SIP-BMD

Sistim Informasi Pengelolaan Barang

Milik Daerah
Untuk dapat mengelola aset dalam sebuah instansi
yang baik, diperlukan suatu alat , tools atau media
yang handal yang akan menjadikan instansi
tersebut menjadi solid dan profesional. Sejalan
dengan itu kami berusaha menyediakan solusi
berupa modernisasi sistim komputerisasi sebagai
alat bantu yang komprehensif untuk dapat
mencapai tujuan tersebut.
Worldwide:
http://bmd.pemkomedan.go.id

BUKU MANUAL SIP-BMD

Revisi ke 3
DAFTAR ISI:
1. Kata Pengantar ........................................................................................ hal.
2. Dashboard ............................................................................................... hal.
3. CloudBOX ................................................................................................ hal.
4. Telusuri Aset ........................................................................................... hal.
5. Transaksi ................................................................................................ hal.

KATA PENGANTAR

3
4
9
11
13

SIP-BMD

SIP-BMD Sistim Informasi Pengelolaan Barang Milik Daerah | 2

Investasi di bidang teknologi informasi bagi perusahaan seringkali dianggap memiliki

risiko yang tinggi. Anggapan tersebut didukung dengan berbagai pemberitaan
kegagalan investasi di bidang teknologi informasi dalam jumlah yang besar diberbagai
perusahaan.
Disisi lain, masyarakat menuntut adanya akuntabilitas yang
baik

disertai

dengan

transparansi

dan

keterbukaan pengelolaan di sektor publik. Selain

itu,

masyarakat

informasi
Mengingat

secara

juga
cepat

tuntutan

menuntut

penyajian

bahkan

real-time.

tersebut

ditambah

kompleksitas kegiatan yang harus dilakukan maka

kebutuhan akan penerapan teknologi informasi
menjadi sebuah keniscayaan.
Adapun SIP-BMD adalah Sistim Informasi Pengelolaan Barang Milik Daerah yang
merupakan solusi modernisasi dari sistem informasi yang lalu dan salah satu hal yang
sangat penting bagi lingkungan Pemerintah Kota Medan, sehingga penguasaan
terhadap aplikasi ini

menjadi mutlak dimiliki bagi para

kuasa dan pengguna

barang tersebut.

Pemerintahan Kota Medan | 3

DASHBOARD

SIP-BMD

SIP-BMD adalah sebuah sistim informasi yang dibangun dengan basis linux yang dapat
diakses melalui media internet, sehingga pengguna dapat melakukan akses kedalam
sistem tersebut dimanapun, kapanpun mereka berada.
Dengan adanya sistim ini sebagai solusi dari pengembangan dari sistim yang lama,
maka diharapkan adanya peningkatan efesiensi kerja, mutu pengawasan dan tentunya
kemudahan dalam pengoperasiannya.
Karena sistim yang telah terbarukan ini menggunakan konsep cross-platform, maka
aplikasi SIP-BMD ini dapat dibuka dan dioperasikan hampir semua sistim operasi yang
ada saat ini, seperti: linux dan turunannya, Apple OS beserta turunannya, Micrososft
Windows dan Google OS yaitu Android.
Tidak seperti halnya sistim yang lama (SIMDA), dimana sistim tersebut harus diinstal
terlebih dahulu kedalam mesin komputer yang kita miliki, baik laptop ataupun desktop
(PC). Dan biasanya hanya dapat berjalan diatas mesin komputer yang menggunakan
sistim operasi Microsoft Windows. Sehingga jika terjadi update pada sistim tersebut
maka harus diupdate pada setiap mesin (laptop/ desktop) secara satu persatu.
Berbeda halnya dengan sistim yang baru ini (SIP-BMD), dimana pengguna tidak perlu
lagi menginstal terlebih dahulu untuk dapat menggunakannya, serta tidak perlu mengupdate sistem kedalam setiap mesin komputernya jika terjadi update. Lalu bagaimana
caranya ? pengguna hanya perlu koneksi internet untuk menghubungkan mesin
komputernya (laptop/ desktop) ke jaringan publik, lalu gunakan aplikasi browser yang
kita miliki yang ada didalam mesin komputer kita. Setelah aplikasi browser terbuka,
maka arahkan lokasi alamat URL ke portal resmi milik pemko medan bagian aset,
http://bmd.pemkomedan.go.id seperti ilustrasi pada gambar 1 dibawah ini.

