Metode Monitoring dan control proyek

Proses monitoring dan control dibutuhkan untuk

-

track, review dan mengatur kemajuan dan kinerja dari proyek

mengidentifikasi area dimana perubahan rencana dibutuhkan
memulai perubahan yang diperlukan
mengkontrol perubahan dan merekomendasikan tindakan pencegahan

untuk mengatasi suatu permasalah

Memantau implementasi aktifitas

proyek

terhadap

perencanaan

manajemen proyek dan performansi kinerja yang telah ditetapkan

-

sebelumnya
Mempengaruhi faktor faktor yang dapat menghindari perubahan proyek
yang terintegrasi sehinggal hanya perubahan yang disetujui saja yang
akan diterapkan

Keuntungan dari proses ini adalah kinerja dan suatu proyek di analisa dan diukur
secara reguler dan konsisten . Proses Monitoring dan control digambarkan dalam
gambar berikut ini :

Penjelasan gambar :
Monitor and control project work
Merupakan proses tracking, mereview dan mengatur kemajuan dari proyek
apakah performansi dari proyek tersebut sudah sesuai dengan perencanaan atau
tidak. Kegiatan Monitoring meliputi reporting status, pengukuran kemajuan
proyek dan forecasting / prediksi. Report performansi proyek menyediakan
informasi yang berkaitan dengan scope, jadwal, biaya, resources, kualitas dan
risk dan dapat digunakan untuk masukan tahap selanjutnya

Perform integrated Change Control

Merupakan proses yang mengulas semua permintaan perubahan , menyetujui
perubahan yang bisa diterapkan dan mengelola perubahan terhadap deliverable,
organizational process asset, dokumen proyek dan perencaan pada proyek
manajemen manajemen

Verify Scope
Proses verifikasi deliverable yang bisa diterima

Control Scope
Merupakan proses monitoring status dari proyek dan scope produk dan
mengelola perubahan berdasarkan dari scope perencanaan manajemen proyek

Metode yang digunakan dalam proses ini adalah Variance Analysis

Pengukuran kinerja proyek digunakan untuk menilai besarnya variasi dari scope
yang telah dibuat selama perencanaan proyek . Aspek penting dari pengontrolan
scope proyek ini adalah menentukan penyebab dan tingkat variasi relatif
terhadap scope yang telah direncanakan dan memutuskan tindakan koreksi dan
penanganan yang diperlukan.
Control Schedule
Merupakan proses monitoring status proyek untuk mengupdate kemajuan dari
proyek dan mengelola perubahan berdasarkan jadwal yang telah ditetapkan
pada saat perencanaan

Tool dan teknik

1. Review Kinerja
Pengukuran kinerja, membandingkan, dan menganalisa kinerja dari jadwal
seperti awal pekerjaan, dan tanggal penyelesaian, prosentasi selesai, dan
waktu yang tersisa dalam pekerjaan. Jika Earned Value Management (EVM)
digunakan Schedule Variance (SV) dan Schedule Performance Index (SPI)
digunakan untuk menilai besarnya variasi jadwal. Bagian penting dari
pengontrolan jadwal adalah untuk memutuskan apakah variasi jadwal

tersebut

memerlukan tindakan korektif. Misalnya, delay besar pada

aktivitas apapun tidak pada jalur kritis mungkin memiliki sedikit efek pada
jadwal proyek secara keseluruhan,
sementara penundaan lebih pendek pada kegiatan kritis atau dekat-kritis
mungkin memerlukan tindakan segera.
Jika menggunakan metode critical

