PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN BERBASIS

WEB PADA PT. SISTEM AKSESINDO PERDANA

Oleh:

Nama: Enrico Chrislie

NIM: 44180017

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA KWIK KIAN GIE

JAKARTA

November 2021
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sistem penggajian merupakan faktor yang penting dalam mencapai tujuan

suatu perusahaan, dimana sistem penggajian mengatur tentang proses pembayaran
atas jasa yang dilakukan oleh karyawan. Pembayaran gaji dan upah yang adil sesuai
dengan kinerja dan prestasinya, maka akan berperanguh positif terhadap
bertambahnya nilai dan produktivitas perusahaan. Untuk menghindari dan mencegah
terjadinya kecurangan dalam sistem penggajian, maka diperlukan suatu sistem
pengendalian intern yang baik.
PT. Sistem Aksesindo Perdana (PT. SAP) , merupakan perusahaan yang
bergerak di bidang perpakiran dan distributor alat / sistem parkir yang sampai saat
ini dalam pengolahan datanya masih dengan cara manual. Proses memasukkan dan
memproses data dilakukan dengan cara semi manual, dan penggajian karyawan
masih menggunakan cara yang manual pula, yaitu dengan menggunakan slip gaji
sebagai tanda bukti. Dengan sistem yang masih manual tentu saja tidak efektif.
Peranan komputerisasi dalam mengelola data menjadi suatu informasi yang
berguna sangatlah dibutuhkan karena berfungsi sebagai sarana penunjang lancarnya
suatu pekerjaan, khususnya dalam penanganan data penggajian karyawan. Program
komputer yang ada disini tidak akan mengubah struktur organisasi yang ada didalam
perusahaan, arus dokumen ataupun prosedur-prosedur lainnya. Untuk
mempermudah dan mengakuratkan proses perhitungan gaji pokok, tunjangan untuk
karyawan, lembur dan potongan – potongan.
Disarankan agar perusahaan menerapkan sistem informasi yang
terkomputerisasi. Oleh karena itu penulis membuat dan menyusun penelitian ini
dengan tujuan membantu dalam mengontrol dan mendukung keseluruhan aktifitas
dan kinerja sumber daya dengan judul “Perancangan Sistem Informasi
Penggajian Karyawan Berbasis WEB Pada PT. SISTEM AKSESINDO
PERDANA”

B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka masalah yang dapat
diidentifikasi antara lain sebagai berikut :
 1. Belum memiliki sitem penggajian yang terkomputerisasi.

2. Pengelolaan data belum dikelola dengan baik karena pengelolaannya masih

manual.

3. Penghitungan jam lembur masih manual.

C. Batasan Masalah
Berdasarakan permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka batasan-batasan
masalah dalam tugas akhir ini adalah :
1. Belum memiliki sitem penggajian untuk karyawan tetap yang terkomputerisasi.
2. Pengelolaan data gaji termasuk data pemotongan gaji belum dikelola dengan
baik karena pengelolaannya masih manual.
3. Penghitungan jam lembur perhari yang masih manual.

D. Tujuan Penelitian
1. Menganalisa sistem penggajian karyawan.
2. Merancang dan menerapkan sistem informasi penggajian (payroll) yang
terkomputerisasi.
3. Mengembangkan Aplikasi penggajian karyawan yang dapat mempermudah
untuk membuat laporan penggajian.

E. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diperoleh dalam penyusunan Tugas Akhir ini antara lain;
1. Bagi penulis
a. Menambah wawasan dan pengetahuan dalam mengembangkan aplikasi
berbasis web.
b. Mengaplikasikan ilmu yang telah di pelajari selama kuliah.

2. Bagi Perusahaan
a. Penulisan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi instansi agar dapat
memproses dan memberikan gaji/upah karyawan tepat pada waktunya.
b. Menghasilkan suatu informasi penggajian yang cepat, tepat dan akurat dalam
membantu dan memudahkan user untuk memproses penggajian.
 BAB II

KAJIAN PUSTAKA DAN KERANGKA KONSEPTUAL

A. Landasan Teoritis
1. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial
dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan- laporan yang diperlukan (Romzi, 2014). Sistem informasi mempunyai peranan
penting dalam membantu menyediakan informasi untuk berbagai tingkatan 10
manajemen. Suatu sistem informasi dibuat untuk suatu keperluan tertentu, maka
struktur dan cara kerja sistem informasi berbeda-beda bergantung pada macam
keperluan dan permintaan yang harus terpenuhi. Dari beberapa pengertian di atas dapat
dipahami bahwa sistem informasi adalah sistem informasi mencakup sejumlah
komponen (manusia, teknologi, informasi, prosedur kerja), sesuatu yang diproses (data
menjadi informasi) dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atas tujuan.

2. Tujuan Sistem Informasi

Tujuan dan manfaat dari sistem informasi adalah untuk menyediakan informasi-
informasi tertentu dalam pengambilan keputusan. Keberadaan data dalam sistem
informasi akan sangat membantu dalam menyikapi suatu permasalahan. Tujuan lain
sistem informasi adalah untuk mendukung proses operasional harian. Dengan
pencatatan berbagai rutinitas dalam sistem informasi, maka semua aktivitas ini dapat
diaudit lagi di masa yang akan datang ketika terjadi suatu kesalahan atau
penyelewengan.

