Administrasi

dan
Manajemen
Farmasi
Disusun Oleh :
Fitri Kusumah Sari, SE
Pengertian Administrasi
Administrasi berasal dari bahasa Belanda
“Administratie” yang berarti Suatu
pekerjaan/ketatausahaan dan kesekertarisan mencakup
( Surat menyurat, dokumentasi, kearsipan)

Menurut Ensiklopedia : Administrasi adalah setiap

penyusunan keterangan secara sistematis dan pencatatannya
secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu
ikhtisar mengenai keterangan tersebut dalam
keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain

.
Administrasi dalam arti sempit,
diartikan sebagai tata usaha yakni segala kegiatan yang
berkaitan dengan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-
keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha
kerjasama (Kantor/Institusi)

Administrasi dalam arti luas,

diartikan sebagai proses penyelenggaraan usaha
kerjasama dari sekelompok orang (2 orang/lebih)
berdasarkan tingkat pemikiran tertentu untuk mencapai
tujuan yang di tetapkan
 Dari pengertian tersebut administrasi dapat dilihat dari 3 sudut,
yaitu sebagai berikut :
1. Sudut Proses
Administrasi adalah keseluruhan proses yang meliputi kegiatan
pemkiran-pemikiran, pengaturan yang dimulai dari penentuan
tujuan sampai dengan pelaksanaan sehingga tercapai suatu tujuan
2. Sudut Fungsional
Administrasi adalah keseluruhan fungsi yang dilakukan secara
sadar oleh setiap orang atau kelompok menurut fungsinya untuk
mencapai tujuan
3. Sudut Institusional
Administrasi adalah keseluruhan orang-orang, baik perorangan
maupun kelompok yang menjalankan kegiatan kearah
tercapainya suatu tujuan.
Adapun maksud Orang – Orang yang
disebut kan tadi yakni :
• Administrator adalah mereka yang menetapkan
kebijaksanaan atau tujuan yang akan dicapai
• Manajer adalah mereka yang memimpin pelaksanaan
kerja serta mengerahkan segala fasilitas kerja untuk
mencapai tujuan
• Staff/Pembantu ahli adalah mereka yang membantu
administrator atau manajer bedrdasarkan keahliannya
• Pekerja (Worker) adalah mereka yang melaksanakan
pekerjaan secara langsung di bawaj perintah manajer
 DEFINISI MANAJEMEN
• Menurut George R. Terry, manajemen adalah
pencapaian tujuan yang telah di tetapkan sebelumnya
dengan melalui kegiatan oarang lain
• Menurut Mery Parket Follet, manajemen adalah seni
untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan melalui orang
lain
• Menurut James AF Stoner, manajemen adalah
perencanaan, pengorganisasian,pengarahan, dan
pengendalian upaya anggota organisasi dan
penggunaan semua sumber daya organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah di tetapkan
POKOK PIKIRAN TENTANG
DEFINISI MANAJEMEN YAKNI:
• Adanya tujuan
• Adanya Aktifitas/kegiatan
• Adanya Proses

UNSUR MANAJEMEN (POAC) :

• Planning = Perencanaan
• Organizing = Pengorganisasian
• Actuating = Penggerakan/Pengarahan
• Controlling = Pengendalian/ pengawasa
 • Administrasi merupakan proses / usaha kerja sama untuk mencapai
Hu bu nga n A ntara A dm in is tras i, Orga nis a s i da n Ma najeme n

tujuan. Tujuan inti dari administrasi adalah manajemen.

