Human Resources Processes with ERP

Ringkasan Mata Kuliah : Sistem Teknologi Informasi Dan Audit

Human Resources Processes with ERP

A. Masalah dalam Fittur HR Process

Permasalah terkait HR dalam perusahaan Fitter yaitu kurangnya integrasi antar
depatrtemen sehingga informasi yang dihasilkan seringkali tidak akurat, ketinggalan zaman
dan tidak konsisten.

1. Proses Perekrutan
Pada perusahaan Fitter Snacker proses perekrutan dilakukan dengan :
➢ Pembukaan lowongan kerja untuk karyawan baru.
➢ Departemen supervisor mengkomunikasikan kepada Departemen Sumber Daya
Manusia.
➢ Departemen Sumber Daya Manusia membuat formulir lowongan kerja dengan
menjelaskan posisi pekerjaan, mencantumkan kualifikasi yang harus dimiliki calon
karyawan, menentukan jenis posisi dan mencantumkan kapan posisi tersebut
akan tersedia.
➢ Presiden direktur perusahaan akan menyetujui formulir tersebut dan Departemen
Sumber Daya Manusia akan meuliai proses perekrutan.

Permasalahan pada perusahaan Fitter yaitu rincian formulir lowongan kerja

seringkali tidak konsisten dalam departemen dan memunculkan masalah seperti
masalah deskripsi atau kualifikasi yang tidak lengkap serta formulir lowongan kerja yang
hilang sehingga proses rekruitmen terkendala dan mengakibatkan kekurangan tenaga
kerja yang dapat menghambat proses produksi.
Perusaan Fitter dalam perekrutan calon karyawan melakukan pemostingan pada
situs perusahaan, surat kabar, publikasi nasional, job fair dan terkadang calon pekerja
yang mengirimkan resume yang tidak diminta untuk pekerjaan. Karena banyaknya
resume yang diterima, departemen SDM perlu mengklasifikasikan resume sesuai
dengan deskripsi, mengevaluasi, menfotokopi, dan mengedarkan ke departemen yang
membutuhkan.

IZAH AULIAH SAHLAN (A062202039) 1

Human Resources Processes with ERP

2. Proses Wawancara dan Perekrutan

Proses wawancara dan perekrutan pada perusahaan Fitter yaitu :
➢ Departemen akan memiliki 3 pelamar berdasarkan data dari Departemen SDM.
➢ Jika pelamar menerima tawaran, HR akan melakukan wawancara dan diskusi
mengenai pengalaman dan pertanyaan yang berhubungan dengan posisi.
➢ Pada saat karyawan baru bekerja, mereka akan menghadiri rapat oreintasi untuk
melengkapi dokumen tambahan seperti syarat dan ketentuan kerja, pemotoangan
pajak dan tunjangan.
➢ Karyawan baru akan diberikan formulir berisis pernyataan unutk mematuhi
kebijakan dan prosedur perusahaan untuk di tanda tangani.
➢ Selain formulir kebijakan, karyawan baru juga harus melengkapi formulir IRS W4
mengenai jumlah pajak dan potongan gaji karyawan.
➢ Perwakilan Departemen SDM akan meninjau rencaan tunjangan Fitter.
➢ Fitter menawarkan program tunjangan komprehensif paket perawatan kesehatan,
asuransi jiwa, program pensiun, dan rekening tabungan medis. Tanggungan
karyawan juga dapat dilindungi oleh program asuransi kesehatan Fitter.

3. Tugas HR setelah Perekrutan

Departemen Sumber Daya Manusia bertanggungjawab atas proses perekrutan
hingga karyawan baru tersebut mulai bekerja. Setelah perekrutan Departemen Sumber
Daya Manusia harus melakukan komunikasi yang berkelanjutan dengan karyawan baru
dan atasannya yntuk memastikan karyawan tersebut bekerja dengan baik.
Karena Fitter tidak memiliki sistem informasi yang efektif, maka sulit untuk
mengelola data evaluasi kinerja. Hal ini membuat Departemen Sumber Daya Manusia
lebih menantang untuk mengidentifikasi masalah dengan karyawan dan mengambil
tindakan korektif sebelum masalah tersebut menyebabkan pemutusan hubungan kerja.
Dengan sistem berbasis kertas Fitter, file karyawan hanya dapat dilihat oleh satu orang
pada satu waktu, dan file karyawan dapat hilang dengan mudah.
Saat mengevaluasi biaya untuk mempekerjakan seorang karyawan, perusahaan
harus mempertimbangkan biaya langsung untuk mempekerjakan seorang karyawan dan
biaya yang kurang nyata yang terjadi selama tahun pertama karyawan baru atau lebih.

