Hal yang Perlu Kamu Ketahui:

Persiapan Sidang, Yudisium, Penjejakan

Sastra Inggris – Fakultas Sastra

July 2021
HALOOOO!
• Sebelumnya kami ucapkan selamat udah mengerjakan skripsinya dan sampai tahap
sidang.

• Panduan yang kami buat ini disusun untuk memberikan informasi seputar tetek
bengek administrasi. Sayang seribu sayang memang, informasi terkait hal
administrasi semacam ini masih minim di lingkungan kampus tersayang ini :’)
Semoga saja bisa lebih baik ke depannya kalau masih banyak mahasiswa yang
kebingungan.

• Kami akan berusaha memberikan penjelasan sejelas dan selengkap mungkin. Jadi,
tolong tenang dulu lalu dibaca dan diperhatikan setiap informasinya dengan
cermat yak ^^

Peace out and cheers for Alpaca! 🎉✌ - AEW & MMF

Disclaimer!
Panduan ini disusun atas inisiatif pribadi dan berdasarkan pengalaman
pribadi. Jadi, tanpa ada afiliasi dengan jurusan ataupun fakultas. Harap
menggunakan dan menyebarkan panduan ini dengan bijak. Perubahan
kebijakan dan perbedaan prosedur bisa saja terjadi apalagi di masa
yang tidak pasti ini.

Jadi, teman-teman juga dimohon terus memperbarui dan mengonfirmasi

terkait informasi apapun yang diterima kepada yang bersangkutan
(seperti TU akademik Sastra Inggris).

Sekali lagi, panduan ini didasarkan pada pengalaman pribadi penyusun.

Jadi, check and recheck akan sangat dianjurkan ^^ Terima kasih,
 Sebelum Sidang
Sesungguhnya ada pedomannya guys.
Tapi menurut salah satu dari kami kurang lengkap, so here we go..
1. Setelah skripsi diacc, unduh Lembar Persetujuan Ujian di sini dan kirim ke
pembimbing masing-masing buat dapat ttd. 1 Pembimbing 1 surat keterangan ya.

2. Make sure pembimbing isi formulir Persetujuan ujian dan upload lembar
persetujuannya.

3. Sebelum daftar ujian, siapkan ini:

• File skripsi (full - format doc.)
• File KRS (yes, yang semester ini aja - PDF)

File skripsi full itu gimana sis urutannya? Next slide ->
Format skripsi full
1.Cover (ada logo)
2.Cover tanpa logo
3.Lembar persetujuan ujian
4.Lembar pengesahan (sementara)
5.Statement of originality
6.Surat keterangan similarity check
7.Acknowledgement
8.Table of contents
9.Artikelmu + Appendix jika ada
10.CV
Format cover
Format cover
tanpa logo UM
Lembar
pengesahan
sementara
Statement of
originality
Surat keterangan Similarity Check

Untuk mendapatkan ini, isi form di sini:

S1 Bahasa dan Sastra Inggris : http://bit.ly/ELL_plagiarismcheck

S1 Pendidikan bahasa Inggris : http://bit.ly/ELT_plagiarismcheck

Terus, contact bu Inay (+62 822-6440-9787) kalau kamu sudah mengisi form itu. Ibu Inay akan kembali
dengan surat keterangan berttd Kajur + file PDF hasil analisis similarity checker.
• Setelah semuanya siap, daftar ujian lewat link ini.
• Terus WA Bu Anik (+62 811-368-681) dan bilang kamu udah daftar lewat
link itu.
• Bu Anik akan verify your files, dan kembali dengan jadwal sidang + nama
penguji, template PPT sidang, template poster sidang. Jadwal belum
fix. Pastikan lagi ke pembimbing dan penguji apakah available di jadwal
tersebut.
• Infokan schedule yang disepakati ke Bu Anik dan TU Jurusan (+62 881-
0264-36452).
• TU Jurusan akan kembali dengan berita acara.
Apaan deh berita acara?
Isinya adalah template:

• Pemrosesan nilai untuk Penguji I dan II & III (Pembimbing)