Gambar 1
Browser yang dapat kita gunakan adalah semua browser yang ada pada saat ini,
khusus untuk Internet Explorer, browser yang diterbitkan oleh Microsoft, disarankan
menggunakan versi 10 keatas. Namun secara umum kami sarankan gunakanlah versi
terbaru dari setiap jenis browser yang anda miliki.
Berikut adalah contoh dari beberapa jenis browser yang berkembang saat ini:

SIP-BMD Sistim Informasi Pengelolaan Barang Milik Daerah | 4

Setelah lokasi alamat URL telah kita isikan dan kita tekan ENTER agar mesin browser
segera mulai bekerja, maka tunggu beberapa menit hingga tampil seperti ilustrasi pada
gambar 2 dibawah.

Gambar 2
Setelah tampilan seperti ilustrasi diatas terlihat, maka masukan KODE PENGGUNA yang
kita miliki dikolom USERNAME dan masukan KATA SANDI dikolom PASSWORD. Setelah
kolom isian telah lengkap diisi, maka kita lanjutkan dengan menekan tombol ENTER
atau mengklik pada tombol LOGIN.
Jika setelah kita menekan tombol ENTER atau mengklik tombol LOGIN, lalu muncul
ilustrasi seperti gambar 3 dibawah ini, artinya bahwa KODE PENGGUNA atau KATA

Pemerintahan Kota Medan | 5

SANDI yang telah diisikan salah. Coba ulangi kembali dan pastikan KODE PENGGUNA
dan KATA SANDI sudah benar agar dapat masuk kedalam aplikasi SIP-BMD.

Gambar 3
Pada ilustrasi disamping menjelaskan, bahwa KODE PENGGUNA dan KATA SANDI yang
telah kita isikan benar
dan
diterima
oleh
otorisasi sistim dan kita
telah masuk kedalam
aplikasi SIP-BMD.
Tampilan halaman muka
yang
kita
lihat
disamping,
disebut
halaman Dashboard.
Dalam
halaman
Dashboard ini terdapat
beberapa
panel
indikator,
diantaranya
Insert Gambar 5
Insert Gambar 6
Panel
Papan
Pengumuman
dan
Gambar
7
Resume Aset yang terdapat dikota Insert
Medan
yang
telah dipartisi sesuai dinas/ badan/
SKPD masing-masing sesuai dengan penggunanya.
Gambar 4

SIP-BMD Sistim Informasi Pengelolaan Barang Milik Daerah | 6

Gambar 5

Gambar 6
Ilustrasi pada gambar 6 adalah sebuah indikator aset
pada
masing-masing
SKPD,
sehingga
sangat
memungkinkan nilai pada setiap indikator akan berbeda.

Ilustrasi pada Gambar 7 disamping adalah modul menu,

dimana modul ini akan selalu tampil disebelah kiri
disetiap halamannya.
Mari kita urai keterangan pada papan menu disamping,
Mulai dari teratas adalah penunjuk waktu, dimana waktu
Pemerintahan Kota Medan | 7

yang digunakan pada aplikasi ini adalah waktu yang berlaku pada mesin server yang
berada dibagian aset, contoh ilustrasi diatas menunjukan jam 15:42:41.
Baris kedua setelah penunjuk waktu adalah kode SKPD, contoh pada ilustrasi disamping
adalah Kode 17.01.01.01 untuk Dinas Kebudayaan dan Parawisata Pemko Medan.
Baris ketiga adalah Dashboard, atau dapat kita sebut sebagai halaman muka, dimana
halaman ini akan menjadi halaman pertama yang selalu kita jumpai setelah kita
berhasil masuk kedalam sistim/aplikasi SIP-BMD.
Baris keempat adalah CloudBox. Dengan cloudbox pengguna
menyimpan, mengedit dan menghapus data berupa file sharing.

