Proposal Proyek Perangkat Lunak Sistem Informasi Akuntansi & Manajemen CV.

Fajar Mandiri

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

CV. Fajar Mandiri adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang advertising. Ruang lingkup bisnis yang ada meliputi pengerjaan reklame, mempersiapkan kebutuhan event dan segala sesuatu yang berkaitan dengan branding PT. Djarum. Dengan makin berkembangnya perusahaan baik dari segi bisnis yang dilakukan maupun pekerjaan yang dilakukan, dan makin berkembangnya teknologi informasi yang dapat memberikan manfaat dan kemudahan yang tidak bisa didapatkan dengan cara konvensional, maka perusahaan merasa perlu adanya suatu sistem yang dapat mengakomodir semua aktivitas pekerjaan perusahaan. Sistem tersebut diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam pengerjaan tugas perusahaan, efisiensi waktu dan biaya dalam melakukan suatu pekerjaan, keamanan dan integritas data dan informasi perusahaan, serta pada akhirnya semua itu akan berpangkal pada meningkatnya produktifitas perusahaan dan pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang tersedia.

B. Ruang Lingkup Masalah

CV. Fajar Mandiri sebelumnya belum memiliki sistem informasi yang dapat mengakomodir keseluruhan kinerja perusahaan. Aktifitas sehari-hari misalnya pembukuan dan administrasi dilakukan secara manual menggunakan perangkat office. Hal ini dirasa tidak efektif karena rentan terjadi kesalahan atau bahkan kehilangan data karena data tidak diakomodir secara efektif. Serta kurang produktif karena semua aktifitas dilakukan secara manual dan tidak terintegrasi. Oleh karena itu kami mencoba menghadirkan sebuah solusi untuk membuat sebuah sistem informasi perusahaan yang dapat mengakomodir aktifitas-aktifitas tersebut. Diantaranya : Manajemen Gudang Online Selama ini proses pencatatan dan pengelolaan inventaris dan gudang masih dilakukan secara manual. Hal ini tidak efektif karena rentan terjadi kehilangan barang atau kekeliruan pencatatan barang ketika barang keluar dari tempat

penyimpanan atau dikembalikan yang berapapun nilainya barang tersebut akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Dengan menggunakan manajemen inventaris dan barang secara online, diharapkan pencatatan akan menjadi lebih mudah. Keluar masuknya barang akan lebih terkontrol. Perawatan barang akan lebih mudah karena bagian gudang dapat mengetahui kondisi barang baik itu dari segi jumlah maupun kondisi fisik dengan cepat. Administrasi Surat Perintah Kerja yang diterima oleh Fajar Mandiri semuanya dimasukkan ke dalam pembukuan, ini bisa dimudahkan dengan adanya pengarsipan SPK oleh administrasi agar datanya mudah dicari dan tidak hilang atau keselip. Untuk pengadaan inventaris kantor, selama ini hanya dengan melihat apa yang ada di kantor, tetapi akan lebih efektif apabila data kebutuhan kantor di catat secara pasti oleh administrasi agar dapat diketahui apabila ada kebutuhan kantor yang belum terpenuhi atau harus segera dipenuhi. Keuangan Aktifitas perusahaan tentu tidak bisa lepas dari masalah keuangan. Mulai dari pembukuan, jurnal keuangan dan laporan keuangan secara harian, mingguan, bulanan serta tahunan. Pencatatan keluar masuknya uang (cash flow) menjadi hal yang penting untuk dikelola dan diatur dengan baik. Menampilkan laporan keuangan yang baik dan kredibel, akan memudahkan perusahaan tidak hanya memonitor keuangan namun juga menentukan kebijakan perusahaan di masa mendatang. Perencanaan Anggaran Biaya Untuk Kegiatan dan Order Bisnis Dalam mengerjakan suatu pekerjaan branding atau pelaksanaan event, tentunya diperlukan persiapan-persiapan agar dalam pelaksanaannya dilapangan pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan baik dan sesuai tujuan. Persiapan yang ada meliputi persiapan sumber daya manusia, biaya dan keperluan perlengkapan lainnya. Perencanaan Anggaran akan dibuat secara otomatis. Dimana pengguna hanya perlu memasukkan kegiatan jenis apa yang akan dibuatkan rencana anggaran biayanya,

lalu pengguna dapat merubah secara custom rencana anggaran biaya tersebut sesuai kebutuhan di lapangan Personalia, Absensi dan Penggajian Proses manajemen pengelolaan pegawai baik staff maupun honorer masih dilakukan secara manual. Tidak ada pencatatan yang baku mengenai struktur organisasi yang jelas dan data sumber daya manusia yang ada. Dengan makin berkembangnya lingkup bisnis yang dimiliki CV. Fajar Mandiri, dibutuhkan sebuah mekanisme untuk mengatasi hal tersebut. Dan diharapkan dari sistem ini nantinya dapat menangani pengelolaan pegawai baik itu keluar masuk pegawai, pengelolaan data pribadi pegawai, absensi,penggajian pegawai, serta hal-hal yang berkaitan dengan human resource development. Pengawasan Oleh Manajer dan Direktur Direktur dan manajer perusahaan perlu memantau keseluruhan perusahaan, baik aktifitas keuangan, pekerjaan dan pegawai. Hal ini diperlukan untuk memberikan gambaran mengenai keadaan perusahaan secara umum agar dapat diambil keputusan dan kebijakan perusahaan yang tepat dan cepat

C. Tujuan
Proyek Sistem ini dikembangkan dengan tujuan untuk : 1. Menghasilkan sebuah sistem baik software maupun hardware yang mampu mendukung kegiatan operasional CV. Fajar Mandiri dengan fitur-fitur sesuai kebutuhan yang telah didefinisikan 2. Menghasilkan sistem yang memberikan solusi otomatis dan terkomputerisasi terhadap permasalahan dan domain bisnis yang ada. 3. Memudahkan pekerjaan operasional perusahaan misalnya dalam manajemen keuangan perusahaan, administrasi harian, pembuatan laporan-laporan, perencanaan kerja dan pengelolaan bisnis, pencatatan dan perawatan barangbarang dan aset, pengawasan perusahaan dengan mudah oleh direktur

4. Memudahkan pengelolaan informasi dan data yang dapat digunakan untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dan menjadi pertimbangan

pengambilan keputusan perusahaan.

BAB II METODOLOGI DAN KEBUTUHAN A. Metodologi

Metodologi merupakan sebuah panduan atau aturan dalam proses pengembangan Sistem. Pemilihan metodologi yang tepat dapat menjaga sebuah proyek perangkat lunak tetap pada jalurnya dan dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan mempertimbangkan waktu yang tersedia, sumber daya dan resiko yang ada, pengembangan Sistem ini rencananya akan menggunakan metodologi Waterfall dalam kerangka Software Project Life Cycle. Berikut ini adalah langkah-langkahnya : 1. Studi Kelayakan Melakukan studi kelayakan apakah domain permasalahan yang ada dapat dan layak diselesaikan. Melakukan Perencanaan Kerja, serencanaan sumber daya dan biaya, analisis dan mitigasi resiko serta penyusunan proposal dan kontrak. 2. Analisis Mempelajari proses bisnis yang berlangsung di CV. Fajar Mandiri,

mengidentifikasi fungsi-fungsi bisnis yang diperlukan sehingga dapat dihasilkan sebuah kesimpulan mengenai kebutuhan sistem baik software maupun hardware secara pasti. Output yang dihasilkan berupa daftar kebutuhan dan hasil analisisnya, serta dokumen Software Requirement Spesification (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak) 3. Desain Melakukan desain sistem secara detail berdasarkan hasil analisis, mulai dari desain data, desain proses aplikasi, serta desain input-output sehingga dapat memberikan gambaran lebih detail mengenai fungsi-fungsi bisnis yang ada pada aplikasi. Output yang dihasilkan dari fase ini berupa dokumen Software Architectural Design (Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak) 4. Konstruksi / Pemrograman Pada fase ini hasil desain yang telah dibuat direalisasikan/diterjemahkan dalam bentuk bahasa pemrograman yang nantinya akan menghasilkan perangkat lunak

sesuai fungsi-fungsi bisnis yang ada. Serta melakukan instalasi hardware dan jaringan yang dibutuhkan oleh sistem yang akan berjalan nantinya . 5. Pengujian Dilakukan untuk mengetahui apakah program yang dihasilkan dari fase sebelumnya telah benar sehingga dapat mencakup fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki. Pengujian juga dimaksudkan untuk mengetahui keterbatasan dan kelemahan sistem yang dibuat untuk sebisa mungkin dilakukan penyempurnaan. 6. Pelatihan Setelah sistem telah jadi dan selesai dikembangkan , pihak developer proyek bertanggung jawab melatih user atau operator CV. Fajar Mandiri yang memiliki hak akses untuk mengakses program atau aplikasi yang ada sesuai jadwal yang ada. Pihak developer juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka sesuai ketentuan sehingga tidak menyulitkan pengguna di kemudian hari. 7. Pemeliharaan Proyek sistem ini tidak begitu saja selesai setelah diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggat waktu yang telah disepakati sesuai kontrak untuk melakukan pemeliharaan dan perawatan baik dari segi hardware maupun software untuk memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersbut dapat beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala yang berarti. 8. Dokumentasi Dalam proyek ini dihasilkan beberapa dokumen yang menjadi wujud pencapaian suatu target atau selesainya suatu aktivitas. Dokumen dibuat untuk melihat kemajuan proyek yang dikembangkan sebagai referensi untuk troubleshooting bila terdapat kendala, sebagai pedoman operasional, dsb. Dokumen yang dihasilkan antara lain. Dokumen Software Project Plan yakni dokumen yang berisi kerangka dan perencanaan kerja, dan perencanaan biaya dan sumber daya. Dokumen Software Requirement Spesification (Spesifikasi

Kebutuhan Perangkat Lunak) yang menjadi hasil dokumentasi tahap analisis. Dokumen Software Architecture Design (Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak) yang menjadi hasil dokumentasi dari tahap design. Dokumen User Manual yakni panduan penggunaan program. Dan dokumen Software Testing yakni dokumen yang menjadi dokumentasi pengujian perangkat lunak pada fase pengujian.

