DINAS PERUMAHAN RAKYAT DAN KAWASAN PEMUKIMAN

KOTA PEKANBARU
 2

Abstrak

Buku ini merupakan buku petunjuk cara penggunaan Sistem Informasi Manajemen Surat (SIMS) pada
Dinas Perumahan Rakyat dan Kawasan Pemukiman Kota Pekanbaru yang disusun sesuai aplikasi dan
bertujuan untuk membantu serta memudahkan user dalam penggunaan fungsi dan menu yang ada
 3

DAFTAR ISI

A. INSTALASI APLIKASI ........................................................................................ 4

1. Spesifikasi Minimum ....................................................................................... 4
2. Instalasi Aplikasi Pendukung ......................................................................... 4
3. Konfigurasi Aplikasi ........................................................................................ 8

B. MEMULAI APLIKASI ......................................................................................... 9

1. Login.............................................................................................................. 9
2. Level Akses ................................................................................................. 10
3. Halaman Utama (Dashboard) ......................................................................10
4. Akun Profile ................................................................................................11

C. AKTIFITAS ADMINISTRATOR ........................................................................13

1. Manajemen User .........................................................................................13
2. Struktur Organisasi ......................................................................................16
3. Instansi ........................................................................................................19
4. Surat Masuk ................................................................................................22
5. Surat Keluar ................................................................................................26
6. Rekapitulasi .................................................................................................29

D. AKTIFITAS PEJABAT ....................................................................................30

1. Disposisi Surat ............................................................................................30
2. Detail Surat..................................................................................................32
 4

A. INSTALASI APLIKASI

Berikut ini adalah spesifikasi minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan

Aplikasi, Instalasi Aplikasi pendukung dan konfigurasi aplikasi yang perlu
diperhatikan.

1. Spesifikasi Minimum

Adapun Spesifikasi Minimum yang diperlukan untuk hardware ataupun software

adalah sebagai berikut :

 Processor : 2 gigahertz (GHz)

 RAM : 6 gigabyte (GB)
 Hard disk space : 50 GB
 Webservices : Apache/2.4.17
 PHP Version : 5.6
 Database : MariaDB
 Xampp v3.2.2 (jika digunakan dalam localhost)

2. Instalasi Aplikasi Pendukung

Aplikasi pendungkung ini (Xampp) digunakan sebagai web server dan database
di localhost komputer, namun jika SIMS ingin dijalankan pada domain online
cukup copy folder sims ke dokumen root domain tersebut kemudian import
databasenya, dan langkah instansi ini dapat diabaikan. adapun cara instalasi
adalah sebagai berikut :
Langkah pertama unduh aplikasi XAMPP
 5

Setelah di download selanjutnya install XAMPP

Pada tampilan selanjutnya akan muncul pilihan mengenai komponen mana dari
XAMPP yang ingin dan tidak ingin Anda instal. Beberapa pilihan seperti Apache
dan PHP adalah bagian penting untuk menjalankan website dan akan otomatis
diinstal. Silakan centang MySQL dan phpMyAdmin, untuk pilihan lainnya
biarkan saja

Berikutnya silakan pilih folder tujuan dimana XAMPP ingin Anda instal, pada
tutorial ini pada direktori C:\xampp
 6

Setelah berhasil diinstal, akan muncul notifikasi untuk langsung menjalankan

control panel. Silakan klik Finish

ilakan buka aplikasi XAMPP kemudian klik tombol Start pada Apache dan
MySQL. Jika berhasil dijalankan, Apache dan MySQL akan berwarna hijau
seperti gambar di bawah ini
 7

Kemudian copy Folder Aplikasi ke dalam folder C:/xampp/htdocs/sims

Langkah selanjutnya adalah import database, buka URL

localhost/phpmyadmin dengan menggunakan browser seperti
chrome/firefox, lalu klik menu Database

Kemudian masukan nama database (contoh : db_sims) dan tekan tombol

create

Lalu tekan menu import dan pilih file backup database (contoh : db_sims.sql)

Kemudian tekan tombol Go dibawah.

 8

Setelah berhasil import database, Selanjutnya yaitu menjalankan aplikasi

dengan cara mebuka browser seperti chrome/firefox kemudian mengisi url
dengan alamat localhost/sims maka akan muncul halaman login seperti
berikut :

3. Konfigurasi Aplikasi

Konfigurasi aplikasi terletak pada file config.php dalam folder sims, Berikut ini
adalah beberapa konfigurasi aplikasi yang harus diperhatikan :

 PATH : alamat dokumen root aplikasi

 DB_HOST : host database

 DB_USERNAME : username untuk mengakses database

 DB_PASSWORD : password untuk mengakses database

 DB_NAME : nama database yang digunakan

 9

B. MEMULAI APLIKASI

Sistem Informasi Manajemen Surat dapat diakses melalui URL (domain

tempat hosting aplikasi) atau jika menggunakan localhost seperti langkah
sebelumnya makan URL nya localhost/sims

1. Login

Berikut ini adalah tampilan halaman login Sistem Informasi Manajemen Surat :

Untuk Login ke sistem silahkan masukan username dan password anda

(contoh : username = admin , password = 123456). Setelah anda login ke
sistem tampilan halaman utama aplikasi akan berbeda pada setiap level akses
yang berbeda.