• Manajemen merupakan orang – orang dari dalam organisasi itu terutama
pihak pimpinan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi.
• Organisasi merupakan suatu wadah dimana manajer berusaha
melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
administrasi.
• Inti dari manajemen adalah kepemimpinan ( leadership ).
• Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi perilaku
orang agar mau bekerja secara sukarela untuk mencapai tujuan.
• Inti dari kepemimpinan adalah kemampuan pimpinan untuk mengambil
keputusan.
• Inti pengambilan keputusan adalah adanya hubungan antara manusia baik
dalam organisasi maupun diluar organisasi untuk memperoleh informasi.
 D. Unsur / Sarana Manajemen
(Tools of Management)
Manajemen dapat dilaksanakan dengan baik apabila
dilengkapi dengan alat – alat atau sarana ( tools of
management ). Sarana – sarana manajemen adalah
meliputi 6 M, yaitu :
• Men ( orang )
• Money ( uang )
• Materials ( bahan – bahan )
• Methode ( cara )
• Machines ( mesin )
• Market ( pasar )
 1. Men ( orang )
Men (orang) merupakan sarana yang paling penting,
dan faktor yang dominan serta menentukan. Men
adalah sarana yang istimewa karena ia dapat dikatakan
sebagai subyek dan dapat dikatakan sebagai obyek
( mempunyai fungsi ganda ). Men sebagai subyek,
karena dialah yang memulai suatu tindakan atau usaha
(starter of action) . Dia pula sebagai penggerak,
motivator maupun dinamisator. Men sebagai obyek,
karena ia dapat diatur dan digerakkan seperti sarana
lainnya. Namun kelebihannya ia mempunyai jiwa dan
perasaan , sehingga perlu dihargai secara wajar sesuai
dengan harkat kemanusiaannya.
 2. Money ( uang )
Apabila men (orang) yang berfungsi sebagai
subyek telah mengatur dan menentukan tujuan
organisasi, maka giliran selanjutnya diperlukan
uang sebagai sarana utama mencapai tujuan.
Karena dengan uang itu dapat digunakan untuk
membiayai tenaga kerja, membeli material dan
mesin serta dapat digunakan untuk membiayai
penelitian cara – cara (methode) kerja. Money
dapat digunakan pula untuk membiayai
pemasaran.
 3. Materials ( bahan – bahan )
Setelah uang tersedia, maka kita harus menyediakan
material sebagai sarana pokok dalam usaha produksi
maupun perdagangan. Material dapat berupa bahan
mentah, bahan setengah jadi maupun bahan jadi.

4. Methode ( cara )
Apabila bahan baku telah tersedia maka ia harus diolah
untuk menjadi barang jadi. Dalam rangka pengolahan
inilah diperlukan suatu cara tertentu yang sangat efektif
dan efisien. Cara ( methode ) yang digunakan dalam
proses produksi harus merupakan standard sehingga dapat
digunakan oleh semua pegawai demi keseragaman kerja,
mempermudah pengawasan serta mencegah hasil
produksi yang tidak memuaskan.
 5 . Machines ( mesin )
Mesin merupakan sarana penting dalam dunia modern. Bekerja
dengan menggunakan mesin akan sangat membantu
mempercepat, memperlancar proses penyelesaian pekerjaan,
serta melipat gandakan hasil produksi.

6. Market ( pasar )
Apabila barang jadi telah menumpuk, maka kewajiban
selanjutnya adalah melemparkan barang tersebut ke pasar.
Kegiatan dalam bidang pemasaran merupakan kegiatan puncak,
kegiatan yang menentukan apakah hasil jerih payah kita dapat
diterima oleh konsumen atau tidak.
Tanpa keahlian bidang pemasaran, barang hasil produksi tidak
dapat dijadikan uang, semua pegawai tidak dapat digaji,
kelanjutannya terjadi pemogokan, hambatan dan kerugian yang
diderita perusahaan.
Dalam melaksanakan management diperlukan dalil khusus yang dapat dijadikan
Pr ins ip – Pr ins ip Ma na g e me nt

pedoman oleh para manager dalam melaksanakan tugasnya, yang disebut Prinsip –
Prinsip Management. Menurut Hendry Fayol, ada 14 prinsip – prinsip management,
yaitu :
• Pembagian kerja ( Devision of Work )
• Otoritas / wewenang ( Authority )
• Disiplin ( Dicipline )
• Kesatuan Perintah ( Unity of Command )
• Kesatuan Arah ( Unity of Direction )
• Mengutamakan Kepentingan Umum Diatas Kepentingan Pribadi ( Sub Ordination
Of Individual Interest To The Comman Good )
• Pemberian Upah ( Remuneration )
• Pemusatan ( Centralization )
• Jenjang Jabatan ( The Hierarchy )
• Tata Tertib ( Order )
• Kesamaan ( Equity )
• Kestabilan Staf ( Stability of Staff )
• Inisiatif ( Initiative )
• Semangat Korps ( Esprit de Corps )
 Untuk lebih mudah diingat, bagi kita cukup membahas 7 (tujuh)
prinsip management sebagai berikut :