• Daftar hadir
• Nilai ujian skripsi (selanjutnya serahkan ke pembimbing 1)

Ganti nama, nama pembimbing + penguji, tanggal, dan lainnya yang

personalized.
Terusss…
• Kirim poster sidang skripsi ke Bu Anik setelah meminta foto-foto
pembimbing dan penguji.
• Minta link Zoom ke pembimbing 1 (Biar Bapak/Ibunya “pesan” tempat ke
jurusan. Pembimbing 1 akan jadi moderatormu.
• Remind bapak/ibu penguji dan pembimbing H-1 sidang. Remind penguji
untuk isi form pengesahan hasil ujian setelah ujian.

Semangat ujian! Jangan lupa minta moderator untuk me-record.

 Setelah Sidang
SELAMAT ATAS SIDANGNYAAA!! SELAMAT SUDAH MENYELESAIKAN REVISII!!

Tapi jangan party-party dulu sis bro, masih banyak tanggungannya hehehee :))

Ps: Percayalah prosesnya akan lebih membutuhkan kesabaran dibanding menjawab pertanyaan sidang wkwk
PROSEDUR LEMBAR PENGESAHAN DIGITAL

Sesungguhnya, pedoman KHUSUS tahap ini udah ada guys.

Bisa kalian akses di sini

Setelah ini, kami akan kasih big picture aja dari link di atas.
1. Penguji dan pembimbing bisa aja tetap meminta ttd coret-coret digital. Enggak apa,
comply that first.
2. Masukin ttd ke approval sheet.
3. Kunjungi gate.um.ac.id. Klik E-office
4. Klik lembar pengesahan

Tampilan lembar pengesahan ini cukup intuitif kok, jadi

kalian para Gen Z pasti bakal mudah sekali memahami.
5. Klik “Buat draf lembar pengesahan”

6. Terus, kalian akan disuruh:

• Masukin nama pembimbing + penguji
• Upload file skripsi (bentuk PDF)
Nanti penguji, Kajur, dan Dekan bakal memverifikasi file skripsi kalian. Jadinya kayak gini kira2

Sabar yo guys, kalau lama enggak diverifikasi, coba kontak beliau-beliaunya.

Begini bentuk verifikasi
yang udah lengkap
Kalau udah dapat lembar pengesahan, isi form berkas hasil ujian yang
isinya adalah:

• Your personal info (nama, nim, lalala)

• File skripsi full
• File artikel doang
• Hasil similarity check
• Refleksi sidang (komen penguji + pembimbing dan screenshot zoom
selama sidang. Kalau kelupaan, contact pembimbing 1)
PROSEDUR YUDISIUM
Pendaftaran Yudisium dilakukan melalui Siakad masing-masing melalui
Menu Aktivitas Mahasiswa (tempat untuk input sertif Simawa) → klik
sidebar (icon 3 garis kiri atas) → pilih Pendaftaran Yudisium ATAU bisa
dicoba klik link ini https://simawa.um.ac.id/yudisium/pendaftaran

Untuk mendaftar Yudisium harap menyiapkan 4 berkas:

• Scan Kartu Keluarga
• Scan Ijazah terakhir (SMA/SMK) yang sudah dilegalisir
• Scan Lembar Pengesahan skripsi (yang ada TTD Kajur + Dekan)
• Foto Ijazah (ketentuan foto ijazah cek slide berikutnya)
File max 2 MB
PROSEDUR YUDISIUM
Ketentuan foto ijazah
 PROSEDUR YUDISIUM
• Silahkan input file-file yang dibutuhkan dan klik Simpan untuk mendaftar
Yudisium.
• Silahkan konfirmasi ke TU Akademik Sasing (operator) bahwa sudah
mengisi form online pendaftaran yudisium (+62 881-0264-36452)
• Silahkan menunggu sampai data diverifikasi (biasanya maksimal satu
minggu) dan rajin-rajin cek aja Siakadnya.
• Terjadi penolakan satu atau dua berkas itu memungkinkan, biasanya di
foto ijazah yang ditolak. Tidak papa, ajukan saja lagi lalu tunggu lagi
untuk diverifikasi petugas.
• Jika sudah diverifikasi maka akan tampak seperti gambar di samping.

