PT.

MITRA SINERGI INTISOLUSI

MSI/ESS Application
Tutorial for
ESS Portal
Table of Contents
Table of Contents .................................................................................................................................... 2
Document Control ...................................................................................................................................... 3
Change Record ........................................................................................................................................ 3
Reviewers................................................................................................................................................ 3
Distribution ............................................................................................................................................. 3
Login ESS Portal .......................................................................................................................................... 4
Cara Mengakses Website ESS ................................................................................................................. 4
Cara Jika Lupa Password ......................................................................................................................... 5
Employee Menu (Role EMP) ....................................................................................................................... 7
Dashboard............................................................................................................................................... 7
Personnel ................................................................................................................................................ 7
Attendance ............................................................................................................................................. 8
Time Keeper Menu (Role SPV) .................................................................................................................. 11
Attendance List ..................................................................................................................................... 11
Attendance Capture .............................................................................................................................. 12
Approver Menu (Role APP) ....................................................................................................................... 13
Dashboard............................................................................................................................................. 13
Attendance List ..................................................................................................................................... 13
Attendance Capture .............................................................................................................................. 14
Overtime Approval ................................................................................................................................ 15
Leave Approval ..................................................................................................................................... 16
Document Control

Change Record
Date Author Version Change Reference

2023/11/02 Wasesa Bayu pratama 1.0 Initial Draft

Reviewers
Approver Name Title Signature Date

Devin MSI Analyst/Developer

Herman Susanto MSI Consultant Coordinator

Distribution
Copy No. Name Position
Login ESS Portal
Cara Mengakses Website ESS
• Klik url berikut https://bit.ly/essbev atau Buka browser (google, firefox atau opera disini kita
menggunakan browser chrome ) lalu ketik link berikut https://bit.ly/essbev
• Jika muncul keterangan berikut langsung saja mengikuti seperti gambar dibawah ini
❖ Klik pertama advanced
❖ Klik Proceed to 192.168.18.75

• Jika nanti ada notifikasi seperti dibawah ini klik allow, ini dimaksudkan untuk mengizinkan
ESS mengakses lokasi anda

• Sesudahnya tampilan website akan seperti ini, isi kolom username dengan badge no
karyawan dan password
Cara Jika Lupa Password
• Klik url berikut https://bit.ly/essbev atau Buka browser (google, firefox atau opera disini kita
menggunakan browser chrome ) lalu ketik link berikut https://bit.ly/essbev

• Tekan Recover Password (pastikan alamat email yang dipakai dapat diakses dan sudah
terdaftar oleh sistem portal ESS jika tidak maka email tidak bisa terkirim)
• Akan masuk ke halaman forgot your password? Isi kolom email address dengan email anda
lalu tekan Recover Password

• Jika email sudah sesuai maka akan muncul notifikasi jika email sudah terkirim, lalu tekan
Back
• Pada kotak masuk email akan di dapatkan email seperti berikut ini, klik link yang didapatkan
dan nanti link itu akan membawa user ke halaman untuk mengganti password terbaru

• Pada menu change password ini user diminta untuk memasukan password terbaru untuk
akun ESS dimana password harus berisi kombinasi
❖ Huruf besar
❖ Huruf kecil
❖ Angka
❖ Simbol
❖ Minimal 8 kata

Contoh nya Seperti password berikut Bev@1234 ( jangan gunakan password ini )
Employee Menu (Role EMP)
Dashboard
Pada menu ini memunculkan tombol untuk karyawan check in out, data attendance dan sisa cuti
yang tersisah

• Check attendance
gunakan tombol ini untuk absent masuk dan pulang dan juga pastikan anda ada didalam
radius attendance point yang sudah di set
• Attendance
Menampilkan rangkuman data attendance yang sudah di kelola dan di proses dalam 1 bulan
period melalu aplikasi sistem HRMS
• Leave
Menampilkan data sisa cuti karyawan yang tersisa dalam 1 bulan period

Personnel
Pada menu ini menampilakan data data pribadi karyawaan dan status pekerjaan karyawaan dan
juga ada menu update request
Attendance
Didalam menu attendance memiliki beberapa sub menu seperti:

• Attendance
Pada menu ini karyawan dapat mengecek secara men-detail untuk data yang sudah di kelola
dan di proses dalam 1 bulan period melalu aplikasi sistem HRMS

• Attendance Capture
Pada menu ini karyawan dapat mengecek jika karyawan sudah menekan tombol check in
out yang ada di dashnboard, jika berhasil data check in out akan tersimpan di sini
• Overtime Request
Pada menu ini karyawan dapat melakukan request ovetime yang nantinya akan di approved
oleh masing masing dari approval atau manager mereka