IZAH AULIAH SAHLAN (A062202039) 2

Human Resources Processes with ERP

Biaya lain yang sulit dihitung adalah pengalaman dan pengetahuan kerja karyawan, yang
hilang ketika dia meninggalkan perusahaan..

B. Sumber Daya Manusia dengan ERP

Sistem SAP ERP yang terintegrasi dengan baik dapat menyimpan informasi
karyawan dalam perusahaan dalam sistem atau perangkat lunak, sistem SAP ERP
memungkinkan Departemen Sumber Daya Manusia mendapatkan kembali informasi
karyawan dalam hitungan detik untuk mempertahankan kontrol yang tepat sehingga
informasi sensitif tidak terganggu dan aturan privasi tidak dilanggar. Tidak seperti pada fitter
yang menggunkaan kertas dimaan tumpukan ketas dan file yang berisi informasi dapat
dengan mudah hilang.
Modul Sumber Daya Manusia (SDM) SAP ERP menyediakan alat untuk mengelola
peran dan tanggung jawab organisasi, definisi, informasi pribadi karyawan, dan tugas yang
terkait dengan manajemen waktu, penggajian, manajemen perjalanan, dan pelatihan
karyawan.
Dengan sistem ERP, dimungkinkan untuk membuat bagan organisasi dengan lebih
detail yang mendukung tugas-tugas sumber daya manusia, seperti perekrutan karyawan
dan perencanaan perubahan organisasi. SAP ERP menyediakan alat Rencana Organisasi
dan Kepegawaian yang digunakan untuk menentukan struktur manajemen perusahaan dan
posisi dalam struktur organisasi secara keseluruhan.
Sistem SAP ERP membedakan antara orang, tugas, pekerjaan, dan posisi. Dimana
orang adalah individu yang memegang posisi atau kinerja, tugas adalah tanggung jawab
terkait pekerjaan/posisi, pekerjaan adalah klasifikasi dari tugas yang dilakukan secara rutin,
dan posisi adalah kedudukan atau tugas individu dalam organisasi.
Keuntungan dari sistem informasi terintegrasi dibandingkan sistem berbasis kertas
adalah pengendalian akses ke data dilakukan secara otomatis; manajer dapat
menggunakan sistem untuk menentukan pengguna mana yang harus memiliki akses ke
berbagai data.

IZAH AULIAH SAHLAN (A062202039) 3

Human Resources Processes with ERP

C. Fitur HR SAP ERP Lanjutan

1. Manajemen Waktu
SDM SAP menggunakan Cross Application Time Sheets (CATS) untuk
mencatat waktu kerja karyawan dan memberikan data ke modul lain, termasuk yang
berikut ini:
a. Modul Pengendalian SAP → Memantau dan mengelola biaya
b. Modul Penggajian SAP → Menghitung gaji karyawan.
c. Modul Perencanaan Produksi SAP → Menentukan apakah cukup tenaga kerja
tersedia untuk mendukung rencana produksi.

2. Proses Penggajian
Pada proses penggajian dalam sistem SAP ERP mengevaluasi data input dan
mencatat setiap perbedaan dalam file catatan eror. Karyawan penggajian meninjau
log kesalahan, membuat koreksi yang diperlukan, dan mengulangi proses penggajian
sampai tidak ada kesalahan yang dicatat. Kemudian proses penggajian digunakan
untuk menghasilkan laporan gaji karyawan, memproses transfer dana elektronik ke
rekening bank masing-masing karyawan, mengirimkan pembayaran pajak ke entitas
pemerintah yang sesuai, dan melakukan penghitungan lain seperti yang
dipersyaratkan oleh sumber daya manusia dan akuntansi.

