengurutan aktivitas
• Sebuah diagram jaringan adl tampilan skematis
mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas
proyek atau urutan antara aktivitas-aktivitas proyek
• Terdapat dua format utama, yaitu:
– Arrow Diagramming Method (Activity on Arrow atau AOA)
– Precedence Diagramming Method (PDM)

13
 Contoh AOA

Asumsikan bahwa semua durasi adl dlm satuan hari; A=1 berarti
aktivitas A mpy durasi 1 hari

14
 Arrow Diagramming Method (ADM)
• Disebut juga diagram jaringan AOA (Activity On
Arrow)
• Aktivitas dinyatakan dgn anak panah (arrow)
• Titik (node) atau lingkaran berada pd ujung awal dan
ujung akhir aktivitas
• Hanya dpt memperlihatkan ketergantungan finish-to-
start

15
 Membuat Diagram AOA
• Temukan semua aktivitas yg berawal dr node 1. Gambarkan
node selesainya dan kmd gambarkan anak panah antara
kedua node tsb. Berikan nama aktivitas dan estimasi durasi
utk aktivitas ybs
• Lanjutkan dgn menggambar diagram dr kiri ke kanan.
Perhatikan jika ada burst dan merge. Burst tjd jk node tunggal
diikuti oleh dua atau lebih aktivitas. Merge tjd jk dua atau
lebih node mendahului sebuah node tunggal
• Lanjutkan hingga semua aktivitas yg mpy ketergantungan satu
sama lain telah dimasukkan ke dlm diagram
• Semua anak panah mengarah ke kanan dan tdk ada anak
panah yg menyilang diagram jaringan AOA
16
 Precedence Diagramming Method
(PDM)
• Aktivitas dinyatakan menggunakan kotak (boxes)
• Anak panah menunjukkan hubungan antara aktivitas-
aktivitas
• PDM lbh populer drpd metode ADM dan digunakan
oleh perangkat lunak manajemen proyek
• Lebih baik dalam memperlihatkan tipe-tipe
ketergantungan yg berbeda

17
Tipe Ketergantungan

18
Contoh Diagram Jaringan PDM

19
 Estimasi Sumberdaya Aktivitas
• Sblm estimasi durasi aktivitas, hrs diketahui terlebih
dulu mengenai kuantitas dan tipe sumberdaya yg
dibutuhkan setiap aktivitas
• Isu penting:
– Seberapa sulit utk menyelesaikan suatu aktivitas tertentu
dalam proyek ybs?
– Bgmn sejarah keberhasilan organisasi dlm mengerjakan
aktivitas yg serupa?
– Apakah tersedia sumberdaya yg dibutuhkan?

20
 Estimasi Durasi Aktivitas
• Durasi mencakup jumlah waktu aktual utk
mengerjakan suatu aktivitas ditambah waktu yg
hilang (elapsed time)
• Effort adl jumlah hari-kerja atau jam kerja yg
dibutuhkan utk menyelesaikan sebuah tugas
• Effort biasanya tdk sama dgn durasi
• Individu yg mengerjakan pekerjaan hrs membantu
dlm membuat estimasi durasi aktivitas dan kmd hrs
ditinjau ulang oleh seorang ahli

21
 Estimasi Tiga-Titik
• Daripada membuat estimasi aktivitas dlm jumlah
diskret, misalnya 4 minggu, seringkali sangat
membantu utk membuat estimasi tiga-titik:
– Yaitu sebuah estimasi yg mencakup estimasi optimis, rata-
rata, dan pesimis; misalnya 3 minggu utk estimasi optimis,
4 minggu utk estimasi rata-rata, dan 5 minggu utk estimasi
pesimis
• Estimasi tiga-titik dibutuhkan utk estimasi PERT dan
simulasi Monte Carlo

22
 Pembuatan Jadwal
• Gunakan hasil proses manajemen waktu utk
menentukan tanggal mulai dan selesainya proyek
• Tujuan utama adl utk membuat jadwal proyek yg
realistis yg dpt digunakan sbg dasar utk memantau
kemajuan proyek dlm dimensi waktu
• Tool dan teknik yg terkait adalah:
– Gantt Charts
– Critical Path Analysis
– Critical Chain Scheduling
– PERT Analysis
23
 Gantt Chart
• Gantt chart menyediakan format standar utk
menampilkan informasi jadwal proyek dgn
menampilkan aktivitas proyek beserta tanggal mulai
dan selesainya dlm format kalender
• Simbol-simbol yg digunakan:
– Black diamond : milestone
– Thick black bars : rangkuman tugas
– Lighter horizontal bars : durasi tugas
– Arrows : ketergantungan antar tugas

