Buku Panduan

SIPP ASN
(SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DAN PELAYANAN ASN )

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 1

www.sippasn.simpeg.grobogan.go.id/beta
 BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN
PELATIHAN
KABUPATEN GROBOGAN

BUKU PETUNJUK PENGGUNA

SISTEM INFORMASI PELAYANAN DAN PENGELOLAAN
SIPP ASN
(User Admin SKPD)
BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 2
 1. Buka halaman website sippasn.simpeg.grobogan.go.id/beta Lalu akan diarahkan pada
tampilan di bawah ini untuk memasukan ( username ) dan ( password ) sesuai SKPD
masing masing.

Tampilan Halaman login

2. Setelah login berhasil akan muncul pesan sambutan selamat datang seperti dibawah ini

Tampilan login berhasil

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 3

 3. Lalu setelah itu akan muncul Halaman DASHBOARD seperti dibawah ini :

Tampilan dashboard admin skppd

Diatas merupakan tampilan halaman dashboard admin skppd, dimana pada menu
dashboard itu terdapat beberapa menu seperti :
1. Notifikasi perubahan data dari pegawai , seperti perubahan biodata, perubahan
riwayat pangkat, perubahan riwayat , perubahan riwayat jabatan , dimana apabila
diklik akan muncul halaman dibawah ini :
2. Menampilkan apa saja yang terdapat pada notifikasi sebagaimana poin 1. Berupa
usulan perubahan data pegawai.
3. Pada tanda merah no 3 tampilan diatas, merupakan , jumlah pegawai yang meliputi
( PNS, PPPK, dan CPNS )
4. Pada tanda merah no 4 merupakan menu ( e-personal) dimana untuk melihat data
pegawai yang ada di skppd/instansi tersebut ,
5. Pada menu profil pojok kanan atas , dapat digunakan untuk melihat profil admin,
selain dapat melihat juga dapat diguakan untuk mengubah password / username
admin skppd,

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 4

 A. E-PERSONAL
Menu berikutnya adalah menu Epersonal. Berikut Ini adalah tampilan menu E-PERSONAL
pada SIPP ASN.

Tampilan menu e-personal

E-Personal merupakan sebuah MODUL pada SIPP ASN, dimana fungsi utamanya adalah
menampilkan data pegawai di dalam SKPD tersebut berikut dengan personal file (Efile) nya.
Menu ini berfungsi untuk membantu Admin SKPD dalam mengelola kepegawaian di
skpd/instansi masing masing, adapun sub menu yg terdapat pada E-PERSONAL antara lain:

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 5

 1. BIODATA PEGAWAI
1.1. BIODATA
Pada sub menu biodata menampilkan informasi data pegawai yang dicari. Ketik
pada bagian NIP. Pencarian bisa menggunakan NIP atau NAMA pegawai

Setelah di klik muncul informasi pegawai tersebut sebagaimana pada gambar

di bawah ini.

Tampilan menu biodata pegawai

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 6

 Pada tampilan diatas merupakan tampilan menu biodata pegawai dimana
berisikan informasi data pegawai yang dicari pada skpd/instansi masing masing,
dimana pada sub menu biodata pegawai terdapat beberapa informasi antara
lain :
a. Biodata Pribadi : menampilkan isi data pribadi pegawai berupaa ( nip,
nama, jenis kelamin , agama , no telp, email, dll)
b. Lokasi dan Jabatan : menampilkan data ( unit kerja ,sub unit kerja , jenis
jabatan , jabatan pegawai, dll )
c. CPNS / PNS : menampilkan data ( no sk . tgl sk , tmt sk, golongan ,dll )
d. Pangkat Terakhir : menampilkan data pangkat terakhir berupa ( no sk
kenaikan pangkat ,tgl sk, tmt sk, dll )
e. KGB terakhir : menampilkan data kenaikan gaji berkala terakir berupa ( no
sp kgb, tgl sp kgb, dll )
f. Pendidikan : menampikan data pendidikan dari pendidikan awal hingga
pendidikan akhir.
g. Riwayat : pada menu riwayat selain menampilkan beberapa data Riwayat
diantaranya (Riwayat pangkat, jabatan, kgb, pendidikan, diklat struktural,
dll) juga terdapat menu aksi yang dimana apabila menu aksi diklik akan
muncul perintah kelola file, edit, hapus , dibawah ini merupakan contoh
tampilan menu riwayat pangkat

Tampilan menu riwayat pangkat

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 7

 Pada setiap sub menu Riwayat (pangkat, jabatan, KGB, dll) terdapat menu
tambah Riwayat, kami contohkan disini adalah menu tambah riwayat pangkat
dan dibawah ini merupakan tampilan tambah Riwayat.

