Human Resource Information System

Sunfish HR Employee Self Services (ESS) 1

 HRIS – Human Recources Information System adalah sebuah sistem informasi yang
berfungsi sebagai sarana penghubung antara karyawan dan HRD. Dengan menggunakan fungsi
ESS – Employee Self Service pada HRIS, selain dapat mengakses informasi yang akurat mengenai
data kepegawaian masing-masing, setiap karyawan juga dapat melakukan bermacam aktifitas
yang berhubungan dengan HRD. Berikut adalah panduan langkah-langkah untuk menggunakan
fungsi ESS pada HRISsebagai karyawan pada suatu perusahaan:

1. Login / Masuk ke dalam HRIS

Sunfish HR adalah sebuah system yang berbasis web sehingga hanya bisa diakses
melalui browser. Namun dengan teknologi yang ada saat ini, dimana browser dapat
diakses melalui banyak sarana selain komputer seperti handphone/smartphone & tablet,
semakin memudahkan karyawan untuk mengakses HRIS dimana pun dan kapan pun.
Untuk login / masuk ke dalam HRIS berikut langkah-langkah nya:

a) Buka browser (Mozzila Firefox / Internet Explorer) pada Komputer / Laptop / Tablet /
Smartphone / Hand Phone anda. Note: HRIS tidak kompatibel dengan Google Chrome
/ Opera.
b) Masukkan alamat hris.bosowa.co.id kedalam address bar pada browser
c) Masukkan username & password HRIS anda, kemudian tekan enter atau klik pada
tombol login. Note: Default username & password HRIS adalah No Induk
Karyawan/NIK anda, jika username & password anda salah silahkan hubungi HRD
untuk reset password anda.

hris.bosowa.co.id
Default: Nomor Induk Karyawan
Contoh: 2013004522

Default: Nomor Induk Karyawan

Contoh: 2013004522
Klik Login

Sunfish HR Employee Self Services (ESS) 2

 2. Merubah password dan bahasa HRIS anda
Saat anda login pertama kali anda akan di minta untuk merubah password HRIS anda,
demikian juga untuk setiap 3 bulan kedepan nya, dimana HRIS sudah di setting agar setiap
user diharuskan merubah password HRIS nya demi keamanan. Sedangkan apabila anda
sudah merasa password anda sudah tidak aman, dan ingin merubah nya saat itu juga,
anda dapat melakukan langkah-langkah di bawah ini:

a) Pada Home Page / Halaman Utama, klik pada link Profile pada bagian atas.
b) Masukan Password baru pada kolom isian User Password dan Confirm Password.
c) Pilih default bahasa untuk HRIS pada kolom Language, sehingga kedepan nya setiap
anda login akan menggunakan piliha bahasa tersebut, kemudian klik pada tombol
update.

Klik pada profile

Merubah Bahasa

Masukkan password baru

Masukkan kembali password

baru anda

Pilih default bahasa

Kemudian Klik Update

3. Melihat informasi data pribadi

Di dalam HRIS terdapat data-data pribadi karyawan yang sebelum nya telah di
informasikan kepada perusahaan melalui HRD. Berikut car untuk melihat data pribadi
anda pada HRIS:

a) Klik Pada menu Employee, kemudian klik pada sub menu Employee Personal.
b) Pilih optional display pada select box di bagian kanan atas untuk melihat informasi
yang lebih detail, seperti .

Sunfish HR Employee Self Services (ESS) 3

 Klik pada Employee
Personal untuk
melihat data pribadi Pilih tipe informasi
pribadi yang ingin di
lihat

4. Mengajukan perubahan data pribadi

Setiap karyawan dapat mengajukan perubahan / update data pribadi, beberapa data
pribadi yang tercatat pada HRIS akan terhubung dengan aktifitas HRD pada umum nya,
seperti misal nya status pernikahan dan anak yg berhubungan dengan perhitungan pajak
PPH21 setiap karyawan, berikut langkah-langkah untuk mengajukan perubahan data
pribadi:
a) Klik Pada menu Employee, kemudian klik pada menu Employee Data Change, dan klik
pada sub menu Employee Data Change History.
b) Kemudian klik pada tulisan berwarna biru Employee Data Change

