Buku Panduan

SIPP ASN
(SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DAN

PELAYANAN ASN )
1|SIPPASN–USERASN
BKPPDGROBOGAN

www.sippasn.simpeg.grobogan.go.id/
beta

BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KABUPATEN

GROBOGAN

BUKU PETUNJUK PENGGUNA

SISTEM INFORMASI PELAYANAN DAN PENGELOLAAN ASN
(User ASN)

2|SIPPASN–USERASN BKPPDGROBOGAN
A. DASHBOARD
E-Personal merupakan modul dari Aplikasi SIPP ASN yang berfungsi untuk
menampilkan data dan informasi dari setiap pegawai. Untuk mengakses modul ini
 pengguna / user harus login terlebih dahulu sesuai dengan hak akses masing-masing
user. Adapun untuk masuk dalam aplikasi, dengan cara berikut :

1. Buka halaman website http://sippasn.simpeg.grobogan.go.id/beta

Tampilan halaman awal

2. Untuk login masukan nama pengguna (username) dan kata sandi (password). User
dan Password bagi User ASN akan diinfokan oleh Admin SKPD / Pengelola
Kepegawaian masing-masing SKPD/Unit Kerja

Tampilan Login

3|SIPPASN–USERASN BK
PPDGROBOGAN
3. Apabila username dan password benar, maka akan masuk pada halaman beranda
dan akan ada pesan penyambutan seperti berikut :
 Setelah itu masuk ke menu beranda, dimana di menu beranda e-personal menampilkan
berbagai informasi seperti data pegawai, perubahan biodata, perubahan riwayat berikut
gambar tampilanya :

Tamilan halaman beranda

Dimana :
1. Menu E-Personal yang meliputi
- Data Pegawai : Menampilkan data pegawai
- Perubahan Biodata : Informasi mengenai usulan perubahan biodata pegawai
- Perubahan Riwayat : Informasi mengenai usulan perubahan riwayat jabatan
pangkat dll
2. Menu Print : dimana untuk mencetak data/informasi pegawai

4|SIPPASN–USERASN BK
PPDGROBOGAN
3. Menu Simpan dan Batalkan : Dimana digunakan untuk menyimpan data yang
telah di edit, sedangkan untuk menu batalkan adalah untuk membatalkan edit
data.
4. Menu Profil : Dimana berfungsi untuk menampilkan informasi profil pengguna
dan mengubah password pengguna / ASN .
Untuk mengelola data pengguna seperti mengganti password dapat dilakukan
dengan menekan menu profil pengguna maka akan muncul sperti berikut :
 Tampilan ganti password

Ini merupakan halaman Ganti Password, dimana ketika user /ASN ingin mengganti
password bisa dimasukan
- Password Lama = (password yang lama / yg akan di ganti) - Password
Baru = (password yang akan digunakan sekarang) - Konfirmasi Password =
(mengkonfirmasi password baru dengan memasukan ulang password baru)
Dimana isian password harus di isi (minimum 5 karakter yang dibutuhkan) Setelah
itu simpan dan ubah password berhasil dirubah

5|SIPPASN–USERASN BK
PPDGROBOGAN
B. E-PERSONAL
Menu E-Personal merupakan menu untuk menampilkan dan mengelola data
pegawai. Pada menu ini terdapat data detail dari pegawai.

1. Data Pegawai
Berisikan biodata pegawai yang meliputi Biodata Pribadi, Lokasi& Jabatan,
CPNS/PNS, Pangkat Terakhir, KGB terakhir, Pendidikan, Riwayat, Keluarga dan Data
lainya yang di butuhkan, dan E-Dokumen
 Tamplan data pegawai

Ini adalah tampilan Menu E-Personal dimana point

• Print = untuk mencetak data
• Simpan dan Batalkan = untuk menyimpan / membatalkan perubahan
data

• Sub menu yg ada di menu E –personal seperti (biodata pegawai, lokasi

& jabatan , CPNS/PNS, pangkat terakhir dll )

6|SIPPASN–USERASN BK
PPDGROBOGAN
Pada Menu data Pegawai terdapat beberapa menu seperti :
a. Biodata Pribadi dimana pada menu ini menampilkan data pribadi pegawai
seperti
( JENIS KELAMIN, AGAMA, ALAMAT RUMAH , TELP, HP, EMAIL, dll). b. Lokasi
dan Jabatan, menampilkan (UNIT KERJA, SUB UNIT KERJA, STATUS PEGAWAI
dll).
c. CPNS/PNS, Menampilkan data (NO SK, TGL SK, TMT, GOL, PEJABAT PENETAP
dll)
d. Pangkat Terakhir menampilkan data kenaikan pangkat terakhir. e. KGB
Terakhir menampilkan data Kenaikan Gaji Berkala (KGB) terakhir f. Pendidikan
menampilkan data pendidkan awal dan pendidikan akhir pegawai. g. Riwayat
 Pegawai, Pada menu ini menampilkan beberapa data pegawai
dimana pada menu ini selain digunakan untuk menampikan data riwayat
pegawai, menambah riwayat data pegawai, juga dapat di gunakan untuk
UPLOAD EFILE data pegawai seperti contoh SK Pangkat pada sub menu
Riwayat Pangkat, SK Jabatan pada sub menu Jabatan. Berikut ini tampilan
sub menu Riwayat, kami contohkan adalah Riwayat Pangkat :