(1) . Pembagian Kerja ( Devision of Work )

Sebelum pekerjaan dilaksanakan, terlebih dahulu diadakan pembagian
pekerjaan. Setiap pegawai ditempatkan sesuai dengan kemampuan,
pendidikan, keterampilan serta sesuai dengan keadaan fisik dan
psikisnya (the right men on the right place).
 
(2) . Wewenang dan Tanggung Jawab(Autority and Responsibility
)
Dalam pembagian pekerjaan harus disertakan dengan pelimpahan
wewenang dan tanggung jawab. Setiap wewenang dan tanggung
jawab yang diberikan kepada bawahan harus jelas batasannya serta
harus menganut prinsip keseimbangan antara wewenang dan
tanggung jawab tersebut.
 (3) Prinsip Kesatuan Komando ( Unity of Command )
Komando atau perintah terhadap bawahan harus sama dari atas sampai bawah (satu bahasa) serta
harus berasal dari sumber yang sama / satu. Maksudnya agar dalam pelaksanaan tugas, bawahan tidak
bimbang dan ragu serta jelas kemana ia harus bertanggung jawab.
 
(4) Prinsip KISS : ( Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi dan Simplikasi )
Koordinasi ialah segala kegiatan untuk menghimpun dan sekaligus untuk mengarahkan
kegiatan – kegiatan semua sarana atau alat – alat ( 6M ) untuk mencapai tujuan organisasi.
Atau usaha kerja sama antara badan atau unit / bagian dalam pelaksanaan tugas tertentu
dengan jalan sedemikian rupa sehingga terdapat saling pengertian, saling mengisi, saling
membantu dan melengkapi untuk mempermudah mencapai tujuan yang ditentukan.
 
Integrasi ialah usaha untuk menyatukan berbagai bagian atau unit dalam organisasi sehingga
merupakan suatu kebulatan pemikiran maupun tindakan ke arah satu sasaran.
 
Sinkronisasi ialah usaha untuk menyelaraskan atau menyesuaikan kegiatan dari berbagai
bagian guna mencapai keserasian atau keharmonisan tindakan dalam mencapai sasaran.
 
Simplikasi ialah usaha untuk melakukan penyederhanaan didalam organisasi maupun
penyederhanaan dalam dalam system atau cara kerjasupaya terjadi penghematan tenaga,
waktu dan biaya sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Penyederhanaan ini perlu
dilakukan apabila terjadi kelesuan dalam bidang pemasaran, terjadi penurunan produksi
sehingga pemasukan tidak sesuai dengan pengeluaran.
 (5). Pirinsip Tertib dan Disiplin
Suatu ketertiban dan disiplin dalam setiap usaha amat penting, sebab dengan
menjalankan tertib dan disiplin pekerjaan dapat diselesaikan pada waktu yang telah
ditentukan. Dengan disiplin dan tertib mutu kerja akan meningkat pula.
Misal semboyan dalam bahasa latin : UBI ORDO DEFICIT NULIA VIRTUS
SUFICIT, yang artinya dimana tidak berlaku ketertiban disana tidak akan tercapai
mutu yang tinggi.
 
(6) . Prinsip Semangat Kesatuan atau Prinsip Expirit De Korps
Setiap orang yang bekerja sama dalam suatu usaha perlu memiliki jiwa kesatuan,
rasa senasib dan seperjuangan, mulai dari tingkat yang paling atas sampai paling
bawah. Dengan semangat korps setiap orang akan bekerja dengan senang hati dan
akan timbul inisiatif serta prakarsa untuk memajukan usaha.
 
