USER​ ​MANUAL

HUMAN​ ​CAPITAL​ ​INFORMATION​ ​SYSTEM

Versi​ ​1.0
 USER MANUAL
MODUL EMPLOYEE (EMPLOYEE INFORMATION) - HCIS ADVANCE
Versi 1.0
I. LOGIN APLIKASI

1. Akses homepage HCIS Advance di https://hcis.angkasapura1.co.id maka muncul dengan

halaman seperti dibawah ini

2. Masukan Informasi dibawah ini

Account Name : angkasapura_secondary_training (*Dipakai untuk latihan*)
Account Name : angkasapura (Aplikasi Real)
Username : [NIP anda]
Password : [Password anda]

Input
angkasapura_secondary_training
(*Dipakai untuk latihan*)

angkasapura (Aplikasi Real)

Input NIP anda

Input Password anda

Kemudian klik tombol [Login] untuk masuk kedalam aplikasi, apabila tidak mengetahui
informasi untuk melakukan Login ke Aplikasi, dimohon untuk menghubungi unit
Information Technology (IT)
3. Apabila muncul tampilan dibawah ini, menandakan anda baru masuk kedalam aplikasi
setelah melakukan reset password, segera lakukan ganti password anda. Pastikan Password
baru minimal 8 karakter dengan kombinasi huruf dan angka. Klik tombol [Change
Password] untuk melanjutkan.

4. Klik tombol [OK] untuk melanjutkan proses selajutnya.

5. Setelah sukses melakukan perubahan Password, tampilan akan seperti dibawah ini,
Masukkan username dengan NIP anda dan Password yang sudah berhasil anda rubah. Klik
[Login] untuk bisa masuk ke aplikasi.

Input NIP anda

Password baru
yang sudah
dirubah
 6. Apabila anda sudah masuk ke tampilan dibawah ini, anda sudah berhasil login sebagai
employee di aplikasi HCIS Advance. Pastikan di sisi kanan tertulis nama anda.

II. EMPLOYEE INFORMATION

Menu ini digunakan untuk menampilkan data pegawai yang terdaftar pada sIstem. Fungsi
Employee Information adalah mendukung manajemen semua data yang berkaitan dengan
pegawai termasuk data pribadi, kontak darurat, info kepegawaian, dan lain-lain. Untuk
mengakses menu ini, klik Employee > Employee Information dan akan tampil halaman seperti
gambar berikut :

Dengan klik link [NIP] , akan muncul data pribadi pegawai secara umum dan pegawai dapat
mengubah data pribadi seperti gambar di bawah ini :
 Penjelasan masing-masing ikon sebagai berikut :

a. untuk Mengubah Personal Information

b. untuk Mengubah Employment Data

c. untuk Mengubah Additional Info

d. untuk Melihat Dashboard

A. PERSONAL INFORMATION
Sub menu ini berfungsi untuk mengubah data atau melengkapi informasi pribadi pegawai.
Tampilan halaman ini adalah seperti berikut :

1. Tab Personal

Untuk mengubah data atau melengkapi data di tab personal dilakukan seperti berikut :

a. Nama Karyawan : Masukkan nama pegawai

b. Nama Official : Masukkan nama official pegawai.
c. Inisial Official : Masukkan initial official pegawai.
d. Nationality : Masukkan kebangsaan pegawai dengan cara klik pada tanda untuk
membuka pilihan kebangsaan.
e. Salutation : Pilih salutation pegawai dengan cara klik tanda untuk membuka pilihan.
f. Education title 1 : Pilih Gelar Pendidikan 1 dengan cara klik tanda untuk membuka
pilihan.
g. Education title 2 : Pilih Gelar Pendidikan 2 dengan cara klik tanda untuk membuka
pilihan.
h. ID Number :
 Masukkan nomor kartu identitas karyawan (nomor KTP).
i. ID Expiry Date : Masukkan batas berlaku kartu identitas (KTP).
j. Birth Place : Ubah tempat lahir pegawai dengan menggunakan suggestion tip. Serta tanggal
lahir pegawai dengan klik pada ikon

2. Tab Contact

Untuk mengubah data, lakukan seperti langkah-langkah berikut:

a. Ubah nomor telepon atau nomor telepon genggam pegawai. Apabila pegawai memiliki
beberapa nomor telepon, maka dalam pengisiannya masukkan nomor yang berbeda dan
pisahkan dengan tanda koma (,).
b. Ubah atau masukkan nomor ekstensi pegawai.
c. Ubah atau masukkan email pegawai.
Klik tombol untuk menyimpan data.

3. Tab Address

Klik pada tanda untuk menambah alamat, kemudian akan muncul halaman seperti gambar
di bawah ini :
Lalu masukkan data seperti langkah berikut :
a. Pilih tipe alamat dari daftar yang disediakan, klik pada tanda lalu klik pada pilihan.
b. Masukkan alamat pegawai.
c. Masukkan RT/RW rumah pegawai.
d. Masukkan Kecamatan, Wilayah, Kota, Provinsi, dan Negara dengan menggunakan
sugesstion tip. Ketikkan beberapa huruf pada kotak teks, akan muncul saran isian.
e. Masukkan kode pos.
f. Masukkan nomor telepon pegawai sesuai contoh yang diberikan. Apabila pegawai memiliki
beberapa nomor telepon, maka pada pengisiannya masukkan nomor yang berbeda dan
pisahkan dengan tanda koma (,).
g. Pilih status kepemilikan rumah pegawai. Terdapat dua pilihan, yaitu sewa dan milik sendiri.
h. Masukkan jarak antara rumah dengan kantor pegawai bekerja pada Address Distance.
i. Pilih status tinggal pegawai. Terdapat tiga pilihan : yaitu tinggal sendiri, tinggal dengan
orang tua, dan tinggal dengan keluarga.
Klik tombol untuk menyimpan data.

4. Tab Emergency Contact

Klik pada tanda untuk menambah Emergency Contact, kemudian akan muncul halaman
seperti gambar di bawah ini :

Lalu masukkan data seperti langkah berikut:

a. Masukkan nama Emergency Contact.
b. Pilih hubungan pegawai dengan nama yang telah masukkan sebelumnya dengan cara klik
pada tanda lalu klik pada pilihan.
c. Masukkan alamat Emergency Contact pada text area.
d. Masukkan nomor telepon Emergency Contact sesuai dengan contoh pada samping kotak
isian. Apabila terdapat beberapa nomor kontak, pisahkan dengan menggunakan tanda (,).
e. Untuk Kecamatan, Wilayah, Kota, Provinsi, dan Negara masukkan dengan menggunakan
sugesstion tip. Ketikkan beberapa huruf pada kotak isian, makan akan muncul saran yang
mendekati inputan.
f. Masukkan kode pos. 


Klik tombol untuk menyimpan data.

5. Tab Family & Dependent

 Digunakan untuk melihat anggota keluarga pegawai.

6. Tab Education

Digunakan untuk melihat riwayat pendidikan pegawai dan pendidikan yang diakui pegawai.

7. Tab Training Record

Tab ini akan menampilkan daftar pelatihan yang pernah diikuti oleh pegawai baik pelatihan
internal maupun external.

B. EMPLOYMENT DATA
Sub menu ini menampilkan detil informasi yang berhubungan dengan status kepegawaian
pengguna sekarang dalam perusahaan seperti tanggal bergabung diperusahaan, status
kepegawaian, posisi di perusahaan, lokasi kerja pengguna, dan yang lainnya. Tampilan halaman
ini adalah sebagai berikut :
1. Tab Employment Info

Tab ini berisi tentang status kepegawaian, posisi, status pekerjaan, golongan, lokasi kerja
pegawai dan lainnya. Pada halaman ini pegawai hanya dapat melihat informasi saja. Untuk
mengubah atau melengkapi data kepegawaian, harap menghubungi admin Human Capital.

2. Tab Awards

Tab ini menampilkan penghargaan-penghargaan apa saja yang telah diterima oleh pegawai.
Apabila pegawai belum pernah mendapatkan penghargaan, maka tidak akan ada data yang
tampil pada halaman ini. Untuk melihat detail penghargaan dapat dilakukan dengan cara
mengklik link pada kolom [Reference No].
 3. Tab Disciplinary

Tab ini menampilkan pelanggaran-pelanggaran apa saja yang pernah dilakukan oleh pegawai.
Apabila pegawai belum pernah melakukan pelanggaran, maka tidak akan ada data yang tampil
pada halaman ini. Pegawai juga dapat melihat detail pelanggaran dengan cara mengklik link
kolom [Reference No].

4. Tab Leave

Pada tab ini akan muncul jatah cuti pegawai, jumlah hari cuti yang telah digunakan dan sisa cuti
yang masih bisa digunakan.

C. ADDITIONAL INFO
Pada sub menu ini menampilkan informasi tambahan dari karyawan. Tampilan untuk halaman
ini adalah sebagai berikut :
1. Tab Medical Record
Pada tab ini dapat menambahkan atau mengubah data yang sebelumnya telah dibuat dengan
langkah sebagai berikut :
 Masukkan tinggi badan pada kotak isian dengan angka.
 Masukkan berat badan pada kotak isian dengan angka.
 Pilih hasil tes kesehatan yang pernah diikuti. Klik pada tanda untuk membukapilihan hasil
tes kesehatan.
 Tuliskan alasan dilakukannya Medical Test
 Masukkan kekurangan fisik dengan cara klik pada tanda untuk membuka pilihan.
 Masukkan ukuran lingkar kepala pada kotak isian.
 Masukkan ukuran baju dengan cara klik pada tanda untuk membuka pilihan.

2. Tab Medical History

 Tab ini akan menampilkan catatan riwayat kesehatan pegawai.

3. Tab Bank Account Info

Pada tab ini akan ditampilkan semua rekening bank yang pegawai miliki yang berkaitan dengan
perusahaan. Paling tidak harus ada satu no. rekening bank yang tercatat sebagai sarana untuk
transfer gaji bulanan. Seluruh informasi bank seperti nama bank dan cabang, no.rekening, dan
nama pemegang rekening akan ditampilkan.

4. Tab Course

Pada tab ini akan ditampilkan daftar kursus-kursus yang pernah diikuti oleh pegawai. Untuk
mengubah atau melengkapi data kepegawaian, harap menghubungi admin Human Capital.