Klik pada Employee Data Change

History untuk mengajukan
perubahan data pribadi

Kemudian Klik pada link Employee

Data Change

Sunfish HR Employee Self Services (ESS) 4

 c) Pilih tipe perubahan data personal anda pada select box Changes Type
d) Kemudian rubah data sesuai dengan yang anda inginkan untuk di rubah / di update

Pilih tipe data pribadi

yang ingin di rubah

e) Setelah selesai melakukan perubahan data klik pada sent to approver, agar request
tersebut di kirim ke HRD untuk di approve dan akan merubah data pribadi anda
kedepan nya.

Setelah selesai mengisi form, klik pada button

Send To Approver, untuk di approve oleh HRD

Sunfish HR Employee Self Services (ESS) 5

 5. Melihat data history kehadiran pribadi
Setiap karyawan dapat melihat data history kehadiran masing-masing, berikut
langkah-langkah nya:
a) Pilih menu Time Attendance kemudian klik pada sub menu Attendance History
b) Pilih atau masukan range tanggal yang di inginkan untuk melihat data attendance
pada periode tertentu kemudian klik pada tombol Go

Klik pada sub menu attendance history

untuk melihat data kehadiran pribadi

Pilih periode tanggal kemudian klik

pada button go, untuk melihat data
kehadiran pada periode tertentu

6. Mengajukan cuti
a) Klik pada menu Time Attendance kemudian klik pada menu Leave dan klik kembali
pada menu My Leave Request History.
b) Klik pada tulisan berwarna biru Leave Request Form untuk mengisi form permintaan
cuti, atau klik pada Check Leave Balance untuk mengetahui jatah cuti tahunan yang
masih aktif dan tersedia untuk di gunakan.

Klik pada sub menu My

Leave Request History untuk
mengajukan cuti

Klik pada link Leave Request Klik pada link Check Leave
Form untuk mengisi form Balance untuk melihat sisa
pengajuan cuti cuti tahunan anda

Sunfish HR Employee Self Services (ESS) 6

 c) Pada form pengajuan cuti, masukan tanggal cuti, pilih type cuti dan alasan pengajuan
cuti.

Pilih tanggal mulai dan akhir

cuti yang akan di ajukan

Klik pada link Check Leave

Balance untuk melihat sisa
cuti tahunan anda

d) Setelah selesai melakukan pengisian form klik pada tombol sent to approver, agar
request tersebut di kirim ke atasan masing-masing dan HRD untuk di approve.

Masukkan alasan pengajuan

cuti

Setelah selesai mengisi

form klik sent to
approver untuk di
kirim ke atasan & HRD

Sunfish HR Employee Self Services (ESS) 7

 7. Menyetujui pengajuan cuti
Bagi karyawan yang memiliki bawahan wajib untuk menyetujui / melakukan proses
approval terhadap pengajuan cuti bawahan nya, berikut ini langkah-langkah nya:
a) Klik pada menu Time Attendance kemudian klik pada menu Leave dan klik kembali
pada menu Leave Request Inbox.
b) Klik pada nomor permohonan cuti berwarna biru yang akan di approve.

Klik pada sub menu Leave Request

Inbox untuk malakukan persetujuan
pengajuan cuti bawahan anda

Klik pada link no pengajuan cuti

yang akan di setujui

c) Pada bagian bawah form rubah status persetujuan, Awaiting jika masih di
pertimbangkan untuk di setujui, Approved jika pengajuan cuti di setujui, Rejected jika
permohonan cuti tidak di setujui, Revising jika ternyata terlihat terdapat kesalahan
pada request yang diajukan, misalnya tanggal ataupun alasan cuti, maka pengajuan
cuti akan di kembalikan kepada karyawan yang mengajukan untuk di perbaiki terlebih
dahulu.
d) Anda harus mengisi alasan pada kolom reason untuk status Rejected atau Revising,
selain kedua status tersebut kolom alasan bisa di kosongkan. Kemudian klik pada
tombol update.