2. Level Akses
Adapun beberapa level akses yang ada pada Sistem Informasi Manajemen
Surat ini adalah sebagai berikut :
 Administrator

Merupakan akun untuk memanajemen user, intansi, struktur organisasi,

surat masuk dan surat keluar serta rekapitulasi surat.
 Pejabat

Merupakan akun pejabat untuk melihat detail surat dan mendisposisikan

atau memberi tanggapan surat yang ditujukan padanya.
 10

3. Halaman Utama (Dashboard)

Berikut ini adalah tampilan halaman utama akun dengan level akses admin :

Sedangkan untuk tampilan halaman utama pada akun dengan level akses
pejabat adalah seperti gambar dibawah ini :
 11

4. Akun Profile

Setiap user/pengguna memilik akses untuk mengubah data informasi akun

profile dan password mereka masing-masing.

 Mengubah data profile

Untuk mengubah data profile klik photo profile pada pojok kiri atas lalu klik menu
profile :

Kemudian akan muncul formulir update data profile akun anda, ubah data yang
ingin anda perbaiki kemudian klik tombol SIMPAN
 12

 Mengubah Password

Untuk mengubah data profile klik photo profile pada pojok kiri atas lalu klik
menu change password :

Kemudian akan muncul formulir change password, untuk mengubah password

anda harus mengisikan password anda saat ini dengan benar dan password
baru yang anda inginkan kemudian klik tombol SIMPAN
 13

C. AKTIFITAS ADMINISTRATOR

Berikut ini adalah petunjuk penggunaan untuk aktifitas yang dapat dilakukan user
dengan level akses administrator pada sistem ini.

1. Manajemen User

Administrator dapat menambahkan, mengubah dan menghapus data

user/pengguna aplikasi.

 Menambah data user/pengguna baru

Klik menu Users pada sidebar kemudian pilih Tambah User

Kemudian akan muncul formulir Tambah User, setelah semua data diisikan lalu
klik tombol SIMPAN
 14

 Mengubah data user/pengguna

Klik menu Users pada sidebar kemudian pilih Data User

Akan muncul daftar akun pengguna aplikasi, klik tombol Edit pada user yang
ingin anda ubah datanya

Kemudian akan muncul formulir Update Data User, ubah data yang ingin anda
perbaiki lalu klik tombol SIMPAN
 15

 Menghapus data user/pengguna

Klik menu Users pada sidebar kemudian pilih Data User

Akan muncul daftar akun pengguna aplikasi, klik tombol Hapus pada user yang
ingin anda hapus datanya

Akan muncul pesan konfirmasi penghapusan data, pilih Ya

 16

2. Struktur Organisasi

Administrator dapat menambahkan, mengubah dan menghapus data

jabatan pada aplikasi sesuai dengan struktur organisasi pada dinas.

 Menambah data jabatan baru

Klik menu Struktur Organisasi pada sidebar kemudian pilih Struktur

Organisasi

Kemudian akan muncul halaman struktur organisasi, klik tombol Tambah Data

Akan muncul formulir Tambah Data isi data kemudian klik SAVE
 17

 Mengubah data jabatan

Klik menu Struktur Organisasi pada sidebar kemudian pilih Struktur

Organisasi

Kemudian akan muncul halaman struktur organisasi, klik Data Jabatan yang
ingin Anda Ubah (contoh : Kepala Dinas)

Lalu muncul formulir Update Data, ubah data yang ingin anda perbaiki kemudian
klik Save
 18

 Menghapus data jabatan

Klik menu Struktur Organisasi pada sidebar kemudian pilih Struktur

Organisasi

Kemudian akan muncul halaman struktur organisasi, klik Data Jabatan yang
ingin Anda Ubah (contoh : Kepala Dinas)

Lalu muncul formulir Update Data, kemudian klik tombol Hapus

 19

3. Instansi

Administrator dapat menambahkan, mengubah dan menghapus data

instansi pada aplikasi.

 Menambah data instansi baru

Klik menu Instansi pada sidebar kemudian pilih Tambah Instansi

Kemudian akan muncul formulir Tambah Data Instansi, setelah semua data
diisikan lalu klik tombol SAVE

 Mengubah data instansi

Klik menu Instansi pada sidebar kemudian pilih Data Instansi

 20

Akan muncul Data Instansi pada aplikasi, klik tombol Edit pada instansi yang
ingin anda ubah datanya

Kemudian akan muncul formulir Update Data Instansi, ubah data yang ingin
anda perbaiki lalu klik tombol Save

 Menghapus data instansi

Klik menu Instansi pada sidebar kemudian pilih Data Instansi

 21

Akan muncul Data Instansi pada aplikasi, klik tombol Hapus pada instansi yang
ingin anda hapus datanya

Akan muncul pesan konfirmasi penghapusan data, pilih Ya

 22

4. Surat Masuk

Administrator dapat menambahkan, mengubah dan menghapus data surat

masuk serta melihat detail surat masuk pada aplikasi.