3. Manajemen Perjalanan
Sistem Manajemen Perjalanan SAP ERP memfasilitasi proses ini dengan
memelihara data perjalanan untuk setiap karyawan, termasuk penerbangan, hotel,
dan preferensi mobil dan mengintegrasikan data ini dengan modul Penggajian (untuk
mengatur penggantian) dan dengan modul Akuntansi dan Pengendalian Keuangan
(untuk mencatat biaya perjalanan dengan benar).
Manajemen perjalanan juga semakin mudah melalui mobile dengan produk
Travel OnDemand SAP, yang di-host oleh SAP dan diakses melalui Internet. Dengan
Travel OnDemand, karyawan dapat menggunakan ponsel cerdas mereka untuk
mengkategorikan secara otomatis biaya perjalanan mereka hanya dengan
mengambil foto dari setiap struk. Sistem kemudian membaca tanda terima dan
memasukkannya ke dalam kategori pengeluaran yang benar.

IZAH AULIAH SAHLAN (A062202039) 4

Human Resources Processes with ERP

4. Pelatihan dan Koordinasi Pengembangan

Dalam sistem SAP ERP, pengembangan karyawan didorong oleh kualifikasi
dan persyaratan. Dengan menggunakan alat Pengembangan Personalia SAP,
seorang manajer dapat membandingkan kualifikasi karyawan dengan persyaratan
untuk posisi yang diinginkan karyawan. Perbandingan ini memungkinkan manajer
untuk mengidentifikasi kesenjangan dan merencanakan upaya pengembangan dan
pelatihan untuk menutup kesenjangan tersebut. Ini juga dapat berfungsi sebagai
dasar untuk evaluasi karyawan, dan dapat membantu memotivasi karyawan dengan
memberikan tujuan dan sarana untuk mencapainya.

D. Fitur Sumber Daya Manusia Tambahan SAP ERP

1. Manajemen Waktu Seluler
Alat Manajemen Waktu Seluler SAP memungkinkan karyawan untuk menggunakan
ponsel cerdas atau perangkat seluler lainnya untuk mencatat waktu kerja mereka,
mencatat ketidakhadiran, atau memasukkan permintaan cuti.
2. Manajemen Keluarga dan Cuti Medis
Perusahaan dapat memprogram modul Sumber Daya Manusia untuk menentukan
apakah seorang karyawan memenuhi syarat untuk mengambil cuti FMLA dan secara
otomatis mengurangi ketidakhadiran tersebut dari cuti karyawan yang diizinkan.
3. Pengelolaan Manfaat Mitra Domestik
Sistem ini memberi perusahaan lebih banyak fleksibilitas dalam menyesuaikan opsi
pertanggungan tanggungan untuk rencana kesehatan, kelayakan untuk pendaftaran
tanggungan, dan penunjukan penerima manfaat.
4. Admnistrasi Insentif Jangka Panjang
Modul Sumber Daya Manusia dapat diprogram untuk membagikan data insentif
tersebut dengan Akuntansi sehingga Akuntansi dapat menyelesaikan pelaporan
keuangan yang diperlukan.
5. Perencanaan Biaya Personil
Alat Perencanaan Biaya Personel memungkinkan staf sumber daya manusia untuk
menentukan dan mengevaluasi skenario perencanaan untuk menghasilkan perkiraan
biaya.

IZAH AULIAH SAHLAN (A062202039) 5

Human Resources Processes with ERP

6. Manajemen dan Penggajian untuk Karyawan Global

SAP ERP membantu perusahaan memastikan proses penggajian pada karyawan
global perusahaan unutk memenuhi peraturan hukum saat ini dan perjanjian
perundingan bersama di lingkungan bisnis lokal.
7. Manajemen berdasarkan Tujuan
SAP ERP mendukung pendekatan MBO melalui proses yang menggabungkan
penilaian kinerja. Hasil penilaian dapat memengaruhi kompensasi karyawan,
menghasilkan kenaikan gaji tahunan yang signifikan, tergantung pada kinerja
karyawan. Proses MBO di SAP ERP juga memungkinkan manajer untuk memasukkan
hasil dari tujuan yang dicapai dalam profil kualifikasi karyawan.

IZAH AULIAH SAHLAN (A062202039) 6

Human Resources Processes with ERP

DAFTAR PUSTAKA

Monk, Ellen & Bret, Wagner. 2013. Concepts In Enterprise Resource Planning. Fourth Edition. United States
of America : Course Technology.

IZAH AULIAH SAHLAN (A062202039) 7