chain

schedulling

(6.5.2.3),

membandingkan jumlah penyangga yang tersisa dengan jumlah buffer

yang diperlukan untuk melindungi tanggal pengiriman dapat membantu
menentukan status jadwal. Itu perbedaan antara buffer diperlukan dan
buffer yang tersisa dapat menentukan apakah korektif
tindakan yang tepat.
2. Analisa Variasi ( variance analysis)
Jadwal kinerja pengukuran (SV, SPI) digunakan untuk menilai besarnya
variasi untuk
asli jadwal awal. Total varian mengambang juga merupakan komponen
perencanaan penting untuk mengevaluasi proyek kinerja waktu. aspek
penting dari kontrol jadwal proyek termasuk menentukan penyebab dan
tingkat varians relatif terhadap jadwal baseline (Bagian 6.5.3.2) PMBOK
dan memutuskan apakah tindakan korektif atau preventif diperlukan.
3. Project Management Software
Proyek perangkat lunak manajemen untuk penjadwalan menyediakan
kemampuan untuk melacak tanggal yang direncanakan terhadap tanggal
aktual, dan untuk meramalkan efek dari perubahan jadwal proyek
4. Resource Levelling
Sumber daya leveling seperti yang dijelaskan dalam Bagian 6.5.2.4,
digunakan untuk mengoptimalkan pembagian kerja antara sumber daya.
5. What if scenario analysis
What-if analisis skenario digunakan untuk meninjau berbagai skenario
untuk membawa jadwal ke dalam keselarasan dengan rencana. Dijelaskan
dalam Bagian 6.5.2.5.
6. Adjusting Leads and Lags
Menyesuaikan yang memimpin dan yang tertinggal, digunakan untuk
mencari cara untuk membawa kegiatan proyek yang berada di belakang
ke dalam keselarasan dengan rencana.
7. Schedule Compression
teknik jadwal kompresi yang digunakan untuk menemukan cara untuk
membawa kegiatan proyek yang berada di belakang dalam keselarasan
dengan rencana. Dijelaskan dalam Bagian 6.5.2.7.
8. Schedulling Tool
Jadwal data diperbarui dan dikompilasi ke dalam

jadwal

untuk

mencerminkan kemajuan aktual dari proyek dan sisa pekerjaan akan

selesai. Alat penjadwalan dan jadwal data pendukung yang digunakan

dalam hubungannya dengan metode manual atau perangkat lunak

manajemen proyek lain untuk melakukan jaringan jadwal analisis untuk
menghasilkan jadwal proyek diperbarui.
Control Cost
Merupakan proses monitoring status dari proyek untuk mengupdate budget atau
anggaran proyek dan mengelola perubahan berdasarkan perencanaan anggaran
yang telah dibuat

Teknik dan tool dalam mengontrol biaya adalah

1. Earned Value
Earned Value Management (EVM) merupakan metode yang umumnya
digunakan untuk mengukur kinerja. Meliputi pengukuran scope proyek,
biaya, jadwal untuk membantu tim proyek manajemen dalam menilai dan
mengukur kinerja dan kemajuan proyek. Prinsip-prinsip EVM dapat
diterapkan untuk semua proyek, di industri apapun. EVM mengembangkan
dan memonitor tiga dimensi kunci untuk setiap paket pekerjaan dan
pengontrolan :
Planned Value (PV) adalah rencana porsi total estimasi biaya yang
sudah disepakati untuk dikeluarkan pada sebuah aktifitas selama
periode

tertentu

[2].

PV

ini

kadang-kadang

disebut

sebagai

Performance Measurement Baseline (PMB). Jumlah seluruhnya PV

untuk proyek ini juga dikenal sebagai Budget At Complementation
(BAC).
Earned Value

(EV) adalah estimasi nilai pekerjaan fisik yang

sebenarnya telah selesai, berdasarkan Rate of Performance(RP),

yaitu perbandingan pekerjaan yang selesai terhadap pekerjaan
yang rencananya diselesaikan dalam waktu tertentu. Sebuah

kriteria pengukuran kemajuan harus dimulai untuk setiap komponen

WBS untuk mengukur pekerjaan yang sedang berjalan.

Actual Cost (AC) adalah biaya total langsung maupun tidak
langsung yang digunakan dalam rangka menyelesaikan pekerjaan

sesuai aktifitasnya selama peride tertentu.

Variasi dari baseline yang telah disepakati juga akan dipantau:
Schedule Variance (SV) adalah ukuran kinerja jadwal proyek.
Variable ini menunjukkan apakah jadwal yang lebih lama atau
lambat dari yang direncanakan. EVM akhirnya sama dengan nol
ketika

proyek

selesai

karena

semua

nilai-nilai

yang

telah

direncanakan telah diperoleh. EVM SV paling baik digunakan jika

dihubungan dengan critical Path Methodology (CPM) penjadwalan

dan manajemen risiko.

Persamaan: SV = EV - PV.
Cost Variance (CV) adalah variabel yang menunjukkan apakah
kinerja biaya sudah melebihi atau masih kurang dari biaya yang
sudah direncanakan. Biaya varians pada akhir proyek akan menjadi
perbedaan antara anggaran di penyelesaian (BAC) dan jumlah
aktual yang telah dihabiskan. EVM CV sangat penting karena
menunjukkan

hubungan

kinerja

fisik

dengan

biaya

yang

dikeluarkan. EVM CV negatif sering non-recoverable di dalam

proyek.
Persamaan: CV = EV - AC.
Nilai dari variable SV dan CV daapat dikonversi sebagai indikator efisiensi
untuk menggambarkan kinerja dalam biaya, jadwal. Varians dan indeks
berguna untuk menentukan status dari proyek dan memberikan dasar
untuk memperkirakan biaya proyek dan jadwal.