SIP-BMD

dapat

Baris kelima adalah Telusuri Aset, mesin penjelajah yang berguna untuk mencari konten
aset yang ada pada masing-masing SKPD di pemko medan.
Baris keenam merupakan kumpulan modul-modul inputan yang berkaitan dengan
penambahan/ pengurangan konten aset, kapitalisasi, ruangan dan operator. Khusus
untuk modul operator, modul ini hanya berlaku untuk pengguna yang memiliki level
pengguna sebagai moderator.
Baris yang terakhir adalah kumpulan modul-modul laporan, berupa: daftar barang,
mutasi barang, kartu inventaris barang, penyusutan barang, kapitalisasi dan lainlainnya.
Gambar 7

CLOUDBOX

SIP-BMD

CloudBox merupakan fitur tempat berbagi data diawan. Dalam penegertian bahwa
setiap pengguna dapat menempatkan datanya untuk berbagi berupa file yang disimpan
didalam server aset.

SIP-BMD Sistim Informasi Pengelolaan Barang Milik Daerah | 8

Gambar 8
Hampir semua format data file yang berkembang saat ini didukung oleh CloudBOX,
berikut beberapa contoh format file data yang didukung untuk disimpan didalam server
aset, diantaranya:
- DOC

PDF
TXT
XLS
XML
JPG/JPEG
GIF
PNG
PSD
CDR
3DX
MOV
DAT

File data berupa format dokumen, format data dengan ektensi

seperti ini dan turunan biasanya dipopulerkan oleh perusahaan
raksasa pembuat aplikasi dunia, yaitu Microsoft pada produknya
yang dikenal dengan Ms-Words.
File data berupa format document reader
File data berupa format text sederhana.
File data berupa format spreadsheet.
File data berupa format
File data berupa format gambar
File data berupa format gambar
File data berupa format gambar
File data berupa format editor gambar dengan Photoshop
File data berupa format editor gambar dengan Corel Draw
File data berupa format editor gambar 3 Dimensi
File data berupa format movies/ gambar bergerak dari Apple
File data berupa format editor gambar bergerak

Pemerintahan Kota Medan | 9

Gambar 9

Keterangan pada Gambar 9:

-

Back
Reload
Open
New Folder
New Textfile
Upload File
Copy

Perintah untuk kembali ke aksi sebelumnya dalam modul cloudbox.

Seperti halnya Refresh, Perintah ini untuk menyegarkan tampilan.
Perintah untuk membuka sebuah folder atau file.
Perintah untuk membuat sebuah folder.
Perintah untuk membuat satu dokumen baru dengan format text file.
Perintah untuk mengunggah satu atau beberapa file.
Perintah untuk meniru sebuah file (perintah ini berpasangan dengan
perintah paste).
Paste
Perintah untuk menggandakan sebuah file setelah sebelumnya kita
menjalankan perintah Copy.
Remove
Perintah untuk menghapus sebuah atau beberapa file.
Rename
Perintah untuk menganti nama file.
Edit Textfile Perintah untuk melakukan perubahan pada sebuah file dokumen
yang berektensi txt.
Get Info
Perintah melihat informasi aplikasi.
Preview
Perintah untuk melihat pratinjau sebuah file.
Resize Image Perintah untuk melakukan pembesaran gambar pada sebuah file
berformat gambar.
View as icons Perintah
untuk
menampilkan
deretan
file-file
yang
ada
secara/berdasarkan icon.
View as list Perintah untuk menampilkan deretan file-file yang ada secara baris.