2. Masukkan
alasan jika
1. Pilih status pengajuan cuti di
3. Klik Update untuk persetujuan cuti tolak atau di
finalisasi persetujuan cuti revisi

Sunfish HR Employee Self Services (ESS) 8

 8. Mengajukan izin meninggalkan pekerjaan (maksimum ½ Hari / 4 Jam)
Untuk mengajukan izin meninggalkan pekerjaan setiap karyawan dapat mengajukan
Permit pada HRIS, namun permit hanya dapat digunakan untuk izin kurang dari setengah
hari kerja, jika izin yang diajukan lebih dari setengah hari kerja maka HRD akan merubah
nya menjadi pengajuan cuti, dan akan memotong jatah cuti tahunan karyawan yang
bsersangkutan. Berikut langkah-langkah pengajuan izin / permit pada HRIS:
a) Klik pada menu Time Attendance kemudian klik pada menu Permit dan klik kembali
pada menu My Permit Request History.
b) Klik pada tulisan berwarna biru Add New Permit Request untuk mengisi form
permintaan izin.

Klik pada sub menu My

Permit Request History
untuk mengajukan izin

Klik pada link Permit

Request Form untuk mengisi
form pengajuan izin

c) Pada form pengajuan izin, masukan tanggal (format pengisian tanggal –

mm/dd/yyyy), waktu mulai, waktu selesai (format pengisian waktu - HH:mm) dan
alasan pengajuan izin meninggalkan pekerjaan.
d) Setelah selesai melakukan pengisian form klik pada tombol sent to approver, agar
request tersebut di kirim ke atasan masing-masing dan HRD untuk di approve.

Masukkan tanggal,
waktu mulai dan waktu
berakhir izin
Setelah selesai mengisi
form klik sent to
approver untuk di Masukkan alasan
kirim ke atasan & HRD mengajukan izin
meninggalkan pekerjaan

Sunfish HR Employee Self Services (ESS) 9

 9. Menyetujui pengajuan izin
Bagi karyawan yang memiliki bawahan wajib untuk menyetujui / melakukan proses
approval terhadap pengajuan izin bawahan nya, berikut ini langkah-langkah nya:
a) Klik pada menu Time Attendance kemudian klik pada menu Permit dan klik kembali
pada menu Permit Request Inbox.
b) Klik pada nomor permohonan izin berwarna biru yang akan di approve / di setujui

Klik pada sub menu Permit Request

Inbox untuk malakukan persetujuan
pengajuan izin bawahan anda

Klik pada link no pengajuan izin

yang akan di setujui

c) Pada bagian bawah form rubah status persetujuan, Awaiting jika masih di
pertimbangkan untuk di setujui, Approved jika pengajuan izin di setujui, Rejected jika
permohonan izin tidak di setujui, Revising jika ternyata terlihat terdapat kesalahan
pada request yang diajukan, misalnya tanggal ataupun alasan izin, maka pengajuan
izin akan di kembalikan kepada karyawan yang mengajukan untuk di perbaiki terlebih
dahulu.
d) Anda harus mengisi alasan pada kolom reason untuk status Rejected atau Revising,
selain kedua status tersebut kolom alasan bisa di kosongkan. Kemudian klik pada
tombol update.

3. Klik Update untuk 2. Masukkan

finalisasi persetujuan izin 1. Pilih status alasan jika
persetujuan izin pengajuan izin di
tolak atau di
revisi

Sunfish HR Employee Self Services (ESS)

10
 10. Mengajukan izin sakit
Setiap karyawan wajib mengajukan izin sakit pada HRIS Jika karyawan tidak masuk
kerja dengan alasan sakit, apabila tidak melakukan pengajuan izin sakit / sickness maka
akan di anggap tidak masuk kerja tanpa keterangan / alpha / absent. Berikut langkah-
langkah pengajuan izin sakit / sickness pada HRIS:
a) Klik pada menu Time Attendance kemudian klik pada menu Sickness dan klik kembali
pada menu My Sickness Request History.
b) Klik pada tulisan berwarna biru Sickness Request Form untuk mengisi form
permintaan izin sakit.