III. EMPLOYEE REQUESTS

Menu ini digunakan untuk menampilkan permohonan yang pernah diajukan pegawai. Untuk
mengakses menu ini, klik Employee > Employee Requests seperti gambar berikut :
Setelah memilih menu Employee Request , akan ditampilkan daftar permohonan-permohonan
yang diajukan pegawai beserta status permohonannya seperti gambar dibawah ini :
1. Tab Employee Requests

Informasi yang ditampilkan adalah sebagai berikut :

a. Request Number : Menampilkan nomor unik untuk setiap permohonan yang telah dibuat
oleh pegawai.
b. Employee Number : Menampilkan NIP pegawai yang diajukan permohonannya.
c. Requestee Name : Menampilkan Nama pegawai yang diajukan permohonannya.
d. Request Type : Menampilkan jenis permohonan yang diajukan. 

e. Requested Date : Menampilkan tanggal pengajuan permohonan.
f. Requester : Nama pegawai yang mengajukan permohonan.
g. Status: berisikan status untuk permohonan tersebut.
 Draft: permohonan yang dibuat masih sebagai konsep.
 Unverified: permohonan masih baru dan belum diverifikasi.
 Partially Approved: apabila satu permohonan terdiri dari dua pengesah atau lebih.
Pengesah yang satu sudah menyetujui dan menunggu pengesah lain untuk memberikan
respon.
 Fully Approved: permohonan telah disetujui sepenuhnya.
 Revised: permohonan tersebut harus diperbaiki oleh pemohon.
 Rejected: permohonan ditolak oleh pengesah.
 Cancelled: permohonan tersebut dibatalkan oleh pegawai yang mengajukan.
 Closed: pemohon telah memverifikasi permohonan yang sudah disetujui oleh pengesah.
Pegawai juga dapat melihat isi detail permohonan serta nama pengesah permohonan tersebut
dengan cara klik link [Request Number] dan akan muncul halam seperti dibawah ini.
2. Tab My Inbox

Tab ini berisi daftar permohonan yang perlu disetujui dan diketahui oleh pegawai bersangkutan
jika pegawai tersebut termasuk ke dalam daftar pengesah (request approver). Meskipun
karyawan tersebut tidak bersifat required, permohonan tersebut akan tetap tampil.
 USER MANUAL
MODUL TIME & ATTENDANCE (MY ATTENDANCE DATA) - HCIS
ADVANCE
Versi 1.0
I. LOGIN APLIKASI

1. Akses homepage HCIS Advance di https://hcis.angkasapura1.co.id maka muncul dengan

halaman seperti dibawah ini

2. Masukan Informasi dibawah ini

Account Name: angkasapura_secondary_training (*Dipakai untuk latihan*)
Account Name: angkasapura (Aplikasi Real)
Username : [NIP anda]
Password : [Password anda]

Input
angkasapura_secondary_training
(*Dipakai untuk latihan*)

angkasapura (Aplikasi Real)

Input NIP anda

Input Password anda

Kemudian klik tombol [Login] untuk masuk kedalam aplikasi, apabila tidak mengetahui
informasi untuk melakukan Login ke Aplikasi, dimohon untuk menghubungi unit
Information Technology (IT)
3. Apabila muncul tampilan dibawah ini, menandakan anda baru masuk kedalam aplikasi
setelah melakukan reset password, segera lakukan ganti password anda. Pastikan Password
baru minimal 8 karakter dengan kombinasi huruf dan angka. Klik tombol [Change
Password] untuk melanjutkan.

4. Klik tombol [OK] untuk melanjutkan proses selajutnya.

5. Setelah sukses melakukan perubahan Password, tampilan akan seperti dibawah ini,
Masukkan username dengan NIP anda dan Password yang sudah berhasil anda rubah. Klik
[Login] untuk bisa masuk ke aplikasi.

Input NIP anda

Password baru
yang sudah
dirubah
 6. Apabila anda sudah masuk ke tampilan dibawah ini, anda sudah berhasil login sebagai
employee di aplikasi HCIS Advance. Pastikan di sisi kanan tertulis nama anda.

II. MY ATTENDANCE DATA

Menu ini digunakan untuk menampilkan data absensi pegawai yang terdaftar pada sIstem
sehingga pegawai dapat memeriksa waktu kehadiran atau waktu kerja pada bulan atau jangka
waktu tertentu. Untuk mengakses menu ini, klik Time & Attendance > My Attendance Data
dan akan tampil halaman seperti gambar berikut :
Halaman ini akan menampilkan daftar kehadiran pegawai sesuai dengan periode yang
ditentukan. Untuk dapat menampilkan daftar kehadiran tersebut, pegawai harus menentukan
periode kehadiran dengan memasukkan tanggal pada bagian seperti gambar di bawah ini :

Informasi yang ditampilkan pada daftar kehadiran tersebut adalah :

1. Date : Merupakan tanggal kehadiran karyawan. Tanggal dengan blok warna merah
merupakan hari libur pegawai bersangkutan.
2. Shift : Merupakan keterangan shift kerja harian pegawai pada tanggal tersebut.
3. Day Type : Merupakan keterangan hari kerja (WD), libur umum (PH) atau hari libur (OFF).
4. Shift Daily : Merupakan jam masuk dan jam pulang pegawai yang sudah ditentukan oleh
perusahaan.
5. Actual Time : Merupakan jam masuk dan jam pulang pegawai saat melakukan absensi.
Kolom Time menampilkan jam masuk atau jam pulang. Sementara kolom +/- menampilkan
total keterlambatan dan kedatangan yang lebih awal.
Jika pegawai terlambat masuk akan diberi tanda (-), namun jika datang lebih awal tidak
terdapat tanda apapun.
6. Shift Break : Merupakan jam istirahat yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
7. Productive Hours : Merupakan jumlah jam produktif dalam satuan menit.
8. Overtime Hours : Menampilkan informasi waktu lembur pada tanggal tersebut.
9. Overtime Index : Merupakan kalkulasi dari overtime hour. Perhitungan index lembur
tergantung dari pengaturan tipe lembur.
10. Other Overtime : Merupakan tambahan uang makan dan transport yang didapatkan
berdasarkan total lembur karyawan yang sudah diatur sebelumnya.
11. Status : Merupakan kode status kehadiran pada tanggal tersebut seperti present (PRS), ANL,
dan lain-lain.
12. Other Status : Merupakan kode status kehadiran tambahan yang disesuaikan dengan waktu
kehadiran aktual pegawai (Actual Time), seperti terlambat masuk (LTI), lebih awal datang
(EAO), dan lain-lain.
13. Remark : Merupakan keterangan pendukung untuk status kehadiran yang kosong jika
pegawai yang bersangkutan melaksanakan perjalanan dinas ataupun cuti.
 USER MANUAL
MODUL TIME & ATTENDANCE (LEAVE) - HCIS ADVANCE
Versi 1.0
I. LOGIN APLIKASI

1. Akses homepage HCIS Advance di https://hcis.angkasapura1.co.id maka muncul dengan

halaman seperti dibawah ini

2. Masukan Informasi dibawah ini

Account Name : angkasapura_secondary_training (*Dipakai untuk latihan*)
Account Name : angkasapura (Aplikasi Real)
Username : [NIP anda]
Password : [Password anda]

Input
angkasapura_secondary_training
(*Dipakai untuk latihan*)

angkasapura (Aplikasi Real)

Input NIP anda

Input Password anda

 Kemudian klik tombol [Login] untuk masuk kedalam aplikasi, apabila tidak mengetahui
informasi untuk melakukan Login ke Aplikasi, dimohon untuk menghubungi unit Information
Technology (IT)
3. Apabila muncul tampilan dibawah ini, menandakan anda baru masuk kedalam aplikasi
setelah melakukan reset password, segera lakukan ganti password anda. Pastikan Password
baru minimal 8 karakter dengan kombinasi huruf dan angka. Klik tombol [Change Password]
untuk melanjutkan.

4. Klik tombol [OK] untuk melanjutkan proses selajutnya.

5. Setelah sukses melakukan perubahan Password, tampilan akan seperti dibawah ini,
Masukkan username dengan NIP anda dan Password yang sudah berhasil anda rubah. Klik
[Login] untuk bisa masuk ke aplikasi.

Input NIP anda

Password baru
yang sudah
dirubah
 6. Apabila anda sudah masuk ke tampilan dibawah ini, anda sudah berhasil login sebagai
employee di aplikasi HCIS Advance. Pastikan di sisi kanan tertulis nama anda.

II. LEAVE REQUEST

Menu ini digunakan untuk melakukan permohonan cuti dan melihat informasi cuti yang pernah
diminta beserta statusnya. Untuk mengajukan permohonan cuti, klik Time & Attendance > Leave
> Leave Request, kemudian akan muncul halaman utama permohonan cuti seperti gambar di
bawah ini :

Informasi yang ditampilkan adalah sebagai berikut :

a. Request Number : nomor unik untuk setiap permohonan cuti yang telah dibuat oleh pegawai.
b. Request For : berisikan nama orang yang mengajukan ataupun yang diajukan untuk
permohonan cuti tersebut.
c. Type of Leave : Tipe cuti yang akan diajukan.
d. Start Date : Waktu mulai pelaksanaan cuti. 

e. End Date : Waktu akhir pelaksanaan cuti.
f. Total Days : Jumlah hari pelaksanaan cuti.
g. Remark : Informasi tambahan mengenai permohonan cuti pegawai.
h. Request Status: berisikan status untuk permohonan tersebut.
 Draft: permohonan cuti yang dibuat masih sebagai konsep.
 Unverified: permohonan cuti tersebut masih baru dan belum diverifikasi.
  Partially Approved: apabila satu permohonan terdiri dari dua pengesah atau lebih.
Pengesah yang satu sudah menyetujui dan menunggu pengesah lain untuk memberikan
respon.
 Fully Approved: permohonan cuti telah disetujui sepenuhnya.
 Revised: permohonan cuti tersebut harus diperbaiki oleh pemohon.
 Rejected: permohonan cuti ditolak oleh pengesah.
 Cancelled: permohonan cuti tersebut dibatalkan oleh pegawai yang mengajukan.
 Closed: pemohon telah memverifikasi permohonan yang sudah disetujui oleh pengesah.

Terdapat dua sub menu penting yang terdapat pada halaman ini, yaitu My Leave Balance dan
Add Leave Request.

A. My Leave Balance digunakan untuk melihat saldo setiap tipe cuti yang berhak diperoleh pegawai
seperti gambar di bawah ini :

Halaman My Leave Balance menampilkan beberapa informasi seperti di bawah ini :

a. Type of Leave : Menampilkan jenis cuti yang diperoleh pegawai dan yang memiliki status
aktif.
b. Given Leave Period : Merupakan keterangan perulangan periode cuti tersebut. Misalnya jika
given leave period bernilai 2, maka periode cuti akan berulang setiap 2 tahun .
 c. Start Date : Merupakan tanggal berlaku cuti. Pegawai belum bisa melakukan permohonan
cuti jika tanggal berlaku tidak sesuai dengan tanggal saat pengajuan cuti.
d. End Date : Merupakan tanggal berakhirnya masa berlaku cuti. Pegawai tidak dapat
mengambil jenis cuti tertentu jika belum ada periode cuti yang baru. 

e. Leave Quota : Menampilkan total hari cuti dari setiap jenis cuti yang diberikan kepada
pegawai.
f. Used Leave : Menampilkan jumlah hari cuti yang telah diambil pegawai.
g. Remaining Leave : Menampilkan sisa hari cuti yang dimilki pegawai untuk setiap jenis cuti.
h. Leave Status : Menampilkan status dari setiap jenis cuti apakah aktif atau tidak.

Catatan :
Halaman ini dalam keadaan kosong apabila Leave Balance pegawai belum pernah digenerate
oleh Admin Human Capital. Apabila menemukan halaman ini kosong segera hubungi Admin
Human Capital.

