MAKALAH

Mata Kuliah : Manajemen Perkantoran

Judul makalah : (Kegiatan, Sistem dan Asfek-asfek Perkantoran)

Makalah ini di buat untuk memenuhi tugas perkuliahan manajemen perkantoran

Dosen Pengampu: Muhammad Zaril Gafari. M.Pd

Di Susun Oleh:

MARYAM

202011520016

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

SEKOLAH TINGGI ILMU TARBIYAH PALAPA NUSANTARA

LOMBOK NUSA TENGGARA BARAT

TA. 2021/2022

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT. yang telah mengaruniakan taufik serta
hidayahnya sehingga makalah ini dapat kami selesaikan dengan tepat waktu.

Yang kedua, tak lupa pula kami haturkan sholawat serta salam kepada junjungan alam Nabi besar
Muhammad SAW. Bersama para sahabat, keluarga, dan para pengikutnya, karna berkat ketulusan dan
kesabaran beliau, dan para sahabatnya, akhlak dan budi pekerti beliau dalam menyebarkan agama Islam
ini kita semua dapat menyandang gelar muslim, umat Muhammad SAW.

Yang ketiga, ucapan terimakasi saya tunjukkan kepada bapak Muhammad Zaril Gafari. M.Pd
yang telah memberikan tugas makalah ini. Dan terimakasih yang sebesar-besarnya untuk anggota
kelompok yang telah berpartisifasi dalam pembuatan makalah ini, sehingga makalah ini bisa selesai tepat
waktu.

Semoga makalah yang kami buat ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Dalam segala hal sesuatu
pasti memiliki kekurangan, pada hususnya makalah yang saya buat. Sehingga kritik dan saran sangat saya
harapkan demi penyempurna makalah ini untuk waktu yang akan datang.

Ketangga, 5 April 2022

Maryam

ii
DAFTAR ISI

COVER........................................................................................................................................................i

KATA PENGANTAR.................................................................................................................................ii

DAFTAR ISI..............................................................................................................................................iii

BAB I..........................................................................................................................................................1

PENDAHULUAN.......................................................................................................................................1

A. Latar Belakang.................................................................................................................................1

B. Rumusan Masalah............................................................................................................................1

C. Tujuan..............................................................................................................................................1

BAB II.........................................................................................................................................................2

PEMBAHASAN.........................................................................................................................................2

A. Hakikat pekerjaan kantor.................................................................................................................2

B. Fungsi perencanaan kantor..............................................................................................................2

C. Fungsi staffing dalam kantor...........................................................................................................3

BAB III........................................................................................................................................................7

PENUTUP...................................................................................................................................................7

A. KESIMPULAN...............................................................................................................................7

DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................................................8

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Setiap bentuk organisasi apapun namanya mempunyai suatu tujuan yang dalam
hal ini kita sebutkan tujuan pokok atau tujuan utama. Kegiatan ini yang dilakukan untuk
mencapai tujuan pokok disebut kegiatan pokok atau kegiatan utama.masalahnya
bagaimana mempertautkan semua jenis kegiatan tersebut agar dapat mendukung
tercapainya tugas pokok. Disinilah peranan manajemen yang aktivitasnya dilaksanakan
dengan bantuan berbagai macam pekerjaan kantor (aktivitas kantor).
Setiap bentuk organisasi apapun namanya mempunyai suatu tujuan yang dalam
hal ini kita sebutkan tujuan pokok atau tujuan utama. Kegiatan ini yang dilakukan untuk
mencapai tujuan pokok disebut kegiatan pokok atau kegiatan utama.masalahnya
bagaimana mempertautkan semua jenis kegiatan tersebut agar dapat mendukung
tercapainya tugas pokok. Disinilah peranan manajemen yang aktivitasnya dilaksanakan
dengan bantuan berbagai macam pekerjaan kantor (aktivitas kantor).
B. Rumusan Masalah
1. Apa hakikat pekerjaan kantor ?
2. Apa fungsi perencanaan kantor ?
3. Apa hakikat pekerjaan kantor?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahu apa hakikat pekerjaan kantor
2. Untuk mengetahui apa fungsi perenccanaan kantor
3. Untuk mengetahui apa hakikat pekerjaan kantor