Schedule

Performance

Index

(SPI)

variable

yang

dapat

digunakan untuk estimasi waktu selesainya proyek, berdasarkan

kinerja proyek sampai waktu tertentu. Mengukur kemajuan proyek
yang telah dicapai dibandingkan dengan yang direncanakan dalam
sebuah proyek. Hal ini kadang-kadang digunakan dalam CPI untuk
memprediksi kapan pekerjaan dapat diselesaikan. Jika nilai SPI
kurang

dari

1,0

menunjukkan

sedikit

pekerjaan

yang

telah

diselesaikan daripada perencanaan. SPI lebih besar dari 1,0

menunjukkan bahwa lebih banyak pekerjaan selesai dari yang
direncanakan. Selama SPI mengukur semua pekerjaan dalam
proyek, kinerja pada critical path juga harus dianalisa untuk

menentukan apakah Proyek akan selesai di depan atau di belakang

dari tanggal yang telah direncanakan. SPI adalah sama dengan rasio
EV dan PV.
Persamaan: SPI = EV / PV.

Cost Performance Index (CPI) merupakan variable yang dapat

digunakan

untuk

estimasi

biaya

pada

saat

proyek

selesai

berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu. Mengukur nilai

pekerjaan yang telah selesai dibandingkan dengan biaya aktual
atau kemajuan yang dibuat pada proyek. Hal ini dianggap sebagai
bagian paling penting dari metrik EVM dan mengukur efisiensi biaya
dari

pekerjaan yang telah selesai. Nilai CPI kurang dari 1,0

menunjukkan kelebihan biaya untuk pekerjaan selesai. Nilai CPI

lebih besar dari 1,0 menunjukkan kekurangan biaya kinerja sampai
saat ini. CPI adalah sama dengan rasio EV ke AC.
Persamaan: CPI = EV / AC.
Tiga parameter PV, EV dan AC dapat dimonitor dan dilaporkan tiap
minggu atau bulan. Gambar dibawah ini menggunakan kurva S untuk
menggambarkan data EV yang menunjukkan over budget dibandingkan
perencanaan

2. Forecasting / Peramalan
Saat proyek berlangsung, tim proyek dapat mengembangkan Forecast
untuk memperkirakan kapan proyek dapat di selesaikan / Estimate at

Completion (EAC) yang mungkin berbeda dari Budget at Completion (BAC)

berdasarkan pada kinerja proyek. Jika BAC tidak lagi layak, manajer proyek
harus mengembangkan Peramalan menggunakan EAC. Peramalan EAC
melibatkan perkiraan atau prediksi kondisi dan peristiwa di masa depan
proyek berdasarkan informasi dan pengetahuan yang tersedia pada saat
ramalan. Prakiraan
generate, diperbarui,

dan

diterbitkan

kembali

berdasarkan

work

performance information yang tersedia. Work Performance Information

mencakup

kinerja

masa

lalu

proyek

dan

informasi

yang

dapat

mempengaruhi proyek di masa depan.

Data EVM dapat cepat menyediakan banyak data statistik EAC, 3 metode

yang umumnya digunakan dalam Forecasting

Forecast EAC
untuk pekerjaan ETC

pada

tingkat

yang

dianggarkan. Metode EAC ini menerima kinerja proyek yang sebenarnya

untuk saat ini (apakah menguntungkan atau tidak menguntungkan) yang
diwakili oleh biaya aktual (AC) , dan memprediksi bahwa semua pekerjaan
ETC di masa depan akan dicapai pada tingkat yang dianggarkan. Ketika
kinerja sebenarnya tidak menguntungkan,

asumsi bahwa kinerja masa

depan akan berkembang diterima hanya jika didukung oleh analisis risiko
proyek.
Persamaan: EAC = AC + BAC - EV.

Forecast EAC

untuk ETC dilakukan di CPI kumulatif.