B. Membuat Leave Request

Sub menu Add Leave Request ini digunakan untuk membuat permohonan cuti baru. Klik ikon
lalu akan muncul halaman seperti gambar di bawah ini:

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melengkapi informasi:

a. Request for : Masukkan nama pegawai yang akan mengajukan cuti.
b. Type of Leave : Merupakan jenis cuti yang akan diajukan.
Catatan : Jika pilihan jenis cuti ada yang tidak muncul, berarti jenis cuti tersebut belum
dilakukan generate leave balance untuk pegawai bersangkutan. Harap hubungi admin
Human Capital untuk dapat melakukan generate leave balance.
 c. Date of Leave Requested & To : Merupakan tanggal pelaksanaan cuti yang akan diajukan.
d. Remark : Masukkan alasan pengajuan cuti.
e. File Attachment : Klik tombol untuk memasukkan file pendukung pelaksanaan
cuti. Misal ketika mengajukan permohonan cuti sakit, maka dapat melampirkan surat dokter.
Setelah selesai mengisi Add Leave Request, klik tombol [Send to Approver] untuk mengirim data
permohonan kepada Approver dan data ini akan tampil pada halaman indeks. Jika data
permohonan ingin disimpan sebagai draft, klik tombol [Draft]. Untuk membatalkan permohonan
penggantian, klik tombol [Back].

Jika pegawai mengajukan permintaan cuti pada tanggal yang sama dengan permintaan cuti
sebelumnya, maka akan tampil alert dimana alert tersebut akan memberitahukan nomor
permintaan cuti sebelumnya seperti gambar dibawah ini :

C. Edit Leave Request

Untuk mengubah permohonan cuti yang telah dibuat, klik nomor permohonan yang ingin diubah.
Perlu diingat, perubahan data permohonan hanya dapat dilakukan apabila berstatus draft atau
revise. Gambar di bawah ini merupakan tampilan halaman Edit Leave Request:
 Pada halaman Edit Leave Request ini sama dengan halaman Add Leave Request.
Setelah selesai mengubah data permohonan cuti, klik tombol [Draft] untuk menyimpan sebagai
draft. Untuk mengirim permohonan kepada Approver, klik tombol [Send to Approver]. Untuk
menghapus permohonan cuti, klik tombol [Delete].
Catatan : Pengajuan cuti yang telah dikirim ke Approver, tidak dapat dihapus dan diubah oleh
pemohon.

III. LEAVE CANCELLATION REQUEST

Menu Leave Cancellation Request merupakan menu yang digunakan oleh pegawai untuk
mengajukan pembatalan permohonan cuti. Untuk melakukan pengajuan pembatalan cuti, dapat
mengakses ke menu Time & Attendance > Leave > Leave Cancellation Request, lalu akan tampil
halaman utama pengajuan pembatalan cuti seperti gambar dibawah ini.

Seperti yang terlihat pada gambar di atas, halaman utama menampilkan beberapa informasi,
yaitu:
a. Request No: nomor unik untuk setiap Leave Cancellation Request yang telah dibuat oleh
pegawai.
b. Request For: berisikan nama orang yang mengajukan Leave Cancellation Request tersebut.
c. Leave Request No: nomor unik untuk setiap permohonan Leave yang telah dibuat oleh
pegawai yang akan dibatalkan.
 d. Type of Leave: berisikan jenis cuti yang diajukan pembatalannya.
e. Start Date & End Date : Merupakan tanggal pelaksanaan cuti yang akan dibatalkan.
f. Proposed Day : Merupakan jumlah hari pelaksanaan cuti yang akan dibatalkan
g. Request Status: berisikan status untuk permohonan tersebut.
 Draft : Leave Cancellation Request yang dibuat masih sebagai konsep.
 Unverified : Leave Cancellation Request tersebut masih baru dan belum diverifikasi.
 Partially Approved : apabila satu permohonan terdiri dari dua pengesah atau lebih.
Approver yang satu sudah menyetujui dan menunggu Approver lain untuk memberikan
respon.
 Fully Approved : Leave Cancellation Request telah disetujui sepenuhnya.
 Revised : Leave Cancellation Request tersebut harus diperbaiki oleh pemohon.
 Rejected : Leave Cancellation Request ditolak oleh Approver.
 Cancelled : Leave Cancellation Request tersebut dibatalkan oleh pegawai yang
mengajukan.
 Closed : pemohon telah memverifikasi permohonan yang sudah disetujui oleh
pengesah.
Pada halaman utama ini menyediakan dua fungsi, yaitu Add Leave Cancellation Request dan Edit
Leave Cancellation Request.

A. Add Leave Cancellation Request

Leave Cancellation Request dapat diajukan untuk permohonan cuti yang sudah disetujui. Untuk
membuat permohonan pembatalan cuti baru, klik ikon . Lalu akan muncul halaman tambah
seperti gambar di bawah ini :
 Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melengkapi informasi:
a. Request No. : Merupakan nomor yang di generate oleh sistem.
b. Name : Nama pegawai yang mengajukan cuti.
c. Type of Leave : Merupakan jenis cuti yang akan dibatalkan.
d. Leave Request No. : Field ini akan terisi otomatis tampil setelah memilih jenis cuti. Nomor
permohonan yang tampil merupakan permohonan yang sudah disetujui oleh pengesah. Pilih
nomor permohonan yang ingin dibatalkan.
e. Dates of Leave Request : Menampilkan jumlah hari yang diajukan saat membuat Leave
Request. Pilih tanggal cuti yang akan dibatalkan.
f. Reason for Leave Cancellation : Dapat diisi dengan alasan pendukung pegawai membatalkan
cuti. 


Klik untuk menyimpan permohonan. Tombol untuk mengirim

permohonan dan tombol untuk membatalkan permohonan dan kembali ke halaman

utama. 


B. Edit Leave Cancellation Request

Untuk mengubah permohonan pembatalan cuti yang telah dibuat, klik nomor permohonan yang
ingin diubah. Perlu diingat, perubahan data permohonan hanya dapat dilakukan apabila
berstatus draft.

Pada halaman Edit Leave Cancellation Request ini sama dengan halaman tambah, alasan
pembatalan dan permintaan cuti yang diajukan pembatalan dapat diganti pada halaman edit.
Catatan: Edit Reimbursement Cancellation Request yang telah dikirim ke pengesah, tidak dapat
dihapus dan diubah oleh pemohon.
Informasi yang ditampilkan adalah :
a. Request No. : Merupakan nomor yang di generate oleh sistem.
b. Request for : Nama pegawai yang mengajukan cuti.
c. Type of Leave : Merupakan jenis cuti yang akan dibatalkan.
d. Leave Request No. : Nomor permohonan yang tampil merupakan permohonan yang sudah
disetujui oleh pengesah.
e. Dates of Leave Request : Menampilkan jumlah hari yang diajukan saat membuat Leave
Request. Pilih tanggal cuti yang akan dibatalkan.
f. Reason for Leave Cancellation : Dapat diisi dengan alasan pendukung pegawai membatalkan
cuti. 

 USER MANUAL
MODUL TIME ATTENDANCE (ON DUTY) - HCIS ADVANCE
Versi 4.1
I. LOGIN APLIKASI

1. Akses homepage HCIS Advance di https://hcis.angkasapura1.co.id maka muncul dengan

halaman seperti dibawah ini

2. Masukan Informasi dibawah ini:

Account Name : angkasapura_secondary_training (*Dipakai untuk latihan*)
Account Name : angkasapura (Aplikasi Real)
Username : [NIP Pegawai]
Password : [Password anda]

Input
angkasapura_secondary_training
(*Dipakai untuk latihan*)
angkasapura (Aplikasi Real)

Input NIP Pegawai

Input Password anda

Kemudian klik tombol [Login] untuk masuk kedalam aplikasi, apabila tidak mengetahui
informasi untuk melakukan Login ke aplikasi, dimohon untuk menghubungi unit
Information Technology (IT).
3. Apabila anda baru menggunakan aplikasi pertama kali, maka akan muncul tampilan di
bawah ini dan anda harus mengganti Password anda. Pastikan Password baru minimal 8
(delapan) karakter dengan kombinasi huruf dan angka. Klik tombol [Change Password]
untuk melanjutkan.

4. Klik tombol [OK] untuk melanjutkan proses selajutnya.

5. Setelah sukses melakukan perubahan Password, tampilan akan seperti dibawah ini,
Masukkan username dengan NIP anda dan Password yang berhasil anda rubah. Klik
[Login] untuk bisa masuk ke aplikasi.

Input NIP anda

Password baru
yang sudah
dirubah

6. Apabila anda sudah masuk ke tampilan dibawah ini, anda sudah berhasil login sebagai
pengguna di aplikasi HCIS Advance. Pastikan di sisi kanan tertulis nama anda.
II. LIST ON DUTY REQUEST

Daftar permohonan perjalanan dinas yang anda ajukan dapat dilihat dengan 2 (dua)
cara, yaitu:

1. Terdapat ikon [ ] (Outstanding Request) dengan tanda merah yang terdapat angka
menunjukkan jumlah permohonan yang masih aktif, yang terdiri dari:
a. Permohonan yang anda ajukan dan masih membutuhkan persetujuan atasan
anda, admin SPPD berbasis HCIS dan/atau Approver SPPD berbasis HCIS; atau
b. Permohonan yang sudah disetujui oleh atasan anda, admin SPPD berbasis HCIS
dan approver SPPD berbasis HCIS tetapi belum ditutup (closed).

Anda dapat mengklik ikon [ ] (Outstanding Request) kemudian pilih Attendance

Onduty. Maka akan tampil list permohonan seperti pada gambar dibawah ini; atau

2. Melalui menu [Time & Attendance] > [On Duty] > [On Duty Request AP1].
III. ON DUTY REQUEST

Jika anda mendapat penugasan keluar daerah oleh atasan, anda dapat menggunakan menu
ini untuk mengajukan permohonan perjalanan dinas. Untuk mengajukan permohonan
perjalanan dinas maka anda harus menuju modul [Time & Attendance] > [On Duty] >
[On Duty Request AP1].