Tampilan menu tambah riwayat

Dan dibawah ini adalah tampilan menu kelola file pada menu riwayat pangkat
dimana pada menu kelola file dapat berfungsi untuk mengupload efile
ataupun cetak efile.

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 8

 Tampilan kelola file riwayat pegawai
Pada sub menu kelola file riwayat pegawai terdapat beberapa aksi antara lain
1. Untuk memilih data/file dokumen pegawai yang akan di upload dimana
pada menu ini tertera maksimal ukuran file yang akan diupload, apabila
melebihi maka tidak akan dapat di upload
2. Checklist apabila ingin menggabungkan data yang sudah ada sebelumnya
dengan data yang baru,
3. Upload data yang sudah dipilih.
4. Data yang berhasil di upload nantinya akan terdapat di halaman bawah,
dimana penamaan file akan otomatis seperti pada gambar di atas, apabila
ingin mencetak tinggal pilih cetak dokumen. Apabila klik hapus maka akan
menghapus dokumen tersebut.

h. Keluarga : Menampilan data keluarga pegawai diantaranya orang tua, suami

/ istri, data anak, saudara.
i. Data Lain : menampilkan data dan informasi diantaranya tinggi badan, berat
badan, hobby.
j. E-dokumen : menampilan efile pegawai berdasarkan jenis dokumen.

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 9

 Untuk upload efile pegawai melalui sub menu Kelola file, maka akan muncul
tampilan seperti di bawah ini

File yang akan diupload harus berupa file ekstensi pdf (.pdf) dengan ukuran
maksimal 5 mb.

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 10

 1.2. DATA PEGAWAI
Pada sub menu data pegawai menampilkan keseluruhan pegawai pada SKPD
tersebut. Berikut tampilannya

Pada tampilan gambar di atas menunjukkan informasi pegawai yang terdapat

pada SKPD BKPPD, menampilan informasi secara umum pada setiap pegawai.
1. Pada angka 1 di atas digunakan untuk mencari pegawai
2. sedangkan angka 2 di atas digunakan untuk edit pegawai, dan cetak data
pegawai. Sebagaimana contoh di bawah ini.

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 11

 Kemudian klik PRINT akan muncul opsi apa saja yang akan di cetak
sebagaimana pada tampilan di bawah ini

untuk memilih atau tidak memilih opsi tersebut bisa di uncheck pada jenis
Riwayat. Setelah semua sudah disesuaikan kemudian klik CETAK.
Tampilan Cetak sebagaiamana gambar di bawah ini

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 12

 1.3. PERUBAHAN BIODATA
Pada sub menu Perubahan Biodata menampilkan informasi usulan perubahan
biodata pegawai yang diusulkan oleh ASN secara langsung melalui aplikasi SIPP
ASN. Bagaimana cara untuk memverifikasi akan dijelaskan pada MODUL
VERIFIKASI DATA.
1.4. PERUBAHAN RIWAYAT
Pada sub menu Perubahan Riwayat menampilkan informasi usulan
perubahan Riwayat pegawai yang diusulkan oleh ASN secara langsung melalui
aplikasi SIPP ASN. Bagaimana cara untuk memverifikasi akan dijelaskan pada
MODUL VERIFIKASI DATA.

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 13

 2. STRUKTUR ORGANISASI
Digunakan untuk melihat skema struktur organisasi dari setiap unit kerjaa

Pilih unit kerja kemudian klik lihat struktur organisasi, maka akan muncul tampilan
seperti dibawah ini :

Tampilan menu Struktur organisasi

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 14

 3. STATISTIK PEGAWAI
Digunakan untuk melihat jumlah data pegawai berdasarkan ( jenis kelamin, golongan
, pendidikan, jabatan, dll ) pada instansi yang dipilih

Tampilan statistik pegawai

Langkah-langkah :

- Pilih unit kerja

- Pilih kategori ( kategori data statistik yang akan di tampilkan misal berdasarkan
pendidikan, jenis kelamin , golongan , dll)
- Klik lihat statistik pegawai untuk melihat statistik pegawai
- Ketika kita pilih lihat statistik pegawai berdasarkan pendidikan maka akan
muncul tampilan halaman seperti dibawah ini ;

Tampilan statistik pegawai

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 15

 4. NOMINATIF PEGAWAI

Tampilan nominatif pegawai

Langkah-langkah :
- Pilih Unit kerja
- Pilih Jenis Jabatan
- Pilih golongan, sesuaikan, keatas, kebawah, atau antara.
- Pilih Eselon dan atribut lainnya.
- Pilih urutan berdasarkan Gol. Ruang, NIP, atau nama.
- Beri cek pada tampilan data untuk data yang akan ditampilkan.
- Klik Lihat Nominatif untuk memunculkan data dibawah.
- Klik Cetak Nominatif untuk mencetak data.
- Klik Diwnload Excel untuk mengunduh file excel

5. DUK PEGAWAI
Digunakan untuk menampilkan daftar urut kepangkatan dari setiap unit kerja

Tampilan DUK Pegawai

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 16

 Langkah-langkah :
- Pilih unit kerja
- Klik lihat DUK untuk menampilkan data dibawah
- Klik cetak DUK untuk mencetak data
- Klik download excel untuk mendownload data DUK excel.