Beberapa perintah diatas dapat kita tampilkan secara shortcut dengan cara meng-klik
tombol mouse sebelah kanan. Ilustrasinya dapat kita lihat pada gambar 10.

Gambar 10

TELUSURI ASET

SIP-BMD

Telusuri Aset merupakan fitur yang berguna untuk mencari konten aset yang ada pada
SKPD bersangkutan yang sudah divalidasi menjadi aset.

SIP-BMD Sistim Informasi Pengelolaan Barang Milik Daerah | 10

Gambar 11
Berikut contoh jika memasukan kata kunci (keyword) hondax. Ilustrasi hasil pencarian
dapat kita lihat pada gambar 12.

Gambar 12
Berikut contoh jika memasukan kata kunci (keyword) honda. Ilustrasi hasil pencarian
dapat kita lihat pada gambar-gambar dibawah ini.

Gambar 13
Untuk melihat laporan dari data-data yang ditemukan dalam fitur telusuri aset, maka
akan muncul dibaris taskbar dengan icon pratinjau, dan kita harus meng-kliknya untuk
dapat melihat konten dari aset hasil temuan. Ilustrasi dapat dilihat pada gambar 14.

Gambar 14

Pemerintahan Kota Medan | 11

TRANSAKSI

SIP-BMD

Dalam modul Transaksi terdapat beberapa fitur perintah,

yakni: Mutasi Tambah, Setup Ruangan, Pembuatan Kartu
Inventaris Ruangan, Kapitalisasi dan Setup Operator.
Khusus dalam proses pembuatan KIR, tahapan mutasi dan
setup ruangan harus sekuen, artinya harus berurutan. Yaitu
kita harus mendaftarkan barangnya dulu menjadi aset, lalu
siapkan tempatnya untuk menempatkan barang yang telah

SIP-BMD Sistim Informasi Pengelolaan Barang Milik Daerah | 12

diakui sebagai aset tadi, setelah tahap-tahapan tadi telah kita lalui maka proses
pembuatan KIR dalam segera dilakukan.
Gambar 15

MUTASI TAMBAH
Mari kita mulai dengan mutasi tambah.

Gambar 16
Setelah tampilan muka pada Mutasi Tambah
nampak, seperti ilustrasi yang bisa kita lihat
digambar 16 diatas, disana terlihat dua tombol
perintah ditaskbar bagian atas, yaitu Rincian dan
Tambah Data.
Jika kita ingin melakukan input data baru, maka
langkah pertama adalah meng-klik pada tombol
Tambah Data (lihat gambar disamping). Tunggu
beberapa saat, nanti akan nampak halaman awal
dari form pengisian Mutasi Tambah seperti ilustrasi pada gambar 18 dibawah ini.
Gambar 17

Pemerintahan Kota Medan | 13

Gambar 18

Keterangan Gambar:
Unit Pengguna
Jenis KIB
Kode Barang

: Kode SKPD
: Pilihan input pada jenis KIB
: Pilihan nomer klatur Kode barang

Setelah pilihan kode-kode diatas terisi pada kolomnya masing-masing, maka kolom
isian pada yang terdapat pada submodul di Pencatatan Dokumen dan Spesifikasi Aset
akan terbuka secara otomatis.
Langkah berikutnya yang akan ditampilkan secara ilustrasi pada gambar-gambar
berikut ini:

Gambar 19

SIP-BMD Sistim Informasi Pengelolaan Barang Milik Daerah | 14

Gambar 20
Setelah Unit Pengguna, Pilihan Jenis KIB dan Penentuan nomer klatur pada kode barang
terisi, maka SIP-BMD akan menampilkan seperti berikut ini:

Gambar 21

Pemerintahan Kota Medan | 15

Contoh isian lengkap pada Mutasi Tambah

Gambar 22
Dibawah ini adalah ilustrasi saat kita selesai melakukan penambahan data pada Mutasi
Tambah.