1
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Hakikat pekerjaan kantor

Hakekat pekerjaan perkantoran dapat dibagi menjadi:
1. Mengumpulkan/menghitung keterangan, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan
terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana
menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mengumpulkan/menghitung keterangan, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan
terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana
menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.
3. Mengolah keterangan, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan
dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna1
4. Menggandakankan keterangan, yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan
berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan
5. Mengirim keterangan, yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai
cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain
6. Menyimpan keterangan, yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan
berbagai cara dan alat ditempat tertentu sehingga lebih teratur, sistematis dan aman
B. Fungsi perencanaan kantor
Fungsi Perencanaan perkantoran adalah proses untuk menentukan arah kegiatan kantor,
dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan perkantoran, meliputi :2
1. Perencanaan gedung
2. Tata ruang kantor
3. Penerangan/cahaya
4. Ventilasi
5. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

1
Handoko, T. Hani.. Manajemen. (Yogyakarta, BPFE, 1999).
2
Griffin. Pengantar Manajemen. (Jakarta, Penerbit Erlangga, 2003).

2
 6. Anggaran (budgeting) perkantoran
7. Standar kualitas kerja,
8. Sistem informasi dan telekomunikasi.
C. Fungsi staffing dalam kantor

Fungsi pengisian jabatan atau biasa disebut staffing adalah kegiatan untuk memperoleh
karyawan efektif yang akan mengisi jabatan–jabatan kosong di organisasi perusahaan.
Pengisian jabatan ini bertujuan agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan
tugas-tugas pada setiap jabatannya, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Pengisian jabatan dilakukan dengan cara penarikan, seleksi dan penempatan karyawan
yang baik, agar bisa bekerja efektif dalam menjalakannya. Seperti yang disebutkan dalam
Asas pengisian jabatan “ the right man in the right place and the right man in the right job”
(penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat dan penempatan orang-orang
yang tepat pada pekerjaan yang tepat). Asas ini perlu diterapkan untuk menghindari
terjadinya mismanagement dalam kepegawaian dan hendaknya berpedoman pada “apa” dan
“siapa”.3

Dimana “apa” adalah uraian tugas-tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan pada
jabatan tersebut (job description). Sedangkan “siapa” adalah syarat-syarat orang-orang yang
dapat melakukan pekerjaan pada jabatannya (jobspecification)
Apabila dilakukan dengan cara tersebut maka akan timbullah mismanagement dalam
kepegawaian.

Ada 5 langkah dalam pengadaan fungsi pengisian jabatan ialah:.

a. Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi penempatan, orientasi dan induksi untuk
mendapatkan karyawan, baik kualitas maupun kuantitas yang dibutuhkan perusahaan.
Untuk mendapatkannya harus dilakukan dengan cara analisis jabatan, uraian pekerjaan
dan spesifikasi pekerjaan. Barulah bisa ditentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang
dibutuhkan.
b. Analisis jabatan yaitu menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dalakukan
pada suatu jabatan, mengapa dilakukan dan bagaimana menjalankannya. Dan hasilnya
3
Amirullah & Rindyah Hanafi, Pengantar Manajemen,  (Yogyakarta , Graha Ilmu,2002).

3
 adalah uraian dan spesifikasinya. Dimana di uraiannya itu terdapat tugas-tugas dan
tanggung jawab atau hak dan kewajiban seorang pejabat terhadap jabatannya. Sedangkan
spesifikasinya adalah syarat-syarat untuk dapat memangku suatu jabatan tertentu agar
seorang pejabat bisa bekerja secara efektif. Misalnya pendidikannya sampai mana, jenis
kelaminya, usianya berapa dan lain-lain. Manfaat analisis ini akan memberikan informasi
tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, syarat-syarat karyawan,
perilaku dan alat-alat yang dipergunakan. Dengan adanya analisis ini bisa diketahui:
Tugas dan tanggung jawab seorang pejabat.
c. Dasar dan prosedur seleksi yang dilakukan.penarikan (Recruiting)
Penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar
lowongan pekerjaan yang masih kosong diperusahaan. “Mencari” yaitu menetapkan
sumber-sumber tenaga karja yang akan ditarik. “Mempengaruhi” adalah menetapkan
cara-cara penarikannya, seperti melalui iklan pada media massa atau melalui para
karyawan yang telah ada. Adapun sumber-sumber penarikannya terbagi dua:
Sumber Internal Adalah ditarik dari karyawan yang telah ada dalam perusahaan.
Penarikan ini dilakukan dengan cara “mutasi atau transfer” baik sifatnya vertical
(promosi-demosi) maupun horizontal.4
Sumber Eksternal Adalah untuk mengisi lowongan jabatan yang kosong ditarik dari
orang-orang diluar perusahaan. Eksternal ini biasa dilakukan melalui iklan pada media
massa, seperti surat kabar, radio dan televisi ( bahkan bisa melalui internet atau website).
Cara pemasangannya iklan di media massa harus menonjolkan hal-hal yang paling
menarik bagi calon-calon pelamar.
d. Fungsi pengawasan dalam kantor
Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk meyakinkan dan menjamin bahwa
tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan,
kebijaksanaan yang telah di gariskan dan perintah (aturan) yang di berikan. Pengawasan
yang dilakukan dalam perkantoran memiliki tujuan dan manfaat bagi keberlangsungan
organisasi perusahaan. Adapun tujuan dari pengawasan dan manfaatnya adalah sebagai
berikut :
1) Tujuan Pengawasan
4
M.A. Mukhyi, Pengantar Manajemen Umum, (Jakarta, Gundarma, 1995).