6. MEKANISME PEGAWAI
Digunakan untuk melihat rekapitulasi jumlah pegawai berdasarkan golongan dan
unit kerja. Selain itu juga untuk mengunduh dalam bentuk excel namun dapat di
preview terlebih dahulu.

Tampilan menu mekanisme pegawai

Langkah langkah :
- Pilih unit kerja.
- Klik Preview untuk menampilkan data dibawah.
- Klik excel untuk download file excel.

7. URUTAN JABATAN PEGAWAI

Pada menu ini untuk menampilkan urutan pegawai berdasarkan jabatan
pada unit kerja terkait.

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 17

 Tampilan urutan jabatan pegawai

Langkah-langkah :
- Pilih Unit Kerja.
- Klik Search untuk menampilkan data dibawah.
- Dimana akan menampilkan informasi mengenai urutan jabatan pegawai di
instansi terakhir , diurutkan berdasarka jabatan dari yang paling tinggi kebawah

8. DAFTAR JABATAN KOSONG

Pada menu ini untuk menampilkan kekosongan jabatan pada setiap unit kerja

Tampilan menu daftar jabatan kosong

Langkah-langkah :
- Pilih unit kerja.
- Klik Search untuk menampilkan data dibawah.
- Untuk menetapkan PLT pilih Penetapan PLT
- Untuk membatalkan pilih Batalkan PLT

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 18

 Tampilan penetapan pejabat pelaksana tugas

Dimana dapat menambahkan nama pegawai nomor SK penetapan, tanggal SK

tanggal TMT sesuai dengan SK yang telah di terbitkan

9. NOMINATIF PENJAGAAN KP
Digunakan untuk melihat dan mencetak daftar nominatif kenaikan pangkat
regular.

Tampilan nominatif penjagaan KP

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 19

 Pada menu ini langkah pertama adalah
- Memasukan unit kerja
- Memilih jenis jabatan
- Periode kenaikan pangkat regular
- Ketika kita klik LIHAT NOMINATIF
akan menampilkan data pegawai yang pada bulan april 2021 akan mengalami
kenaikan pangkat, dimana pada menu ini admin skpd dapat menginformasikan,
siapa yang akan mengalami kenaikan pangkat regular , untuk mencetak data kenaikan
pangkat reguler ini langsung klik cetak nominative/download excel

10. NOMINATIF PENJAGAAN KGB

Digunakan untuk melihat dan mencetak Nominatif Kenaikan Gaji Berkala perbulan
dari setiap unit kerja

Tampilan menu nominatif penjagaan KGB

Langkah-langkah :
- Pilih Unit Kerja .
- Pilih Periode bulan dan tahun.
- Klik Lihat Nominatif untuk menampilkan data dibawah.
- Klik Cetak Nominatif untuk mencetak data.
- Klik Download Excel untuk mendownload file excel

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 20

 11. NOMINATIF PENJAGAAN PENSIUN

Digunakan untuk melihat dan mencetak Nominatif Pegawai yang akan pensiun
dari setiap unit kerja pada periode yg telah di tentukan.

Tampilan menu penjagaan pensiun

Langkah-langkah :
- Pilih Unit Kerja.
- Pilih Jenis Jabatan.
- Pilih tahun dan bulan antara.
- Klik Lihat Nominatif untuk menampilkan data dibawah.
- Klik Cetak Nominatif untuk mencetak data.
- Klik Download Excel untuk mendownload file excel.

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 21

 12. NOMINATIF PENJAGAAN ULANG TAHUN
Menu untuk melihat dan mencetak pegawai yang berulang tahun pada periode
tertentu dari setiap unit kerja,

Tampilan nominatif penjagaan pensiun

Langkah-langkah :
- Pilih Unit Kerja.
- Pilih tenggat waktu.
- Klik Lihat Nominatif untuk menampilkan data dibawah.
- Klik Cetak Nominatif untuk mencetak data.
- Klik Download Excel untuk mendownload file excel

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 22

 MODUL VERIFIKASI
PEMUTAKHIRAN DATA ASN

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 23

 B. MODUL VERIFIKASI
Modul ini merupakan modul untuk admin SKPD memverifikasi usulan perubahan data
pegawai pada SIPP ASN. Prosedurnya adalah ASN mengajukan/mengusulkan perubahan
data beserta data dukungnya (Efile) dan kemudian Admin SKPD dapat memverifikasi.
Selain Admin SKPD juga Admin BKPPD juga dapat memverifikasi usulan perubahan data
tersebut.
Sebagaimana diketahui bahwa SIPP ASN ini adalah aplikasi yang sudah menjangkau ASN
secara langsung dimana ASN dapat login pada Aplikasi SIPP ASN.
Verifikasi ini dibagi menjadi 2 (dua) kategori yaitu Verifikasi Perubahan Biodata dan
Verifikasi Perubahan Riwayat.

