STRUKTUR DAN SISTEM ORGANISASI

Dr. Sry Rosita,SE.,MM

STRUKTUR ORGANISASI adalah....
 Struktur (bagan) organisasi sebagai system formal dari hubungan aturan-aturan
dan tugas serta keterkaitan otoritas yang mengontrol tentang cara orang bekerja
sama dan memanfaatkan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.
“TUJUAN STRUKTUR ORGANISASI”

1. Sebagai ciri khas organisasi yang

digunakan untuk mengendalikan orang-
orang yang bekerjasama dan sumber
daya organisasi dalam mencapai tujuan.
2. Mengendalikan koordinasi dan motivasi.
3. Mengarahkan prilaku orang-orang
dalam berorganisasi.
4. Merespon pemanfaatan lingkungan,
teknologi dan sumber daya manusia
serta mengembangkan organisasi.
 6 ELEMEN PENTING DALAM MENDESAIN
STRUKTUR ORGANISASI
1. Spesialisasi Kerja
2. Departementalisasi
3. Rantai Komando
4. Rentang Kendali
5. Sentralisasi dan Desentralisasi
6. Formalisasi
 1. SPESIALISASI PEKERJAAN
 Pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam
organisasi bertanggung jawab melaksanakan tugasnya masing-
masing. Tujuannya adalah agar setiap orang didalam organisasi
memahami siapa yang bertugas dan bertanggung jawab kepada
siapa, apa yang dilakukan, bila mana dilakukan, dimana
melakukan, bagaimana melakukan, dan bagaimana biayanya.
 Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam
beberapa pekerjaan tersendiri
 2. DEPARTEMENTALISASI
Adalah penggabungan pekerjaan kedalam kelompok-kelompok
kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenis dan
saling berhubungan dapat dikerjakan bersama.

Pengelompokan pekerjaan didasarkan kepada:

1. Fungsi
2. Jenis pelayanan / Produk / jasa
3. Wilayah kerja
4. Konsumen
5. Proses
6. Waktu / shift
7. Umur/pangkat/jabatan
 3. RANTAI KOMANDO

 garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke unit
terbawah dan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa. Wewenang
sendiri merupakan hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk
memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintahnya tersebut dipatuhi
 4. RENTANG KENDALI

• adalah jumlah bawahan yang dikendalikan oleh atasannya,

karena menganut prinsip semakin besar jumlah orang yang
diawasi semakin sulit bagi atasan untuk mengawasinya.

• Menurut Fayol, jumlah maksimal bawahan yang dikendalikan

oleh setiap pengawas produksi adalah 30 orang, sedangkan
kepala pengawas hanya mengawasi 4 pengawas produksi.

• Menurut Jenderal Ian Hamilton berdasarkan pengalaman

militernya menyimpulkan bahwa otak pimpinan hanya
mampu menangani enam otak bawahannya.lebih dari itu
sudah tidak efektif lagi.
 5. SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

 Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di
posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di
Indonesia sebelum adanya otonomi daerah.
 Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di daerah
dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat, sehingga waktu yang diperlukan untuk
memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di mana pemerintah pusat tidak harus
pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat perbedaan pengambilan keputusan, karena
seluluh keputusan dan kebijakan dikoordinir seluruhnya oleh pemerintah pusat.
5. SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

 Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat

keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang
berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada
saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang
memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat
memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas
suatu organisasi.
 6. FORMALISASI

 Sejauh mana pekerjaan pekerjaan di dalam organisasi dilakukan.

 Formalisasi mengacu pada derajat dimana segala harapan mengenai cara
dan tujuan pekerjaan dirumuskan, ditulis dan diberlakukan.
 Suatu organisasi yang sangat formal, akan memuat prosedur dan aturan
yang ketat dalam setiap kegiatan / pekerjaan di dalam organisasi.
 Dengan demikian, semakin formal suatu organisasi, maka semakin ketat
pula aturan dan prosedur kerja.
 Formalisasi merupakan hasil dari spesialisasi kerja yang tinggi,
pendelegasian kewenangan yang tinggi, pembagian departemen
berdasarkan fungsi, dan luasnya rentang kendali.
KERANGKA KERJA DAN STRUKTUR
ORGANISASI YANG UMUM

STRUKTUR STRUKTUR
SEDERHANA
BIROKRASI
MATRIKS
 1. STRUKTUR SEDERHANA

• Suatu struktur organisasi yang dicirikan dengan rendahnya derajat

departementalisasi, rentang kendali yang lebar, otoritas yang
tersentralisasi pada satu orang tunggal, dan kecilnya formalisasi.
 Struktur Organisasi Garis
(Line Authority Structure)
• Adalah bentuk struktur organsasi tertua dan paling sederhana. Bentuk struktur
organisasi Garis biasanya terdapat dalam organisasi yang relatif kecil, struktur ini
tidak cocok untuk organisasi yang besar dan kompleks.
• Dalam struktur organisasi garis, pimpinan puncak adalah pemilik atau pemegang
saham yang paling besar dan anggotanya relative sedikit.
• Struktur organisasi garis dikenal juga sebagai struktur organisasi militer, karena
otoritasnya berlaku mulai dari puncak sampai kebawah garis komando dan
akuntabilitasnya (pertanggung jawabannya) berlaku dari bawah sampai kepuncak.
Hubungan pimpinan puncak langsung dengan bawahan. Pendelegasian wewenang
dan jalur komando langsung pada setiap bagian dibawahnya berdasarkan hierarki
yang ada.
Keuntungan menggunakan struktur organisasi garis:

• Sederhana sehingga mudah dipahami

• Pembagian tugas dan wewenang cukup jelas
• Adanya kesatuan komando sehingga memudahkan pemeliharaan
disiplin dan tanggung jawab
• Pengambilan keputusan cepat karena komunikasi mudah
 
kerugian menggunakan struktur organisasi garis:

• Kaku
• Otoritas tinggi
• Ketergantungan pada seseorang tinggi
• Pengambilan keputusan lama
• Bawahan kurang kreativitas
 Contoh Struktur Organisasi Garis
Direktur

Wkl. Direktur

Kabag Keuangan Kabag Pemasaran Kabag SDM Kabag Produksi

Struktur Organisasi Garis dan Staff

• Adalah struktur yang terdiri dari dua kelompok orang-orang yang

berpengaruh dalam organisasi. Kelompok pertama adalah orang-
orang yang menjalankan tugas-tugas pokok organisasi untuk
mencapai tujuan yang ditempatkan dalam kotak-kotak garis (line),
sedangkan yang kedua melakukan tugas-tugas berdasarkan keahlian
(staff). Staff dapat memberikan saran-saran kepada unit operasional
dan saran-saran tersebut dapat dijadikan pedoman pelaksanaan.
Keuntungan menggunakan Struktur Organisasi Garis dan Staff:

1. Pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan

tugas pokok organisasi dengan tugas penunjang.
2. Keputusan biasanya diambil dengan pertimbangan yang matang oleh
semua anggota organisasi
3. Kemampuan dan bakat yang berbeda-beda dapat saling mengisi
4. Ahli-ahli dalam staf dapat menghasilkan pekerjaan yang bermutu tinggi
5. Penghargaan terhadap keahlian tinggi
6. Mengurangi beban kerja manajer line dari pekerjaan yang sangat
tekhnis
Kelemahan struktur organisasi garis dan staff:

1. Orang-orang yang berada dalam garis dihadapkan pada

dua atasan, yaitu atasan yang berhak memerintah dan
pimpinan yang berhak member saran
2. Saran staff mungkin kurang tepat dan sukar dilaksanakan
3. Orang-orang pada garis cenderung mengabaikan saran
staf
4. Menimbulkan kekacauan apabila tugas tidak dirumuskan
dengan jelas
 Contoh Struktur Organisasi
Garis dan Staff
Direktur

STAFF AHLI

Wkl. Direktur

Kabag Keuangan Kabag Pemasaran Kabag SDM Kabag Produksi

 2. BIROKRASI

Suatu struktur orgnisasi dengan tugas operasional yang sangat

rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan regulasi yang
sangat diformalisasikan, tugas yang dikelompokkan ke dalam
departemen fungsional, otoritas yang terdesentralisasi, rentang
kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang
mengikuti rantai komando
 Struktur Organisasi Fungsional
• Adalah struktur organisasi yang pembagian tugasnya atas para pejabatnya
disesuaikan dengan bidang keahliannya. Organisasi ini tidak terlalu
menekankan pada hierarki structural, namun lebih menekankan pada sifat dan
macam fungsi yang akan dilaksanakan.
• Bawahan dapat menerima perintah dari beberapa pejabat dan mempertanggung
jawabkan pada pejabat masing-masing.
• Perbedaan struktur organisasi garis dan staf dengan struktur organisasi
fungsional adalah struktur organisasi fungsional terdiri atas spesialis staff yang
dapat melaksanakan otoritas langsung atas beberapa kegiatan departemen garis.
Keuntungan menggunakan struktur organisasi fungsional antara lain:
1. Spesialisasi menyebabkan perencanaan dapat dilaksanakan
dengan baik, dengan memusatkan keahlian masing-masing.
2. Spesialisasi staff dapat dimanfaatkan secara optimal (efektif
dan efisien)
3. Koordinasi mudah dilaksannakan
4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih
ketat terhadap fungsi-fungsi
5. Pekerjaan otak terpisah dengan pekerjaan otot
Kelemahan menggunakan struktur organisasi fungsional
antara lain:

1. Tidak jelas siapa yang bertanggung jawab penuh atas suatu pekerjaan.
2. Banyaknya atasan membingungkan bawahan
3. Saling mementingkan fungsinya masing-masing sehingga dapat
menimbulkan konflik antar fungsi
4. Sukar melakukan mutasi
 Struktur Organisasi Fungsional