Metode ini

mengasumsikan apa proyek dapat diharapkan terus berlanjut di masa

depan. ETC

work diasumsikan dilakukan pada kinerja biaya kumulatif

indeks yang sama (CPI) yang dikeluarkan oleh proyek sampai saat ini.
Persamaan: EAC = BAC / kumulatif CPI.
Forecast EAC untuk mempertimbangkan baik CPI dan faktor SPI.
Ini digunakan ketika kita memiliki kinerja biaya negatid sampai saat ini
dan harus memenuhi komitmen jadwal
Persamaan : EAC = AC + (BAC EV) / ( CPI x SPI )
3. To-complete Performance Index (TCPI)
adalah ukuran kinerja biaya yang diperlukan untuk dicapai dengan sumber
daya yang tersisa untuk memenuhi tujuan yang ditetapkan, dinyatakan
sebagai rasio biaya untuk menyelesaikan pekerjaan yang tertunda untuk
sisa

anggaran.

Jika

BAC

tidak

lagi

layak,

manajer

proyek

harus

mempertimbangkan EAC dan menggantikan BAC dalam perhitungan TCPI .

Persamaan untuk TCPI berdasarkan BAC : ( BAC - EV ) / ( BAC - AC ).
Persamaan untuk TCPI berdasarkan EAC : ( BAC - EV ) / ( EAC - AC ) .

4. Performance Review
Membandingkan kinerja biaya dari waktu ke waktu, jadwal kegiatan atau
paket pekerjaan dan dana diperkirakan dibutuhkan untuk menyelesaikan
pekerjaan yang sedang berjalan. Jika EVM digunakan,

informasi berikut

ditentukan :

Variance analysis
Seperti yang digunakan dalam EVM , adalah penjelasan ( penyebab ,
dampak, dan korektif tindakan ) untuk biaya ( CV = EV - AC ) , jadwal ( SV
= EV - PV ) , dan varians pada penyelesaian ( VAC = BAC - EAC ). Analisis
lebih lanjut dapat dilakukan untuk menentukan penyebab dan tingkat
varians relatif terhadap baseline jadwal dan tindakan korektif atau
pencegahan yang diperlukan.

Trend analysis
Analisis Trend mengkaji kinerja proyek dari waktu ke waktu untuk
menentukan apakah kinerja meningkat atau memburuk. Teknik analisis
grafis berguna untuk memahami kinerja sampai saat ini dan dibandingkan
dengan tujuan kinerja masa depan dalam bentuk BAC dibandingkan EAC

dan tanggal penyelesaian .

Earned value performance
Membandingkan pengukuran kinerja dengan jadwal aktual dan kinerja
biaya. Jika EVM tidak digunakan, maka analisis biaya

dasar terhadap

biaya yang sebenarnya untuk pekerjaan yang dilakukan digunakan untuk

perbandingan kinerja biaya.
5. Variance Analysis
Pengukuran kinerja biaya (CV, CPI) digunakan untuk menilai besarnya
variasi berdasarkan cost baseline yang telah di rencanakan sebelumnya.

Aspek penting dari control biaya proyek menentukan penyebab dan

tingkatan variasi relatif terhadap baseline kinerja biaya ( cost performance
baseline) dan menentukan tindakan korektif dan penanganan yang
diperlukan.
6. Project Management Software
Perangkat
lunak yang

dirancang

membantu dalamperencanaan, pemantauan,

khusus untuk

dan pengendalian kinerja

proyek, termasuk kinerja biaya. Project management software sering

digunakan untuk memantau tiga dimensi EVM (PV, EV, dan AC), untuk
menampilkan tren grafis, dan untuk meramalkan berbagai kemungkinan
hasil proyek akhir.
Perform Quality Control
Merupakan proses monitoring dan menyimpan hasil dari implementasi quality
activities untuk

penilaian kinerja dan merekomendasikan perubahan yang

diperlukan

Report Performance
Merupakan proses mengumpulkan dan menyalurkan informasi kinerja yang
meliputi report, pengukuran kemajuan proyek dan forecast (prediksi)

Monitor and Control Risk

Merupakan proses penerapan dari risk response plan, tracking resiko yang telah
didefinisikan, monitoring residual risk, identifikasi resiko proyek yang baru dan
mengevaluasi efektifitas proses resiko di seluruh proyek

Administer Procurements
Merupakan proses pengelolaan pengadaan, monitoring performansi kontrak dan
membuat perubahan dan koreksi selama di butuhkan

DAFTAR PUSTAKA
1. PMBOK fourth edition
2. Manajemen biaya proyek, stikom.edu