Kelompok :4

Ketua : Della Rahmadani

Sekretaris : Nabela Izawa
Anggota : Nabila

IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN

BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang

Arsip sebagai salah satu sumber data dari segala kegiatan manajemen dalam suatu organisasi
berperan tidak hanya sebagai sumber informasi tetapi juga sebagai pusat ingatan dan alat
pengawasan yang sangat diperlukan dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisisan,
pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya. Mengetahui bahwa arsip
berperan penting dalam kegiatan manajemen dalam suatu organisasi, perlu adanya
pengelolaan yang baik 2 terhadap arsip. Pengelolaan arsip tersebut meliputi proses
pencatatan, proses pendistribusian, proses penyimpanan, proses penilaian, proses perawatan,
proses pengamanan, proses penyusutan hingga proses pengawasan. Pengelolaan arsip yang
baik akan memudahkan penemuan kembali arsip ketika dibutuhkan sehingga informasi yang
ingin diketahui dari arsip tersebut dapat diperoleh tanpa membutuhkan banyak waktu.

BAB 2 PEMBAHASAN

1.Pentingnya pemanfaatan arsip dalam sebuah organisasi/perusahaan.

Arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang
sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,
penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, pertanggungjawaban penilaiandan pengendalian suatu kegiatan.

2.Kerugian yang terjadi jika sebuah arsip penting tidak dapat ditemukan.

1. Dokumen tidak terarsip

Masalah ini pasti muncul, ketika pengelolaan dokumen tidak tepat, tentunya banyak dokumen
yang tidak tersimpan pada tempatnya. Hal ini dikarenakan minimnya kontrol terhadap
dokumen yang masuk dan tidak terpusatnya pengelolaan dokumennya.

2. Pencarian dokumen butuh wakti lama

Ini tentunya akan dialami, kalo dokumen tidak tersimpan dengan benar. Staff/Pegawai akan
membutuhkan waktu yang lama hanya untuk menemukan dokumen yang harus segera
dilaporkan atau diminta atasan/pimpinan.

3. Dokumen mudah hilang

Ini masih berkaitan dengan poin nomer 2 di atas, karena tidak dikelola dengan baik, tentunya
dokumen akan mudah terselip dan bahkan hilang entah kemana. Ya kalau dokumen biasa,
coba bayangkan saja dokumen yang hilang adalah dokumen penting perusahaan. Tentunya
akan berpengaruh besar terhadap jalannya perusahaan dan bahkan hidup matinya
instansi/perusahaan di masa mendatang.

4. Keamanan dan kerahasiaan dokumen tidak terjamin

Apabila dokumen dikelola dengan tidak baik, tentunya akan mempunyai resiko yang besar.
Terutama masalah keamanan dan kerahasiaan dokumen perusahaan yang akan mudah bocor
atau di curi oleh pihak lain yang tidak bertanggungjawab, yang tentu saja dalam hal ini
perusahaan yang banyak dirugikan.

5. Banyaknya versi dokumen yang beredar

Ini juga sangat mungkin terjadi, karena tidak adanya control terpusat atas pengelolaan
dokumen, tentunya bisa saja banyak dokumen yang beredar dengan versi/ragamnya masing-
masing, yang dapat menimbulkan kebingungan dan miskomunikasi dalam koordinasi antar
unit/bagian di perusahaan

6. Menurunnya produktivitas
Tentu saja dapat menurunkan produktivitas baik karyawan ataupun perusahaannya. Karena
dengan tidak terkelola dengan baik, akan membutuhkan banyak tenaga dan sumber daya
lainnya, hanya untuk mengelola dokumen saja,. Yang harunya tenaga dan sumberdaya yang
ada bisa dimanfaatkan untuk hal lain di perusahaan demi terwujudnya visi dan misi
perusahaan.

7. Anggaran membengkak
Ini haarusnya yang paling dihindari oleh perusahaan. Hanya karena tata Kelola dokumen
yang tidak baik, perusahaan harus mengeluarkan anggaran yang besar untuk belanja kertas
dan tentunya untuk menyiapkan ruangan khusus penyimpanan dokumen yang belum tentu
fungsinya.
Dari uraian permasalahan di atas yang saling berkaitan, tentunya sudah mendapat gambaran,
bagaimana jadinya di sebuah instansi/perusahaan, dokumennya tidak dikelola dengan baik,
tentunya akan sangat merugikan instansi/peerusahaan itu sendiri.

3. Contoh teknis perbaikan pengelolaan arsip agar pemanfaatannya dapat lebih

maksimal

1. Menambal dan menyambung secara manual, yaitu cara mengatasi arsip rusak, hilang atau
berlubang akibat faktor perusak dengan menambal dan menyambung, yang dilakukan dengan
menambal menggunakan bubur kertas (pulp) atau potongan kertas dan menyambung dengan
kertas tisu berperekat.

2. Leaf casting, perbaikan melalui proses mekanik menggunakan suspensi bubur kertas dalam
air. Metode ini tidak dianjurkan untuk kertas dengan tinta yang mudah luntur.

3. Paper splitting and sizing, yaitu metode perbaikan arsip rusak dan rapuh dengan cara
menyelipkan kertas penguat (berupa tisu) di antara bagian permukaan dan belakang kertas
dan melakukan sizing, yaitu memberikan lapisan dengan bahan perekat.

4. Enkapsulasi, cara ini dilakukan dengan cara setiap lembar arsip dilapisi oleh dua lembar
plastik poliester dengan bantuan double tape.

5. Penjilidan dan pembuatan kotak pembungkus arsip (portepel), penjilidan juga dapat
dilakukan pada arsip yang berbentuk buku untuk menghindari kerusakan akibat lem, jahitan
terlepas, lembar pelindung atau sampul terlepas, dan sobek.

BAB 3 PENUTUP

Kesimpulan

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan.