Proposal Payroll Management System

Tentang Kami
S-KEEP merupakan sebuah perusahaan jasa di bidang Branding dan
IT Solution yang mencakup media social branding, political branding,
product branding, film, dokumenter, TVC, website, aplikasi Mobile,
sistem security, desain kreatif termasuk desain Interior serta berbagai
sistem informasi.

S-KEEP berkedudukan sebagai perusahaan yang mewadahi berbagai

macam jenis usaha yang membutuhkan sarana promosi dan manajemen
berbasis IT termasuk pengamanan data-data perusahaan secara Online.
Slogan kami adalah Your Best Branding & IT Solution, kami bekerja
dengan dasar inovasi dan kreativitas untuk memberikan warna dalam
setiap karya sehingga dapat menciptakan produk bersaing di masa depan.

S-KEEP berdiri pada tanggal 29 April 2017, S-KEEP bekerja dan berkarya
berdasarkan pada nilai-nilai kejujuran, integritas, inovasi, kreatif serta
ditunjang oleh peralatan yang modern, selalu berusaha memberikan
pelayanan terbaik dan sepenuh hati.
 VISI
Menjadi mitra terpercaya untuk solusi
kebutuhan branding serta TI (Teknologi Informasi)
yang memberikan kualitas terbaik bagi pengguna jasa
kami.

MISI
1.Memberikan pelayanan terbaik dengan mengedepankan
kualitas.
2.Membuat terobosan baru dengan produk-produk yang
bersifat produktif dan inovatif.
3.Mengutamakan kinerja yang transparan,
jujur, professional, berkualitas
serta menjunjung tinggi
harkat, derajat, dan
persaudaraan
 Ruang Lingkup Kerja
S-KEEP TECHNOLOGY (ST)

Kami selalu mengedepankan konsep kreatif serta inovatif dalam setiap implementasi produk kami.
Dalam megembangkan potensi produk kami, Divisi teknologi yang kami miliki memberikan ruang
lingkup kerja sebagai berikut :

Professional Web Design Professional Search

Augmented Reality
and Development Engine Optimizer (SEO)

Professional Web Mobile Application Game Developer

Maintenance All Platform

Professional Web
Desktop Application 3D Mapping
Security System

Professional
Management System Virtual Tour (360VR) Security System
PENDAHULUAN
Era sudah berubah, ini bukan lagi slogan, akan tetapi ini sebuah tuntutan perubahan,
bahwa saat ini pola kehidupan sudah bergeser pada suatu perubahan yang paling
dirasakan oleh kita semua yaitu, Era Digital.

Perubahan bisnis menjadi begitu cepat karena adanya internet. Tak ada yang menyangka
bahwa penemuan itu akan membawa dampak sangat besar bagi dunia bisnis dan peradaban
manusia. Perlahan tapi pasti, cara-cara lama konvensional mulai tergerus dengan adanya
internet dan arus perkembangan teknologi yang kian semakin cepat.

Menghadapi masa Era Digital, kami S-KEEP Technology sangat memahami tantangan yang
tercipta pada berbagai sektor, salah satunya adalah pada sektor usaha baik itu usaha skala
kecil maupun skala besar. Hampir semua perusahaan besar telah memanfaatkan
perkembangan teknologi untuk memudahkan kinerja setiap kepengurusan usaha maupun
monitoring akan perkembangan usaha tersebut.

Ketertinggalan bukanlah sebuah opsi. Keputusan dan tindakan cepat kita akan menentukan
kesuksesan kita. Itulah yang mendorong kami untuk mengembangkan terobosan baru yaitu
Payroll Management system sehingga memudahkan pihak perusahaan dalam memantau seluruh
kegiatan usaha, penggajian kepegawaian, absensi kepegawaian dan transparasi perusahaan.