Tampilan halaman riwayat pangkat

Ini merupakan tampilan halaman riwayat pangkat, dimana pada menu ini
menampilkan riwayat pangkat dari awal sampai akhir, selain menampilkan
riwayat pangkat juga terdapat menu AKSI.
- Kelola File : digunakan untuk menapilkan , mengunduh ataupun donload
file pegawai seperti sk kenaika pangkat terakir dll
- Edit : mengedit data riwayat usul perubahan pangkat

7|SIPPASN–USERASN BK
PPDGROBOGAN
Ketika memilih menu Kelola File maka akan tampilan halaman kelola file
riwayat Pangkat seperti pada gambar dibawah ini :

Pada tampilan halaman kelola file riwayat terdapat beberapa menu :

- Menu untuk memilih file yang akan di upload ,
- Menu untuk kombinasi file dimana ketika di checklist maka file akan
 digabungkan.
- Upload file yang telah di pilih
- Menu aksi, dimana di menu aksi terdapat pilihan cetak dokumen untuk
mencetak dokumen yang sudah di upload.
h. Keluarga menampilkan data keluarga pegawai diantaranya orang tua, suami /
istri, data anak, dan saudara.
i. Data Lain menampilkan data dan informasi diantaranya tinggi badan, berat
badan, hobby, dsb.
j. E-Dokumen menampilan Efile pegawai berdasarkan jenis dokumennya.
Bagaimana cara untuk mengupload efile akan di jelaskan di Modul Tata Cara
Upload EFILE yang ada di dalam Buku Panduan ini

8|SIPPASN–USERASN
BKPPDGROBOGAN
2. Perubahan Biodata
Pada menu perubahan biodata menampilkan informasi usulan perubahan Biodata
pegawai. Jadi apabila kita telah melakukan perubahan data pada menu data
pegawai maka usulan tersebut masuk pada menu perubahan biodata. Untuk cara
melakukan Usulan Perubahan Biodata akan dijelaskan pada Modul Tata Cara
Usul Perubahan Biodata/Riwayat.

Tamplilan perubahan biodata

Berikut ini keterangan/penjelasan dari gambar di atas :

- Informasi Secara Umum : informasi terkait siapa yang mengajukan
perubahan biodata. Tampilan tersebut juga akan tampil di dashboard
 Admin SKPD dan/atau Admin BKPPD.
- Status Perubahan : Informasi status usulan perubahan. Jika keterangan
Belum ada tanggapan (Belum di verifikasi). Jika ditolak maka pada kolom
keterangan akan berwarna merah. Jika disetujui (acc) maka otomatis
usulan perubahan biodata akan hilang.

9|SIPPASN–USERASN
BKPPDGROBOGAN
- Aksi Preview/batalkan : menampilkan informasi secara detail usul
perubahan biodata pegawai dan pegawai juga dapat membatalkan usulan
perubahan.

Tampilan preview biodata

Ini adalah tampilan preview biodata , Dimana pada sisi kiri merupakan
data awal dimana data waktu sebelum dirubah dan di sisi kanan adalah
usulan perubahan data / data setelah di ubah.
10 | S I P P A S N – U S E R A S N B K
PPDGROBOGAN
3. Perubahan Riwayat

Pada menu perubahan riwayat menampilkan informasi pegawai yang melakukan

perubahan data riwayat dirinya atau menambahkan riwayat untuk mendapat
verifikasi atau persetujuan dari BKPPD/Admin SKPD. Untuk cara melakukan
perubahan Riwayat akan dijelaskan pada Modul Tata Cara Usul Perubahan
Biodata/Riwayat.

Tampilan menu perubahan riwayat

Berikut ini keterangan/penjelasan dari gambar di atas :

- Sub Menu Perubahan Riwayat : Menampilkan sub menu perubahan
Riwayat yang ada (Pangkat, Jabatan, KGB, dst).
- Informasi Secara Umum : Menampilkan informasi secara umum pada
setiap sub menu perubahan Riwayat.
- Status Usulan Perubahan Riwayat : Informasi status usulan perubahan.
Jika keterangan Belum ada tanggapan (Belum di verifikasi). Jika ditolak
maka pada kolom keterangan akan berwarna merah. Jika disetujui (acc)
maka otomatis usulan perubahan riwayat akan hilang.
- Aksi Preview/Batalkan : menampilkan informasi secara detail usul
perubahan biodata pegawai dan pegawai juga dapat membatalkan
usulan
perubahan.