Tampilan halaman ini akan terlihat seperti :

Halaman index menampilkan daftar permohonan perjalanan dinas yang ada. Terdapat
beberapa kolom, yaitu:
1. Request Number
Nomor unik permohonan perjalanan dinas anda.
2. Request For
Nama karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas.
3. Purpose Type
Hal ini akan berhubungan dengan GL Account beban anggaran perjalanan dinas.
4. Start Date
Tanggal mulai perjalanan dinas.
5. End Date
Tanggal selesai perjalanan dinas.
6. Total Destination
Jumlah tujuan perjalanan dinas.
7. Request Status
Status apakah permohonan anda sudah di setujui oleh atasan anda, admin SPPD
berbasis HCIS dan/atau Approver SPPD berbasis HCIS, antara lain yaitu:
a. Unverified
Permohonan anda belum di setujui oleh atasan anda.
b. Partially approved
Permohonan anda belum di setujui oleh admin SPPD berbasis HCIS dan/atau
Approver SPPD berbasis HCIS yang memberikan persetujuan perjalanan dinas.
8. Remark
Detail perjalanan dinas (tanggal dan kegiatan perjalanan dinas).
A. Add On Duty Request

Pilih ikon [ ] untuk menampilkan form seperti gambar dibawah ini :

Anda dapat mengisi keterangan antara lain:

1. Allocation
Pilih tipe peruntukan perjalanan (diklat / dinas).
2. Location
Pilih wilayah lokasi perjalanan dinas:
a. Dalam Negeri
Perjalanan dinas yang dilakukan dalam wilayah Indonesia
b. Luar Negeri
Perjalanan dinas yang dilakuka di luar wilayah Indonesia
c. Lokal
Perjalanan dinas yang dilakukan dalam wilayah Bodetabek atau wilayah satu
Propinsi.
3. On Duty Purpose Type
Hal ini akan berhubungan dengan GL Account beban anggaran perjalanan dinas
(keterangan lebih lanjut terdapat di Daftar Purpose Type On Duty Request)
4. Event Date / Description
Diisi informasi perjalanan dinas yaitu tanggal kegiatan, nama kegiatan dan beban
anggaran (cabang atau pusat).
5. File Attachment
File atau berkas pendukung (Nota Dinas, Surat Perintah, Keputusan Direksi, dll) dapat
diunggah.
6. Total Destination
Pilih total tujuan perjalanan dinas. Total tujuan akan menentukan banyaknya tab
tujuan pada halaman detail.
7. Destination
Pilih kota tujuan. Jika kota tujuan belum terdaftar, informasikan kepada admin
General Affair untuk segera di input kota tujuan tersebut.
8. Transportation
Pilih jenis transportasi yang digunakan ketika perjalanan dinas:
a. Transportasi Udara
b. Transportasi Darat
9. On Duty Date
Pilih tanggal anda mulai dan akhir perjalanan dinas (sudah ditambahkan H-1 dan
H+1) dengan menekan tombol [ ], kecuali perjalanan dinas lokal dan diklat
(tanggal kegiatan sudah termasuk H-1 dan H+1).

Tekan tombol [Get Detail] untuk proses lebih lanjut, maka akan tampil detail rincian
biaya perjalanan dinas (diluar Tiket dan Hotel).
 Klik tombol [Send to Approver] kemudian [OK] jika anda sudah selesai maka data secara
otomatis akan masuk ke dalam notifikasi atasan anda.

Atau klik tombol [Draft] kemudian [OK] jika anda hendak menyimpan dan mengirimnya
nanti.

Atau klik tombol [Back] untuk kembali ke menu sebelumnya kemudian klik [OK], maka
permohonan anda tidak tersimpan.

A. Edit On Duty Request

Pengubahan permohonan perjalanan dinas dapat dilakukan apabila:

1. Permohonan perjalanan masih draft; atau
2. Terdapat permohonan pengubahan (revised) dari atasan anda, admin SPPD berbasis
HCIS atau Approver SPPD berbasis HCIS.

Adapun langkah-langkah untuk mengubah permohonan perjalanan dinas yaitu dengan

memilih menu [Time & Attendance] > [On Duty] > [On Duty Request AP1] kemudian
pilih salah satu nomor permohonan (Request Number) yang ingin diubah yang masih
draft atau revised. Pada halaman perubahan On Duty Request ini sama dengan halaman
Add On Duty Request. Apabila On Duty Request lebih dari satu tujuan (destination), maka
perubahan dapat dilakukan dengan mengklik tab tujuan (destination) yang ingin diubah.
Tampilan form ubah permohonan perjalanan dinas seperti gambar dibawah ini :
Anda dapat mengubah keterangan antara lain :

1. Event Date / Description

Dapat diisi dengan keterangan yang mendukung permohonan perjalanan dinas.
2. File Attachment
Dapat dilihat/diganti berkas yang telah diunggah.
3. Total Destination
Pilih total tujuan perjalanan dinas.
4. Destination
Pilih kota tujuan.

Setelah selesai mengubah data On Duty Request, klik tombol [Draft] untuk menyimpan
sebagai draft. Untuk mengirim permohonan kepada atasan anda, klik tombol
[Send to Approver]. Sedangkan untuk membatalkan perubahan, klik tombol [Cancel].
IV. KIRIM TRF TO TMC

Menu ini digunakan untuk mengirim Form TRF kepada TMC. Perlu diingat bahwa
pengiriman form TRF kepada TMC hanya dapat dilakukan apabila atasan anda sudah
menyetujui (approve) permohonan perjalanan dinas anda.

Pilih menu [Time & Attendance] > [On Duty] > [Kirim TRF Form AP1 ke TMC] maka akan
muncul halaman seperti gambar dibawah ini:

Data-data yang ditampilkan pada berdasarkan gambar diatas, berupa:

1. Request Number
Nomor unik permohonan perjalanan dinas anda.
2. Request for
Nama karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas.
3. Purpose Type
Tujuan dari perjalanan dinas.
4. Start Date
Tanggal mulai perjalanan dinas.
5. End Date
Tanggal berakhir perjalanan dinas.
6. Request Date
Tanggal dibuatnya permohonan perjalanan dinas.
7. Status
Status pengiriman TRF dari sistem TMC.
Setelah klik [Request Number] maka sistem akan menampilkan halaman form TRF.

Pengguna harus mengisi seluruh isian dari form TRF dimulai dari Kota Tujuan, Nama
Airline sampai dengan type kamar tidur. Pegawai wajib mengisikan email corporate,
nomor telepon dan Nomor KTP pada Employee Information sebelum mengirimkan
TRF. Apabila Kota Tujuan dan Lokasi Hotel tidak sesuai dengan On Duty Request maka
akan muncul catatan yang harus diisi oleh pegawai. Jika halaman isian form TRF sudah
diisi maka pengguna akan klik button [Save] untuk menyimpan halaman ini dan klik
button [Send TRF], maka akan muncul kotak dialog informasi Summary TRF yang akan
dikirimkan kepada TMC seperti dibawah ini.
Klik tombol [OK] untuk melanjutkan dan pastikan form TRF yang anda kirim sukses
terkirim ke TMC dengan muncul kotak dialog seperti dibawah ini.

Apabila pengiriman form TRF berhasil maka akan muncul status Sent pada halaman
Kirim TRF Form AP1 ke TMC seperti pada tampilan dibawah ini.

Form TRF yang berhasil dikirim, akan mengirimkan Form TRF dalam bentuk *.pdf ke
email TMC dan akan di tembuskan ke email pegawai yang bersangkutan.
V. ON DUTY DECLARATION

Menu ini digunakan untuk verifikasi perjalanan dinas yang diajukan oleh karyawan untuk
dilaporkan pada Perusahaan. Menu ini dapat dilihat pada menu [Time & Attendance] >
[On Duty] > [On Duty Declaration AP1] yang akan menampilkan tampilan sebagai
berikut:

Halaman index menampilkan daftar verifikasi perjalanan dinas yang ada. Terdapat kolom
Declaration Number, Request Number, Request For, Request Date, Remark, Request
Status yang dapat Anda klik untuk melihat detail dan Print Surat Perintah Perjalanan
Dinas yang apabila di klik dapat mengeprint Surat Perintah Perjalanan Dinas ketika sudah
di approve oleh Admin.

Beberapa keterangan pelengkap pada halaman On Duty Declaration antara lain :

1. Menambah On Duty Declaration.
2. Mengubah On Duty Declaration.
3. Menghapus On Duty Declaration.

A. Tambah On Duty Declaration

Langkah-langkah untuk menambah verfikasi perjalanan dinas yaitu dengan memilih

menu [Time & Attendance] > [On Duty] > [On Duty Declaration AP1] kemudian pilih

ikon untuk menampilkan form seperti gambar dibawah ini :

Anda dapat mengisi keterangan antara lain :
1. Request No
Merupakan nomor yang berasal dari permohonan perjalanan dinas yang sudah
disetujui. Pilih salah satu nomor permohonan yang ingin diverifikasi.
2. Selectable Approver
Merupakan pemilihan Approver SPPD berbasis HCIS ditempat anda melakukan
perjalanan dinas untuk memverifikasi perjalanan dinas.
3. Remark
Dapat diisi dengan keterangan yang mendukung verifikasi permohonan
perjalanan dinas.
4. File Attachment
Berkas pendukung perjalanan dinas dapat diunggah.
5. Total Destination
Jumlah tujuan yang telah diajukan pada permohonan perjalanan dinas.
6. Destination
Tampil destinasi yang diajukan pada permohonan perjalanan dinas. Destinasi
dapat diubah apabila tidak sesuai dengan destinasi yang diajukan pada
permohonan perjalanan dinas.

Klik tombol [Draft] untuk menyimpan sebagai draft. Untuk mengirim permohonan
kepada Approver SPPD berbasis HCIS, klik tombol [Send to Approver]. Sedangkan
untuk membatalkan perubahan, klik tombol [Back].
B. Edit On Duty Declaration

Perubahan On Duty Declaration dapat dilakukan apabila:

1. Permohonan On Duty Declaration masih draft; atau
2. Terdapat permohonan perubahan (revised) dari Approver SPPD berbasis HCIS.

Langkah-langkah untuk mengubah verfikasi perjalanan dinas yaitu dengan memilih

menu [Time & Attendance] > [On Duty] > [On Duty Declaration AP1] kemudian pilih
salah satu kode permohonan yang ingi diubah. Tampilan form ubah On Duty Declaration
seperti gambar dibawah ini :

Anda dapat mengubah keterangan antara lain :

1. Remark
Dapat diubah dengan keterangan perjalanan dinas.
2. File Attachment
Dapat diuggah file pendukung keterangan perjalanan dinas.
3. Destination
Dapat diubah sesuai dengan destinasi yang dituju.
4. On Duty Date
Dapat diubah sesuai dengan tanggal perjalanan dinas.

Klik tombol [Draft] untuk menyimpan sebagai draft. Untuk mengirim permohonan
kepada Approver SPPD berbasis HCIS, klik tombol [Send to Approver]. Sedangkan untuk
membatalkan perubahan, klik tombol [Back].
C. Hapus On Duty Declaration

On Duty Declaration dapat dihapus (cancel) dengan 2 (dua) cara, yaitu:

1. Memilih menu [Time & Attendance] > [On Duty] > [On Duty Declaration AP1], klik
nomor declaration yang ingin dihapus, kemudian klik [Cancel Request]; atau

2. Klik ikon [ ] (Outstanding Request) kemudian pilih On Duty Declaration. Maka akan
tampil list permohonan seperti pada gambar dibawah ini.

Klik gambar [ ] kemudian klik [OK].

VI. ON DUTY CANCELLATION REQUEST

A. Cancellation On Duty Request

Penghapusan permohonan perjalanan dinas dapat dilakukan apabila permohonan belum

disetujui (approve) oleh atasan anda atau belum disetujui sepenuhnya, sehingga status
permohonan perjalanan dinas anda masih Unverified atau Partially Approved.