3. Fungsi Sistem Informasi

Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
berarti bagi yang menerimanya. Di dalam dunia usaha saat ini yang penuh persaingan,
informasi merupakan suatu yang berharga karena dengan penguasaan yang baik atas
informasi tersebut perusahaan akan dapat mengambil atau memperoleh kesempatan
yang lebih luas untuk berkembang.
 Dengan adanya informasi yang memadai suatu perusahaan akan dapat mengambil
keputusan yang akan mendukung kemajuan perusahaan itu sendiri. Menurut Krismiaji
(2015) di dalam organisasi, sistem informasi berfungsi untuk :

a. Mengumpulkan dan menyimpan aktifitas yang dilaksanakan di suatu organisasi,

sumber daya yang dipengaruhi oleh aktifitas- aktifitas tersebut dan para pelaku
aktifitas tersebut.

b. Mengubah data menjadi informaasi yang berguna bagi manajemen.

c. Menyediakan pengendalian yang baik.

4. Gaji
Organisasi yang baik akan selalu menarik calon karyawan untuk bekerja
didalamnya, serta mempertahankan karyawannya untuk betah bekerja di dalamnya. Di
samping itu organisasi yang baik akan memberikan motivasi kerja bagi para
karyawannya. Kompensasi (upah/gaji) yang diberikan oleh organisasi kepada
karyawannya akan dapat menarik dan mempertahankan serta memberikan motivasi
kerja kepada mereka (karyawan) apabila diberikan secara tepat dan sesuai dengan jasa
yang diberikan.
Penggajian merupakan hal yang sangat penting, karena beberapa alasan. Pertama,
karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam hal penggajian atau hal-
hal yang tidak wajar. Untuk mempertahankan agar moral karyawan tetap tinggi,
perusahaan harus membayar gaji secara akurat dan tepat waktu. Kedua, penggajian
merupakan hal yang diatur oleh peraturan pemerintah negara bagian.
Secara periodik, pemberi kerja berkewajiban untuk memberikan gaji (upah) kepada
karyawannya atas jasa-jasa mereka yang telah “dinikmati” oleh perusahaan dalam
rangka menghasilkan pendapatan. Gaji dan upah yang dibayarkan kepada karyawan
termasuk sebagai beban bagi perusahaan (pemberi kerja).
Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas pemakaian jasa karyawan
bagian manajerial dan administrasi. Besarnya gaji yang diterima oleh karyawan
dihitung berdasarkan tarif bulanan . Gaji merupakan item yang sangat penting.
Biasanya, perusahaan akan mengeluarkan sejumlah uang yang cukup signifikan untuk
membayar gaji kepada karyawannya.
 Gaji adalah balas jasa yang diberikan kepada karyawan berdasarkan tarif gaji dalam
satu periode atau perbulan. Gaji merupakan uang yang dibayarkan atas jasa
pelayanannya yang diberikan secara bulanan . Dibawah ini dikemukakan prinsip gaji,
yaitu tingkat bayaran, strukrur bayaran, menentukan bayaran secara individu, metode
pembayaran, dan kontrol pembayaran.

5. Lembur
Menurut Thomas (2002), pengertian kerja lembur adalah jadual kerja yang melebihi
40 jam waktu kerja per minggu atau kerja yang dilakukan untuk menyelesaikan
pekerjaan yang tidak mungkin diselesaikan dalam hari kerja normal.
Di Indonesia, ketentuan kerja lembur diatur oleh Menteri Tenaga Kerja
No.580/M/BM/BK/1992 pasal 2 dan 3, yang menyebutkan bahwa kerja lembur
merupakan waktu dimana seorang pekerja bekerja melebihi dari jadual waktu yang
berlaku, yaitu 7 jam sehari atau 40 jam seminggu.

6. Sistem Informasi Penggajian

Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan
pembayaran gaji maka perlu dibuat suatu sistem penggajian.
Menurut Mulyadi (2016 : 340) , menyatakan bahwa sistem informasi penggajian
dirancang untuk menangani transaksi gaji atau upah karyawan pembayaranya. Sistem
informasi akuntansi penggajian dapat digunakan oleh manajemen perusahaan untuk
merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan.
Menurut Krismiaji, (2015:4) Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang
memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk
merencanakan, mengendalikan, dam mengoperasikan bisnis. Sedangkan Sistem
penggajian memegang peranan penting karena sistem ini akan menentukan berapa besar
gaji yang semestinya akan diterima karyawan (Satyawan dkk, 2013). Dari beberapa
pengertian diatas dapat dipahami bahwa Sistem Informasi Penggajian adalah
keseluruhan prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan
mengelolanya sehuingga menjadi bahan informasi bagi pihak yang berkepentingan
sehingga dapat memenuhi kebutuhan penggajian yang efektif.
 BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

