SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI

Pertemuan 11
SISTEM PAYROLL
Dosen: Saras Supeno

1
 Sistem Payroll
• Pengelolaan elemen manusia di dalam
perusahaan tidak akan lepas dari sistem
penggajian. Sistem ini, akan menjadi andalan
perusahaan dalam memperhitungkan,
memberikan, dan melakukan revisi pada gaji
atau upah yang diberikan pada
karyawan. Payroll adalah istilah umum yang
digunakan untuk menyebut sistem ini.

2
• Dalam industri dan pengelolaan bisnis
modern, penggunaan payroll adalah hal yang
sangat umum. Selain dapat membantu urusan
rutin menjadi tersistem, hal ini juga dapat
mengurangi berbagai risiko human error yang
mungkin muncul akibat berbagai variabel.

3
 Pengertian Payroll
• Payroll adalah sebuah sistem pembayaran,
penggajian, atau pengupahan yang dilakukan
perusahaan pada karyawan yang dimilikinya
secara rutin dalam jangka waktu tertentu.
Sistem ini tersedia dengan mengintegrasikan
berbagai data, sehingga perhitungan kompleks
yang mempertimbangkan banyak variabel bisa
dilakukan dengan cepat, akurat, dan tepat
waktu.
4
• Pada perusahaan berskala besar, urusan penggajian
karyawan sudah sewajarnya menggunakan
sistem payroll yang solid dan benar-benar handal.
Idealnya tidak ada lagi ruang untuk kesalahan
penghitungan gaji akibat human error, sebab semua
sudah masuk ke dalam sistem yang sifatnya
otomatis.
• Perhitungan variabel dan setiap komponen gaji
terjadi secara akurat untuk setiap data karyawan,
sehingga nominal yang diterima karyawan, dan
semua yang diterimakan tidak dalam bentuk uang,
dipastikan benar perhitungannya.
5
• Sederhananya payroll adalah salah satu sistem penggajian
terhadap karyawan dengan tanggal pencairan yang
sudah ditentukan. Dikutip dari investopedia,
sistem payroll ini biasanya dikelola oleh tim SDM atau HR
dari suatu perusahaan. Adapun jenis penggajian ini tetap
menggunakan slip gaji sebagai bukti dari upah yang
diberikan kepada karyawan yang telah bekerja. 
• Pada proses pembayaran gaji, perusahaan yang
menggunakan sistem payroll biasanya telah menentukan
tanggal penggajian dan disetujui oleh para karyawan.
Beberapa perusahaan biasanya menetapkan periode
pembayaran gaji karyawan yaitu pada akhir bulan berkisar
antara tanggal 25-30. 
6
Selain itu, pada sistem ini nantinya perhitungan
gaji akan ditulis secara detail dalam slip gaji
seperti, 
– Gaji pokok
– Tunjangan
– Bonus/Insentif tambahan
– Potongan pajak
– Iuran asuransi/BPJS Kesehatan dan BPJS
Ketenagakerjaan
– Subtotal penghasilan kotor
– Gaji bersih (take home pay)
7
 Manfaat Penggunaan Payroll 
• Ketika perusahaan menggunakan sistem
pengelolaan gaji seperti payroll, secara
langsung perusahaan telah melakukan
otomatisasi pada urusan penggajian karyawan
secara menyeluruh. Jelas, hal ini membawa
banyak manfaat untuk perusahaan dan
karyawan secara langsung.

8
1. Sistem Disesuaikan dengan Ketentuan
Perusahaan
• Sistem payroll yang digunakan akan
disediakan oleh pihak ketiga, namun semua
mekanismenya dapat disesuaikan dengan
kebutuhan perusahaan. Jadi sistem akan
berjalan dengan baik tanpa harus
menginterupsi proses bisnis perusahaan, dan
terus berjalan selaras dengan sistem
pengelolaan yang dimiliki oleh bagian HR.