Penghapusan permohonan perjalanan dinas dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu:
1. Dengan mengklik ikon [ ] (Outstanding Request) kemudian pilih Attendance
Onduty dan klik ikon [ ] pada permohonan yang ingin dihapus; atau

2. Pilih menu [Time & Attendance] > [On Duty] > [On Duty Request AP1]. Klik
Request Number perjalanan dinas yang akan dibatalkan, kemudian klik tombol
[Cancel Request] maka akan muncul halaman seperti gambar dibawah ini:
B. Cancellation On Duty Request status Fully Approved

Menu ini digunakan untuk mengirim permohonan pembatalan perjalanan dinas yang
memiliki status Fully Approved. Pilih menu [Time & Attendance] > [On Duty] > [On Duty
Cancellation Request] maka akan muncul halaman seperti gambar dibawah ini:

Pilih Request Number yang akan diajukan pembatalan, seperti tampilan dibawah ini

klik tombol [Draft] untuk menyimpan sebagai draft atau klik tombol [Send to Approver]
untuk membatalkan permohonan. Sedangkan untuk membatalkan permohonan
pembatalan, klik tombol [Cancel].
 DAFTAR PURPOSE TYPE ON DUTY REQUEST

NO TIPE KETERANGAN
I PERJALANAN DINAS JABATAN
A DALAM NEGERI
1 Dalam Negeri Jabatan Bechmark Studi Banding
Diberikan kepada Pegawai yang ditugaskan
2 Dalam Negeri Detasir ke luar wilayah penempatan, berupa uang
makan & penginapan
3 Dalam Negeri Jabatan Koordinasi Pendampingan
Diberikan kepada Pegawai yang mengalami
4 Dalam Negeri Mutasi/Pindah Mutasi ke luar wilayah kerja, termasuk tiket
keluarga dan ongkos angkut barang
Dalam Negeri Jabatan Pembinaan dan
5 Survei, peninjauan lokasi, kunjungan kerja
Monitoring
6 Dalam Negeri Jabatan Sosialisasi Penyampaian kebijakan baru Perusahaan
Rapat, Rapat Kerja, Rapat Teknis, Rapat
7 Dalam Negeri Jabatan Rapat Kerja
Koordinasi, Aanwijzing, Konsinyering
B LUAR NEGERI
1 Luar Negeri Jabatan Benchmark Studi Banding Luar Negeri
2 Luar Negeri Jabatan Pameran Exhibition Luar Negeri
3 Luar Negeri Jabatan Rapat Kerja Rapat, Workshop Luar Negeri
C LOKAL
1 Dalam Negeri Jabatan Bechmark Lokal Studi Banding
2 Dalam Negeri Jabatan Koodinasi Lokal Pendampingan
Dalam Negeri Jabatan Pembinaan dan
3 Survei, peninjauan lokasi, kunjungan kerja
Monitoring Lokal
Dalam Negeri Jabatan Rapat Kerja Rapat, Rapat Kerja, Rapat Teknis, Rapat
4
Lokal Koordinasi, Aanwijzing, Konsinyering
5 Dalam Negeri Jabatan Sosialisasi Lokal Penyampaian kebijakan baru Perusahaan
NO TIPE KETERANGAN
II PERJALANAN DINAS DIKLAT
A DALAM NEGERI
1 Dalam Negeri Diklat Managerial Pelatihan untuk para Pejabat
Pengenalan Perusahaan untuk Pegawai
2 Dalam Negeri Diklat Orientasi
Baru, Diklat Samapta
3 Dalam Negeri Diklat Pendidikan Pelatihan/pendidikan awal
Workshop dan Seminar Dalam Negeri,
4 Dalam Negeri Diklat Pengkayaan
Diklat Purnabakti
Pelatihan yang diselenggarakan oleh
5 Dalam Negeri Diklat Publik, Beda Kota lembaga diklat eksternal dan
pendaftarannya di open untuk umum
Dalam Negeri Diklat Mandatory Yang Diwajibkan oleh Regulator, contoh
6
Regulasi Perpanjangan Lisensi
7 Dalam Negeri Diklat Teknis Bidang Pelatihan untuk Penjenjangan Karir
B LUAR NEGERI
1 Luar Negeri Diklat Pengkayaan Workshop dan Seminar Luar Negeri
2 Luar Negeri Diklat Pendidikan Pelatihan Luar Negeri
3 Luar Negeri Diklat Bechmark Studi Banding Luar Negeri
C LOKAL
Dalam Negeri Diklat Factory Training Penyampaian pengetahuan alat baru dari
1
Lokal Pabrik Untuk mendukung operasional
2 Dalam Negeri Diklat Managerial Lokal Pelatihan untuk para Pejabat
3 Pengenalan Perusahaan untuk Pegawai
Dalam Negeri Diklat Orientasi Lokal
Baru, Diklat Samapta
4 Publik Training, Workshop, Seminar Dalam
Dalam Negeri Diklat Pengkayaan Lokal
Negeri
Pelatihan yang diselenggarakan oleh
Pengkayaan Lokal Dalam Satu Provinsi
5 lembaga diklat eksternal dan
/ Botabek
pendaftarannya dibuka untuk umum
Pelatihan yang diselenggarakan oleh
Publik Diluar Kantor pusat
6 lembaga diklat eksternal dan
(Bodetabek) / Cabang
pendaftarannya di buka untuk umum
Dalam Negeri Diklat Mandatory Yang Diwajibkan oleh Regulator, contoh
7
Regulasi Lokal Perpanjangan Lisensi
Dalam Negeri Diklat Teknis Bidang
8 Pelatihan untuk Penjenjangan Karir
Lokal
 USER MANUAL
MODUL REIMBURSEMENT - HCIS ADVANCE
Versi 1.0
I. LOGIN APLIKASI

1. Akses homepage HCIS Advance di https://hcis.angkasapura1.co.id maka muncul dengan

halaman seperti dibawah ini

2. Masukan Informasi dibawah ini

Account Name : angkasapura_secondary_training (*Dipakai untuk latihan*)
Account Name : angkasapura (Aplikasi Real)
Username : [NIP anda]
Password : [Password anda]

Input
angkasapura_secondary_training
(*Dipakai untuk latihan*)

angkasapura (Aplikasi Real)

Input NIP anda

Input Password anda

 Kemudian klik tombol [Login] untuk masuk kedalam aplikasi, apabila tidak mengetahui
informasi untuk melakukan Login ke Aplikasi, dimohon untuk menghubungi unit
Information Technology (IT)
3. Apabila muncul tampilan dibawah ini, menandakan anda baru masuk kedalam aplikasi
setelah melakukan reset password, segera lakukan ganti password anda. Pastikan Password
baru minimal 8 karakter dengan kombinasi huruf dan angka. Klik tombol [Change Password]
untuk melanjutkan.

4. Klik tombol [OK] untuk melanjutkan proses selajutnya.

5. Setelah sukses melakukan perubahan Password, tampilan akan seperti dibawah ini,
Masukkan username dengan NIP anda dan Password yang sudah berhasil anda rubah. Klik
[Login] untuk bisa masuk ke aplikasi.

Input NIP anda

Password baru
yang sudah
dirubah
6. Apabila anda sudah masuk ke tampilan dibawah ini, anda sudah berhasil login sebagai
employee di aplikasi HCIS Advance. Pastikan di sisi kanan tertulis nama anda.

II. MY REIMBURSEMENT BALANCE

Menu ini digunakan untuk menampilkan saldo yang dimiliki oleh pegawai dan anggota
keluarga pegawai berdasarkan tipe-tipe reimbursementnya. Untuk masuk ke menu ini, klik
Reimbursement > My Reimbursement Balance.
Terdapat 2 (dua) tab pada menu ini, yaitu:
a. My Reimbursement, Menampilkan tipe penggantian yang dimiliki oleh karyawan,
tanggal mulai, tanggal selesai, saldo maksimal, total penggantian terbayar, total
penggantian tidak terbayar, dan sisa saldo.
b. Family Type Reimbursement, Menampilkan nama anggota keluarga, relasi dengan
karyawan, saldo maksimal yang bisa diajukan, total penggantian terbayar, total
penggantian tidak terbayar, sisa saldo, dan tipe tanggungan terbatas.

A. My Reimbursement
Halaman ini menampilkan My Reimbursement Balance yang dimiliki oleh karyawan.
Untuk masuk ke halaman ini, klik tab My Reimbursement pada halaman indeks, lalu
akan tampil seperti gambar di bawah ini:
 Informasi yang ditampilkan yaitu:
a. Reimbursement Type, Menampilkan tipe dari reimbursement yang diperoleh
karyawan dan yang memiliki status aktif.
b. Reimbursement Group, Menampilkan grup dari tipe reimbursement.
c. Start Date dan End Date Menampilkan periode waktu dari tipe Reimbursement.
d. Currency, Menampilkan jenis mata uang untuk Reimbursement yang diajukan.
e. Maximum Balance, Menampilkan batas saldo maksimum untuk tipe reimbursement
yang dapat diajukan karyawan.
f. Total Reimbursement Paid, Menampilkan total biaya dari reimbursment yang telah
dibayarkan.
g. Total Reimbursement Unpaid, Menampilkan total biaya dari reimbursement yang
belum dibayarkan.
h. Remaining Balance, Menampilkan sisa saldo yang dimilki untuk penggantian
tersebut.

Catatan
Halaman ini dalam keadaan kosong apabila Balance Reimbursement karyawan belum
pernah digenerate oleh Admin Human Capital (Klinik). Apabila menemukan halaman ini
kosong segera hubungin Admin Human Capital (Klinik).

B. Family Type Reimbursement

Halaman ini menampilkan tipe-tipe reimbursement yang dimiliki oleh anggota keluarga
karyawan. Untuk masuk ke dalam tab ini, klik tab Family Type Reimbursement dan akan
tampil seperti gambar di bawah ini :

Family Type Reimbursement menampilkan data tentang:

a. Family Member Name, Menampilkan anggota keluarga yang mendapatkan fasilitas
reimbursement.
b. Relation, Menampilkan hubungan anggota keluarga dengan karyawan.
c. Reimbursement Type, Menampilkan tipe penggantian yang didapat oleh anggota
keluarga.
 d. Start Date, Menampilkan tanggal mulai reimbursement yang diperoleh anggota
keluarga.
e. End Date, Menampilkan tanggal akhir reimbursement yang diperoleh anggota
keluarga.
f. Currency, Menampilkan mata uang default yang dipakai pada penggantian.
g. Balance, Menampilkan limit saldo yang dapat diajukan berdasarkan periode
reimbursement.
h. Total Reimbursement Paid, Menampilkan total biaya dari reimbursement yang telah
dibayarkan.
i. Total Reimbursement Unpaid, Menampilkan total biaya dari penggantian yang
belum dibayarkan.
j. Remaining Balance, Menampilkan sisa saldo yang dimiliki oleh anggota keluarga.
k. Dependent Limit Type, Menampilkan sisa penggantian apakah tergabung dengan
karyawan atau dipisahkan untuk semua anggota keluarga maupun dipisahkan untuk
setiap anggota keluarga.

III. REIMBURSEMENT REQUEST

Menu Reimbursement Request merupakan menu yang digunakan oleh karyawan untuk
mengajukan permintaan reimbursement baik untuk diri sendiri atau anggota keluarga.
Untuk melaukan pengajuan reimbursement, dapat mengakses ke menu Reimbursement >
Reimbursement Request AP1, lalu akan tampil halaman utama pengajuan penggantian
seperti gambar dibawah ini.