Ps: Sabarr yaa, biasanya disini juga proses verifikasinya agak lama
PRE-PENJEJAKAN
• Setelah proses yudisium selesai, kalian bisa mulai memproses penjejakan (untuk memastikan kita
tidak ada tanggungan di kampus)
• Jika berkas yudisium sudah disetujui, biasanya operator akan menghubungi untuk mengonfirmasi
nilai-nilai matkul kita. Operator akan mengirimkan file Daftar Hasil Studi Yudisium (DHSY) (Jika tidak
dihubungi bisa menghubungi duluan minta DHSY yak).
• Kalian cek-cek dan sesuaikan dengan Siakad. Pastikan semua nilai sama dengan yang tertera di
Siakad (Beban Lulus ELL 146 sks yaa)
• Pastikan juga identitas kalian benar
• Kalau sudah aman baru konfirmasi lagi ke operator kalau “Data saya fix aman dan sesuai, Pak” atau
bagaimana yang sopan
• Lalu sudaahh, sekarang bisa lanjut ke tahap penjejakan
 PENJEJAKAN
SKPI: Berkaitan dengan sertifikat yang
1. Saat berkas yudisium
sudah diverifikasi pernah kita input di Simawa
operator maka akan
muncul Menu baru di Silahkan mengakses menu ini dulu
sidebar Siakad kita sebelum memulai pendaftaran
(lihat gambar). Kalau (penjejakan)
belum muncul bilang
ke operator kalau menu
pendaftaran wisuda Pendaftaran: Menu pendaftaran wisuda
belum muncul :’)
Jadi rek, kita harus penjejakan dulu
sebelum daftar wisuda begituu
PENJEJAKAN - SKPI
2. Seperti ini tampilan Menu SKPI,
kamu klik Ajukan di tombol
segitiga terbalik ituu. Lengkapi
isian yang diperlukan. Status
sertifikat akan berubah ‘Sudah
Diajukan’
PENJEJAKAN - PENDAFTARAN
3. Ini tampilan menu Pendaftaran. Merah semua kann,
tugas kita adalah membuatnya HIJAU
PENJEJAKAN - PENDAFTARAN
a. Tanggungan bebas UKT dan SPSA ini diurus di bagian operator
akademik Sasing (Ada kating bilang ini akan otomatis hijau tapi
kalau tidak otomatis ‘dalam artian memang sudah tidak ada
tanggungan’ silahkan konfirmasi ke operator Sasing)

b. Tahapan kedua dan ketiga ini urusannya dengan

perpustakaan pusat. Karena penjelasannya panjang, aku
jelaskan di slide berikutnya yak
 PENJEJAKAN - PENDAFTARAN
Kita mulai dari poin 3 ya (karena menurutku ini musti
selesai dulu)

a) Di tahap ini kita perlu unggah skripsi kita ke repository UM

b) Silahkan mengakses link http://lib.um.ac.id/index.php/2016/11/20/panduan-unggah-karya-ilmiah-
repository/
c) Di link itu akan dijelaskan setiap tahapan untuk mengunggah skripsi (format artikel)
d) Silahkan download file Petunjuk Aplikasi Unggah Karya Ilmiah format Artikel Ilmiah di link diatas
e) Ikuti setiap tahapan di file petunjuknya dengan cermat
f) Ada satu tahapan dimana kalian diminta mengisi lokasi penelitian, jika tidak ada klik SKIP aja
g) Di proses ini kalian perlu mengunggah fulltext skripsi dalam file berbeda-beda .doc/.docx (Abstrak
INA, Abstrak ENG, Daftar Isi, Cover, Daftar Pustaka, PPT Sidang (.ppt/.pptx), Artikel ENG, Lembar
Pengesahan) *Bab1-6 dan Artikel INA dikosongi
h) Kalau sudah diverifikasi petugas kalian bisa mencetak bukti sudah unggah sebanyak 2 rangkap
Ps: Di tahap ini aku anjurkan tolong benar-benar dicermati setiap informasi di websitenya dan file panduan unggahnya. Aku 95% yakin hal yang mungkin
akan membingungkan sudah dijelaskan kok entah di website atau file panduannya wkwk
 PENJEJAKAN - PENDAFTARAN
Sekarang bisa
memulai poin 2