Klik pada sub menu My

Sickness Request History
untuk mengajukan izin sakit
Klik pada link My Reimbursement
History, untuk melihat history / sisa
balance reimburse medical anda
Klik pada link Sickness
Request Form untuk mengisi
form pengajuan izin sakit

c) Pada form pengajuan izin sakit, masukan tanggal, jenis penyakit, dan penjelasan detil
mengenai penyakit, dan klik pada Hospitalization jika anda memeriksakan diri ke
dokter/klinik/rumah sakit sehubungan dengan penyakit yang dialami.
d) Setelah selesai melakukan pengisian form klik pada tombol sent to approver, agar
request tersebut di kirim ke atasan masing-masing dan HRD untuk di approve.

Masukkan tanggal mulai dan

berakhir nya izin sakit

Check list jika melakukan pemeriksaan ke

dokter / rumah sakit
Setelah selesai mengisi
form klik sent to Masukkan keterangan mengenai sakit yg
approver untuk di di alami
kirim ke atasan & HRD

Klik pada button browse dan masukan file

surat dokter yg sudah di scan (jika ada)

Sunfish HR Employee Self Services (ESS)

11
 11. Menyetujui pengajuan izin sakit
Bagi karyawan yang memiliki bawahan wajib untuk menyetujui / melakukan proses
approval terhadap pengajuan izin sakit bawahan nya, berikut ini langkah-langkah nya:
a) Klik pada menu Time Attendance kemudian klik pada menu Permit dan klik kembali
pada menu Sickness Request Inbox.
b) Klik pada nomor permohonan izin sakit berwarna biru yang akan di approve.

Klik pada sub menu Sickness Request

Inbox untuk malakukan persetujuan
pengajuan izin sakit bawahan anda
Klik pada link no pengajuan izin
sakit yang akan di setujui

c) Pada bagian bawah form rubah status persetujuan, Awaiting jika masih di
pertimbangkan untuk di setujui, Approved jika pengajuan izin sakit di setujui,
Rejected jika permohonan izin sakit tidak di setujui, Revising jika ternyata terlihat
terdapat kesalahan pada request yang diajukan, misalnya tanggal ataupun alasan izin
sakit, maka pengajuan izin sakit akan di kembalikan kepada karyawan yang
mengajukan untuk di perbaiki terlebih dahulu.
d) Anda harus mengisi alasan pada kolom reason untuk status Rejected atau Revising,
selain kedua status tersebut kolom alasan bisa di kosongkan. Kemudian klik pada
tombol update.

3. Klik Update untuk

finalisasi persetujuan 2. Masukkan
1. Pilih status alasan jika
persetujuan pengajuan di
tolak atau di
revisi

Sunfish HR Employee Self Services (ESS)

12
 12. Mengajukan izin perjalanan dinas
Setiap karyawan yang akan atau telah melaksanakan perjalanan dinas, wajib
mengajukan izin perjalanan dinas pada HRIS, apabila tidak diajukan maka untuk tanggal
pada saat perjalanan dinas itu dilaksanakan karyawan akan di anggap tidak masuk kerja
tanpa keterangan / alpha / absent. Berikut langkah-langkah pengajuan izin perjalanan
dinas pada HRIS:
a) Klik pada menu Time Attendance kemudian klik pada menu On Duty dan klik kembali
pada menu My On Duty Request History.
b) Klik pada tulisan berwarna biru On Duty Request untuk mengisi form permintaan.

Klik pada sub menu On Duty Request

Klik pada link On Duty

Request untuk mengisi form
pengajuan perjalanan dinas

c) Pada form pengajuan perjalanan dinas, masukan type area (Domestic/Overseas), type
destinasi, jumlah destinasi, tanggal mulai dan berakhir nya perjalanan dinas, nama
daerah / Negara tujuan, dan penjelasan menganai tujuan melakukan perjalanan
dinas.
d) Anda dapat memasukan biaya lain-lain (apabila ada), dengan klik pada tulisan biru
Add Other Cost.
e) Setelah selesai melakukan pengisian form klik pada tombol sent to approver, agar
request tersebut di kirim ke atasan masing-masing dan HRD untuk di approve.