Keterangan :
❖ Isi date dengan tanggal kapan user akan melakukan ovetime
❖ Type berisi dengan pilihan
• Before, tipe ini dipilih jika karyawaan overtime sebelum masuk jam kerja, contoh:
karyawan masuk jam 8 pagi tapi sudah harus masuk jam 6 pagi karena diminta
lembur maka karyawan dapat memilih tipe ini
• After, tipe ini dipilih jika karyawaan overtime sesudah pulang jam kerja, contoh:
karyawan pulang jam 5 sore tapi di minta tetap masuk sampai jam 7 malam karena
diminta lembur maka karyawan dapat memilih tipe ini
• Holiday, tipe ini dipilih jika karyawaan overtime pada waktu libur atau hari OFF
karyawaan, contoh: karyawan libur pada tanggal 12 hari minggu tapi di minta tetap
masuk pada tanggal 12 nya karena diminta lembur maka karyawan dapat memilih
tipe ini
❖ Limit Adalah jumlah waktu yang limit karyawan dalam mengambil waktu overtime
❖ Duration Di isi dengan berapa lama karyawaan akan melakukan overtime
❖ Reason dan Detail Reason Di isi dengan alasan kenapa karyawaan harus melakukan
lembur
• Leave Request
Pada menu ini karyawan dapat melakukan request cuti yang nantinya akan di approved oleh
masing masing dari approval atau manager mereka

Keterangan :
❖ Type berisi dengan pilihan tipe tipe cuti yang sudah di atur
❖ Isi date dengan tanggal kapan user akan melakukan cuti
❖ Duration Di isi dengan berapa lama karyawaan akan melakukan cuti
❖ Reason Di isi dengan alasan kenapa karyawaan harus melakukan cuti
Time Keeper Menu (Role SPV)
Attendance List
Pada menu ini menampilkan data data attendance dan shift kerja karyawan dan hanya
memunculkan data yang menjadi bawahan nya saja

Keterangan :
❖ Date tanggal yang dipilih untuk memunculkan data tanggal berapa ke berapa
❖ View By Employee untuk men-search berdasarkan 1 karyawaan saja
❖ Show untuk menampilkan data pada table maksimal 100 data yang dapat dimunculkan
pada table
❖ Employee No Nomor induk dari karyawaan
❖ Fullname Nama dari karyawaan
❖ Day menunjukan hari dari kalender
❖ Holiday menunjukan ada nya hari libur atau tidak yang ditandai dengan kata kata Yes
dan kolom berwarna merah
❖ Shift type menunjukan jam shift dari karyawan
❖ Time In menunjukan jam masuk dari karyawaan
❖ Time Out menunjukan jam pulang dari karyawaan
❖ Time In Edited menunjukan jam masuk yang di edit oleh HR, jika tidak ada edit maka
tampilan akan sama dengan jam pada kolom Time In
❖ Time Out Edited menunjukan jam pulang yang di edit oleh HR, jika tidak ada edit maka
tampilan akan sama dengan jam pada kolom Time Out
❖ Working Hours menunjukan berapa lama kerja dari karyawaan
❖ Overtime Hours menunjukan berapa lama waktu lembur dari karyawaan
❖ Overtime Actual menunjukan berapa lama waktu lembur sesungguhnya dari karyawaan
❖ Overtime Request menunjukan lama jam request lembur yang dibuat karyawaan
❖ Absent Hours menunjukan berapa lama karyawaan absent
❖ Leave menunjukan kode dari cuti yang diambil
❖ Absent Code menunjukan kode absent yang dilakukan karyawaan
Attendance Capture
Pada menu ini menampilkan data data karyawan yang sudah melakukan check in out di portal
ESS dan hanya memunculkan data yang menjadi bawahan nya saja

Keterangan :
❖ Capture tanggal dan jam dimana karyawaan sudah melakukan check in out
❖ Absenteeism menampilakan NIK dan nama dari karyawaan
❖ In Out menampilkan data karyawaan yang sudah melakukan check in atau check out
❖ Coordinate titik lokasi terakhir dimana karyawaan melakukan check in out
❖ Distance jarak dari titik nol ke lokasi coordinate karyawaan melakukan check in out
❖ Location menampilkan tempat dimana karyaawan melakukan check in out
Approver Menu (Role APP)
Dashboard
Pada menu ini menampilkan data data summary selama 1 bulan period seperti data tentang
headcount karyawan, headcount berdasarkan umur, Employee Length Of Service dan lain lain.
Untuk data yang di munculkan adalah data berdasarkan bawahan saja