(7) . Prinsip Keadilan dan Kejujuran
Semangat kesatuan akan terbina jika dalam usaha itu berlaku keadilan dan
kejujuran. Adil pula dalam pembagian pendapatan ( upah ) sesuai dengan berat
ringannya tugas dan tanggung jawab seseorang. Kejujuran disini berarti bekerja
pertama – tama untuk kepentingan bersama dalam organisasi dan bukan
mendahulukan kepentingan pribadi.
 
 Efisiensi dan
•   Efektifitas
Efisiensi dan efektifitas merupakan dua konsepsi utama untuk
mengukir prestasi kerja ( performance ) management.

Pengertian Efisiensi
Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
dengan benar, yang berarti untuk mencapai hasil tertentu dengan
pengorbanan sekecil – kecilnya.

Pengertian Efektifitas
Merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat
atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang
ditetapkan. Jadi seorang manager efektif adalah manager yang
dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukannya atau methode
yang tepat untuk mencapai tujuan.
 FUNGSI – FUNGSI MANAJEMEN
Beberapa Pendapat Tentang Fungsi Manajemen
 
Terdapat banyak sekali pendapat tentang fungsi-fungsi
manajemen oleh para pakar yang berbeda-beda. Perbedaan
terletak pada penggunaan istilahnya, tetapi pada prinsipnya pola
pemikiran mereka tidak banyak berbeda. Dari sekian banyak
pakar, terlihat Henry Fayol yang mengemukakan pendapatnya
sejak dini dengan menyebutkan bahwa fungsi-fungsi manajemen
meliputi:
• perencanaan (planning);
• pengorganisasian (organizing);
• pemberian komando (commanding);
• pengkoordinasian (coordinating); dan
• pengawasan (controlling).
 Kemudian pada abad modern ini bermunculan pakar-pakar dengan
pendapatnya, sebagai berikut :
 
1 . George Robert Terry, merumuskan fungsi-fungsi manajemen
adalah :
• perencanaan (planning);
• pengorganisasian (organizing);
• penggerakan (actuating); dan
• pengawasan (controlling).
 
2 . Selanjutnya Harold Koontz dan Cyril O Donnel, berpendapat
bahwa fungsi-fungsi manajemen adalah:
• perencanaan (planning);
• pengorganisasian (organizing);
• pengadaan tenaga kerja (staffing);
• pengarahan/pembimbingan (directing); dan
• pengawasan (controlling)
 3. Kemudian pendapat Luther M Gullick tentang fungsi-fungsi
manajemen adalah:
• perencanaan (planning);
• pengorganisasian (organizing);
• pengadaan tenaga kerja (staffing);
• pengarahan/pembimbingan (directing);
• pengkoordinasian (coordinating);
• pelaporan (reporting); dan
• penganggaran (budgeting).
 
4. Prof. Dr. Sondang P Siagian, M.P.A. seorang pakar dari Indonesia,
memberikan pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen, adalah:
• perencanaan (planning);
• pengorganisasian (organizing);
• pemberian motivasi (motivating);
• pengawasan (controlling); dan
• penilaian (evaluating).
Di atas telah dikemukakan bahwa walaupun pendapat-pendapat
dari pakar berbeda-beda, tetapi pola pemikirannya tidak banyak
berbeda/sama. Kesamaan pola pemikiran mereka terlihat dengan
membandingkan fungsi-fungsi manajemen tersebut, misalnya :

• fungsi budgeting menurut Gullick dapat dimasukkan ke dalam

fungsi planning,
• fungsi staffing termasuk dalam organizing,
• fungsi commanding, coordinating, directing dan motivating
dapat dimasukkan dalam actuating,
• sedangkan fungsi controlling dapat berkembang menjadi
reporting dan evaluating.
Jelaslah bahwa walaupun istilah-istilah dari fungsi-fungsi
manajemen menurut para pakar berbeda-beda sebenarnya
mempunyai maksud yang sama.
 
 Fungsi Perencanaan
Pengertian dan tujuan perencanaan :
• Newman, perencanaan adalah pembuatan keputusan
apa yang akan dilaksanakan / dikerjakan.

• Louis A. Allen, perencanaan adalah penentuan

serangkaian kegiatan atau tindakan untuk mencapai
hasil yang diinginkan.