Payroll Management System merupakan software sistem berbasis cloud server yang dapat diakses
kapanpun dan dimanapun oleh pihak perusahaan untuk mengatur segala sistematika kinerja
perusahaan. Selain penyediaan secara online, sistem ini dapat di implementasikan
menyesuaikan kebutuhan perusahaan dan pihak perusahaan bisa memiliki jaringan tersendiri
tanpa perlu merasa khawatir untuk kehilangan data serta mengamankan data-data yang
bersifat rahasia.
Penjelasan Produk
Payroll Management System kami memiliki berbagai fitur
yang dapat di akses dengan mudah. Adapun fitur
yang ada pada aplikasi kamiyaitu sebagai berikut :
 Fitur Payroll Management System
ADMINISTRASI
DATA PERSONALIA
a. Merekam data karyawan, meliputi data
personalia (dengan foto), keluarga, posisi
karyawan, status, dan saldo cuti.
b. Data histori kerja yang meliputi pendidikan,
posisi dan status, gaji, upah,dan tunjangan.
c. ID Karyawan akan dirancang secara khusus
untuk menghindari data ganda.
d. Karyawan dapat melihat data personalia
pribadi mereka.
e. Karyawan juga dapat melihat laporan
kehadiran, sisa cuti, dan sisa saldo medikal
pribadi.
f. Karyawan dimungkinkan untuk melakukan
permintaan pergantian data personalia, jika
data yang dilihat karyawan dinilai tidak sesuai
g. Perusahaan dapat menentukan posisi
karyawan terbaik atau yang menorehkan
kinerja terbaik per periodic.
STRUKTUR ORGANISASI
& PANGKAT
a. Menampilkan struktur organisasi secara list
dan massif
b. Struktur organisasi diatur secara multi-level
(tidak dibatasi)
c. Terdapat diagram pohon yang akan tercipta
dari struktur organisasi tersebut
d. Histori kerja & posisi kepengurusan
perusahaan
SISTEM MANAJEMEN
WAKTU KERJA
a. Pengaturan shift kerja dan pola kerja yang
kompleks dan lengkap
b. Jadwal kerja dapat diatur menurut group
atau pribadi
c. Kalender kerja tidak terbatas
d. Waktu kerja dapat disesuaikan dengan
sebagian besar mesin absen yang ada
di pasar ataupun di input manual
e. Data dimungkinkan dapat dirubah jika ada
perubahan shift kerja secara tidak sengaja
f. Karyawan dapat melakukan permintaan SPL,
Cuti, Perubahan shift dan kehadiran yang
akan disetujui oleh atasan berdasarkan
workflow yang sudah ditentukan
 Fitur Payroll Management System
PAYROLL, TAX, BPJS,
NAKER & KESEHATAN
a. Histori gaji karyawan akan jelas untuk
menghindari pemberian gaji dua kali pada
karyawan yang sama dan nama karyawan
yang sama
b. Komponen gaji dapat disesuaikan dengan
daftar upah, premi, dan insentif karyawan
pada perusahaan
c. Terdapat perhitungan BPJS dan PPH21
untuk masing-masing komponen gaji
d. Pencetakan SPT tahunan untuk masing-
masing karyawan
e. Pencetakan laporan pajak tahunan untuk
satu NPWP atau lebih (untuk kantor cabang
dan pusat)
f. Report formulir bulanan WPG Payroll System
KONFIGURASI SISTEM
a. Pengaturan hak akses untuk masing-masing
modul
b. Hak akses dapat dibatasi sesuai pangkat,
jabatan maupun organisasi
c. Riwayat transaksi untuk setiap kegiatan
terdapat dalam sistem
d. Pengaturan tanggal efektif transaksi
e. Workflow dapat diatur berdasarkan workflow
yang digunakan pada pekerja lapangan
f. Perhitungan gaji tersistem otomatis jadi tidak
perlu menginput data untuk dua kali
IMPLEMENTATION
Implementasi adalah proses persiapan hingga produk
bisa digunakan sepenuhnya oleh pihak perusahaan.
Beberapa tahapan implementasi harus dilalui oleh pihak
perusahaan maupun pihak penyedia layanan.
TAHAPAN IMPLEMENTASI PAYROLL MANAGEMENT SYSTEM
BULAN KE-
No KEGIATAN 1 2
1 2 3 4 1 2 3 4
1 Pengisian JOR
2 Meeting Finalisasi JOR
3 Pengumpulan Data Migrasi
4 Penandatanganan JOR
5 Pembuatan Design Template
6 Implementasi Design To System
7 Frontend
8 Backend
Analisis Kebutuhan Dan
9
Sistem
10 Analisis Database
11 Perancangan Sistem
12 Perampungan Sistem
13 Pengujian Sistem
14 Instalasi
Penyusunan Buku Panduan
15
Operasional
16 Pelatihan Operasional
17 Pre-Launching & Launching
18 Closing Project
 Pengisian JOR oleh
Calon Pelanggan:
a. Pelanggan diharuskan mengisi
JOR (Job Order Request) setelah
pengenalan produk telah selesai
dilakukan.
b. Pelanggan menyertakan
seluruh dokumen pendukung,
paling lambat 4 hari sebelum
dilaksanakan meeting finalisasi
JOR. Diantaranya:
1.JOR
2. Menyiapkan formulir pengajuan
lembur, ijin, cuti, pergantian shift,
dan dokumen pelengkap lainnya
(Jika ada softcopy, dapat dikirim-
kan melalui email)
Meeting Finalisasi JOR:
a. Pihak S-KEEP akan melakukan
presentasi produk, pembahasan
tim project, jadwal implementasi,
kebutuhan IT dan finalisasi JOR
(Review dan Solusi).
b. S-KEEP akan memberikan:
1. Contoh report standar aplikasi
2. Template pengumpulan data
3. Template attendance
(kehadiran) dan berbagai
macam modul serta JOR final
c. Jika pada meeting finalisasi JOR
tidak terdapat lagi yang perlu
ditambahkan, maka pelanggan
akan mendapatkan paralel PO
(Purchasing Order) dengan tim
marketing S-KEEP.
Pengumpulan
Data Migrasi:
a. Template data organisasi,
data jabatan, data karyawan
& riwayat penggajian
dilengkapi oleh calon
pelanggan sesuai jadwal
implementasi
b. Penyerahan template report
oleh calon pelanggan sesuai
dengan jadwal implementasi
c. Tim kami akan melakukan
data migrasi dan desain report
Penandatanganan
JOR
a. Finalisasi jadwal implementasi
b. Penandatanganan JOR oleh
kedua belah pihak
c. Tim kami akan melakukan
pengaturan database sesuai
JOR Final

