Ê Ê


   


‘
 
Ê



Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan
menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses
yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai
fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
Dapat disimpulkan bahwa 

 
 adalah kegiatan yang dilakukan untuk
mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir
kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa
bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi,
pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain
sebagainya.
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan
secara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam
proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknya
dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yang
akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan
fungsi-fungsi manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha
penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa
penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan
tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat
mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah
informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat
dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan
organisasi.


c

 ‘
 




c.‘ Tujuan Manajemen Perkantoran
2.‘ Fungsi Perkantoran
3.‘ Pekerjaan-pekerjaan Kantor
4.‘ Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

 ‘





c.‘ Untuk mengetahui dan memahami Tujuan Manajemen Perkantoran
2.‘ Untuk mengetahui dan memahami Fungsi Perkantoran
3.‘ Untuk mengetahui dan memahami Pekerjaan-pekerjaan Kantor
4.‘ Untuk mengetahui dan memahami Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

 ‘
 




Dalam hal ini penulis menggunakan:
x‘ Metode deskritif, sebagaimana ditunjukan oleh namanya, pembahasan ini bertujuan
untuk memberikan gambaran tentang suatu masyarakat atau kelompok orang
tertentu atau gambaran tentang suatu gejala atau hubungan antara dua gejala atau
lebih (Atherton dan Klemmack: c
2).
x‘ Penelitian kepustakaan, yaitu Penelitian yang dilakukan melalui kepustakaan,
mengumpulkan data-data dan keterangan melalui buku-buku dan bahan lainnya yang
ada hubungannya dengan masalah-masalah yang diteliti.

Œ
 Ê Ê


!  
" #



Sebelum membahasa manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor
menurut. J.C. Denyer (c 3) mengartikan kantor /µthe office, adalah tempat dimana biasanya
pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu.
Sedangkan menurut Atmosudirdjo menyebutkan kantor adalah unit organisasi yang terdiri
atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan
Tugas utama kantor adalah menyelenggarakan kegiatan pelayanan dan member
dukungan (fasilitatif) kepada kegiatan operasi organisasi. Fungsi utama suatu kantor adalah :
x‘ Pelayanan kepada rekan sekerja, pelanggan, klien dan tamu organisasi.
x‘ Pemberian dukungan (fasulitatif) terhadap satuan kerja operasional (subtantif).
x‘ Pengelolaan sumber daya organisasi.
x‘ Pengelolaan data dan informasi organisasi.
Terdapat sedikitnya 5 kata sepadan untuk istilah kantor, yakni:
x‘ Jasa, adalah aktivitas ekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumen
atau dengan barang-barang.
x‘ Jabatan, adalah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau
berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan,
pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di
berbagai tempat.
x‘ Gedung Kantor, adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau
mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.
x‘ Ruang Kerja, adalah sebuah ruangan yang dijadikan sebagai tempat untuk bekerja.
x‘ Biro, adalah usaha yang mengkhususkan diri pada penyediaan jasa bidang tertentu.
Sebelum mengenal definisi manajemen perkantoran, kita harus mengenal istilah
manajemen, berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni
melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima
secara universal. Berikut pengertian Manjemen menurut beberapa para ahli:
x‘ Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang
melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-
tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.

Ñ
 x‘ Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu
pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah
kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta
kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.
x‘ Menurut Mary Parker Follet
manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu
pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada
kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur
orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan
dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.
x‘ Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai
sasaran (ñ
) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai
sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada
dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi
sehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara universal. Menurut James
A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan,
dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri
dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut
saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan
kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen
kantor, beberapa diantaranya :
x‘ ffice management is the directing and controlling of an office in order to achieve its
specified purpose in the most economical way ³Manajemen perkantoran adalah
pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus
dengan cara yang sehemat-hematnya´ (J.C. Denyer, c 3).
x‘ ffice management can thus be defined as the organization of an office to achieve a
specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most

è
 appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by providing the
most suitable envoronment ³Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai
pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk
memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin
dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan
memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer, c 3).
x‘ ffice management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice
work and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives
³Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan,
pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan
pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih
dahulu´ (GR Terry, c 4).
x‘ The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be
considered to encompass the management of office work wherever and by whom ever
performed. ³Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti luas
demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi
manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.´
(Littlefield dan Peterson, ).
x‘ Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan
perkantoran (Edwin Robinson. c 53).
x‘ Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakan
sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah
ditentukan (Mills, c ).