Sunfish HR Employee Self Services (ESS)

13
 Pilih jenis tujuan destinasi
Masukkan kota /
perjalanan dinas
daerah tujuan
perjalanan dinas
Pilih jumlah tujuan jika ingin
memasukan beberapa pengajuan
perjalan dinas sekaligus

Masukan tanggal mulai dan

berakhirnya perjalanan dinas,
format tanggal mm/dd/yyyy

Klik Pada link Add Other Cost untuk

memasukkan biaya lainya yang
belum muncul secara otomatis

Masukkan keterangan maksud &

keperluan perjalanan dinas anda

Setelah selesai mengisi

form klik sent to
approver untuk di
kirim ke atasan & HRD

13. Menyetujui pengajuan izin perjalanan dinas

Bagi karyawan yang memiliki bawahan wajib untuk menyetujui / melakukan proses
approval terhadap pengajuan perjalanan dinas bawahan nya, berikut ini langkah-langkah
nya:
a) Klik pada menu Time Attendance kemudian klik pada menu On Duty dan klik kembali
pada menu On Duty Request Inbox.
b) Klik pada nomor permohonan izin sakit berwarna biru yang akan di approve.

Klik pada sub menu Sickness Request

Inbox untuk melakukan persetujuan
Klik pada link no pengajuan izin pengajuan izin bawahan anda
yang akan di setujui

Sunfish HR Employee Self Services (ESS)

14
 c) Pada bagian bawah form rubah status persetujuan, Awaiting jika masih di
pertimbangkan untuk di setujui, Approved jika pengajuan di setujui, Rejected jika
permohonan tidak di setujui, Revising jika ternyata terlihat terdapat kesalahan pada
request yang diajukan, misalnya tanggal ataupun alasan, maka pengajuan akan di
kembalikan kepada karyawan yang mengajukan untuk di perbaiki terlebih dahulu.
d) Anda harus mengisi alasan pada kolom reason untuk status Rejected atau Revising,
selain kedua status tersebut kolom alasan bisa di kosongkan. Kemudian klik pada
tombol update.

3. Klik Update untuk

2. Masukkan
finalisasi persetujuan 1. Pilih status
alasan jika
persetujuan
pengajuan di
tolak atau di
revisi

14. Mengajukan koreksi data kehadiran

Setiap karyawan dapat mengajukan koreksi terhadap data kehadiran nya masing-
masing, misalnya karena lupa absen, meeting di luar kantor, atau keadaan lainya yang
menyebabkan tidak melakukan absen fingerprint di kantor. Berikut ini adalah langkah-
langkah mengajukan koreksi data kehadiran pada HRIS:
a) Klik pada menu Attendance Correction, kemudian klik pada sub menu Attendance
Correction Request History
b) Kemudian klik pada link Attendance Correction Form

Klik pada sub menu

Attendance Correction
History untuk mengajukan
Klik pada link Attendance Correction koreksi data absensi
Form untuk mengisi form pengajuan
koreksi data absensi

Sunfish HR Employee Self Services (ESS)

15
 c) Pada form koreksi data kehadiran pilih / masukkan tanggal periode yang ingin di
perbaiki data kehadiran nya, kemmudian klik pada button view
d) Pada kolom Actual Time masukkan / ubah data waktu kehadiran, dan masukkan
alasan untuk koreksi data kehadiran.
e) Setelah selesai melakukan pengisian klik pada button send to approver.

1.Pilih / masukkan tanggal periode

absensi kemudian klik view

4. Klik sent to approver

untuk di kirim ke atasan
& HRD
2. Masukkan / rubah data
3. Masukkan alasan
absensi yg ingin di perbaiki
perbaikan absensi

15. Menyetujui pengajuan koreksi data kehadiran

Bagi karyawan yang memiliki bawahan wajib untuk menyetujui / melakukan proses
approval terhadap pengajuan perbaikan data kehadiran bawahan nya, berikut ini langkah-
langkah nya:
a) Klik pada menu Time Attendance kemudian klik pada menu Attendance Correction
Request dan klik kembali pada menu Attendance Correction Request Inbox.
b) Klik pada nomor permohonan izin sakit berwarna biru yang akan di approve.