4
 a) Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan
usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi
kinejanya.
b) Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan
pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalah gunaan alat atau bahan.
c) Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan
dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.
d) Mengordinasi beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan.
e) Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.
2) Manfaat pengawasan
a) Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi
b) Membantu pegawai dalam meningkatkan produktifitas karena kesadaran akan
kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan
c) Menyediakan alat ukur produktifitas pegawai atau aktifitas yang objektif bagi
organisasi
d) Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil
yang dicapai, dan memfasilitasi pemodifikasiannya
e) Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan
Proses yang dilakukan dalam pengawasan administrasi perkantoran Ada 3:
1) Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan di awasi. Hal ini akan
membantu pegawai mengetahui tingkat kinerja yang diharapkan terhadap
mereka dan secara efektif mencapainya
2) Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah
dilakukan, manajer administrasi hendaknya memberikan feedback kepada
pegawai mengenai apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja
mereka sesuai dengan target yang ditetapkan. Pemberian umpan balik ini
hendaknya diiringi dengan pemberian fasilitas yang memadai bagi karyawan
untuk mencapainya.5
3) Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh manajer administrasi agar
pegawai senantiasa tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan
5
Sondang P. Siagian MPA, Fungsi-fungsi Manajemen, (Jakarta, Bumi Aksara, 1996).

5
 secara konsisten mencapainya. Pengawasan Kualitas Sesuai dengan
tujuannya, organisasi melakukan pengawasan untuk meningkatkan efisiensi
dan efektifitas sebuah aktifitas kerja di kantor pada rentang waktu tertentu.6

6
Sukanto Reksohadiprodjo, Dasar-dasar Manajemen, (Yogyakarta, BPFE, 1986).

6
 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan uraian diatas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: Hakekat pekerjaan
perkantoran dapat dibagi menjadi:
1. Mengumpulkan/menghitung keterangan, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan
terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana
menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat keterangan, yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai
macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan
keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung siap dipakai.
3. Mengolah keterangan, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan
dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
Menggandakankan keterangan, yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan
berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan
4. Mengirim keterangan, yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara
dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
5. Menyimpan keterangan, yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan
berbagai cara dan alat ditempat tertentu sehingga lebih teratur, sistematis dan aman.
Fungsi Perencanaan perkantoran adalah proses untuk menentukan arah kegiatan
kantor, dengan carameninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya
tujuan kantor.Perencanaan perkantoran, meliputi :
a. Perencanaan gedung.
b. Tata ruang kantor.
c. Penerangan/cahaya.
d. Ventilasi.
e. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor.
f. Anggaran (budgeting) perkantoran
g. Standar kualitas kerja,

7
8
 DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. Hani.. Manajemen. (Yogyakarta, BPFE, 1999).

Griffin. Pengantar Manajemen. (Jakarta, Penerbit Erlangga, 2003).
Amirullah & Rindyah Hanafi, Pengantar Manajemen,  (Yogyakarta , Graha Ilmu,2002).
M.A. Mukhyi, Pengantar Manajemen Umum, (Jakarta, Gundarma, 1995).
Sondang P. Siagian MPA, Fungsi-fungsi Manajemen, (Jakarta, Bumi Aksara, 1996).
Sukanto Reksohadiprodjo, Dasar-dasar Manajemen, (Yogyakarta, BPFE, 1986).