Gambar 23

SIP-BMD Sistim Informasi Pengelolaan Barang Milik Daerah | 16

SETUP RUANGAN
Tahapan berikutnya adalah membuat/menentukan partisi ruangan sebagai tempat
penyimpanan/ penempatan dimana aset nantinya akan kita letakkan.

Gambar 24
Setelah halaman muka pada Setup Ruangan
telah nampak, seperti ilustrasi yang bisa kita
lihat digambar 24 diatas, disana terlihat dua
tombol perintah ditaskbar bagian atas, yaitu
Pratinjau dan Tambah Data.
Jika kita ingin melakukan input data baru,
maka langkah pertama adalah meng-klik pada
tombol
Tambah
Data
(lihat
gambar
disamping). Tunggu beberapa saat, nanti akan
nampak halaman awal dari form pengisian
Daftar Ruangan seperti ilustrasi pada gambar
26 dihalaman berikutnya
Gambar 25

Gambar 26
Keterangan Gambar
Unit Pengguna
Kode Ruangan

: Kode SKPD
: Kode Ruagan (pada kolom ini, kode ruangan akan
tercipta dengan sendirinya).
Pemerintahan Kota Medan | 17

Nama Ruangan

: Kolom isian nama ruangan yang akan dibuat.

Jika semua kolom yang tersedia telah diisi dengan baik dan benar, maka tekan tombol
simpan untuk menyimpannya.

Gambar 27

Setelah proses simpan berhasil dilakukan, kita klik tombol keluar untuk dapat
mengulangi/ menambah kode ruangan yang baru. Ilustrasi ditampilkan pada gambar 28
dibawah ini.

Gambar 28

KARTU INVETARIS RUANGAN (KIR)

SIP-BMD Sistim Informasi Pengelolaan Barang Milik Daerah | 18

Tahapan berikutnya adalah membuat kartu invetaris ruangan. Modul KIR ini hanya
dapat digunakan jika 2 (dua) tahapan tadi sudah dilaksanakan terlebih dahulu.
Mari kita lanjutkan proses dalam membuat KIR. Berikut dibawah ini adalah tampilan

awal dari modul KIR.

Gambar 29
Setelah halaman muka pada modul KIR telah
nampak, seperti ilustrasi yang bisa kita lihat
digambar 29 diatas, disana terlihat tombol
perintah ditaskbar bagian atas, yaitu
Tambah Data.
Jika kita ingin melakukan input data baru,
maka langkah pertama adalah meng-klik
pada tombol Tambah Data (lihat gambar
disamping). Tunggu beberapa saat, nanti
akan nampak halaman awal dari form
pengisian Daftar Ruangan seperti ilustrasi
pada gambar 31 dihalaman berikutnya.
Gambar 30
Berikut adalah tampilan dari halaman awal pada modul KIR:

Gambar 31
Bisa kita perhatikan diatas bahwa, submodul dari KIR tidak nampak dikarekan Isian
pada kolom-kolom isian yang tersedia belum diisi.

Pemerintahan Kota Medan | 19

Gambar 32

Gambar 33

Gambar 34
Keterangan Gambar:
Kolom sebelah kiri adalah Kolom Daftar Barang-barang yang sudah dinyatakan sebagai
Aset.
Kolom sebelah kanan adalah Kolom Ruangan.

SIP-BMD Sistim Informasi Pengelolaan Barang Milik Daerah | 20

Gunakan
atau perblok.

Untuk Memindahkan Daftar Barang secara satu-persatu

Gunakan

Untuk Memindahkan Daftar Barang secara keseluruhan.

Gambar 35

KAPITALISASI
Ilustrasi berikut dibawah ini adalah halaman isian pada modul kapitalisasi.

Pemerintahan Kota Medan | 21

Gambar 36

SIP-BMD Sistim Informasi Pengelolaan Barang Milik Daerah | 22

SEKIAN

Pemerintahan Kota Medan | 23