Instalasi
Saat instalasi, dibutuhkan
keterlibatan semua pihak, baik
pihak S-KEEP maupun pelanggan.
Selain tim yang ada di lapangan,
Manajemen juga harus terlibat
untuk mendukung berjalannya
proses implementasi. Keputusan
yang tidak diputuskan oleh tim
implementasi akan diputuskan oleh
Manajemen.
Struktur Tim kami disaat instalasi
terdiri atas :
a. Project Manager
Bertanggung jawab atas seluruh
aspek instalasi.
b. Sistem Integrator
Bertanggung jawab mengimplem-
entasikan program kepada
pelanggan.
c. IT Support
Bertanggung jawab atas infra-
struktur IT dan instalasi program.
TRAINING & UAT Pre-Launching Suporting
Lauching
(User Acceptance Test) Penggunaan
a. Pelatihan penggunaan a. Menyusun jadwal untuk a. Output Payroll Process a. Support akan diberi-
aplikasi (Human Resour- data inputan selama data gaji sama seperti kan dengan email,
ces, Attendance, Payroll, pre-Launching (Input pre-Launching tetapi telepon atau Remote.
Process, dan Reporting). data dilakukan per hari). dalam siklus 1 periode b. Tim Support akan
b. Melakukan UAT berdasar b. Payroll Process per pengganjian memberikan solusi
kan JOR Final. minggu (untuk menghin- b. Penandatangan Berita atas kendala yang
c. UAT yang sudah selesai dari kendala terkumpul di Acara Serah Terima, di dihadapi oleh
akan dilakukan penanda- akhir bulan). mana langkah selanjut- Pelanggan.
tanganan berita acara c. Pelanggan secara aktif nya adalah maintenance. c. Setiap kendala akan
UAT oleh pelanggan. untuk melakukan input di-dokumentasikan
d. Tim S-KEEP sudah dapat dan memeriksa data dalam sistem yang
restore Database secara dalam aplikasi. terintegrasi dengan
live. website untuk
pelanggan.
TOPOLOGI JARINGAN
ONLINE

Cloud Server

Karyawan

Gaji
Owner Payroll

Router BANK
Gaji
Pokok Manager
Admin Keuangan
Tunjangan Printer
Slip Gaji
PPH21
Laporan
Report Formulir Bulanan
BPJS Laporan Tahunan
TOPOLOGI JARINGAN
OFFLINE

Local Server
Owner

Admin
Router

BANK
Payroll

Manager
Karyawan Keuangan

Gaji Pokok Printer

Gaji Slip Gaji

Tunjangan
PPH21 Laporan
BPJS Report Formulir Laporan Tahunan
Bulanan
SPESIFIKASI HARDWARE, OPERATING SYSTEM
& SOFTWARE
WPG PAYROLL SYSTEM

SPECIFICATION CLIENT PC VPS SERVER

Core 2 Duo 2.8 Ghz or Equiva Intel Quad Core 3.0 Ghz or
Processor
lent Processor Equivalent Processor

RAM 2 GB 4 GB

Hard Disk Space 100GB 50GB SSD

Network Care 100/1GbaseT 1 Gbps Uplink Network

Operating System Windows XP/Vista/7/8/10 CentOS Linux

Web Browser (Min. Chrome) 1 IP Address

Microsfot.Net KVM Virtualization
Others
Framework v2.0 Cpanel License and Access
Microsoft Office 2003 Unmetered Bandwidth
PRICING ALL IN ONE PACKAGE
No Biaya Variabel Jumlah Biaya Jangka Waktu Total
1 VPS Server 1 unit Rp20.500.000,00 5 Tahun Rp102.500.000,00
2 Domain 2 unit Rp500.000,00 5 tahun Rp2.500.000,00
Total Rp105.000.000,00