1. PERUBAHAN BIODATA
Perubahan biodata dapat secara langsung di verifikasi oleh admin skpd, dan ini
merupakan langkah langkah cara memverifikasinya :
• Admin SKPD log in dan masuk ke menu dashboard. Perubahan baik perubahan
biodata dan perubahan Riwayat muncul pada notifikasi dan bisa melalui sub
menu Biodata Pegawai -> Perubahan Biodata. Seperti gambar di bawah ini.

Tampilan dashboard untuk verifikasi data

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 24

 • setelah sub menu perubahan biodata di klik maka selanjutnya muncul
halaman perubahan biodata sebagaimana gambar di bawah ini ;

• Pada menu usulan perubahan biodata ini menampilkan siapa yang

mengusulkan perubahan dan perubahan data apa yang di usulkan. apabila
admin skpd akan memverifikasi klik menu aksi lalu akan muncul pilihan
verifikasi seperti gambar dibawah ini ;

Tampilan perubahan data pribadi

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 25

 Pada sisi kiri adalah data sebelum dirubah, untuk sebelah kanan adalah data
yang diusulkan perubahan, ketika admin akan memverifikasi silahkan scroll
kebawah , karena menu verifikasi ada di paling bawah dari tampilan data
tersebut
,
• Pada menu ini dapat dipilih disetujui apabila data disetujui untuk perubahan,
lalu ditolak apabila data tidak disetujui perubahannya, kemudian simpan maka
data sudah akan terverifikasi dan perubahan data diterima. Perubahan yang
sudah disetujui akan otomatis terupdate pada biodata pegawai sedangkan
jika ditolak maka akan kembali kepada ASN untuk dilakukan perbaikan
usulan.
Tampilan verifikasi data

2. PERUBAHAN RIWAYAT
Perubahan riwayat ini adalah perubahan yang diusulkan oleh ASN yang masuk pada
sub menu Riwayat seperti riwayat pangkat, jabatan, pendidikan, dst.
Adapun kewenangan Admin SKPD dalam melakukan verifikasi adalah:
• Riwayat KGB (Golongan IIId ke bawah)
• Riwayat Diklat Struktural
• Riwayat Diklat Fungsional
• Riwayat Diklat Teknis
• Riwayat Seminar, dst.

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 26

 Adapun kewenangan Admin BKPPD (Admin SKPD hanya bisa melihat usulan saja)
adalah :
• Riwayat Pangkat
• Riwayat Jabatan
• Riwayat KGB (Golongan IVa ke atas)
• Riwayat Pendidikan
Berikut ini adalah tampilan sub menu Perubahan Riwayat. Kami contohkan disini
adalah verifikasi Perubahan Riwayat KGB

Tampilan perubahan riwayat

klik menu aksi, maka akan muncul tampilan pada bawah ini :

Setelah itu pilih verifikasi , maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 27

 Tampilan verifikasi

Pada tampilan diatas adalah tampilan ketika riwayat akan di verifikasi dimana
menampilkan riwayat KGB sebelumnya , selain itu juga terdapat beberapa menu
seperti :
1. Menu verifikasi , skppd dapat memverifikasi riwayat KGB , apabila data sudah
sesuai

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 28

 pada status verifikasi ada dua pilihan , apakah ditolak atau disetujui , apabila ditolak
harus disertai dengan keterangan/alasan ditolak, setelah itu klik simpan untuk
menyimpan perubahan rwayat .

2. KGB TERAKHIR : Pada menu ini menampilkan informasi data berupa Riwayat KGB
terakhir sebelum melakukan usul riwayat kgb,

Tampilan riwayat kgb terakir

3. DOKUMEN : berisikan tampilan dokumen/file yang di unggah sebagai bukti,

biasanya pada dokumen ini menampilkan file dokumen riwayat kgb sebelumnya ,

Tampilan dokumen

Langkah terakhir adalah Verifikasi Usulan Perubahan (pada menu verifikasi), Jika
Disetujui maka usulan tersebut tersimpan secara otomatis pada riwayat, jika ditolak
maka usulan akan kembali kepada ASN untuk dilakukan perbaikan data.

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 29

 Bantuan/helpdesk
Whatsapp grup, ig, fb dst…..

BUKU PANDUAN SIPP ASN ( ADMIN SKPD) 30