1.

Sebuah perusahaan mendapatkan surat sebanyak 100 buah setiap harinya, tetapi bagian administrasi
tidak segera mencatat dan mengelola surat tersebut hingga menumpuk terlalu banyak. Apa akibat yang
akan terjadi apabila surat dibiarkan menumpuk begitu saja?

Dokumen mudah hilang

Meningkatkan stress pegawai

Mengurangi produktivitas

Follow-up dokumen tidak jelas

2. Gangguan komunikasi sering terjadi jika unsur media dalam komunikasi terdapat hambatan. Faktor
apa saja yang dapat menyebabkan gangguan pada komunikasi?

Kendala bahasa

Persepsi

Pesan tidak jelas

Media rusak atau terganggu

Sumber komunikasi lain ikut bersuara

Sumber pesan terlalu lemah

Keterbatasan fisik pada pembicara atau pendengar

Pemahaman terhadap diksi

Gaya bicara atau gaya bahasa

Kultur

3. Peralatan kantor diperlukan dalam menyelesaikan suatu aktivitas kantor, salah satu yang sering
digunakan yaitu perforator. Buatlah urutan cara penggunaan perforator dua lubang!

a. bagian kertas yang akan dibundel  diletakkan pada bagian alat tepat  pada lekukan pelipat

b. Kaitkan ujung pengungkit pada  bagian punggung kawat jepret

c. Tekan handle ke bawah maka roda  angka yang telah tertekan tinta

menempel pada kertas

d. Lakukan penekanan pada alat  penekan dengan telapak tangan  sampai kertas berlubang dengan  baik
dan rata

e. Masukkan ujung penahan ungkit  di antara bagian punggung kawat  jepret dan kertas

4. Kesadaran mengenai pentingnya arsip diketahui seluruh pihak dalam organisasi baik dari lini atasan
hingga bawahan. Apabila dalam suatu organisasi tidak ada perhatian pada masalah arsip maka akan
menimbulkan permasalahan bagi perusahaan. Apa fungsi dari arsip?

a. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

b. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

c. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.

d. Dapat dijadikan bahan dokumentasi.

e. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya.

f. Sebagai alat pengingat.

g. Sebagai alat penyimpanan warkat.

h. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan.

i. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan

organisasi.

5. Administrasi terdapat lima fungsi yaitu rutin, manajerial, teknis, analisis dan interpersonal, apa yang
dimaksud dengan fungsi rutin? *

Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal

mencakup pengarsipan dan penggandaan.

6. Terdapat lima bentuk struktur organisasi, analisalah perbedaan struktur organisasi lini/garis dengan
struktur organisasi lini dan staff!

1) Organisasi Garis/Lini

Dalam bentuk ini, organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada

tingkat atau jenjang yang diperlukan. Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir

langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi. Setiap

pemimpin unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh

Terhadap bidang kerja unitnya. Semua pegawai pada unit tersebut menerima

instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit dan langsung

mempertanggungjawabkannya kepada pimpinan unit.

Pada bentuk organisasi garis/lini, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab

berjalan secara lurus dan vertikal melalui saluran tunggal sehingga bentuk

struktur organisasinya lebih sederhana.

kelebihan

a. Kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu

tangan,

b. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat,

c. Rasa kesetiakawanan antarpegawai lebih tinggi karena lebih saling kenal.

Sementara itu, kekurangan dari bentuk organisasi ini, yaitu:

a. Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang. Jika pimpinan tidak

mampu memimpin, kelangsungan organisasi tersebut dapat terancam jatuh

atau bahkan hancur,

b. Biasanya pimpinan cenderung otoriter,

c. Pegawai lebih sulit untuk berkembang

2) Organisasi Garis dan Staf

Pada organisasi garis dan staf, pimpinan organisasi mengangkat tenaga

staf untuk membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang sangat luas. Pada

bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut bentuk lurus/garis, tetapi pada unit

pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit

khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan

organisasi.

Kelebihan dari struktur organisasi ini, yaitu:

a. Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf

ahli,

b. Cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang

luas,

c. Lebih mudah untuk menerapkan “The right man on the right place”.

Sementara itu, kekurangan dari struktur organisasi ini, yaitu:

a. Kesetiakawanan antarpegawai sulit dibina karena luasnya organisasi sehingga

pegawai tidak saling mengenal.

b. Koordinasi sulit dilakuakan karena rumitnya susunan organisasi

7. Metode dalam rekrutmen atau pencarian tenaga kerja yang dilakukan perusahaan akan berpengaruh
terhadap jumlah pelamar pekerjaan tersebut, mengapa perusahaan lebih memilih menggunakan
metode terbuka dalam proses rekrutmen? Jelaskan! *

Karena metode ini sangat efektif untuk mendapatkan banyak pelamar,sehingga perusahaan
memperoleh kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang baik dan andal.