Seperti yang terlihat pada gambar di atas, halaman utama menampilkan beberapa
informasi, yaitu:
a. Request Number: nomor unik untuk setiap permohonan penggantian yang telah dibuat
oleh karyawan.
b. Request For: berisikan nama orang yang mengajukan ataupun yang diajukan untuk
penggantian tersebut.
c. Total Form: berisikan jumlah form permintaan penggantian yang diajukan oleh
karyawan.
d. Remark: berisikan keterangan yang diberikan oleh karyawan terkait dengan permintaan
penggantian yang diajukan.
e. Request Status: berisikan status untuk permohonan tersebut.
 Draft: permohonan reimbursement yang dibuat masih sebagai konsep.
 Unverified: permohonan reimbursement tersebut masih baru dan belum diverifikasi.
 Partially Approved: apabila satu permohonan terdiri dari dua pengesah atau lebih.
Pengesah yang satu sudah menyetujui dan menunggu pengesah lain untuk
memberikan respon.
 Fully Approved: permohonan penggantian telah disetujui sepenuhnya.
 Revised: permohonan penggantian tersebut harus diperbaiki oleh pemohon.
 Rejected: permohonan penggantian ditolak oleh pengesah.
 Cancelled: permohonan penggantian tersebut dibatalkan oleh karyawan yang
mengajukan.
 Closed: pemohon telah memverifikasi permohonan yang sudah disetujui oleh
pengesah.

Pada halaman utama ini menyediakan dua fungsi, yaitu Add Reimbursement Request
dan Edit Reimbursement Request

A. Membuat Reimbursement Request

Untuk membuat permohonan penggantian baru, klik ikon Lalu akan muncul
halaman seperti gambar di bawah ini:
Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melengkapi informasi:
a. Request for, Ketikkan nama karyawan yang akan diajukan penggantian
b. Total Reimbursement Type, Untuk menentukan banyak form yang diperlukan saat
melakukan permohonan penggantian.
Lalu di masing – masing form permohonan penggantian akan muncul beberapa field
sesuai Reimbursement Type karyawan. Saat nama karyawan dipilih, maka akan tampil
tipe penggantian yang dimiliki oleh karyawan tersebut. Pada field ini, akan muncul
Reimbursement Type:

1. Reimbursement Rawat Jalan Pegawai

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melengkapi informasi:
a. Reimbursement For, Field ini berisi nama anggota keluarga yang mendapat hak
permohonan reimbursement seperti contoh di bawah ini

b. Receipt Date, Merupakan tanggal yang tertera pada kwintansi. Untuk mengisi
tanggal, ketikkan tanggal pada textfield atau klik ikon , maka akan tampil
kalendar yang bisa dipilih baik itu tanggal, tahun, dan bulan.

c. Remark, Informasi tambahan terkait dengan pengajuan Reimbursement

karyawan.
d. File Attachment, Klik tombol untuk memasukkan lampiran sebagai
pelengkap permohonan penggantian.
Setelah selesai mengisi Add Reimbursement Request, klik tombol [Send to Approver]
untuk mengirim data permohonan kepada Approver dan data ini akan tampil pada
halaman indeks. Jika data permohonan ingin disimpan sebagai draft, klik tombol
[Draft]. Untuk membatalkan permohonan penggantian, klik tombol [Back]. Tombol
ini ada di bagian kanan bawah jendela Add Reimbursement Request.
2. Reimbursement Rawat Inap Tanpa Jaminan

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melengkapi informasi:

a. Reimbursement For, Field ini berisi nama anggota keluarga yang mendapat hak
permohonan reimbursement seperti contoh di bawah ini

b. Receipt Date, Merupakan tanggal yang tertera pada kwintansi. Untuk mengisi
tanggal, ketikkan tanggal pada textfield atau klik ikon , maka akan tampil
kalendar yang bisa dipilih baik itu tanggal, tahun, dan bulan.
 c. Remark, Informasi tambahan terkait dengan pengajuan Reimbursement
karyawan.
d. File Attachment, Klik tombol untuk memasukkan lampiran sebagai
pelengkap permohonan penggantian.
Setelah selesai mengisi Add Reimbursement Request, klik tombol [Send to Approver]
untuk mengirim data permohonan kepada Approver dan data ini akan tampil pada
halaman indeks. Jika data permohonan ingin disimpan sebagai draft, klik tombol
[Draft]. Untuk membatalkan permohonan penggantian, klik tombol [Back]. Tombol
ini ada di bagian kanan bawah jendela Add Reimbursement Request

3. Lensa Pegawai

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melengkapi informasi:

a. Reimbursement For, Field ini berisi yang mendapat hak permohonan
reimbursement.
b. Receipt Date, Merupakan tanggal yang tertera pada kwintansi. Untuk mengisi
tanggal, ketikkan tanggal pada textfield atau klik ikon , maka akan tampil
kalendar yang bisa dipilih baik itu tanggal, tahun, dan bulan.
 c. Remark, Informasi tambahan terkait dengan pengajuan Reimbursement
karyawan.
d. File Attachment, Klik tombol untuk memasukkan lampiran sebagai
pelengkap permohonan penggantian.
Setelah selesai mengisi Add Reimbursement Request, klik tombol [Send to
Approver] untuk mengirim data permohonan kepada Approver dan data ini akan
tampil pada halaman indeks. Jika data permohonan ingin disimpan sebagai draft, klik
tombol [Draft]. Untuk membatalkan permohonan penggantian, klik tombol [Back].
Tombol ini ada di bagian kanan bawah jendela Add Reimbursement Request.

4. Frame dan Lensa untuk Pegawai

 Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melengkapi informasi:
a. Reimbursement For, Field ini berisi yang mendapat hak permohonan
reimbursement.
b. Receipt Date, Merupakan tanggal yang tertera pada kwintansi. Untuk mengisi
tanggal, ketikkan tanggal pada textfield atau klik ikon , maka akan tampil
kalendar yang bisa dipilih baik itu tanggal, tahun, dan bulan.

c. Remark, Informasi tambahan terkait dengan pengajuan Reimbursement

karyawan.
d. File Attachment, Klik tombol untuk memasukkan lampiran sebagai
pelengkap permohonan penggantian.
Setelah selesai mengisi Add Reimbursement Request, klik tombol [Send to Approver]
untuk mengirim data permohonan kepada Approver dan data ini akan tampil pada
halaman indeks. Jika data permohonan ingin disimpan sebagai draft, klik tombol
[Draft]. Untuk membatalkan permohonan penggantian, klik tombol [Back]. Tombol
ini ada di bagian kanan bawah jendela Add Reimbursement Request.

B. Edit Reimbursement Request

Untuk mengubah permohonan penggantian yang telah dibuat, klik nomor permohonan
yang ingin diubah. Perlu diingat, perubahan data permohonan hanya dapat dilakukan
apabila berstatus draft atau revise. Gambar di bawah ini merupakan tampilan halaman
Edit Reimbursement Request:
Pada halaman Edit Reimbursement Request ini sama dengan halaman Add
Reimbursement Request, apabila menggunakan lebih dari satu form, maka dapat
dilakukan perubahan terhadap 2 form tersebut dengan mengklik tab form yang ingin
diubah.

Setelah selesai mengubah data permohonan penggantian, klik tombol [Draft] untuk
menyimpan sebagai draft. Untuk mengirim permohonan kepada Approver, klik tombol
 [Send to Approver] Untuk menghapus permohonan penggantian, klik tombol [Delete]
Sedangkan untuk membatalkan perubahan, klik tombol [Cancel]

Catatan Pengajuan penggantian yang telah dikirim ke Approver, tidak dapat dihapus
dan diubah oleh pemohon.

IV. REIMBURSEMENT CANCELLATION REQUEST

Menu Reimbursement Cancellation Request merupakan menu yang digunakan oleh
karyawan untuk mengajukan permintaan pembatalan Reimbursement baik untuk diri
sendiri atau anggota keluarga. Untuk melakukan pengajuan pembatalan Reimbursement,
dapat mengakses ke menu Reimbursement > Reimbursement Cancellation Request, lalu
akan tampil halaman utama pengajuan pembatalan penggantian seperti gambar dibawah
ini.

Seperti yang terlihat pada gambar di atas, halaman utama menampilkan beberapa
informasi, yaitu:
1. Request No: nomor unik untuk setiap Reimbursement Cancellation Request yang telah
dibuat oleh karyawan.
2. Request For: berisikan nama orang yang mengajukan ataupun yang diajukan untuk
Reimbursement Cancellation Request tersebut.
3. Reimbursement Request No: nomor unik untuk setiap permohonan Reimbursement
yang telah dibuat oleh karyawan yang akan dibatalkan.
4. Reason For Cancellation: berisikan alasan yang diberikan oleh karyawan terkait dengan
permintaan pembatalan Reimbursement yang diajukan.
5. Request Status: berisikan status untuk permohonan tersebut.
 Draft: Reimbursement Cancellation Request yang dibuat masih sebagai konsep.
 Unverified: Reimbursement Cancellation Request tersebut masih baru dan belum
diverifikasi.
 Partially Approved: apabila satu permohonan terdiri dari dua pengesah atau lebih.
Approver yang satu sudah menyetujui dan menunggu Approver lain untuk
memberikan respon.
 Fully Approved: Reimbursement Cancellation Request telah disetujui sepenuhnya.
  Revised: Reimbursement Cancellation Request tersebut harus diperbaiki oleh
pemohon.
 Rejected: Reimbursement Cancellation Request ditolak oleh Approver.
 Cancelled: Reimbursement Cancellation Request tersebut dibatalkan oleh karyawan
yang mengajukan.
 Closed: pemohon telah memverifikasi permohonan yang sudah disetujui oleh
pengesah.
Pada halaman utama ini menyediakan dua fungsi, yaitu Add Reimbursement
Cancellation Request an dan Edit Reimbursement Cancellation Request
A. Add Reimbursement Cancellation Request
Reimbursement Cancellation Request dapat diajukan untuk permohonan
Reimbursement yang sudah disetujui dan belum dibayarkan. Untuk membuat
permohonan pembatalan penggantian baru, klik ikon . Lalu akan muncul halaman
tambah seperti gambar di bawah ini:

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melengkapi kriteria pencarian dari

Reimbursement Request yang ingin dibatalkan:
1. Request For, Ketikkan nama karyawan yang akan diajukan pembatalan penggantian
atau klik ikon yang ada disebelah textfield.
2. Reimbursement Request No, Masukkan nomor Reimbursement Request yang ingin
diajukan Reimbursement Cancellation Request atau dapat dikosongkan apabila ingin
mencari semua nomor permintaa penggantian dari pegawai
3. Start Request Date dan End Date Request Date Merupakan rentang tanggal
Reimbursement Request yang akan diajukan pembatalannya. Untuk mengisi tanggal,
ketikkan tanggal pada textfield atau klik ikon , maka akan tampil kalendar yang
bisa dipilih baik itu tanggal, tahun, dan bulan.
Lalu klik tombol [show] Untuk menampilkan Reimbursement Request dari kriteria
pencarian yang sudah ditentukan sebelumnya

Ketika Reimbursement History sudah muncul, klik link Request Number yang ingin
diajukan pembatalannya. Setelah link nomor permintaan diklik, maka akan tampil
tampilan sebagai berikut:
 1. Reason for Cancellation, Masukkan alasan dari pengajuan pembatalan
Reimbursement.
2. Di bagian Add Centang checkbox pada Reimbursement Request yang ingin diajukan
pembatalannya.