No Biaya Tetap Jumlah Harga Jangka Waktu Total

1 Kustomisasi Sistem 1 unit Rp45.000.000,00 LIFETIME Rp45.000.000,00

2 Instalasi Sistem 1 unit Rp25.000.000,00 LIFETIME Rp25.000.000,00

INSTALASI HARDWARE
1 PC Complete 1 unit FREE LIFETIME FREE
3
Configuration for
1 unit FREE LIFETIME FREE
Local Network
4 Maintenance 1 tahun Rp2.750.000,00 5 TAHUN Rp13.750.000,00
5 Security System 5 tahun FREE 5 TAHUN FREE
6 Database Checkup 1 tahun FREE 2 TAHUN FREE
7 Website 1 unit FREE LIFETIME FREE
8 Logo Making 1 logo FREE LIFETIME FREE
Total Rp 83.750.000,00

GRAND TOTAL Rp 188.750.000,00

Terbilang #Seratus Delapan Puluh Delapa Juta Tujuh Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah#
Benefits
This PowerPoint Template has clean and
neutral design that can be adapted to any
DESKRIPSI KETERANGAN
content and meets various market segments.
Jumlah Maksimum Karyawan With this many slides you are able to make a
Tidak Terbatas
dalam 1 Database complete PowerPoint Presentation that best
Jumlah Maksimum Perusahaan suit your needs.
Tidak Terbatas
dalam 1 Database
Jumlah Lokasi Implementasi 1 Lokasi
Jumlah Laporan Menyesuaikan kebutuhan Pelanggan
Input Data Bisa melalui Online & Offline
Pengoperasian Sistem Bisa melalui Online & Offline

Monitoring Bersifat Online dan Mengintegrasikan data secara offline

System Berupa Custom Nama System bisa diganti dengan nama Perusahaan

Free Website Nama Website dapat mengikuti kebutuhan Perusahaan

Features All Features Unlocked + Additional Custom

Include Buku Panduan secara Lengkap disertai cara backup data

Training Operasional
 ONLY CUSTOM PACKAGE

No Biaya Variabel Jumlah Biaya Jangka Waktu Total

1 System Custom 1 Unit Rp45.000.000,00 LIFETIME Rp45.000.000,00
2 Local Network 1 Unit Rp20.500.000,00 LIFETIME Rp20.500.000,00
Total Rp65.5000.000,00

No Biaya Tetap Jumlah Biaya Jangka Waktu Total

1 Listrik 1 Kali Rp750.000,00 3 Bulan Rp2.250.000,00
2 Internet 1 Kali Rp1.250.000,00 3 Bulan Rp3.750.00,00
3 Overhead 1 Kali Rp500.000,00 3 Bulan Rp1.500.000,00
Total Rp7.500.000,00
GRAND TOTAL Rp73.000.000,00
Terbilang #Tujuh Puluh Juta Rupiah#
Benefit
DESKRIPSI KETERANGAN
System Berupa Custom Nama System bisa diganti dengan nama perusahaan
Jumlah Maksimum Karyawan dalam 1 Database Tidak Terbatas
Jumlah Maksimum Perusahaaan dalam 1 Database Tidak Terbatas
Jumlah Lokasi 1 Implementasi 1 Lokasi
Features All Features Unlocked + Additional Custom
Training Operasional Include Buku Panduan secara lengkap disertai cara backup data
• TERMIN PEMBAYARAN
PEMBAYARAN KE # PRESENTASE
1 30%
2 30%
3 40%
WAKTU PEMBAYARAN
PO (PURCHASING ORDER) DITERIMA
PERAMPUNGAN SISTEM DILAKUKAN
PRE-LAUNCHING

KONDISI PENAWARAN
• Semua Harga Belum Termasuk PPN 10%
• Akomodasi dan Transport diluar Kota Palembang ditanggung oleh Pelanggan
• Untuk paket all in one dan custom, jika kebutuhan pelanggan lebih dari yang ditawarkan,
akan ada penambahan biaya kembali dan dibicarakan pada saat meeting finalisasi JOR
Penutup
Demikianlah proposal ini kami susun dan sampaikan terhadap
perusahaan yang terkait, semoga langkah kami ini menjadi awal
yang baik bagi terealisasinya tujuan dan kerjasama jangka
panjang.
Harapan kami semoga sistem Payroll yang kami sediakan dapat
bermanfaat secara maksimal terutama dalam segala hal yang
berhubungan dengan kegiatan Perusahaan.
Atas pertimbangannya kami ucapkan terima kasih.
PAYROLL MANAGEMENT SYSTEM