24
Contoh Gantt Chart

25
Contoh Gantt Chart

26
 Menambahkan Milestone ke Gantt Chart

• Jika diinginkan utk fokus pada tercapainya milestones

terutama utk proyek-proyek besar
• Milestones menekankan pd kejadian-kejadian
penting atau pencapaian-pencapaian dlm proyek
• Milestone dpt dibuat dgn memasukkan tugas yg mpy
durasi nol, atau dgn cara menandai suatu tugas
tertentu sbg sebuah milestone

27
 Kriteria SMART
• Sebuah milestone harus:
– Specific (spesifik)
– Measureable (terukur)
– Assignable (dpt ditugaskan)
– Realistic (realistis)
– Time-framed

28
Contoh Gantt Chart dg Milestone

29
 Critical Path Method (CPM)
• CPM adl teknik membuat diagram jaringan yg digunakan utk
memperkirakan durasi proyek total
• Critical path utk sebuah proyek adl serangkaian aktivitas yg
menentukan waktu tersingkat utk penyelesaian proyek
• Critical path adl jalur terpanjang mll diagram jaringan dgn
jumlah slack atau float plg sedikit
• Slack atau float adl jumlah waktu sebuah aktivitas dpt ditunda
tanpa menunda aktivitas berikutnya atau tanpa menunda
tanggal penyelesaian proyek

30
 Menghitung Critical Path
• Buatlah diagram jaringan yg baik
• Tambahkan estimasi durasi utk semua aktivitas pd
setiap jalur mll diagram jaringan
• Jalur terpanjang mrpk critical path
• Jk satu atau lebih aktivitas pd critical path ternyata
membutuhkan waktu yg lbh panjang drpd yg
direncanakan, mk jadwal proyek akan mjd meleset
kecuali manajer proyek mengambil tindakan koreksi

31
Menentukan Critical Path Proyek X

32
 Lebih Lanjut Ttg Critical Path
• Critical path tidak harus terdiri atas aktivitas
yg paling penting, krn critical path hanya
memperhitungkan waktu
• Dimungkinkan ada lebih dari satu critical path
jika ada dua atau lebih jalur dgn panjang
waktu yg sama
• Critical path dpt berubah sejalan dgn
perkembangan proyek

33
 Membuat Trade Off Jadwal
• Free slack atau free float adl jumlah waktu sebuah
aktivitas dpt ditunda tanpa mengakibatkan
penundaan aktivitas berikutnya
• Total slack atau total float adl jumlah waktu sebuah
aktivitas dpt ditunda tanpa mengakibatkan
penundaan tanggal penyelesaian proyek
• Arah maju pd diagram proyek menentukan tanggal
early start (ES) dan early finish (EF)
• Arah mundur pd diagram proyek menentukan
tanggal late start (LS) dan late finish (LF)

34
Menghitung ES, EF, LS, LF

35
Free and Total Slack Utk Proyek X

36
 Memperpendek Jadwal Proyek
• Ada tiga cara:
– Memperpendek durasi aktivitas yang paling
penting dgn menambah sumberdaya atau
mengubah lingkup
– Melakukan kompresi jadwal
– Fast tracking aktivitas dgn melaksanakan aktivitas-
aktivitas scr paralel atau overlapping

37
 Penjadwalan Critical Chain
• Penjadwalan critical Chain adl metode penjadwalan
yg terkait dgn sumberdaya yg terbatas dlm membuat
jadwal dan mencakup buffer utk menjamin tanggal
penyelesaian proyek  teori TOC (Theory of
Contrains)
• Mengusahakan utk meminimalisasi multitasking
dimana satu sumberdaya digunakan pada lebih dari
satu tugas pada waktu yg sama

38
Contoh Multitasking

39
 Buffer dan Critical Chain
• Buffer adl waktu tambahan utk menyelesaikan
proyek
• Orang seringkali menambah buffer pd tiap tugas dan
menggunakannya baik itu dibutuhkan atau tidak
– Murphy’s Law : if something can go wrong, it will
– Parkinson’s Law: work will expands to fill the time allowed
• Penjadwalan critical chain menghilangkan buffer dr
tugas individual dan membuat:
– Buffer proyek atau waktu tambahan yg ditambahkan sblm
waktu penyelesaian proyek
– Feeding buffer atau waktu tambahan yg ditambahkan sblm
aktivitas pada critical path

40
Contoh Penjadwalan Critical Chain

41
 PERT (Program Evaluation and Review
Technique)
• PERT adl teknik analisis jaringan utk estimasi
durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian
yg tinggi pada estimasi durasi aktivitas
individual
• PERT menggunakan estimasi waktu
probabilistik
– Estimasi durasi berdasar estimasi durasi aktivitas
optimistik, kebiasaan (rata-rata), dan pesimistik,
atau estimasi tiga-titik

42
Rumus PERT

43
Terima Kasih

44