Jadwal

Karyawan
Manual Book

Jl. Ijen Nirwana Raya, Blok A, No 16 P: +62 8121 66 55 000 E: info@ijensuitesmalang.com

Malang, East Java - INDONESIA P: (62) 341 3301000 W: www.ijensuitesmalang.com
65116
List of Contents
I. Login ...................................................................................................................... 3
II. Procedure User per Department (Non-HRD) ...................................................... 4
A. Prosedur Melihat Jadwal Karyawan per Bulan ......................................................................................... 4
B. Prosedur Memasukkan atau Mengubah Jadwal Karyawan ..................................................................... 6
C. Prosedur Mengubah DP/PH dan Cuti Karyawan ................................................................................... 8
D. Prosedur untuk meng-export Jadwal per Bulan kedalam
Microsoft Excel ...........................................................................................................................................10
III. Procedure User HRD .......................................................................................... 14
A. Prosedur Melihat Jadwal Karyawan per Departemen ...........................................................................14
B. Prosedur Memasukkan atau Mengubah Jadwal Karyawan ...................................................................16
C. Prosedur Mengubah DP/PH dan Cuti Karyawan .................................................................................19
D. Prosedur untuk meng-export Jadwal per Bulan kedalam
Microsoft Excel ...........................................................................................................................................21
E. Prosedur melakukan Reset Data ...............................................................................................................25
F. Prosedur Menambah Data Karyawan ......................................................................................................27
G. Prosedur Mengubah Data Karyawan .......................................................................................................29
H. Prosedur Menghapus Data Karyawan ....................................................................................................31
I. Prosedur Menambahkan User Baru .........................................................................................................33
J. Prosedur Mengubah Data User (Username/Password) .......................................................................34
K. Prosedur Menghapus Data User ...............................................................................................................36
IV. Logout .................................................................................................................. 38

1
I. Login
Langkah-langkah teknis untuk melakukan Login kedalam sistem adalah sebagai berikut :

1. Gunakan Web Browser seperti Google Chrome, Mozilla Firefox, atau yang lain.
2. Buka website www.ijensuitesmalang-schedule.com dan pastikan alamatnya benar.
3. Akan muncul tampilan awal website, User diharuskan untuk menuliskan username dan password agar
dapat masuk ke halaman utama.

4. Tuliskan username dan password sesuai dengan departemen terkait. Lalu klik tombol Login

5. Apabila Login berhasil (username dan password cocok), akan muncul halaman utama.

3
II. Procedure User per Department (Non-HRD)

A. Prosedur Melihat Jadwal Karyawan per Bulan

Langkah-langkah teknis untuk melihat jadwal karyawan per bulan adalah sebagai berikut :

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Pilih menu Lihat Jadwal

4
3. Tentukan periode jadwal yang ingin dilihat dengan menekan Pilih Bulan

4. Selesai. Apabila berhasil, sistem akan menampilkan jadwal karyawan sesuai bulan yang telah
ditentukan.

5
 B. Prosedur Memasukkan atau Mengubah Jadwal Karyawan
Langkah-langkah teknis untuk memasukkan atau mengubah jadwal karyawan per bulannya adalah sebagai
berikut :

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Pilih menu Edit Jadwal.

3. Tentukan periode jadwal karyawan yang ingin ditambah atau diubah dengan menekan Pilih Bulan.

4. Sistem akan menampilkan jadwal karyawan sesuai bulan yang dipilih

6
5. Tekan tombol Edit sesuai karyawan yang ingin ditambah atau diubah jadwalnya.

6. Sistem akan menampilkan halaman Edit Jadwal. User dapat mengubah jadwal dengan memilih pilihan
kode jadwal berdasarkan tanggal.

7. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan

8. Selesai. Data telah tersimpan dan dapat dilihat pada menu Lihat Jadwal

7
 C. Prosedur Mengubah DP/PH dan Cuti Karyawan
Langkah-langkah teknis untuk mengubah atau mengupdate DP/PH dan Cuti karyawan per bulannya
adalah sebagai berikut :

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Pilih menu Edit Jadwal.