a) Di tahap ini kita perlu mengirim berkas skripsi dan bukti sudah unggah
ke Perpustakaan Pusat
b) Biasanya berkas diserahkan langsung dengan datang ke TU
perpustakaan Pusat tapi (semoga tidak ada PPKM lagi) kalau ada
pelarangan ke kampus berkas dikirim melalui jasa ekspedisi. Lihat
gambar di samping
c) Intinya di tahap ini, berkas yang disiapkan adalah skripsi yang dicetak*,
KTM asli, CD berisi file skripsi*, bukti unggah repository, dan buku
pinjaman perpus yang belum dikembalikan (jika ada).
* Sebenarnya belum ada kejelasan resmi bagaimana format cetak format skripsi baru x_x Tanya sana sini tidak
ada yang bisa menjawab jadi aku inisiatif cetak softcover dengan sampul warna kuning :’) Ternyata diterima oleh
Perpus :’) You can do the same or try to find another answer
** Ketentuan CD dan apa saja isinya silahkan cek melalui link di slide sebelumnya atau cek next slide
PENJEJAKAN - PENDAFTARAN
PENJEJAKAN - PENDAFTARAN
Proses di perpustakaan pusat ini menurutku cepat. Perpustakaan akan
langsung memproses Siakad kalian ketika mereka sudah menerima
berkasnya (dan tidak ada berkas yang kurang/salah). Nanti poin 2 dan 3
akan menjadi hijau.
PENJEJAKAN - PENDAFTARAN
c. Tahapan keempat ini urusannya dengan
kemahasiswaan fakultas

a) Di tahap ini kita hanya perlu mengisi link Google Form

b) Silahkan mengakses link http://bit.um.ac.id/Form-Penjejakan-FS
c) Di Google Form itu kita akan diminta mengisi tanggal yudisium. Tanggal ini bisa dicek di DHSY di
bagian tanda tangan di bawah
d) Di Google Form itu juga ada file bukti bebas tanggungan fakultas, tapi karena prosedurnya online
jadi cukup dibuat arsip saja
e) Di Google Form itu juga ada link untuk gabung grup WA. Melalui grup itu silahkan mengonfirmasi
bahwa kalian sudah mengisi formulir penjejakan online dengan menyertakan Nama-NIM-Prodi
f) Silahkan menunggu, biasanya kemahasiswa fakultas akan menunggu sampai ada beberapa yang
konfirmasi baru akan diproses di Siakad mahasiswa
PENJEJAKAN - PENDAFTARAN

SAMPAI DI TAHAP INI KUUCAPKAN

SELAMATT!! PROSES BERIKUTNYA
AKAN JAUH LEBIH MUDAH KOK
KARENA YANG RUMIT MEMANG 4
POIN AWAL ^^
PENJEJAKAN - PENDAFTARAN
d. Tahapan kelima dan keenam ini berhubungan
dengan urusan Ikatan Alumni (IKA) UM

a) Di tahap ini silahkan melakukan pembayaran sebesar Rp100.000 di (hanya) bank BRI seluruh
Indonesia untuk iuran kita ke IKA UM
b) Pembayaran dilakukan di teller ya, kamu cukup membawa uang, ingat NIM kamu, dan bilang ke
mbak teller mau bayar wisuda UM begitu.
c) Setelah dari teller, status di Siakad akan langsung hijau
d) Setelah itu kamu bisa langsung mengisi formulir IKA yang akan muncul di bawah poin-poin di Menu
Pendaftaran ini. Setelah selesai mengisi formulir, status poin 6 akan otomatis berubah hijau
e) Kalau semisal petugas teller kurang familiar dengan prosedurnya, silahkan cek slide berikutnya.
Cara membayar
iuran IKA di teller
Bank BRI