Direktur

Wkl. Direktur 1 Wkl. Direktur 2 Wkl. Direktur 3 Wkl. Direktur 4

Kabag Keuangan Kabag Pemasaran Kabag SDM Kabag Produksi

 Struktur Organisasi Devisional
• Adalah struktur organisasi untuk perusahaan yang cukup besar, dengan banyaknya jenis jasa
dan produk yang dihasilkan. Pada struktur devisional perlu dibentuk devisi-devisi semi
otonomi yang akan merancang, memproduksi dan memasarkan jasa dan produknya masing-
masing.
 Keuntungan menggunakan struktur
organisasi devisional adalah:
1. Koordinasi dan wewenang dapat memberikan tanggapan yang cepat dan tepat
2. Pengembangan dan implementasi strategi organisasi dekat dengan lingkungan
yang khas
3. Rumusan tanggung jawab jelas dengan kinerja yang diukur dari masing-masing
devisi
4. Manajer puncak dapat memusatkan pikiran pada kebijakan strategis
5. Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah
6. Mempertahankan spesifikasi fungsional setiap devisi
7. Wadah latihan yang baik bagi manajer strategis
kelemahan menggunakan struktur organisasi devisional
adalah:

1. Berkembangnya persaingan kurang sehat atas potensi sumber daya

organisasi dan konflik tugas dengan prioritas
2. Masalah-masalah didelegasikan kepada manajer-manajer devisi
3. Biaya operasional organisasi meningkat
4. Tidak samanya kebijakan antar devisi
5. Duplikasi sumber daya organisasi
 Contoh Struktur Organisasi Devisional

Direktur

Manager Manager Manager

Wilayah Timur Wilayah Barat Wilayah Tengah

Kabag Keuangan Kabag Keuangan Kabag Keuangan

Kabag Pemasaran Kabag Pemasaran Kabag Pemasaran
Kabag SDM Kabag SDM Kabag SDM
Kabag Produksi Kabag Produksi Kabag Produksi
 Struktur Organisasi Komite / Panitia

• Adalah sekumpulan orang yang membentuk satu kelompok yang disebut komite atau
panitia. Kelebihan struktur ini:

1. Keputusan lebih berkualitas karena dipikirkan bersama-sama

2. Meningkatkan penerimaan kelompok karena setiap orang diundang untuk
berpartisipasi
3. Meningkatkan koordinasi
4. Tempat latihan bagi manajer
5. Pembagian kekuasaan
6. Menghindari hal-hal yang tidak diinginkan
Kelemahan menggunakan struktur organisasi
komite / panitia:
1. Pengambilan keputusan menjadi lama karena harus melalui
diskusi terlebih dahulu
2. Pemborosan waktu, tenaga, dan uang
3. Dominasi individu
4. Adanya kompromi lebih dahulu
5. Kurangnya tanggung jawab individu karena tanggung jawab
bersama
 3. STRUKTUR MATRIKS

• Suatu struktur organisasi yang menciptakan otoritas ganda dan menggabungkan antara
departementalisasi fungsional dengan departementalisasi produk.
• Keuntungan struktur matriks:
1. Efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional
2. Luwes menghadapi perubahan dan ketidak pastian
3. Keunggulan teknis
4. Meningkatkan motivasi kerja
5. Pengembangan diri
 Kelemahan Struktur Matriks

1. Terjadinya konflik karena adanya pertanggungjawaban ganda yang dapat menimbulkan

kebingungan dan kebijakan-kebijakan yang kontradiktif serta pertentangan kekuasaan yang
mengarah pada perdebatan atas suatu kegiatan
2. Pimpinan tidak terbiasa bekerja secara tim dan terbiasa bekerja secara tradisional
3. Memerlukan koordinasi vertical dan horizontal
4. Memerlukan lebih banyak keterampilan antar pribadi
5. Mengandung resiko timbulnya anarki
6. Sangat mahal untuk diterapkan
 CONTOH STRUKTUR MATRIKS

Direktur

Wkl. Direktur 1 Wkl. Direktur 2 Wkl. Direktur 3

Kabag Keuangan Kabag Keuangan Kabag Keuangan

Kabag Pemasaran Kabag Pemasaran Kabag Pemasaran
Kabag SDM Kabag SDM Kabag SDM
Kabag Produksi Kabag Produksi Kabag Produksi
 SISTEM ORGANISASI
• Adalah subsistem-subsistem yang saling
berinteraksi, berkorelasi, dan berdepedensi
yang membentuk satu kesatuan yang
bersinergi. Jika salah satu sub system berubah
maka akan dapat mengubah system secara
keseluruhan.
 BENTUK SISTEM ORGANISASI

a. Sistem Tertutup
Yaitu sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungannya.

b. Sistem Terbuka
Yaitu system yang berinteraksi dengan lingkungannya.
Lingkungan yang mempengaruhi sistem

1. Lingkungan Internal organisasi

2. Lingkungan Eksternal organisasi
Yaitu : bersifat langsung (mikro) dan tidak langsung (makro).
• Lingkungan mikro terdiri atas pesaing (competitor), penyalur (suppliers),
pelanggan (costomers), lembaga-lembaga keuangan (financial institutions),
pemerintah (government), organisasi pekerja (labour unions), media, dll.
• Lingkungan makro terdiri atas variable teknologi, ekonomi, politik, dan
social.