3. Tentukan periode jadwal karyawan dengan menekan Pilih Bulan.

4. Sistem akan menampilkan Tabel DP/PH, Cuti, beserta jadwal karyawan sesuai bulan yang dipilih

8
5. Tekan tombol Edit sesuai karyawan yang ingin diubah atau diupdate DP/PH atau Cuti nya

6. Sistem akan menampilkan halaman Edit. User dapat menuliskan DP/PH IN, DP/PH OUT, CUTI
IN, dan CUTI OUT berupa angka (sesuai jumlah hari DP/PH atau cuti).

7. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan

8. Selesai. Data telah tersimpan dan dapat dilihat pada menu Lihat Jadwal. Kolom ACT juga akan
otomatis terupdate.

9
 D. Prosedur untuk meng-export Jadwal per Bulan kedalam Microsoft Excel
Langkah-langkah teknis untuk meng-export jadwal karyawan per bulan kedalam Microsoft Excel adalah
sebagai berikut :

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Pilih menu Lihat Jadwal

3. Tentukan periode jadwal yang ingin di-export dengan menekan Pilih Bulan

4. Tekan tombol Export to Excel.

10
5. Sistem akan men-download file Excel dengan ekstensi .xls

6. Selesai. Buka file hasil download tadi, data telah ter-eksport kedalam Microsoft Excel.

*Prosedur Tambahan :

7. Agar seluruh kolom dapat terlihat saat diprint, ubah beberapa setting dalam Excel. Pertama, pilih
menu Page Layout.

11
8. Pilih menu Margin, ubah menjadi Narrow

9. Pilih menu Orientation, ubah menjadi Landscape

10. Pastikan setting kertas sudah A4 (Size -> A4)

12
III. Procedure User HRD

A. Prosedur Melihat Jadwal Karyawan per Departemen

Langkah-langkah teknis untuk melihat jadwal karyawan per departemen adalah sebagai berikut :

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Tekan menu Lihat Jadwal

3. Pilih departemen sesuai departemen yang ingin dilihat jadwalnya.

13
4. Tentukan periode jadwal yang ingin dilihat dengan menekan Pilih Bulan

5. Selesai. Apabila berhasil, sistem akan menampilkan jadwal karyawan sesuai departemen dan bulan
yang telah ditentukan.

14
 B. Prosedur Memasukkan atau Mengubah Jadwal Karyawan
Langkah-langkah teknis untuk memasukkan atau mengubah jadwal karyawan per bulannya adalah sebagai
berikut :

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Pilih menu Edit Jadwal.

3. Pilih departemen karyawan terkait

15
4. Tentukan periode jadwal karyawan yang ingin ditambah atau diubah dengan menekan Pilih Bulan.

5. Sistem akan menampilkan jadwal karyawan sesuai bulan yang dipilih

6. Tekan tombol Edit sesuai karyawan yang ingin ditambah atau diubah jadwalnya.

16
7. Sistem akan menampilkan halaman Edit Jadwal. User dapat mengubah jadwal dengan memilih pilihan
kode jadwal berdasarkan tanggal.

8. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan

9. Selesai. Data telah tersimpan dan dapat dilihat pada menu Lihat Jadwal

17
 C. Prosedur Mengubah DP/PH dan Cuti Karyawan
Langkah-langkah teknis untuk mengubah atau mengupdate DP/PH dan Cuti karyawan per bulannya
adalah sebagai berikut :

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Pilih menu Edit Jadwal.

3. Pilih departemen karyawan terkait

18
4. Tentukan periode jadwal karyawan dengan menekan Pilih Bulan.

5. Sistem akan menampilkan Tabel DP/PH, Cuti, beserta jadwal karyawan sesuai bulan yang dipilih

6. Tekan tombol Edit sesuai karyawan yang ingin diubah atau diupdate DP/PH atau Cuti nya

19
7. Sistem akan menampilkan halaman Edit. User dapat menuliskan DP/PH IN, DP/PH OUT, CUTI
IN, dan CUTI OUT berupa angka (sesuai jumlah hari DP/PH atau cuti).

8. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan

9. Selesai. Data telah tersimpan dan dapat dilihat pada menu Lihat Jadwal. Kolom ACT juga akan
otomatis terupdate.

20
 D. Prosedur untuk meng-export Jadwal per Bulan kedalam Microsoft Excel
Langkah-langkah teknis untuk meng-export jadwal karyawan per bulan kedalam Microsoft Excel adalah
sebagai berikut :

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Pilih menu Lihat Jadwal

3. Pilih departemen sesuai departemen yang ingin dilihat jadwalnya

4. Tentukan periode jadwal yang ingin di-export dengan menekan Pilih Bulan

21
5. Tekan tombol Export to Excel.