11 | S I P P A S N – U S E R A S N B K
PPDGROBOGAN
 Jika pada tombol aksi -> preview diklik maka akan muncul halaman
perubahan Riwayat tersebut

Permohonan Penambahan Riwayat pangkat , pada menu ini menampilkan

data riwayat pangkat , dimana pada tanda angka 1 berwarna merah diatas
terdapat 3 menu seperti :
1. Verifikasi : Digunakan untuk melihat apakah data yang kita usulkan
perubahanya sudah di acc admin atau belum, apabila belum akan ada
notifikasi bahwa data belum ada tanggapan ( sedang proses verifikasi
admin)

Tampilan menu verifikasi

12 | S I P P A S N – U S E R A S N B K
PPDGROBOGAN
2. Pangkat Terakhir : Digunakan untuk menampilkan informasi tentang
data kenaikan pangkat sebelumnya.
 Tampilan menu pangkat taerakir

3. Dokumen : menampilkan data dukung perubahan Riwayat tersebut.

Tampilan menu dokumen

13 | S I P P A S N – U S E R A S N B K
PPDGROBOGAN
 MODUL
TATA CARA USUL
PERUBAHAN BIODATA / RIWAYAT

14 | S I P P A S N – U S E R A S N B K
PPDGROBOGAN
Pada Aplikasi SIPP ASN ini ASN (PNS / PPPK) dapat mengajukan usulan perubahan
data yaitu Perubahan Biodata dan Perubahan Riwayat.

• Usulan Perubahan Biodata : ASN mengajukan usul perubahan data yang

bersifat pribadi, Informasi identitas diri / biodata pribadi seperti contoh Foto
Pegawai, NIK, Alamat, No HP, No Karpeg, No BPJS, Hobby, Tinggi/Berat
Badan, dsb.

• Usulan Perubahan Riwayat : ASN mengajukan usul perubahan Riwayat yang

merujuk pada pekerjaan atau peningkatan kompetensi/pendidikan pegawai.
Seperti Riwayat Pangkat, Riwayat Jabatan, Riwayat KGB, Riwayat
pendidikan, dsb.
Sebagaimana pada aplikasi SIPP ASN ini bahwa ASN dapat mengajukan usulan
perubahan biodata dan Riwayat maka ada verifikasi dari pihak SKPD maupun BKPPD.
Adapun kewenangan verifikasi/verifikator adalah sebagai berikut : Kewenangan
Verifikasi oleh Admin SKPD

• Perubahan Biodata
• Riwayat KGB (Golongan IIId ke bawah)
• Riwayat Diklat Struktural
 • Riwayat Diklat Fungsional
• Riwayat Diklat Teknis
• Riwayat Seminar, dst.
kewenangan Verifikasi oleh Admin BKPPD
• Riwayat Pangkat
• Riwayat Jabatan
• Riwayat KGB (Golongan IVa ke atas)
• Riwayat Pendidikan

15 | S I P P A S N – U S E R A S N B K
PPDGROBOGAN
A. USULAN PERUBAHAN BIODATA
Tata cara usul perubahan biodata adalah berikut ini:

1. Clik menu data pegawai seperti tanda panah pada gambar dibawah ini ,

2. Klik Pada Tab Biodata Pribadi/Data Lain

16 | S I P P A S N – U S E R A S N
BKPPDGROBOGAN
3. Lengkapi Data dengan cara mengetikkan pada kolom yang kosong/tidak
sesuai.

4.
Jika sudah mengisikan pada kolom, maka Langkah selanjutnya adalah SIMPAN
17 | S I P P A S N – U S E R A S N
BKPPDGROBOGAN
5. Selanjutnya setelah Klik Simpan maka akan muncul notifikasi, klik OK

6. Usulan Perubahan Biodata telah selesai, usulan perubahan dapat dilihat pada
sub menu Perubahan Biodata.
18 | S I P P A S N – U S E R A S N
BKPPDGROBOGAN
B. USULAN PERUBAHAN RIWAYAT
Tata cara usul perubahan Riwayat adalah sebagai berikut ini:
1. Klik menu data pegawai seperti tanda panah pada gambar dibawah ini ,

2. Klik pada Tab Riwayat

3. Klik pada Tab sub menu Riwayat yang akan di usulkan

19 | S I P P A S N – U S E R A S N
BKPPDGROBOGAN
4. Klik Tambah Riwayat
 5. Setelah tambah Riwayat akan muncul halaman yang akan diusulkan, dan
diisikan data yang sesuai