Setelah selesai mengisi Data Permohonan Pembatalam, klik tombol [Send to Approver]
untuk mengirim data permohonan kepada Approver dan data ini akan tampil pada
halaman indeks. Jika data permohonan ingin disimpan sebagai draft, klik tombol [Draft].
Untuk membatalkan permohonan pembatalan penggantian, klik tombol [Back].

B. Edit Reimbursement Cancellation Request

Untuk mengubah permohonan pembatalan penggantian yang telah dibuat, klik nomor
permohonan yang ingin diubah. Perlu diingat, perubahan data permohonan hanya
dapat dilakukan apabila berstatus draft.

Pada halaman Edit Reimbursement Cancellation Request ini sama dengan halaman
tambah, alasan pembatalan dan permintaan penggantian yang diajukan pembatalan
dapat diganti pada halaman edit.

Catatan: Edit Reimbursement Cancellation Request yang telah dikirim ke pengesah, tidak
dapat dihapus dan diubah oleh pemohon.
Keterangan Item Restitusi:
1. Adminiistrasi Medik
Biaya administrasi yang timbul akibat pengobatan. Di kwitansi biasanya tertulis sebagai
a. Biaya administrasi medik,
b. Administrasi medik,
c. Biaya poli,
d. Administrasi,
e. Sarana RS,
f. Sarana & prasarana RS, dll
2. Meterai
Biaya Meterai (sudah jelas)
3. Konsul dr./dr.Spesialis/drg./drg.Spesialis
Biaya konsultasi dokter (sudah jelas)
4. Tindakan dr./dr.Spesialis/drg./drg.Spesialis
Semua biaya yang timbul akibat tindakan yang memerlukan skill kedokteran atau
keperawatan. Di kwitansi biasa tertulis sebagai
a. Biaya tindakan dokter
b. Tindakan dokter
c. Hecting/aff hecting (Jahit luka/lepas jahitan)
d. Endoskopi
e. Ekstraksi serumen telinga/pembersihan kotoran telinga
f. Wound toilet (Rawat luka)
g. Scalling/pembersihan karang gigi, tambal gigi, perawatan saluran akar gigi, dll (untuk
tindakan drg./drg.Spesialis)
(Apabila terdapat lebih dari 1 tindakan dokter maka jumlahkan nominalnya dan beri
perinciannya di remark)
5. Pembelian Obat 1
6. Pembelian Obat 2
(Apabila membeli obat di lebih dari 1 apotek, contoh kasus : obat di salah satu apotek
kosong atau tidak cukup jumlah tabletnya dan pegawai atau keluarga harus menebus
kekurangan obatnya di apotek lain)
7. Laboratorium
Semua pemeriksaan terkait darah, urine, dan cairan cerebrospinal (CSF).
8. Rontgen
Adalah pemeriksaan radiologi berupa foto polos dengan lembaran film hitam sebagai
hasilnya di luar CT-Scan atau MRI
9. Pemeriksaan Penunjang Lainnya
Apabila dilakukan USG, CT-Scan, MRI, Pap Smear, FNAB (Fine Needle Aspiration Biopsy),
pemeriksaan pemeriksaan mikrobiologi (test sensitivitas/kepekaan antibiotik)
10. Fisioterapi 1
11. Fisioterapi 2
Apabila dilakukan lebih dari 1 jenis fisioterapi di hari yang sama atas rujukan dokter yang
sama
12. Fisioterapi 3
Apabila dilakukan lebih dari 2 jenis fisioterapi di hari yang sama atas rujukan dokter yang
sama
13. Vaksin 1
Harga vaksinnya saja yang di input di kolom vaksin, untuk jasa dokter melakukan
penyuntikkan vaksin masuk ke kolom tindakan dokter. Apabila ada konsultasi maka di input
juga di kolom konsul dokter. Untuk bahan habis pakai apabila ditagihkan maka masukkan ke
kolom obat-obatan.
14. Vaksin 2
Apabila dalam satu kunjungan dilakukan lebih dari satu jenis vaksin maka masukkan harga
vaksin ke-2 ke kolom vaksin 2
15. Pengobatan
Apabila ada kwitansi yang langsung menggabungkan nominal jasa dokter dan obat-obatan
tanpa perincian.
16. Lain-lain
a. Apabila terdapat item di kwitansi yang tidak termasuk di dalam poin 1-16.
b. Apabila terdapat pembulatan ke atas maupun pembulatan ke bawah nominal dari
kwitansi. Contoh : nominal akhir kwitansi adalah Rp 433.523,-, kemudian ada
pembulatan ke bawah sebesar Rp 23,-. Maka ketik di kolom lain-lain dengan diawali
tanda minus (-) kemudian diikuti besar nominal pembulatannya (ketik : -23)
 USER MANUAL
MODUL PAYROLL (MY SALARY HISTORY) - HCIS ADVANCE
Versi 1.0
I. LOGIN APLIKASI

1. Akses homepage HCIS Advance di https://hcis.angkasapura1.co.id maka muncul dengan

halaman seperti dibawah ini:

2. Masukan Informasi dibawah ini

Account Name : angkasapura_secondary_training (*Dipakai untuk latihan*)
Account Name : angkasapura (Aplikasi Real)
Username : [NIP anda]
Password : [Password anda]

Input
angkasapura_secondary_training
(*Dipakai untuk latihan*)

angkasapura (Aplikasi Real)

Input NIP anda

Input Password anda

 Kemudian klik tombol [Login] untuk masuk kedalam aplikasi, apabila tidak mengetahui
informasi untuk melakukan Login ke Aplikasi, dimohon untuk menghubungi unit Information
Technology (IT)
3. Apabila muncul tampilan dibawah ini, menandakan anda baru pertama kali masuk kedalam
aplikasi. Setelah itu lakukan reset password, segera lakukan reset password anda. Pastikan
Password baru minimal 8 karakter dengan kombinasi huruf dan angka. Klik tombol [Change
Password] untuk melanjutkan. (Pastikan anda MENGINGAT PASWORD yang baru)

4. Klik tombol [OK] untuk melanjutkan proses selajutnya.

5. Setelah sukses melakukan perubahan Password, tampilan akan seperti dibawah ini,
Masukkan username dengan NIP anda dan Password yang sudah berhasil anda rubah. Klik
[Login] untuk bisa masuk ke aplikasi.

Input NIP anda

Password baru
yang sudah
dirubah
 6. Apabila anda sudah masuk ke tampilan dibawah ini, anda sudah berhasil login sebagai
employee di aplikasi HCIS Advance. Pastikan di sisi kanan tertulis nama anda.

II. MY SALARY HISTORY

Dengan fitur ini memungkinkan setiap pegawai untuk melihat detil pendapatannya pada periode
tertentu. Untuk masuk ke menu ini, klik Payroll > My Salary History. Tampil dari menu tersebut
adalah sebagai berikut :

Untuk melihat data gaji atau penghasilan lain pada periode tertentu maka :
1. Masukkan Periode Start Date untuk memilih periode. Klik ikon kalender dan pilih tanggal,
bulan dan tahun.
2. Setelah selesai memilih periode, klik tombol untuk menampilkan data gaji pada
periode tersebut.

Pada gambar di atas menampilkan catatan gaji karyawan seperti periode gaji, tunjangan yang
diterima dan potongan yang dikenakan. Melalui menu ini pegawai dapat melihat sendiri jumlah
pendapatan bersih yang diterima setiap bulannya serta yang bersifat tahunan seperti Bonus,
Uang Makan (meal), Tunjangan Anak Sekolah, Tunjangan Cuti, Tunjangan Hari Raya. Tiap
tampilan catatan pembayaran memiliki checkbox untuk mencetak slipnya. Setelah memilih
catatan pembayaran mana yang akan dicetak, klik tombol untuk mencetak.

1. Contoh untuk Gaji (Kode cabang_MTH-01)

2. Contoh untuk Bonus (Kode Cabang_Bonus)
3. Contoh untuk Tunjangan Hari Raya (Kode Cabang_THR)
4. Contoh untuk Uang Makan (Kode Cabang_Meal)
 USER MANUAL
MODUL PEFORMANCE MANAGEMENT - HCIS ADVANCE
Versi 1.0
I. LOGIN APLIKASI

1. Akses homepage HCIS Advance di https://hcis.angkasapura1.co.id maka muncul dengan

halaman seperti dibawah ini

2. Masukan Informasi dibawah ini

Account Name : angkasapura_secondary_training (*Dipakai untuk latihan*)
Account Name : angkasapura (Aplikasi Real)
Username : [NIP anda]
Password : [Password anda]

Input
angkasapura_secondary_training
(*Dipakai untuk latihan*)

angkasapura (Aplikasi Real)

Input NIP anda

Input Password anda

 Kemudian klik tombol [Login] untuk masuk kedalam aplikasi, apabila tidak mengetahui
informasi untuk melakukan Login ke Aplikasi, dimohon untuk menghubungi unit Information
Technology (IT)
3. Apabila muncul tampilan dibawah ini, menandakan anda baru masuk kedalam aplikasi
setelah melakukan reset password, segera lakukan ganti password anda. Pastikan Password
baru minimal 8 karakter dengan kombinasi huruf dan angka. Klik tombol [Change Password]
untuk melanjutkan.

4. Klik tombol [OK] untuk melanjutkan proses selajutnya.

5. Setelah sukses melakukan perubahan Password, tampilan akan seperti dibawah ini,
Masukkan username dengan NIP anda dan Password yang sudah berhasil anda rubah. Klik
[Login] untuk bisa masuk ke aplikasi.

Input NIP anda

Password baru
yang sudah
dirubah
6. Apabila anda sudah masuk ke tampilan dibawah ini, anda sudah berhasil login sebagai
employee di aplikasi HCIS Advance. Pastikan di sisi kanan tertulis nama anda.

II. PEFORMANCE PLANNING

Halaman ini digunakan untuk memberikan perencanaan penilaian peformance untuk karyawan
berdasarkan pengaturan periode performance yang sudah dibuat. Form perencanaan performance
ini akan berisi komponen-komponen penilaian: Obyektif Unit Organisasi dan Obyektif Personal.
Komponen yang tampil pada form perencanaan ini sesuai dengan komponen yang sudah diatur pada
Pengaturan Periode Peformance. Untuk masuk ke menu ini maka pengguna harus menuju menu
[Performance] > [Performance Planning Form AP1].