• Beishline, perencanaan menentukan apa yang harus

dicapai, dimana, bagaimana hal tersebut harus dicapai,
siapa yang harus bertanggung jawab dan mengapa hal
tersebut harus dicapai.
 Kesimpulan rumusan pengertian perencanaan :
Adalah perumusan tentang apa yang akan dicapai serta tindakan –
tindakan apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang
dikehendaki dengan memperhitungkan kemampuan yang dimiliki.
 
Jelasnya perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu
dalam waktu yang akan datang dan usaha mencapainya dengan cara
yang efektif dan efisien. Secara lebih rinci perencanaan mencakup
kegiatan :
• Mempelajari dan meramalkan masa depan
• Menentukan sasaran / tujuan beserta fasilitas yang diperlukan dan
memilih strateginya
• Membuat kebijaksanaan
• Membuat program kerja dan perhitungan waktu tiap kegiatan
• Menentukan prosedur kerja dan cara berhubungan antara kerabat kerja
• Menentukan rencana anggaran
 
Alasan dasar perencanaan :
• Untuk mencapai Protective Benefits yang dihasilkan dari pengurangan
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
• Untuk mencapai Positive Benefits dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi.
Manfaat perencanaan :
• Membantu management untuk menyesuaikan diri dengan perubahan
lingkungan.
• Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah – masalah utama.
• Memungkinkan manager memahami keseluruhan gambaran operasi lebih
jelas.
• Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
• Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
• Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian
organisasi.
• Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
• Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
• Menghemat waktu, usaha dan dana.
Prinsip – prinsip perencanaan
Di samping unsur-unsur dan sifat-sifat yang dituntut dalam
perencanaan, maka perencanaan yang baik harus didasarkan pada prinsip-
prinsip sebagai berikut :
• Membantu/mendukung terhadap tujuan manajemen.
• Mengisi atau memasuki setiap kegiatan di setiap tingkatan manajemen
(pervasivity).
• Merupakan kegiatan utama dan pertama dari seluruh kegiatan
manajemen (primacy activity).
• Terkandung penghematan-penghematan dan ketepatan (effisiency).
• Adanya pilihan-pilihan terutama pilihan terhadap unsur-unsur
manajemen (alternative).
• Merupakan faktor yang membatasi terhadap hal-hal yang ada manfaatnya
(limiting factors).
• Dapat menyesuaikan/mengikuti perkembangan atau perubaan-perubahan
dari situasi dan kondisi (flexibility).
• Merupakan arah yang dapat berubah, tetapi tujuan tetap sama (the same
of purpose).
Persyaratan suatu
(a) Rencana harus perencanaan
mengandung unsure 5 W dan 1 H
  • What : menerangkan nama proyek; nama kegiatan apa
yang harus dikerjakan.
• Why : menerangkan tentang alasan mengapa kegiatan
tersebut dilaksanakan.
• Where : menjelaskan dimana kegiatan / proyek itu harus
dilaksanakan (menyatakan tempatnya)
• When : menerangkan waktu bilamana kegiatan / proyek
tersebut dilaksanakan.
• Who : menerangkan tentang siapa ( orangnya /
organisasinya ) yang akan menjalankan kegiatan tersebut.
• How : menerangkan bagaimana cara ; langkah – langkah
prosedur pelaksanaan serta anggaran yang digunakan agar
proyek / kegiatan dapat berjalan lancar.
•  
Rencana harus bersifat rasional, fleksibel, pragmatis dan
kontinyu.
• Rasional : berarti rencana harus dibuat berdasarkan data
perhitungan yang matang dan masuk akal.
• Fleksibel : berarti rencana itu harus dapat
menyesuaikan diri dengan perkembangan situasi dan
kondisi yang selalu berubah.
• Pragmatis : berarti rencana itu harus berdaya guna atau
mempunyai kegunaan bagi kepentingan masyarakat.
• Kontinyu : yakni suatu rencana dibuat sedemikian rupa
sehingga kegiatan yang kita lakukan itu dapat
berlangsung terus menerus dan berkelanjutan.