A. Sejarah Perusahaan PT. SAP

Pada tahun 1993 sebuah perusahaan sistem parkir bernama headline didirikan di
wisma abadi, gedung yang sama dengan PT. Securindo Packatama Indonesia (Parkir
Aman). pada tahun 1996 Headline berubah nama menjadi PT. Pancawarna Mas Solusindo.
Pada tahun 1997, PT. Pancawarna Mas Solusindo Memasang sistem parkir di Malaysia.
pada tahun 1998 mulai menjual peralatan parkir (contoh barrier gate) untuk Secure Parking
di Indonesia. Pada tahun 1999, PT. Pancawarna Mas Solusindo membuka sister company di
bidang security system bernama PT. Sistem Aksesindo Perdana yang menjual dan
mengembangkan produk CCTV dan access control. Pada tanggal 26 Februari 2001, PT.
Pancawarna Mas Solusindo bergabung dengan PT. Sistem Aksesindo Perdana (SAP).
Sejak 10 November 2001, SAP mulai menempati gedung milik sendiri di komplek Griya
Inti Sentosa, Sunter,
Jakarta Utara.

B. Prosedur Sistem Berjalan (Sistem Penggajian Karyawan)

1. Proses Perekapan Absensi Sesuai prosedur penggajian di PT.SAP, karyawan wajib
melakukan absen pada kertas absen, jika sudah maka kertas absen akan disimpan di
arsip kertas absen. Accounting setiap per tanggal 28 akhir bulan melakukan perekapan
absen berdasarkan arsip kertas absen. Setelah itu Accounting akan mencatat data hasil
perekapan tersebut dan disimpan di arsip rekap absensi.
2. Proses Perhitungan Gaji Bendahara melakukan proses perhitungan gaji berdasarkan
data karyawan yang dilihat dari arsip data karyawan, data rekap absen dan dengan
ketentuan apabila karyawan tidak masuk kerja dengan alasan Sakit dan memiliki surat
dokter maka tidak akan mendapat potongan, Sakit tanpa surat dokter: gaji pokok /173 ×
50% × 7, Izin: gaji pokok / 173 ×75% × 7, dan Alpa: gaji pokok / 173 × 7. Jika sudah,
data perhitungan gaji akan disimpan di arsip perhitungan gaji.
3. Proses Pembuatan Slip Gaji Bendahara akan membuatkan slip gaji rangkap2
berdasarkan data perhitungan gaji yang dilihat dari arsip perhitungan gaji. Slip gaji 1
ditujukan untuk karyawan sebagai bukti rincian gaji selama bekerja dan slip gaji 2
disimpan di arsip slip gaji sebagai bukti dari pihak PT.SAP bahwa karyawan tersebut
telah menerima gaji.
 Jika sudah maka karyawan akan menerima slip gaji1 dan data gaji. Slip gaji 2
diarsipkan di arsip slip gaji. 36 4. Proses Pembuatan Laporan Setiap akhir bulan
bendahara membuatkan laporan dengan melihat data slip gaji karyawan pada arsip slip
gaji, kemudian laporan tersebut diberikan ke pemilk perusahaan.

C. Teknik Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah
1. Studi Pustaka (Literature Study)
Data diperoleh dengan cara mempelajari dan mengkaitkan literature yang
berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi. Langkah ini dipakai sebagai
landasan teoritis serta pedoman dalam menganalisa masalah.
2. Studi Lapangan (Field Study)
Teknik ini dilakukan dengan mengumpulkan data secara langsung dari obyek yang
akan diteliti guna memperoleh data-data yang dibutuhkan dan gambaran permasalahan
yang sesungguhnya terjadi di dalam perusahaan. Terdapat empat teknik pengumpulan
data dalam penelitian ini yang terdiri dari:
a. Wawancara Merupakan teknik pengumpulan data dengan proses tanya jawab yang
akan dilakukan terhadap pihak-pihak yang terkait dengan obyek penelitian agar data
yang diperoleh dapat relevan dengan permasalahan yang ada dalam perusahaan.
b. Observasi Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan
mengadakan pengamatan secara langsung terhadap obyek penelitian. Observasi
dilakukan untuk mengamati dan mengetahui kegiatanpembayarangaji karyawan,
pembuatan faktur.
c. Dokumentasi Dokumentasi merupakan metode pengumpulan data dengan cara
melihat dan menggunakan laporan-laporan dan catatan yang ada di perusahaan.
Data yang dikumpulkan meliputi data tentang struktur organisasi perusahaan,
deskripsi jabatan, dokumen terkait sistem penggajian unit jasa medis dan peraturan
terkait jasa medis.
 DAFTAR PUSTAKA

Doharma, R. (2018). PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN (SEBUAH

PENDEKATAN STUDI KASUS). Infotech: Journal of Technology Information, 3(2), 1–
6. Anonim. 2004. Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia
Nomor
102/MEN/VI/2004 Tentang “Waktu Kerja Lembur Dan Upah Kerja Lembur”.
Kadir,A. (2013). Pengenalan Sistem Informasi (1st ed., Vol. I). Yogyakarta, Indonesia: Andi
Offset.
Dipetik Oktober 19,2017
Marnis, P. (2008). Managemen Sumber Daya Manusia. Sidoarjo: Zifatama Publisher.