9
2. Data Terintegrasi

• Setiap data yang diperlukan dalam

perhitungan payroll adalah data-data terkait
dengan masing-masing karyawan. Identitas
karyawan, presensi, lembur, absen, izin cuti,
capaian yang dapat diberikan kompensasi, denda,
dan setiap data lainnya. Semua akan terintegrasi
di dalam sistem payroll, dan perhitungannya akan
berjalan otomatis sehingga memudahkan HR dan
perusahaan dalam mengelola data karyawan ini.

10
3. Perhitungan Berjalan Otomatis
• Seperti yang disampaikan dalam poin kedua tadi bahwa
semua perhitungan akan berjalan secara otomatis
dengan mempertimbangkan setiap variabel yang
berpengaruh. Perhitungan akurat akan didapatkan
berdasarkan input data yang dilakukan, sehingga tidak
ada kesalahan perhitungan.

• Di sisi lain, karena perhitungan berjalan otomatis, maka

waktu pembayaran gaji juga tidak akan mundur.
Sistem payroll dapat membantu perusahaan Anda dalam
mengirimkan gaji sesuai jadwal yang telah ditentukan,
bahkan ketika bukan merupakan hari kerja sekalipun.
11
4. Menghindari Human Error
• Karena semua perhitungan dilakukan secara
tersistem, maka risiko terjadinya human
error benar-benar kecil. Selama input data yang
diterima sistem sudah terverifikasi kebenarannya,
maka setiap output yang dihasilkan dari sistem ini
juga akan tepat perhitungannya.
• Monitoring tetap perlu dilakukan oleh staf terkait,
untuk mengantisipasi adanya kesalahan yang
mungkin muncul dari permasalahan sistem atau
tindakan oknum tidak bertanggungjawab.
12
5. Mempermudah pelaporan kepada
pemerintah
• Selain menghasilkan perhitungan yang akurat,
salah satu manfaat sistem payroll adalah
mempermudah perusahaan dalam membuat
laporan penggajian yang nantinya akan
diserahkan ke pemerintah.

13
 Mekanisme Sistem Payroll 
• Setiap sistem payroll adalah sistem yang unik
dan memiliki ciri khasnya masing-masing.
Namun secara umum, mekanisme
sistem payroll dibagi menjadi 3 tahapan
berbeda, pra-penggajian, penggajian, dan
pasca-penggajian.

14
1. Tahap Pra-Penggajian

• Pada tahap pertama perusahaan akan melakukan

pemeriksaan dan pendataan terkait gaji, cuti,
tunjangan, kehadiran, denda, dan beban yang
dimiliki karyawan. Data ini dikumpulkan dan
dianalisa dengan menggunakan sistem, untuk
menyusun perhitungan gaji yang akurat sesuai
dengan data yang dimiliki karyawan tersebut.
Setelah data diperoleh, data kemudian dipastikan
kebenarannya dengan metode yang dipilih oleh
perusahaan.
15
2. Tahap Penggajian
• Selanjutnya ke tahap kedua, adalah tahap penggajian.
Data yang telah divalidasi pada tahap pertama tadi
masuk ke sistem penggajian yang digunakan
perusahaan untuk diproses. Semua variabel
diperhitungkan, termasuk di dalamnya pajak dan
potongan atau cicilan jika karyawan memiliki utang di
koperasi atau sumber dana yang disediakan
perusahaan.
• Semua data diperiksa kembali sebelum akhirnya
dieksekusi guna pengiriman gaji pada masing-masing
karyawan.
16
3. Pasca-Penggajian
• Pada tahap terakhir ini sebenarnya akan banyak
berkutat pada urusan administrasi dan pembukuan
yang dimiliki perusahaan. Pelaporan pemotongan
pajak, pencatatan di buku besar, dan setiap proses
administrasi yang berdasarkan laporan atas
penggajian yang telah diproses, semua dilakukan
dengan cermat.
• Berdasarkan semua proses yang telah dilakukan
sistem, idealnya perusahaan hanya perlu melakukan
pemeriksaan ulang dan mengkonfirmasi semuanya.
17
 Manfaat Payroll
1. Mengetahui laporan gaji bulanan
• Bagi karyawan, salah satu manfaat dari payroll adalah
mengetahui laporan gaji keuangan tiap bulan.
• Payroll memberikan gambaran yang lebih jelas kepada
karyawan mengenai berapa persentase potongan pajak
dan BPJS serta gaji bersih yang diterima setiap bulannya.
• Selain itu, sistem pembayaran payroll memudahkan
karyawan dalam mengetahui slip gaji. Sebab, nantinya
slip gaji tersebut akan dikirimkan langsung melalui email
kepada masing-masing karyawan.
18
2. Menghemat waktu
• Bagi HR atau bagian administrasi, manfaat payroll adalah
dapat menghemat waktu dalam pembagian gaji kepada
seluruh karyawan.
• Pasalnya, payroll dapat membantu perusahaan dalam
membuat laporan gaji per bulan bagi karyawan.
• Saat ada karyawan yang absen dalam satu
hari, payroll dengan otomatis akan menghitung besaran
gaji karyawan tersebut.
• Dilansir dari Business 2 Community, payroll menyediakan
beragam fitur yang memudahkan dalam proses penggajian.