Attendance List
Pada menu ini menampilkan data data attendance dan shift kerja karyawan dan hanya
memunculkan data yang menjadi bawahan nya saja

Keterangan :
❖ Date tanggal yang dipilih untuk memunculkan data tanggal berapa ke berapa
❖ View By Employee untuk men-search berdasarkan 1 karyawaan saja
 ❖ Show untuk menampilkan data pada table maksimal 100 data yang dapat dimunculkan
pada table
❖ Employee No Nomor induk dari karyawaan
❖ Fullname Nama dari karyawaan
❖ Day menunjukan hari dari kalender
❖ Holiday menunjukan ada nya hari libur atau tidak yang ditandai dengan kata kata Yes
dan kolom berwarna merah
❖ Shift type menunjukan jam shift dari karyawan
❖ Time In menunjukan jam masuk dari karyawaan
❖ Time Out menunjukan jam pulang dari karyawaan
❖ Time In Edited menunjukan jam masuk yang di edit oleh HR, jika tidak ada edit maka
tampilan akan sama dengan jam pada kolom Time In
❖ Time Out Edited menunjukan jam pulang yang di edit oleh HR, jika tidak ada edit maka
tampilan akan sama dengan jam pada kolom Time Out
❖ Working Hours menunjukan berapa lama kerja dari karyawaan
❖ Overtime Hours menunjukan berapa lama waktu lembur dari karyawaan
❖ Overtime Actual menunjukan berapa lama waktu lembur sesungguhnya dari karyawaan
❖ Overtime Request menunjukan lama jam request lembur yang dibuat karyawaan
❖ Absent Hours menunjukan berapa lama karyawaan absent
❖ Leave menunjukan kode dari cuti yang diambil
❖ Absent Code menunjukan kode absent yang dilakukan karyawaan

Attendance Capture
Pada menu ini menampilkan data data karyawan yang sudah melakukan check in out di portal
ESS dan hanya memunculkan data yang menjadi bawahan nya saja

Keterangan :
❖ Capture tanggal dan jam dimana karyawaan sudah melakukan check in out
❖ Absenteeism menampilakan NIK dan nama dari karyawaan
❖ In Out menampilkan data karyawaan yang sudah melakukan check in atau check out
❖ Coordinate titik lokasi terakhir dimana karyawaan melakukan check in out
❖ Distance jarak dari titik nol ke lokasi coordinate karyawaan melakukan check in out
❖ Location menampilkan tempat dimana karyaawan melakukan check in out
Overtime Approval
Pada menu ini menampilkan data data request overtime yang dibuat oleh karyawaan yang
nantinya harus di approve oleh atasan mereka masing masing

Keterangan :
❖ Year filter untuk berdasarkan tahun
❖ Month filter untuk berdasarkan bulan
❖ Status filter untuk menampilkan data request berdasarkan status nya
❖ Reason filter untuk menampilkan data request berdasarkan reason nya
❖ Departement filter untuk menampilkan data berdasarkan department dari karyawaan

Cara pertama:
❖ Centang
❖ Nanti semua data yang masih pending akan ter-select
❖ Tekan approve selected maka semua data yang ter-select akan langsung ke approved
❖ Ini dilakukan untuk meng-approved semua request yang masuk

Cara kedua:
❖ Klik icon di kolom option
❖ Akan muncul windows baru
❖ Pada windows baru ada pilihan approved dan reject, silahkan dipilih mau di approved
atau di reject
❖ Tekan save jika sudah melakukan pilihan
Leave Approval
Pada menu ini menampilkan data data request overtime yang dibuat oleh karyawaan yang
nantinya harus di approve oleh atasan mereka masing masing

Keterangan :
❖ Year filter untuk berdasarkan tahun
❖ Month filter untuk berdasarkan bulan
❖ Status filter untuk menampilkan data request berdasarkan status nya
❖ Departement filter untuk menampilkan data berdasarkan department dari karyawaan

Cara pertama:
❖ Centang
❖ Nanti semua data yang masih pending akan ter-select
❖ Tekan approve selected maka semua data yang ter-select akan langsung ke approved
❖ Ini dilakukan untuk meng-approved semua request yang masuk

Cara kedua:
❖ Klik icon di kolom option
❖ Akan muncul windows baru
❖ Pada windows baru ada pilihan approved dan reject, silahkan dipilih mau di approved
atau di reject
❖ Tekan save jika sudah melakukan pilihan