Klik pada sub menu Attendance

correction Request Inbox untuk
melakukan persetujuan pengajuan
koreksi data kehadiran bawahan
anda
Klik pada link no pengajuan
koreksi data absensi yang akan
di setujui

Sunfish HR Employee Self Services (ESS)

16
 c) Pada form persetujuan koreksi data absensi, dapat di lihat terlebih dahulu, data
kehadiran yang sebenarnya pada kolom Before Corrections, dan data yang diperbaiki
pada kolom Proposed Correction, dan alasan pengajuan koreksi data absensi pada
kolom Reason.
d) Pada bagian bawah form rubah status persetujuan, Awaiting jika masih di
pertimbangkan untuk di setujui, Approved jika pengajuan di setujui, Rejected jika
permohonan tidak di setujui, Revising jika ternyata terlihat terdapat kesalahan pada
request yang diajukan, misalnya tanggal, waktu ataupun alasan yang di sebutkan,
maka pengajuan akan di kembalikan kepada karyawan yang mengajukan untuk di
perbaiki terlebih dahulu.
e) Anda harus mengisi alasan pada kolom reason untuk status Rejected atau Revising,
selain kedua status tersebut kolom alasan bisa di kosongkan. Kemudian klik pada
tombol update.

Data absensi yang sebenarnya Data absensi yang di perbaiki

1. Pilih status
persetujuan izin

2. Masukkan alasan jika pengajuan di

tolak atau di revisi

16. Mengajukan permohonan lembur.

Untuk mengajukan lembur pada HRIS, berikut ini langkah-langkah nya:
a) Klik pada menu Time Attendance kemudian klik pada menu Overtime dan klik
kembali pada menu My Overtime Request History.
b) Klik pada tulisan berwarna biru Overtime Request untuk mengisi form permintaan
lembur / overtime.

Sunfish HR Employee Self Services (ESS)

17
 Klik pada sub menu My
Klik pada link Overtime Overtime Request History
Request untuk mengisi form
pengajuan lembur

c) Pada form pengajuan lembur, masukan tanggal lembur, check list pada Before Shift
dan masukan waktu lembur pada kolom From untuk data lembur sebelum jam masuk
kerja, dan atau check list pada After Shift dan masukkan waktu lembur pada kolom
To untuk data lembur setelah jam pulang kerja, data waktu lembur harus dimasukan
dalam format (HH:mm) yaitu dua digit menunjukan Jam dan dua digit menit di
pisahkan dengan tanda baca “ : “ (titik dua).
d) Masukkan keterangan alasan pengajuan lembur pada kolom Remark.
f) Setelah selesai melakukan pengisian form klik pada tombol sent to approver, agar
request tersebut di kirim ke atasan masing-masing dan HRD untuk di approve.

1. Masukkan Tanggal Mulai Lembur

2. Check list pada tipe waktu lembur

3. Masukan waktu mulai dan selesai lembur

4. Klik sent to approver untuk

di kirim ke atasan & HRD 4. Masukan alasan lembur

Sunfish HR Employee Self Services (ESS)

18
 17. Menyetujui pengajuan lembur
Bagi karyawan yang memiliki bawahan wajib untuk menyetujui / melakukan proses
approval terhadap pengajuan lembur bawahan nya, berikut ini langkah-langkah nya:
a) Klik pada menu Time Attendance kemudian klik pada menu Overtime dan klik
kembali pada menu Overtime Request Inbox.
b) Klik pada nomor permohonan lembur berwarna biru yang akan di approve.
c) Pada bagian bawah form rubah status persetujuan, Awaiting jika masih di
pertimbangkan untuk di setujui, Approved jika pengajuan lembur di setujui, Rejected
jika permohonan izin sakit tidak di setujui, Revising jika ternyata terlihat terdapat
kesalahan pada request yang diajukan, misalnya tanggal ataupun alasan lembur,
maka pengajuan lembur akan di kembalikan kepada karyawan yang mengajukan
untuk di perbaiki terlebih dahulu.
d) Anda harus mengisi alasan pada kolom reason untuk status Rejected atau Revising,
selain kedua status tersebut kolom alasan bisa di kosongkan. Kemudian klik pada
tombol update.