6. Setelah data diisikan, maka klik Simpan untuk menyimpan perubahan data
7. Setelah disimpan maka Pegawai dapat mengupload data dukung usulan
perubahan. Cara untuk mengupload data dukung adalah klik pada tombol aksi ->
Kelola file seperti di bawah ini

20 | S I P P A S N – U S E R A S N
BKPPDGROBOGAN
8. Pilih file yang akan diupload untuk data dukung.
 9. Setelah file sudah dipilih, kemudian klik UPLOAD

10. Selanjutnya akan muncul halaman persetujuan, klik OK untuk menyimpan data.
11. Usulan perubahan Riwayat telah selesai, usulan perubahan dapat dilihat pada
sub menu Perubahan Riwayat. Klik Aksi -> Preview untuk mereview kembali usulan
perubahan Riwayat tersebut.

21 | S I P P A S N – U S E R A S N
BKPPDGROBOGAN
 MODUL
TATA CARA UPLOAD EFILE

22 | S I P P A S N – U S E R A S N B K
PPDGROBOGAN
Pada Aplikasi SIPP ASN ini juga terdapat fitur untuk menyimpan file/dokumen
pegawai dalam bentuk pdf. Berbeda halnya dengan simpeg sebelumnya yang hanya
bisa view/melihat efile saja dan memerlukan aplikasi tambahan untuk media upload
file, dengan SIPP ASN ini Pegawai bisa upload efile nya dalam satu aplikasi.
Yang perlu disiapkan sebelumnya untuk upload dokumen adalah sebagai berikut :
1. File sudah dalam bentuk scan dengan ekstensi .pdf;
2. Maksimal ukuran file adalah 5 mb;
3. Jika masih bentuk ekstensi selain .pdf, segera dikonvert ke dalam bentuk pdf;
4. Jika terdapat file yang beberapa lembar (SKP, Transkrip Nilai, dsb) dapat
digabung melalui aplikasi SIPP ASN ini, atau sebelumnya sudah digabung
melalui aplikasi lain.

Efile dapat diupload melalui menu Riwayat maupun pada menu Edokumen. Berikut
ini tata cara upload efile.
A. Tata cara Upload Efile Edokumen
1. Klik Pada Epersonal -> Biodata Pegawai -> Data Pegawai
 2. Klik pada menu Edokumen. Jika Jumlah File 0 maka tidak ada dokumen Efile. Jika
Jumlah File > 1 maka ada dokumen Efile yang sudah diupload.

23 | S I P P A S N – U S E R A S N
BKPPDGROBOGAN
3. Pilih Jenis Dokumen yang akan diupload Efilenya
4. Klik Pada Kelola file lalu akan muncul halaman efile.

5. Choose File atau Pilih File yang akan diupload. File harus sudah ekstensi

pdf (klik Combine File jika ingin menggabungkan file yg sudah ada
sebelumnya)

6. Klik Upload
24 | S I P P A S N – U S E R A S N
BKPPDGROBOGAN
7. File yang sudah diupload dapat dilihat pada keterangan pada halaman
tersebut.

B. Tata cara Upload Efile Riwayat

1. Klik Pada Epersonal -> Biodata Pegawai -> Data Pegawai

2. Klik pada Sub Menu Riwayat

25 | S I P P A S N – U S E R A S N
BKPPDGROBOGAN
3. Klik pada pilihan Sub Sub Menu Riwayat yang akan di upload Efilenya
(sebagai contoh Riwayat jabatan)
4. Klik pada tombol Aksi, kemudian pilih Kelola File untuk upload efilenya

5.
Setelah di klik Kelola File, maka muncul halaman Upload File.
6. Klik pada tombol Choose File untuk mencari file yang akan di upload.
7. Setelah file dipilih lalu Klik Tombol Upload
26 | S I P P A S N – U S E R A S N
BKPPDGROBOGAN
8. File yang sudah diupload akan muncul di halaman keterangan, untuk
melihat/kroscek file yang diupload dapat di klik nama file. Atau melalui
tombol Aksi.

27 | S I P P A S N – U S E R A S N
BKPPDGROBOGAN
CATATAN KHUSUS
 0Buku panduan ini digunakan untuk membantu pegawai /ASN dalam
hal meremajakan data/ update data dengan manggunakan SIPPASN
pada laman : http://sippasn.simpeg.grobogan.go.id/beta

Untuk mengajukan usul Kenaikan Pangkat (e-KP), Kenaikan Jabatan

Fungsional (e-Jabatan), Kenaikan Gaji Berkala (e KGB),
E-Bezetting/Formasi dapat dilakukan pengajuan melalui fitur layanan
kepegawaian yang saat ini masih dikembangkan oleh tim BKPPD.

Semangat dan Sukses… Bersama Kita Bisa

28 | S I P P A S N – U S E R A S N B K
PPDGROBOGAN