6. Sistem akan men-download file Excel dengan ekstensi .xls

7. Selesai. Buka file hasil download tadi, data telah ter-eksport kedalam Microsoft Excel.

22
 *Prosedur Tambahan :

8. Agar seluruh kolom dapat terlihat saat diprint, ubah beberapa setting dalam Excel. Pertama, pilih
menu Page Layout

9. Pilih menu Margin, ubah menjadi Narrow

10. Pilih menu Orientation, ubah menjadi Landscape

23
11. Pastikan setting kertas sudah A4 (Size -> A4)

24
 E. Prosedur Melakukan Reset Data
Langkah-langkah teknis untuk melakukan reset data adalah sebagai berikut :

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Pilih menu Edit Jadwal

3. Pilih departemen terkait yang akan di-reset datanya

25
4. Pilih bulan yang akan di-reset datanya

5. Tekan tombol Reset Data maka kan muncul alert Anda yakin ingin mereset jadwal bulan ini?
Pilih OK

6. Selesai. Jadwal departemen pada bulan tersebut telah ter-reset.

26
 F. Prosedur Menambah Data Karyawan
Langkah-langkah teknis untuk menambah data karyawan adalah sebagai berikut :

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Pilih menu Manage Karyawan

3. Pilih menu Tambah Karyawan

4. Isi data Nama Karyawan, ID Karyawan (PIN), Departemen, dan Section untuk karyawan
yang akan ditambahkan

27
5. Tekan tombol Simpan

6. Selesai. Data karyawan baru telah tersimpan.

28
 G. Prosedur Mengubah Data Karyawan
Langkah-langkah teknis untuk mengubah data karyawan adalah sebagai berikut :

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Pilih menu Manage Karyawan

3. Pilih menu Edit/Hapus Karyawan

4. Pilih departemen terkait karyawan yang akan diubah datanya

29
5. Tekan tombol Edit sesuai karyawan yang akan diubah datanya

6. Lakukan perubahan data karyawan (Nama / PIN / Departemen / Section)

7. Tekan tombol Simpan

8. Selesai. Data karyawan telah tersimpan.

30
 H. Prosedur Menghapus Data Karyawan
Langkah-langkah teknis untuk menghapus data karyawan adalah sebagai berikut :

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Pilih menu Manage Karyawan

3. Pilih menu Edit/Hapus Karyawan

4. Pilih departemen terkait karyawan yang akan dihapus datanya

31
5. Tekan tombol Hapus sesuai karyawan yang akan dihapus datanya

6. Akan muncul Alert yang bertuliskan Apakah Anda yakin akan menghapus data ini?, Pilih OK

7. Selesai. Data karyawan telah terhapus.

32
 I. Prosedur Menambahkan User Baru
Langkah-langkah teknis untuk menambah user baru adalah sebagai berikut :

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Pilih menu Manage User

3. Pilih menu Tambah User Baru

4. Isi data Departemen, Username dan Password untuk user baru

5. Tekan tombol Simpan

6. Selesai. User baru telah ditambahkan dan sudah dapat login ke sistem.

33
 J. Prosedur Mengubah Data User
Langkah-langkah teknis untuk mengubah data user (Username dan/atau Password) adalah sebagai
berikut :

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Pilih menu Manage User

3. Pilih menu Edit/Hapus User

4. Tekan tombol Edit sesuai user yang akan diubah datanya

34
5. Lakukan perubahan data karyawan (Username / Password / Departemen)

6. Tekan tombol Simpan

7. Selesai. Data user telah diupdate.

35
 K. Prosedur Menghapus Data User
Langkah-langkah teknis untuk menghapus data user adalah sebagai berikut :

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Pilih menu Manage User

3. Pilih menu Edit/Hapus User

4. Tekan tombol Hapus sesuai user yang akan dihapus datanya

36
5. Akan muncul Alert yang bertuliskan Apakah Anda yakin akan menghapus data ini?, Pilih OK

6. Selesai. Data user telah terhapus.

37
IV. Logout
Langkah-langkah teknis untuk Logout (keluar dari sistem) adalah sebagai berikut:

1. Pastikan Anda telah Login kedalam sistem utama.

2. Pilih menu Logout

3. Logout berhasil. Sistem akan kembali ke halaman awal (login)

38