 Menambah data surat masuk

Klik menu Surat masuk pada sidebar kemudian pilih Tambah surat masuk

Kemudian akan muncul formulir Tambah Data Surat Masuk, setelah semua
data diisikan lalu klik tombol SIMPAN
 23

 Mengubah data surat masuk

Klik menu Surat masuk pada sidebar kemudian pilih Data surat masuk

Akan muncul Data Surat Masuk, klik tombol Edit pada Surat masuk yang ingin
anda ubah datanya

Kemudian akan muncul formulir Update Data Surat Masuk, ubah data yang
ingin anda perbaiki lalu klik tombol SIMPAN
 24

 Menghapus data surat masuk

Klik menu Surat masuk pada sidebar kemudian pilih Data surat masuk

Akan muncul Data Surat Masuk, klik tombol Hapus pada Surat masuk yang ingin
anda hapus datanya

Akan muncul pesan konfirmasi penghapusan data, pilih Ya

 Laporan Surat Masuk

Klik menu Surat masuk pada sidebar kemudian pilih Laporan

 25

Akan muncul halaman laporan, tentukan periode laporan dan pilih jenis Export
To untuk sekedar menampilkan rekapitulasi (Preview) atau untuk mengeksport
data rekapitulasi dalam bentuk file excel ataupun pdf.
 26

5. Surat Keluar

Administrator dapat menambahkan, mengubah dan menghapus data surat keluar

serta melihat detail surat keluar pada aplikasi.

 Menambah Data Surat Keluar

Klik menu Surat Keluar pada sidebar kemudian pilih Tambah Surat keluar

Kemudian akan muncul formulir Tambah Data Surat keluar, setelah semua data
diisikan lalu klik tombol SIMPAN
 27

 Mengubah data surat keluar

Klik menu Surat keluar pada sidebar kemudian pilih Data surat keluar

Akan muncul Data Surat Keluar, klik tombol Edit pada Surat keluar yang ingin
anda ubah datanya

Kemudian akan muncul formulir Update Data Surat keluar, ubah data yang
ingin anda perbaiki lalu klik tombol SIMPAN
 28

 Menghapus data surat keluar

Klik menu Surat keluar pada sidebar kemudian pilih Data surat keluar

Akan muncul Data Surat Keluar, klik tombol Hapus pada Surat Keluar yang ingin
anda hapus datanya

Akan muncul pesan konfirmasi penghapusan data, pilih Ya

 Laporan Surat keluar

Klik menu Surat keluar pada sidebar kemudian pilih Laporan

Akan muncul halaman laporan, tentukan periode laporan dan pilih jenis Export
To untuk sekedar menampilkan rekapitulasi (Preview) atau untuk mengeksport
 29

data rekapitulasi dalam bentuk file excel ataupun pdf.

6. Rekapitulasi

Administrator dapat melihat rekapitulasi surat masuk dan keluar memalui

aplikasi. Untuk melihat rekapitulasi anda pada mengklik menu Rekapitulasi
pada sidebar

Akan muncul Data Rekapitulasi Surat, seperti contoh dibawah ini :

Filter Tahun untuk menentukan data rekapitulasi pada tahun tersebut, sedang
kan filter Export to untuk adalah pilihan untuk sekedar menampilkan
rekapitulasi atau untuk mengeksport data rekapitulasi dalam bentuk file excel
ataupun pdf.
 30

D. AKTIFITAS PEJABAT

Berikut ini adalah petunjuk penggunaan untuk aktifitas yang dapat dilakukan user
dengan level akses pejabat pada sistem ini.

1. Disposisi Surat

 Belum Diproses

Untuk melihat data surat yang didisposisikan kepada anda dan belum anda
proses Klik menu Disposisi pada sidebar kemudian pilih Belum Diproses

Maka akan muncul Data surat yang belum anda proses

 Sudah Diproses

Untuk melihat data surat yang didisposisikan kepada anda dan sudah anda
proses Klik menu Disposisi pada sidebar kemudian pilih Sudah Diproses
 31

Maka akan muncul Data surat yang sudah anda proses

 Mendisposisi/memberi tanggapan Surat

Untuk Mendisposisi/memberi tanggapan surat yang didisposisikan kepada

anda Klik menu Disposisi pada sidebar kemudian pilih Belum Diproses

Maka akan muncul Data surat yang belum anda proses, Kemudian klik
tombol edit
 32

Maka akan muncul formulir Disposisi/tanggapan surat, setelah anda mengisi

formulir tersebut klik tombol Save untuk menyimpan data.

2. Detail Surat

Pejabat dapat melihat detail surat yang ditujukan/didisposisikan kepadanya. Untuk

melihat data surat yang didisposisikan kepada anda dan sudah anda proses Klik menu
Disposisi pada sidebar kemudian pilih Sudah Diproses

Maka akan muncul data surat yang telah anda proses Klik tombol view pada data surat
yang anda ingin lihat detailnya.
 33

Kemudian akan muncul halaman detail surat, halaman detail surat memiliki tiga
bagian yaitu sebagai berikut :

 Data Surat

 Arsip Surat

 Alur Surat