Menu ini berisi No, Peformance Form, Peformance Date, Employee No, Employee Name, Employee
Status, Position, dan Request Status. Pada menu ini pengguna dapat Mengubah Perencanaan
Peformance Karyawan. Berikut adalah halaman yang akan tampil ketika pertama kali menu
Peformance Planning Form AP1
 Pada halaman ini terdapat kolom-kolom yang memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Peformance Form: Kolom ini berfungsi untuk menampikan informasi Periode Peformance yang
sudah ditentukan oleh administrator performance
2. Peformance Date : Kolom ini berfungsi untuk menampilkan tanggal Periode Peformance yang
sudah ditentukan oleh administrator performance
3. Employee No: Kolom ini berfungsi untuk menampilkan nomor karyawan masuk ke dalam periode
peformance yang sudah diatur oleh Administrator.
4. Employee Name: Kolom ini berfungsi untuk menampilkan nama karyawan yang masuk ke dalam
periode peformance yang sudah diatur oleh Administrator. Pengguna dapat mengklik nama
karyawan untuk mengisi Formulir Perencanaan Peformance.
5. Employment Status: Kolom ini berfungsi untuk menampilkan status kepegawaian pegawai yang
bersangkutan.
6. Request Status: Kolom ini berfungsi untuk menampilkan status performance planning terakhir.
Status yang ditampilkan pada bagian ini meliputi Fully Approved, Draft, Revised dan Partially
Approved. Apabila Status Not Requested saat diklik akan tampil form isian halaman Formulir
Perencanaan Peformance.
7. Last Reviewer: Kolom ini berfungsi untuk menampilkan informasi viewer terakhir terhadap
request planning yang sudah dibuat.
Pada menu ini juga terdapat fungsi untuk filter data periode penilaian yang akan ditampilkan sesuai
dengan rentang tanggal yang dipilih. Filter rentang tanggal perencanaan akan muncul ketika klik ikon
[ ], maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Klik menu icon [ ] untuk memilih tanggal Awal dan tanggal Akhir periode penilaian, kemudian
pilih tanggal sesuai yang diinginkan untuk menfilter data yang akan ditampilkan. Kemudian klik
button [Go] untuk menampilkan data yang diinginkan.

III. EDIT PEFORMANCE PLANNING

Untuk mengubah perencanaan penilaian performance karyawan, pengguna dapat klik link pada
kolom Employee Name sehingga menampilkan halaman seperti di bawah ini:
Hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan pengisian performance planning adalah memastikan
data Key Peformance Indikator (KPI) masing – masing karyawan benar dengan melakukan klik
deskripsi KPI pada kolom objective di tab [Achievement Goal]. Klik link pada deskripsi KPI maka akan
muncul tampilan dibawah ini.

Jika KPI tidak sesuai dengan Distinct Job Profil (DJP) karyawan, maka karyawan dapat menghubungi
Unit Human Capital di lokasi tempat kerja untuk dilakukan perbaikan. Setelah melakukan pengecekan
KPI, klik link Detail yang akan menampilkan halaman seperti dibawah ini. Pada halaman ini karyawan
wajib mengisikan detail pekerjaan yang mendukung KPI. Kemudian klik close dengan icon [ ] untuk
menyimpan detail pekerjaan yang sudah diisikan.
Proses selanjutnya, isikan Weight (W) atau bobot pekerjaan (%) di kolom Weight (W) pada tab
Achievement Goal. Jika KPI lebih dari 1 (satu) maka bobot dapat diisi sesuai kesepakatan bersama
antara atasan dan bawahan berdasarkan prioritas sesuai dengan kesepakatan. Adapun Target telah
ditentukan oleh Kantor Pusat dan tidak dapat diubah dan Total Weight (W) tidak dapat lebih besar
dari 100%.

Perlu diperhatikan untuk TIDAK PERLU mengisi tab Training Plan, Development Plan, Career Plan, Box
Analysis dan Succession Plan pada tampilan dibawah ini.

TIDAK PERLU DIISI

Untuk melakukan pengiriman data pengisian performance planning kepada atasan scroll down hingga
menemukan tombol [Submit]. Apabila ingin melakukan penyimpanan data tetapi masih belum
menginginkan pengiriman data kepada atasan klik tombol [Save]. Klik [Back] apabila ingin kembali ke
menu sebelumnya dan tidak menyimpan data yang sudah diisikan.
Untuk melakukan pengecekan apakah request performance planning apakah sudah ditindaklanjuti,
maka dapat melihat status pada kolom Request Status seperti pada tampilan dibawah ini.
 Keterangan:
1. Not Requested = Belum mengisi Peformance Planning Form
2. Unverified = Belum di approve oleh atasan
3. Fully Approved = Sudah di approve oleh atasan

Apabila Link Request Status di klik, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini

Apabila ingin melihat informasi Detail pada Outstanding Request diatas dapat melakukan klik icon
tanda panah [ ] sehingga bisa melihat request belum disetujui oleh atasan yang dimaksud.

Apabila Request Peformance Planning sudah disetujui oleh atasan langsung masing – masing maka
status request akan berubah menjadi Fully Approved.

IV. APPROVAL PEFORMANCE PLANNING

Terdapat ikon atau Outstanding Request menunjukkan bahwa pengguna memiliki permohonan
yang telah diajukan tetapi belum ditutup (closed) ataupun permohonan yang telah diajukan oleh
pengguna lain dan butuh persetujuan pengguna yang sedang menggunakan sistem jika pengguna
sebagai pengesah. Pada Outstanding Request terdapat tanda merah yang terdapat angka yang
menunjukkan jumlah permohonan yang masih aktif.

Pengguna dapat mengklik ikon atau Outstanding Request kemudian pilih type Peformance Plan
Request. Maka akan tampil list request seperti pada gambar dibawah ini
 Keterangan :

V. PEFORMANCE MONITORING
Saat karyawan melakukan Monitoring Peformance, karyawan memastikan terlebih dahulu bahwa
Planning Peformance sudah berstatus Fully Approved. Tampilan Peformance Planning apabila sudah
berstatus fully approve akan tampil seperti dibawah ini.

Jika sudah dipastikan Request Peformance Planning sudah berstatus Fully Approved. Klik
menu [Peformance Management] > [Peformance Monitoring].

Jika menu Peformance Monitoring sudah di klik, maka akan muncul tampilan seperti
dibawah ini.

Pada halaman ini terdapat kolom-kolom yang memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Peformance Form: Kolom ini berfungsi untuk menampikan informasi Periode Peformance yang
sudah ditentukan oleh administrator performance
2. Peformance Date : Kolom ini berfungsi untuk menampilkan tanggal Periode Peformance yang
sudah ditentukan oleh administrator performance
3. Employee No: Kolom ini berfungsi untuk menampilkan nomor karyawan masuk ke dalam periode
peformance yang sudah diatur oleh Adminisrator.
4. Employee Name: Kolom ini berfungsi untuk menampilkan nama karyawan yang masuk ke dalam
periode peformance yang sudah diatur oleh Administrator. Pengguna dapat mengklik nama
karyawan untuk mengisi Formulir Perencanaan Peformance.
5. Employment Status: Kolom ini berfungsi untuk menampilkan status kepegawaian pegawai yang
bersangkutan.
6. Request Status: Kolom ini berfungsi untuk menampilkan status performance planning terakhir.
Status yang ditampilkan pada bagian ini meliputi Fully Approved, Draft, Revised dan Partially
Approved. Apabila Status Not Requested saat diklik akan tampil form isian halaman Formulir
Perencanaan Peformance.
7. Last Reviewer: Kolom ini berfungsi untuk menampilkan informasi viewer terakhir terhadap
request planning yang sudah dibuat.

Untuk melakukan Monitoring Peformance klik Link yang ada pada Employee Name, seperti
pada tampilan dibawah ini.

Apabila Link Employee Name sudah di klik, makan akan muncul tampilan seperti dibawah
ini.

Perhatikan pada tab [Achievement Goal], terdapat informasi yang mengenai:

1. KPI: Indikator penilaian performance yang sudah ditentukan oleh Administrator sesuai
dengan Jabatan karyawan masing – masing
2. Target: Target penyelesaian pekerjaan yang sudah ditentukan
3. Progress: Detail pekerjaan yang mendukung KPI yang sudah dikerjakan di masing –
masing periode bulanan.
 Untuk mengisi detail pekerjaan yang mendukung KPI klik icon [ ] kemudian isikan detail
pekerjaan di jendela tampilan seperti dibawah ini.

Isikan detail pekerjaan yang mendukung pencapaian KPI dan progress persentase pekerjaan,
klik close dengan icon [ ]. Untuk melakukan penyimpanan data performance monitoring klik
tombol [Submit]. Klik [Back] apabila ingin kembali ke menu sebelumnya dan tidak menyimpan data
yang sudah diisikan.

VI. PEFORMANCE EVALUATION

Halaman ini digunakan untuk memberikan penilaian evaluasi kinerja untuk karyawan berdasarkan
pengaturan periode performance evaluation yang sudah dibuat. Komponen yang tampil pada form
evaluation ini sesuai dengan komponen yang sudah diatur pada Pengaturan Periode performance
evaluation. Untuk masuk ke menu ini maka Anda harus menuju menu [Performance Management] >
[Performance Evaluation Form AP1].
Menu ini berisi No, Peformance Evaluation Form, Peformane Date, Employee No, Employee Name,
Employement Status, Position, Request Status, dan Score. Selain itu menu ini juga memiliki 2 fungsi
utama, yaitu Menilai Evaluasi Kinerja Karyawan dan Menilai Objective Unit Organisasi. Berikut adalah
halaman yang akan tampil ketika pertama kali masuk ke dalam menu [Performance Evaluation Form
AP1]:

Pada halaman ini terdapat kolom-kolom yang memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Peformance Form: Kolom ini berfungsi untuk menampikan informasi Periode Peformance yang
sudah ditentukan oleh administrator performance
2. Peformance Date : Kolom ini berfungsi untuk menampilkan tanggal Periode Peformance yang
sudah ditentukan oleh administrator performance
3. Employee No: Kolom ini berfungsi untuk menampilkan nomor karyawan masuk ke dalam periode
peformance yang sudah diatur oleh Adminisrator.
4. Employee Name: Kolom ini berfungsi untuk menampilkan nama karyawan yang masuk ke dalam
periode peformance yang sudah diatur oleh Administrator. Pengguna dapat mengklik nama
karyawan untuk mengisi Formulir Perencanaan Peformance.
5. Employment Status: Kolom ini berfungsi untuk menampilkan status kepegawaian pegawai yang
bersangkutan.
6. Position: Kolom ini berfungsi untuk menampilkan posisi pegawai di dalam perusahaan.
7. Request Status: Kolom ini berfungsi untuk menampilkan status performance planning terakhir.
Status yang ditampilkan pada bagian ini meliputi Fully Approved, Draft, Revised dan Partially
Approved. Apabila Status Not Requested saat diklik akan tampil form isian halaman Formulir
Perencanaan Peformance.
8. Score: Kolom ini berfungsi menampilkan nilai evaluasi performance yang diberikan oleh
pengesah, dimana form evaluasi peformance telah sampai pada keputusan akhir (final conclusion)
untuk karyawan per nama formulir evaluasi peformance dimana golongan pekerjaan karyawan
tersebut terdaftar dalam formulir evaluasi kinerja tersebut.
Untuk melakukan penilaian evaluasi performance klik Link pada nama kemudian akan
muncul tampilan seperti dibawah ini:

Pilih tab [Behavioral Competency – Core Value] kemudian beri nilai pada kolom
Achievement, apabila sudah melakukan penilaian maka dapat pindah ke tab selanjutnya
[Achievement Goal], maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

Klik link detail untuk melihat detail pekerjaan yang mendukung KPI, kemudian klik pada kolom
Achievement untuk memberikan nilai Achievement Goal. Kemudian pilih tab [Learning Goal],
maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini :
Pada bagian tab Learning Goal nilai akan diberikan oleh kantor pusat. Kemudian Cek Bagian
Summary untuk mengecek Overall Rating. Klik tombol [Submit] untuk menyimpan data dan
mengirim kepada approval.

TIDAK PERLU DIISI

Cek Overall Rating