19
 Penentuan Tanggal Penggajian Melalui
Payroll
• Pada dasarnya payroll hanya sistem pembayaran
semata. Untuk tanggal penggajiannya sendiri kembali
kepada kebijakan dari perusahaan masing-masing.
• Pasalnya, tanggal pemberian gaji dari perusahaan
tidak diatur secara detail oleh peraturan
ketenagakerjaan.
• Akan tetapi, pada umumnya perusahaan swasta akan
memberikan gaji kepada karyawannya antara tanggal
23-27.
20
• Terlepas dari semua itu, kewajiban perusahaan
adalah membayar gaji sesuai tanggal yang telah
disepakati antara kedua pihak.
• Jadi, tetaplah bersabar dalam menunggu gajian
melalui payroll.
• Meskipun sudah mengetahui slip gajimu melalui
sistem payroll, kamu harus mengetahui apa saja yang
kira-kira dapat mengubah besaran gaji per bulannya.
• Hal tersebut penting diketahui agar tidak terjadi
salah paham dari karyawan kepada perusahaan.

21
 Faktor-faktor yang Mempengaruhi
Perubahan Gaji Karyawan
• Pada dasarnya, setiap perusahaan memiliki
kebijakannya masing-masing dalam memberikan
tunjangan atau potongan-potongan gaji lainnya
kepada karyawan.
• Kita tahu bahwa payroll adalah sistem yang
memudahkan perusahaan dalam memberikan
gaji kepada karyawan.
• Akan tetapi, kira-kira apa saja yang memengaruhi
perubahan gaji karyawan di setiap bulannya.
22
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan:
1. Kehadiran
• Sudah jelas jika absen satu hari tanpa alasan
tertentu, gaji akan dipotong dan nantinya akan
masuk ke dalam sistem payroll.

2. Uang lembur
• Jika mendapatkan jatah lembur dalam satu
atau dua hari, kemungkinan akan mengalami
penambahan gaji pada periode waktu
tertentu.
23
3. Bonus sesuai target
• Dalam satu bulan bisa mendapatkan target yang
disesuaikan oleh perusahaan.
• Dengan begitu, dipastikan akan mendapatkan
bonus di akhir bulan dan tentunya masuk ke dalam
sistem payroll.

4. Potongan utang atau denda

• Apabila melakukan kesalahan yang merugikan
perusahaan dan dikenakan denda, jelas gaji bulanan
akan dipotong otomatis oleh sistem payroll.

24
5. Biaya asuransi
• Biaya atau iuran asuransi merupakan hal yang
tidak bisa dikesampingkan. Dengan
memperhatikan bagian ini, dapat mengecek
apakah perusahaan tetap melaksanakan
kewajibannya untuk memberikan tunjangan
kesehatan atau tidak. 

25
• Itulah beberapa faktor yang memengaruhi
perubahan gaji karyawan di tiap bulan.
• Nah, dalam prosesnya, payroll akan
menghitung semua itu secara otomatis. 
• Sebagai contoh, saat karyawan mendapatkan
bonus sesuai target, tugas payroll adalah
langsung memasukkan uang bonus tersebut
ke dalam slip gaji.

26