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa 


 adalah kegiatan yang
dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana
hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan
beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi,
pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain
sebagainya.

 
 Ê Ê


Ê  " 








$
 



Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan
secara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam
proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknya
dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yang
akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan
fungsi-fungsi manajemen.
Tujuan proses manajemen perkantoran tersedianya informasi yang siap dipakai. Ciri
informasi yang siap dipakai adalah:
x‘ Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis
dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
x‘ Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan
tugas secara efektif dan efisien.
x‘ Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,
mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.
x‘ Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai
standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga
x‘ Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh mnfaat
masing-masing pihak.
x‘ Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan
sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

´



%
 



Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secara
rinci adalah :
x‘ Untuk menerima keterangan (misalnya : surat-surat, harga, kutipan dan
sebagainya)
x‘ Untuk mencatat keterangan (misalnya : persediaan, harga dan catatan-catatan
kepegawaian)
x‘ Untuk menyusun keterangan (misalnya : dalam pembiayaan, pembukuan dan
sebagainya)
x‘ Untuk member keterangan (misalnya : faktor-faktor penjualan, perkiraan-
perkiraan dan sebagainya)
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha
penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa
penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan
tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat
mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah
informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat
dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan
organisasi.
rganisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan, pusat
melakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat merencanakan,
mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan pekerjaan. Tempat tersebut member arti dan
membantu menjalankan fungsi organisasi. Segala macam bentuk penulisan, komunikasi,
perhitungan, penggolongan dan penyimpanan arsip adalah merupakan pekerjaan kantor.

r



&'
# 



Pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha seperti pekerjaan kantor yang
berhubungan dengan arsip-arsip. Selain itu pekerjaan kantor juga meliputi tugas-tugas lain
seperti komunikasi antara individual-individual dalam perusahaan melalui konferensi-
konferensi, wawancara-wawancara, pembicaraan-pembicaraan melalui telpon atau instruksi-
instruksi dan komunikasi antara perusahaan dan orang-orang diluar perusahaan misalnya
melalui surat-surat, pembicaraan-pembicaraan melalui telepon dan sebagainya.
Dalam proses memulai, mengembangkan dan mengawasi kegiatan bisnis, manajer dan
staff kantornya mengambil bagian yang tidak sedikit dalam kegiatan kantor. Terdapat lima
bidang kegiatan atau pekerjaan perkantoran yaitu:
x‘ Kegiatan komunikasi
Setiap perusahaan atau organisasi dari sudut tertentu merupakan pusat komunikasi.
Perusahaan atau organisasi menerima perintah, informasi dan laporan dari perusahaan
atau organisasi lain dan setelah mempersiapkan atau memproses formulir-formulir
dan dokumen-dokumen, meneruskan instruksi dan penjelasan kepada mereka yang
membutuhkan informasi tersebut.
x‘ Kegiatan kalkulasi
Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau
perhitungan angka. Berbagai alat untuk menolong kegiatan saat itu sangat banyak
mulai dari mesin hitung yang sederhana hingga computer.
x‘ Pengelolaan arsip penyusunan laporan
Arsip dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dipimpin secara efisien. Bahkan arsip
tersebut sering kali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah dibuat
atau janji-janji yang telah dipenuhi. Arsip yang disusun dengan teliti mampu
menghadapi hal tersebut dengan mudah dan dalam banyak hal mampu
membandingkan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan sekarang dengan apa yang
telah terjadi pada masa lalu dan meneliti masalah-masalah yan gakan timbul jauh
sebelum itu terjadi.
x‘ Penyusunan laporan
Dasar kegiatan pengawasan adalah laporan. Apabila anggota staff mengetahui sesuatu
yang tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya. Banyak laporan diperlukan
sebagai prosedur-prosedur rutin dari departemen-departemen dalam perusahaan.