18. Melihat history gaji pribadi

Setiap karyawan dapat melihat history gaji masing-masing yang telah di bayarkan
oleh perusahaan, berikut langkah-langkah nya:
a) Klik pada menu Payroll kemudian klik pada sub menu My salary history.
b) Pilih tanggal periode gaji yang ingin di lihat, kemudian klik pada tombol display.

Klik pada sub menu My Salary History

Masukkan / pilih tanggal periode gaji

yang ingin di lihat

Kemudian klik display

19. Melihat balance penggantian / reimbursement pribadi

Setiap karyawan dapat melihat balance restitusi / reimbursement masing-masing,
berikut langkah-langkah nya:
a) Klik pada menu Reimbursement kemudian klik pada sub menu My reimbursement
balance.
b) Klik pada tulisan berwarna biru pada kolom Total Reimbursement Paid untuk melihat
rincian penggunaan reimbursement yang sudah dibayarkan sebelum nya (Jika Sudah
pernah mengajukan dan di approve).

Sunfish HR Employee Self Services (ESS)

19
 Klik pada sub menu My
Reimbursement Balance

20. Mengajukan penggantian / reimbursement pribadi

Setiap karyawan dapat mengajukan penggantian / reimbursement masing-masing,
berikut langkah-langkah nya:
a) Klik pada menu Reimbursement kemudian klik pada sub menu My reimbursement
history.
b) Pilih jenis reimbursement, untuk siapa reimbursement di request (diri sendiri / anak
/istri), tanggal request, tanggal mulai dan akhir penggunaan biaya yang akan di
reimburse, masukkan jumlah biaya yang di request untuk di reimburse, waktu
penggunaan biaya, lokasi penggunaan biaya, dan keterangan mengenai reimburse
yang di request.
c) Setelah selesai melakukan pengisian form klik pada tombol sent to approver, agar
request tersebut di kirim ke atasan masing-masing dan HRD untuk di approve.

Klik pada sub menu My

Reimbursement History

Klik pada link Request

New Reimbursement

21. Melihat data pinjaman pribadi

Setiap karyawan dapat melihat data pinjaman masing-masing apabila pernah
melakukan pinjaman / loan pada BPRS Bosowa, Bank Kesawan ataupun Pengajuan Kredit
Kepemilikan Mobil pada perusahaan, berikut langkah-langkah nya:
a) Klik pada menu Loan kemudian klik pada sub menu My loan history.

Sunfish HR Employee Self Services (ESS)

20
 b) Pilih Loan Status untuk melihat data pinjaman sesuai tipe tertentu, misalnya yang
telah / belum lunas.
c) Pilih pada tulisan berwarna biru Click For Detail

Klik pada sub menu My

Loan History

Pilih status loan, All / Unpaid

/ Paid / Terminated

22. Melihat struktur organisasi perusahaan

Untuk melihat struktur organisasi perusahaan pada HRIS berikut langkah-langkah nya:
a) Klik pada menu Organization Structure, kemudian klik pada sub menu Organization
Structure, kemudian klik pada link Print Preview pada bagian bawah.
b)

23. Melihat peraturan perusahaan / Company Policy

Setipa karyawan dapat melihat peraturan-peraturan perusahaan yang berhubungan
dengan karyawan dan HRD pada HRIS, peraturan-peraturan tersebut juga akan terus
diupdate oleh HRD, berikut langkah-langkah nya:
a) Klik pada menu Organization Structure, kemudian klik pada submenu Company
Policy.
b) Klik pada link judul company policy yang berwarna biru untuk melihat detail informasi
mengenai peraturan perusahaan.

Sunfish HR Employee Self Services (ESS)

21