SISTEM INFORMASI

Sumber Daya
Manajemen
Dieboy Marzuq
M. Fiqri Diodi
Yogi
- BNN Family -
 Latar Belakang
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari
setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah
sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah
mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches
Information System (SISDM/HRIS).
 Pengertian System
System adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling
01 mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

Menurut ahli lain sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan satu kegiatan
02 atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
 Pengertian Informasi
Informasi menurut Gordong Davis adalah data yang diolah menjadi bentuk yang
01 memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang. Menurut Jhon G. Burch informasi adalah hasil pembentukan, penyusunan,
pengorganisasian atau pengubahan data yang menambah tingkat pengetahuan.

Jenis informasi ada 2 yaitu informasi formal dan informasi informal, sedangkan untuk
02 penggunaan informasi sendiri di bagi atas 3 pengguna, yaitu pada low level manager,
middle level manager dan top level manager.
Fungsi Sistem Informasi
SDM ?
- BNN Family -
 Perekrutan dan
Manajemen Data
Penerimaan
01 Recruiting and Hiring 02 Data management

Pendidikan dan Penghentian dan

Pelatihan Adminsitrasi Tunjangan
03 Education and Training 04
 01 Perekrutan dan Penerimaan

Persiapan
Melakukan perkiraan/ forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dan
sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu
faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen
yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi pasar
tenaga kerja dan sebagainya.

Recruiting and Hiring

 Rekrutmen Tenaga Kerja (Recruitment)

Suatu proses untuk mencari calon

atau kandidat pegawai, karyawan,
buruh, manajer, atau tenaga kerja
baru untuk memenuhi kebutuhan
SDM oraganisasi atau perusahaan.
Seleksi Tenaga Kerja (Selection)

Menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak

kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu
dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah
melihat daftar riwayat hidup atau (CV) curriculum
vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar
dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan
dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu
pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil
kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis,
wawancara kerja / interview dan proses seleksi
lainnya.
 Pengembangan dan Evaluasi
Karyawan
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau
perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi
tugas dan tanggung jawabnya. Dengan begitu proses
pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat
penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah
maupun yang tinggi.

Development and Evalution

 Kompensasi dan Proteksi
Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja
pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan.
Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat
melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga
kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap
maksimal dari waktu ke waktu.

Compensation adn Protection

 Jenjang Karir

Tahapan kenaikan jabatan dalam suatu pekerjaan.

Hal ini merupakan aspek yang penting bagi para
karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan
untuk memotifasi karyawan dalam
meningkatkan kinerja mereka. Dalam hal ini
perusahaan yang profesional akan menetapkan
jenjang karir yang pasti bagi para karyawannya.
 02 Manajemen Data

Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan

memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Tahapan
Kegiatan Manajemen Data :
 Program data entry.
 Pedoman data entry.
 Penerimaan kuesioner/hasil lab.
 Pedoman coding (code book).
 Pedoman editing.
 Editing & coding.
 Entry data (back up).
 Penyimpanan kuesioner/hasil lab.
 Pedoman clening data.
 Cleaning data.
Data  Data siap analisis (back up).
Management
 03 Pendidikan dan Pelatihan

Selama periode kepegawaian seseorang, SDM

dapat mengatur berbagai program pendidikan dan
pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan
pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
Education and Training
 04 Penghentian dan Administr
Tunjangan

. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan

mereka menerima paket tunjangan. Setelah
penghentian, SDM mengurus program pensiun
perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak
Model Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia

- BNN Family-
Model SISDM dapat dilihat dari INPUT – PROCESS –
OUTPUT. Pada sisi INPUT merupakan data mengenai SDM.
Selain itu, aa sisi PROCESS merpakan perangat keras
(hardwre), dan perangat lunak (software), teknologi
informasi, serta SDM sebagai operator teknologi komputer
tersebut. Selanjutnya pada sisi OUTPUT merupakan keluaran
beru lapoan-aporan yang berguna untuk perencanaan SDM
 Model Input Sistem
Informasi Sumber Daya
Manusia

- BNN Family-
I. SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data
akuntansi bagi SISDM sehingga database berisi gambaran yang
lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non
keuangan.

II. Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan

data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi
(succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis
and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan
dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:

 Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi

yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan
ketenagakerjaan.
 Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti
perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan
lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja
yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini
menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan
melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
 Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan
informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara
serikat pekerja dan perusahaan.
• Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan informasi yang
menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi.
Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan
internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas
lokalnya.

• Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan

informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.

• Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan

keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi
perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa
perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik,
dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin
informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
 Model Output Sistem
Informasi Sumber Daya
Manusia

- BNN Family-
 Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan
oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka
pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis
perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan
perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

 Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan

untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-
informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan
wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

 Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi-informasi

yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi.
Informasi-informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi
kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan
o Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan
kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan
gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

o Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan.

Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif
yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih
ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

o Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi-informasi ini

berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja,
kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
Tujuan Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia

- BNN Family-
 Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai tiga tujuan utama
dalam organisasi.

1. Tujuan utama SISDM, adalah untuk memudahkan akses data

karyawan, seperti kita ketahui jumlah sumber daya manusia di
perusahaan sangat besar dan beragm sehingga membutuhkan akses
tersebut.
2. Yang kedua, perusahaan memerlukan suatu sistem yang dapat
memberikan informasi tentang SDM nya baik kuantitas maupun
kualitas secara lengkap dan detail dan juga secara cepat.
3. Yang ketiga adalah manajemen perusahaan memerlukan sistem yang
dapat secara otomatis membantu menangani pengambilan keputusan
terkait dengan SDM. manusia.
 Permasalahan Sistem
Informasi Sumber Daya
Manusia

- BNN Family-
 Dalam pengeloaan sumber daya manusia secara efektif memerlukan data
dan informasi yang cukup terutama dalam pengambilan keputusan
(decisionmaking). Namun data-data mengenai SDM tersebut walaupun sudah
terdokumentasikan dengan komputer, belum terkelola, terintegrasi dan
tersatukan dengan baik, data data tersebut juga masih tersebar di berbagai file
dengan berbagai macam format. Dan harus di urus karena tercecer di masing-
masing bagian perusahaan.

 Saat ini teknologi komputer telah membantu banyak organisasi untuk

mengkombinasikan data dan informasi secara efisien dan dengan lokasi
secara sentral. Sebelumnya, sistem penggunaan perangkat software ini ‘data
base’, akan tetapi dalam manajemen sumberdaya manusia disebut sebagai
‘human resource information system’ (HRIS).
 Format Informasi
● Informasi tentang SDM sudah disusun sedemikian rupa sehingga sudah
terstruktur sesuai lokasi kerjanya, hal ini memungkinkan adanya informasi
kekuatan SDM, Informasi lowongan kerja dll.
● Sistem Informasi SDM mampu dengan cepat dan leluasa memberikan
fasilitas pencarian informasi SDM, baik kuantitas maupun kualitas.
● Terdapat hak akses bertingkat ( penuh, sebagian, pribadi) yang menjaga agar
tidak ada salah informasi.
 Pemecahan Masalah SISDM
● Perlunya memahami fungsi-fungsi yang dilaksanakan pihak manajemen
yang berkaitan dengan data-data SDM yang sudah ada.
● Perlunya reorganisasi data-data SDM tersebut, baik penyeragaman format,
maupun penyatuan dan pembentukan basis data yang handal sehingga bisa
dikelola dengan baik.
● Perlunya dibangun sistem informasi SDM yang mampu menyediakan
informasi-informasi baik kuantitas maupun kualitas secara cepat dan
lengkap.
 Keuntungan Penggunaan SISDM
1. Mempercepat atau mempermudah pencarian informasi
SDM dengan kualifikasi jabatan tertentu, misalnya
jabatan. Keahlian, pendidikan, prestasi dll.
2. Membantu peneglolaan manajemen.
3. Mempercepat atau mempermudah pengambilan
keputusan.
4. Membantu penyusunan strategi pengembangan SDM
Kesimpulan

- BNN Family-
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) atau Human
Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi
komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana
manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision
Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang
diperlukan.

Tujuan utama SISDM, adalah untuk meningkatkan efisiensi, di

mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia
digabungkan menjadi satu dan mempunyai kegunaan mendasar
yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan.
Kegiatan SISDM antara lain mengelola dan menjalankan sistem
administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan,
pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan
pemberhentian dan administrasi tunjangan.
 Thanks!
Do you have any questions?

- BNN Family-