D
 x‘ Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ingin berfungsi
dengan tepat.

Disamping itu ada tambahan pekerjaan tambahan itu adalah:

x‘ Menulis (termasuk mengetik dan lain-lain untuk mempercepat proses penulisan)
x‘ Menyalin (baik dengan tangan, mekanik maupun fotografis).
x‘ Mengarsip (termasuk memilih, member nomor dan menyusun indeks)
x‘ Mengecek (memeriksa).




(
'
$
 

Charles . Lebbey membagi ruang lingkup Manajemen Perkantoran dalam bidang ,
sebagai berikut :
x‘ fffice Space (Ruang Perkantoran)
Termasuk di dalamnya adalah perkiraan kegutuhan ruang, tata ruang, ventilasi udara,
pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, perubahan ruang, dan
pemeliharaan ruang.
x‘ ffice Communication (Komunikasi Kantor)
Termasuk di dalamnya adalah pengiriman surat, penanganan telepon, telex
penerimaan tamu.
x‘ ffice Personnel (Kepegawaian/ Manajemen Sumber Daya Manusia)
Termasuk di dalamnya adalah Seleksi pegawai, rientasi, Latihan, Pengujian,
Kenaikan Pangkat, Turnover (pergantian pegawai), Pengerahan Pegawai,
Keterlambatan, Kemangkitan, Wawancara, Semangat dan Motivasi kerja, Disiplin,
Pensiun, Penilaian pegawai dan Pengaduan.
x‘ Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan)
Termasuk di dlamnya Meja, Kursi, Lemari, Perlengkapan Arsip, Pemeliharaan dan
perbaikan alat, Penilaian perlengkapan kantor yang baru.
x‘ Appliances and Machine (Peralatan dan Mesin-mesin kantor)
Termasuk di dalamnya adalah Mesin Tik, Mesin Komputer, printer, LCD, Facsimili,
Mesin Photo Copy, Telepon, Mesin Ganda, Pemeliharaan dan Perbaikan Mesin, serta
Penilaian Peralatan dan Mesin baru.

-
x‘ Supplies and Stationary (Perbekalan dan Keperluan Alat Tulis)
Termasuk di dalamnya adalah Alat Tulis kantor, Alat-alat kebersihan, Penilaian
perbekalan.
x‘ Methods (Metode)
Termasuk di dalamnya adalah pengolahan Bahan keterangan, Penyelidikan rutin, dan
Analisis Statistik.
x‘ Records (Warkat)
Termasuk di dalamnya Perancangan formulir, Penanganan surat, Pola surat, Metode
Pelaporan, Penyelidikan, Penyingkiran warkat, Micro Film, Jadwal Penyimpanan,
Praktik Kearsipan dan Penyimpanan warkat.
x‘ Executive Controls (Kontroll Pejabat Pimpinan)
Termasuk di dalamnya adalah Perencanaan organisasi, Perencanaan Anggaran,
Forecasting, Buku Pedoman kerja, Konferensi, Mutasi, Job Analysis, Sistem
Penggajian.

c

 Ê Ê
)






#$'



Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan
secara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam
proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknya
dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yang
akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan
fungsi-fungsi manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha
penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa
penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan
tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat
mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah
informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat
dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan
organisasi.
rganisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan, pusat
melakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat merencanakan,
mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan pekerjaan. Tempat tersebut member arti dan
membantu menjalankan fungsi organisasi. Segala macam bentuk penulisan, komunikasi,
perhitungan, penggolongan dan penyimpanan arsip adalah merupakan pekerjaan kantor.






















cc
















































 % (
" #







http://dspace.widyatama.ac.id/bitstream/handle/c364/ 62/babc-2.pdf?sequence=c

http://www.scribd.com/doc/c5
2253/Korespondensi-Manajemen-
Perkantoran#source:facebook
http://artikelekonomi.com/artikel/tujuan+manajemen+perkantoran.html
å

  



ñ


 




ñ



 





ñ 

 



 


 


ñ






ñ







 





ñ








 






 





 



 
ñ  
 

ñ 

 

 



 ñ


 
 ñ





cŒ