B. Kebutuhan
1. Kebutuhan Sistem A. Software 2. Biaya Tahap Inisiasi (Studi Kelayakan) Tahap Planning Tahap Analisis Tahap Perancangan Hardware Tahap Desain Tahap Construction Software Tahap Testing Tahap Deployment Tahap Pelatihan Tahap Maintenance Dokumentasi dan Akomodasi Total = Rp. 2.400.000 = Rp. 450.000 Windows Presentation Foundation Framework C# My-SQL Database Clear-OS Diagram Usecase

B. Hardware

= Rp. 1.800.000 = Rp. 900.000

= Rp. 1.800.000 = Rp. 6.250.000 = Rp. 420.000

= Rp. 1000.000 = Rp. = Rp. = Rp. 600.000 900.000 480.000

Rp.17.000.000

Keterangan Tambahan : Biaya Maintenance yang termasuk dalam proposal adalah biaya maintenance pada Maintenance Awal yakni pada bulan pertama, kedua dan ketiga. Untuk Maintenance lanjutan dikenakan biaya tambahan sesuai kesepakatan.

Use Case Diagram Aplikasi

System melihat tarif sewa barang mencatat tarif sewa barang

memasukkan pesanan

melihat data barang

mengelompokan pesanan berdasarkan kategori <<include>>

mencatat barang yang ada

mencatat<<include>> pesanan kebutuhan

mencatat barang yang keluar

<<include>> mencatat pengeluaran untuk tiap pesanan

mencatat barang yang masuk

memasukkan jumlah gaji karyawan Administrasi mencatat kebutuhan kantor

membeli kebutuhan gudang skala kecil

membuat surat jalan barang

Gudang

manajemen gaji karyawan

mencetak surat jalan

melihat kebutuhan pesanan mengarsipkan SPK mengubah data barang

melihat data pesanan

menghapus data barang

mengurus absensi tiap hari melihat pengeluaran untuk tiap orderan Personalia mendaftarkan karyawan mengarsipkan faktur mengubah data karyawan membuat tagihan customer Invoice mencetak tagihan customer membeli kebutuhan gudang skala besar

membeli kebutuhan kantor

mencatat pengeluaran harian

mencatat pengeluaran bulanan

mencatat pengeluaran

melihat laporan keuangan harian

mencatat pengeluaran mingguan

melihat laporan keuangan bulanan Direktur melihat laporan keuangan mencetak slip gaji

Kasir

melihat gaji karyawan

melihat pembelian barang skala kecil melihat laporan keuangan mingguan melihat pembelian barang skala besar

melihat pembelian alat kantor manager

C. Jadwal dan Rencana Kerja

Berikut ini adalah jadwal dan rencana kerja dari pengembangan perangkat lunak ini :

Keterangan Tambahan: Tahap Maintenance dibagi menjadi empat bagian yakni 1. Maintenance Bulan Pertama Dilakukan Pada bulan pertama setelah Software dan Hardware selesai di pasang dengan jumlah delapan kali pertemuan dalam satu bulan. 2. Maintenance Bulan Kedua Dilakukan Pada bulan kedua pada tahap maintenance dengan jumlah empat kali pertemuan dalam satu bulan. 3. Maintenance Bulan Ketiga Dilakukan Pada bulan ketiga pada tahap maintenance dengan jumlah dua kali pertemuan dalam satu bulan. 4. Maintenance Lanjutan Maintenance lanjutan dilakukan setelah tiga bulan maintenance sebelumnya yakni hanya pada saat CV. Fajar Mandiri membutuhkan, dan pihak developer wajib memenuhi panggilan dan menangani masalah yang ada berkaitan dengan sistem yang dikembangkan. Biaya yang dikenakan pada maintenance lanjutan dihitung pada tiap kali pertemuan.

D. Sumber Daya Manusia

Untuk merealisasikan proyek ini dibutuhkan personil-personil yang tergabung dalam satu tim pengembang perangkat lunak dengan job description masing-masing sebagai berikut :

Project Manager Analyst software

: Wahyu Tri Prasetyo : Ekanda Susaptyo Hidayat Teguh Jiwandana Panaling Gotra

Desainer

: Rizky Ichsan P.P Krizal Erdiyan P Wahyu Tri P

Hardware & Jaringan

: Gigih Prio Nugroho Gelorawan Adi N

Programmer

: Arwin Luthfir R Arief Nanda Syafrudin Wahyu Tri Prasetyo Ekanda Susaptyo Hidayat Teguh Jiwandana Panaling Gotra P. Rizky Ichsan P.P Krizal Erdiyan P. Gigih Prio Nugroho Gelorawan Adi N.

Tester

: Wahyu Tri P Rizky Ichsan P.P