Kode UM 002
PENJEJAKAN - PENDAFTARAN
e. Tahapan ketujuh, kedelapan, dan kesembilan ini
berhubungan dengan urusan wisuda dan tracer
study

a) Di tahap ini silahkan memilih periode wisuda yang tersedia dan ukuran toga yak
b) Kalau soal preferensi ukuran toga aku kurang tau hehe
c) Setelah memilih status poin 7 akan otomatis berubah menjadi hijau
d) Silahkan melanjutkan ke poin 8 dan mengisi Tracer Study di link tersedia
e) Isi saja sesuai kondisi sebenarnya saat itu yak
f) Terakhir, silahkan mencetak kartu wisudaaaaa
g) Filenya gak bisa disave jadi musti langsung terhubung ke printer untuk dicetak
h) Nanti saat pengambilan toga harap dibawa ya kartunya
PENJEJAKAN - PENDAFTARAN
MAKA SELESAI LAH SUDAH TAHAP
PENJEJAKAN INII! ^^
SUDAH SELESAI?
BELUMM WKWK
BIODATA DAN DHSS
Masih ingat di awal aku sebut DHSY? Sekarang saatnya berlanjut ke Daftar Hasil Studi Sementara
(DHSS). Sejujurnya aku juga kurang paham apa perbedaan kedua file ini selain orang yang
bertanda-tangan jadi lebih banyak di DHSS. (karena menurutku keduanya sama-sama transkrip nilai
sementara,

DHSY

DHSS
BIODATA DAN DHSS
• Di tahap ini, operator akademik Sastra Inggris akan mengundang kamu ke grup WhatsApp yang
anggotanya para mahasiswa yang yudisium di semester itu. Tujuannya untuk menerbitkan SK
Yudisium kamu.
• Di grup ini kamu diminta untuk mengumpulkan file biodata yang sudah kamu tanda tangani
dengan materai 10.000
• Dari mana biodatanya? Silahkan kembali ke laman saat pendaftaran yudisium di Siakad
• Cek slide selanjutnya
BIODATA DAN DHSS
• Akan muncul tampilan seperti itu
• Silahkan download kedua file ituu
• Kusarankan download lewat laptop saja karena pengalamanku
filenya nggak bisa didownload lewat HP – but you can try it anyway
• Setelah memastikan datanya benar, kamu klik tombol Verifikasi
DHSS dan Biodata

• Selanjutnya kamu hanya perlu menandatangani file Biodata. Jadi

cetak file ini → tempelin materai 10k → TTD → scan → kirim ke
grup WA yang kamu diundang oleh operator akademik Sasing itu →
Sudah
PERMOHONAN SKL
• Berhubung ijazah terbit berbarengan dengan wisuda dimana pelaksanaan wisuda itu tidak
selalu pasti maka kamu tentu membutuhkan SKL untuk mendaftar S2 atau jika saat melamar
pekerjaan diminta keterangan lulus
• Silahkan mengakses link http://bit.lt/FormsuratSKL
• Di Google Form itu akan ditanya lulus pada semester berapa. Tentukan berdasarkan tanggal
yudisium (bisa dicek di bagian bawah DHSY/DHSS/Biodata) kamu ya, jika tanggal itu masuk
semester antara maka pilih semester antara.
• Di Google Form itu juga ada link untuk gabung grup WA, silahkan gabung untuk proses
konfirmasi
• Di grup kamu konfirmasi kalau sudah mengisi form pengajuan SKL dengan menyebutkan Nama
– NIM – Prodi
• Biasanya SKL baru akan dicetak jika sudah ada 10 pengaju
• SKL ini berlaku selama 3 bulan jadi selama ijazah belum keluar kamu bisa menetap di grup itu
jika sewaktu-waktu perlu perpanjangan SKL
 SUDAH REK BENERAN SUDAH
TINGGAL WISUDA AJA
TERIMA KASIH YAA ^^

Kalau kalian merasa berterima kasih,

jangan lupa kirim doa buat kami ya
LOL. Sukses bersama wankawan!